制度，是一個漢語詞語，拼音是zhì dù，意思有1、在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范；2、制訂法規；3、規定；4、指規定品級的服飾；5、制作；6、制作方法；7、規模、樣式；8、規制形狀；9、指一定的規格或法令禮俗。用社會科學的角度來理解， 以下是為大家整理的關于檔案管理制度細則2017度6篇 , 供大家參考選擇。
檔案管理制度細則2017度6篇
檔 案 管 理 制 度
一、總則
（一）為加強集團檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本規定。
（二）本規定所稱的檔案是指過去和現在的職能部門、子公司從事經營、管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對集團有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
（三）集團員工有建立和保護檔案的義務。若因失職造成歸檔不及時、不齊全而延誤工作或給公司造成損失的，視工作損失情況追究其行政和經濟責任。
（四）檔案管理按照集團統一管理的原則進行。
二、檔案管理機構及其職責
集團辦公室為檔案管理的職能機構，集團辦公室指定專人負責檔案室的歸口管理工作，其職責是：
（一）貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律、政策規定及集團的規章制度。
（二）檔案室負責制定檔案的收集、整理、立卷、保管等操作細則，各職能部門及子公司根據細則進行檔案資料的收集、整理與按要求歸檔。
（三）集中統一管理集團檔案及相關資料，積極提供利用，為各項工作和研究服務。
（四）組織對檔案的保管期限進行鑒定，對無保存價值的檔案資料進行銷毀。
三、歸檔范圍
集團有關工作活動中形成的具有查考利用價值的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、音像材料及證物等都屬于歸檔范圍。集團檔案資料內容包括以下幾大類：A、人力資源類；B、行政事務類；C、經營管理類；D、企業文化類；E、生產技術管理類；F、科研產品類型；G、工程類；H、房地產開發類；I、設備儀器類型；J會計類；聲像類；K實物類。
四、檔號的編制原則和結構
(一)檔號編制原則
檔號是存取檔案的代號、排架的依據，它反映檔案的分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩定性要求，并能適應計算機管理。
(二)檔號結構
檔號由公司代碼、分類號、年度號和案卷號組成。
基本模式：
xx ×× ×× — ×××× — ×××
公司代碼 一級類目 二級類目 年度號 案卷號
(三)公司代碼
(四)分類號的編制方法
分類號是檔號的主體，由一、二級類目代號組成。一級類目是根據集團檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質確定的，一級類目采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母進行標識；二級類目是對一級類目的細分，細分的標準是根據各類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置，二級類目的標識采用阿拉伯數字的“雙位制”如：11、12、13……
(五)年度號
年度號由四位阿拉伯數字組成，代表文件材料形成的年度。
(六)案卷號
案卷號按所選擇的分類中每年度文件材料歸檔時間為序，用阿拉伯數字1、2、3……n編號。
五、檔案的分類與標識
(一)一級類目
人力資源類 RL
行政事務類 XZ
經營管理類 JY
企業文化類 QY
生產技術管理類 SJ
科研、產品類 KC
工程類 GC
房地產開發類 FD
設備儀器類 SB
會計類 KJ
聲像類 SX
實物類 SW
(二)二級類目
1.人力資源類 RL
代號11 勞動合同書
代號12 任免決定、獎懲決定
代號13 員工個人在公司內部的檔案材料，包括員工求職簡歷、面試資料；員工的身份證、文憑、資格證書等復印件；員工的身體檢查報告；員工的培訓與考核記錄；員工的工作總結與績效考核資料；員工的崗位、薪酬變化與晉升記錄；員工的勞動合同、檔案關系與保險繳納資料；員工獎勵、處分的有關材料。
