檔案統(tǒng)計鑒定與銷毀的管理規(guī)定

　1 檔案的統(tǒng)計 1.1 為準確掌握檔案資料數(shù)據(jù)，促進檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，必須認真做好檔案統(tǒng)計工作。

　1.2 檔案管理統(tǒng)計的數(shù)據(jù)應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，堅持實事求是，做到正確、可靠。

　1.3 檔案統(tǒng)計工作范圍，主要是對檔案工作和管理的基本情況的統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量的統(tǒng)計。保管清查情況的統(tǒng)計，鑒定情況的統(tǒng)計，檔案利用情況及效果的統(tǒng)計等。

　1.4 檔案保管數(shù)量的統(tǒng)計，指對一定時期內(nèi)檔案的收進、移出、庫存情況數(shù)量的統(tǒng)計(其中底圖以張數(shù)計算數(shù)量，其它類型以卷、頁進行統(tǒng)計)。

　1.5 檔案工作基本情況統(tǒng)計，包括組織機構(gòu)、人員素質(zhì)、庫房面積、設(shè)備數(shù)、柜架數(shù)等。

　1.6 保管清查情況統(tǒng)計，指對不同時期內(nèi)遺失、損壞的檔案等情況的統(tǒng)計。

　1.7 鑒定情況的統(tǒng)計，指對被鑒定檔案數(shù)量和鑒定結(jié)果的統(tǒng)計，包括所有保管檔案(永久、長期、短期)的銷毀檔案的統(tǒng)計。

　1.8 檔案利用情況及效果的統(tǒng)計，是指一定時間內(nèi)對各類檔案的借閱、提供復(fù)制的次數(shù)、數(shù)量和利用效果的統(tǒng)計。

　檔案工作應(yīng)重視對統(tǒng)計結(jié)果進行分析、研究、總結(jié)經(jīng)驗，提高檔案管理水平。

　2 檔案的鑒定 2.1 為使庫藏檔案具有保存價值，對已到保管期限和超過保管期限的檔案，要根據(jù)具體情況進行鑒定。

　2.2 各類檔案的鑒定必須在鑒定委員會的主持和組織下進行。鑒定委員會由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、熟悉專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員以及檔案部門的人員組成。根據(jù)專業(yè)不同可分為文書、技術(shù)、會計等鑒定小組。

　2.3 檔案鑒定的依據(jù)，是根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定編制的公司檔案期限表(詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》)。由鑒定小組對檔案進行直接鑒定。

　2.4 鑒定工作的主要任務(wù)：一是對具有價值的檔案科學(xué)地確定保管期限；二是對失去保存價值的檔案剔出銷毀。每次鑒定工作結(jié)束時要寫出鑒定報告，提出銷毀清單。銷毀清單一式二份，由鑒定委員會主任委員及鑒定小組簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)批準。一份報市檔案局備案，一份存檔備查。

　2.5 檔案工作人員接到檔案剔出銷毀通知后，在總帳上注明“已銷毀”并標明銷毀清單的編號和時間。

　3 檔案的銷毀

　3.1 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

　3.2 銷毀檔案應(yīng)有檔案部門、保衛(wèi)部門派人送造紙廠監(jiān)銷，不得采用燒毀處理的辦法。

　3.3 對待銷毀檔案，為慎重起見亦可加封保存 3-5 年，確無保存價值時，再做銷。

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