2.行政事務類 XZ
代號11 行政綜合
營業執照正、副本；公司組織機構代碼證正、副本；公司章程；各子公司章程；企業登記注冊；增項申請；資質等級審查；名稱核準書；總經理辦公會成員名單；股東會決議；公司的規劃；董事長、總裁手諭；重要信函；重要介紹信；證明存根；集團領導在公司內、外會議上的發言稿及各種會議的全案策劃報告；集團簡報、信息、動態；集團紅頭文件；集團大事記。
代號12 集團各項規章制度
代號13 集團文件 （指通知、通告、決定等不加紅頭的一般性文件）。
代號14 會議紀要
集團經營班子會議、集團管理層每月經營計劃和總結會、董事長及總經理辦公會、公司年會、項目研討會、新聞發布會及其他各種定期或不定期會議。
代號15 移交清單
代號16 法律事務、公證書
代號17 各類表格（非空白）、收條、回執等
代號18 各公司、各項目簡介
代號19 手稿
代號20 其它
3.經營管理類 JY
代號11 綜合
集團重大戰略性經營決策、市場調研、企業管理、各項企業發展計劃、經營計劃書、項目立項書、企業綜合性統計分析等。
代號12 經濟合同
集團在經營管理過程中和內部、外部發生的一切合同，如《房屋租賃合同》、《承包合同》、《委托代理合同》、《借款合同》、《合作經營合同》、《保險代理合同》、《施工合同》、《轉讓合同》、《結算協議書》、《擔保書》、《反擔保書》等。
代號13 財務管理
集團在資金管理、資產管理、財務、審計方面的文件、計劃、總結、請示、批示等文件（含審計報告、驗資報告、不能財務入帳的收據）。
代號14 客戶檔案資料
代號15 供應商檔案資料；
代號16 公司經營項目拓展資料 （調研、立項、策劃、設計、實施等全過程的文件、記錄或原始依據）。
4.企業文化類QY
代號11 外來文入此
市政府、工商聯合會、區政協、區政府、工商聯合會的有關文件，黨務、統戰工作、工會、社會保險機構、工商行政管理局、國家商標局的相關文件。
代號12 宣傳、教育
集團對內各種宣傳教育活動；集團對外各種扶貧互助、捐資助學等，集團參加社會公益活動及事跡的剪報圖表及其他簡報等；集團對外各種廣告宣傳、逢重大節日公司對各友好單位的外事活動。
代號13 文體活動
集團組織的各種文化藝術、體育活動、勞動競賽等。
代號14 CIS視覺系統（商標）
集團在企業形象識別系統（CIS）逐步形成的各種要素及歷史沿革材料。
5.生產技術管理類SJ
代號11 綜合
業務建設計劃和總結、生產技術、服務技術、工程類文件材料等。
代號12 質量管理
對集團總部及子公司的主營業務進行全面質量管理（包括質量檢查和質量控制等）的文件材料。
代號13 信息及網絡
技術信息、專業信息、計算機網絡。
6.科研、產品KC（指集團的產品、服務研發）
代號11 服務項目
設計方案、立項、申請、批復，準備階段、模擬階段、總結鑒定階段、應用階段的文件材料。
代號12 產品
產品的設計、生產、投放市場等的有關材料。
7.工程類GC（指公司所建工程）
代號11 工程項目
人員配制、方案設計、施工過程、竣工圖、驗收報告等。
8.房地產開發類 FD（集團項目籌備工作屬此類范疇）
9.設備儀器類SB
代號11 辦公家具類
代號12 辦公設備類 （計算機、手機、尋呼機、打印機、復印機、傳真機、攝像機、照相機、采訪機、電視機、組合音響等）。
代號13 科研儀器、儀表類
代號14 機動車輛
上述四類的申購報告、計劃、論證報告、批復、定購合同、開箱記錄、安裝、調試記錄、保修單、機動車輛檔案、設備說明書、儀器、設備使用管理規定等、保險單據。
10.會計類KJ（目前集團由于實際工作需要，全部會計檔案均存放在財務部，按此要求歸檔，歸檔周期自定。）
代號11 報表
代號12 帳簿
代號13 憑證
代號14 工資手冊
11.聲像SX
代號11 照片（含底片）
代號12 錄音帶
代號13 錄像帶
代號14 磁盤
代號15 光盤
12.實物SW
代號11 獎旗（錦旗）
代號12 獎狀（含證書）
代號13 獎狀（獎章）
代號14 禮品
代號15 字畫（含題詞）
代號16 印鑒
代號17 證件
代號18 紀念品（具有反映公司重要歷史時刻和記錄公司領導重要活動的實物）
六、檔案保管期限
(一)根據國家檔案局1983年頒布的《關于文書檔案保管期限的規定》，檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種；長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下（含十五年）。
(二)由于集團不同于國家黨、政軍機關，檔案資料在數量上較少，在質量上較精。結合集團的經營計劃，初步認定集團的檔案保管期限全部為長期。
(三)如遇集團重大調整，集團董事長有權組織人員對全部檔案進行鑒定，從實際出發，重新確定檔案的保管期限對確認已經到期的檔案可提出銷毀意見，予以銷毀，銷毀文件時填寫《眾誠集團文件銷毀登記表》。
七、資料歸檔時間和要求
集團檔案資料的保管采取兩種形式：一是檔案室集中歸檔進行統一管理；二是由部室進行日常保管，接受檔案室的統一管理與督查。
（一）行政事務、企業文化、聲像、實物檔案
1.對于集團的資質證照類，原件和副本一律由檔案室進行保管，要求辦理完成當日即移交檔案室。
2.對于機關單位來文，由集團辦公室接收，然后提交相關領導進行簽閱，領導簽閱后，集團辦公室負責跟進落實與文件收回，然后進行歸檔。
3.集團所有對外文件（包括合同、報表等），需要加蓋公司印章的，集團人資部負責在文件蓋章的同時，留存一份進行歸檔。
4.集團管理性文件，文件簽批完成，由集團辦公室進行統一發放，集團辦公室行政主管負責將審批單及原件交檔案室進行歸檔。
5.集團計劃、總結，在公司董事長或總裁簽字認可后，由集團人力資源部績效考核專員負責交檔案室歸檔。
6.集團重要活動資料由活動組織者在活動結束后一周內整理齊全，提交集團人資部歸檔。
7.聲像由接受人在接受當日或制作完成當日歸檔。實物由接受人負責在當日歸檔。實物擺放懸掛其他地方的，由接受人負責登記地點和保管人交檔案室歸檔。
（二）財務檔案
財務檔案根據國家相關會計檔案管理規定，由財務部門進行日常建立、整理與保管，一年后移交檔案室，并編制移交清冊。
（三）人事檔案
1.人事檔案由于隨時需要進行資料查閱與追加，為便于使用，人事檔案由人力資源部負責日常保管，不必移交檔案室進行管理，但檔案的管理工作接受集團檔案管理人員的指導與督查。
2.員工一入司就開始建立個人的人事檔案，建檔內容執行人事相關規定,人事管理人員必須保證檔案資料的齊全；
3.員工績效考核、崗位變化、薪酬調整、獎懲等均應該有領導簽字認可的書面資料，人事管理人員按簽批資料執行調整，簽批資料放入相關的人事檔案中。
（四）工程和設備儀器檔案
1.對土地證、房產證等權屬證書和工程、裝修等方面的檔案，原件一律由檔案室進行集中歸檔。部室需要經常查閱的，可以保留一份復印件。
2.工程資料應根據項目階段進行歸檔，項目每個階段產生的正式資料（公司領導審批實施的資料或政府機構提交的文件資料等）均需整理及時建檔，項目結束后一周內，項目主管按項目環節對歸檔資料的齊全性確認，對缺少的部分負責組織補齊，項目主管對該項目的《文件歸檔表》進行簽字，由檔案室進行保存。如以后發現歸檔的資料不全，將追究該項目主管的責任。
3.設備檔案可以根據需要由集團辦公室或設備維護管理人員進行日常管理，并接受集團檔案管理人員的指導與督查。
（五）經營管理、生產技術、科研產品檔案
1.合同或協議
合同或協議在蓋單時，由檔案員直接留存一份原件進行歸檔。
2.投資項目
投資項目的檔案管理，由項目負責機構負責項目接洽、調查、談判期間的檔案收集與整理，項目合作成功的，在雙方簽訂合作協議、公司進行協議蓋章時，項目組同時提交項目的檔案資料，否則不予在協議上蓋章。
3.運營管理
對于公司經營項目，根據項目的實施階段進行環節資料歸檔，按項目執行流程進行歸檔資料的控制。每季末各系統進行一次集中整理提交，檔案員每年度末和各經營單位核實一下項目進度和應歸檔的資料。
4.對于客戶、供應商等檔案，可以由各經營單位保管，但需制定相應的檔案管理辦法，并接受檔案部門的管理。
（六）房地產開發檔案
房地產開發檔案根據建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。
（七）歸檔要求
1.歸檔人須填寫《文件歸檔表》，部室負責人對《文件歸檔表》中應歸檔文件的名稱、數量、時間等簽字確認，同歸檔目錄表和歸檔文件一起歸交檔案室。
2.歸檔的文件必需完整、準確、系統、符合形成規律。如：歸檔合同、協議時要把與之相關的工作報告和簽訂合同、協議的審批單等一同歸檔；歸檔年度工作文件時要把與之相關的基礎資料、報表等一同歸檔；文件的附件要同文件一起歸檔。
3.歸檔文件必需為原件。
4.各部室應指定兼職的檔案管理人員，一是負責本部室資料的收集整理工作，定期向檔案室進行資料歸檔，并與公司檔案員進行檔案工作的溝通；二是負責本部室所保管檔案資料的日常管理工作。
（八）立卷
為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由檔案室檔案員負責組卷、編目，相關部室兼職檔案員配合。
1.案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
2.歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，立在一起，不得分開。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。
5.卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6.卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。
7.根據保存檔案的性質劃分為永久、長期和短期保存三類。對長期和短期保存的檔案，在歸檔時要明確保存期限并按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
8.案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
八、電子檔案
電子的文檔資料是檔案管理的重要組成部分，對員工自已或委托外部設計、編制等形成的文檔資料，在收集歸檔時，應同時歸檔電子文檔，以方便以后調用、修訂時的使用。
1.對項目的文檔資料，一般在書面文件歸檔時，一并對相關電子文檔進行整理，刻錄光盤，電子文檔的資料應爭取和書面文檔資料一一對應。
2.對于文件、合同等隨機性的文檔，由辦公室檔案管理人員進行專項收集，書面文檔歸檔時，同時將電子文檔傳遞給檔案管理人員，檔案管理人員對這些文檔進行分類整理備份，然后統一刻錄光盤進行歸檔。
3.對于委托外部設計、編制的文件，在接收書面文檔時，應同時索要電子文本進行歸檔備份。
九、電子信息化檔案管理
集團逐步推行使用OA、ERP等信息化辦公系統后，對其間形成的經營工作信息需要執行以下管理要求：
1.對企業規定通過OA、ERP等信息化系統進行處理的業務，在進行相應業務時應遵循相應的軟件及業務處理要求，員工按工作流程及信息化的模塊設定進行相關信息的填寫（如項目投資中各階段的調查信息等），保證信息的完整。
2.對于信息化辦公產生的檔案信息，由網絡管理員負責對信息化系統的電子日志進行整理歸檔，每周進行備份，每月刻錄光盤進行歸檔。
3.對于極為重要的文件或指示，在用信息化辦公處理后，相關的業務部室可以打印一份書面資料進行歸檔。
4.對于信息化系統中檔案借閱根據信息化軟件的功能設定及公司權限設置進行。
十、檔案借閱
（一）在檔案室查閱檔案，采取分級管理。
1.各職能部門、子公司查閱對口的普通的歷史文件資料，經本部門或子公司主管負責人同意后，即可辦理借閱；
2. 各職能部門、子公司查閱非對口的普通歷史文件資料，本部門或子公司主管負責人同意后，到資料對口職能部室進行審批，可辦理借閱；
3.對于重要的秘級文檔，要報總裁審核批準后，方可辦理借閱。相關檔案包括：
4.員工查閱在職能部門、子公司保管的檔案資料，必須經檔案所在部室主管同意。
5.檔案借閱要填寫《檔案借閱申請單》，經授權領導批準后辦理借閱，并注明歸還日期。
6.借閱時間：檔案借閱期限為一個月以內，承辦過程較長、借閱期滿不能歸還的文件，必須及時辦理續借手續。檔案管理人員每月末進行一次借閱檔案的歸還清點，對沒有按期交還的進行督促提醒。
7.借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、劃線或涂改，未經批準不得復印，確需復印或摘抄，不加密級的文件需經辦公室主管批準，重要文件需經總裁或總裁助理批準。
8.向集團外部提交營業執照等證明單位資質、信用的證照復印件，應在復印件上標注相應的使用用途標識，并加蓋一次性使用印章。
9.外部單位借閱檔案應持單位介紹信，并需經總裁或總裁助理批準。
10.借閱的檔案交回時，檔案管理人員應檢查檔案是否完好無損，如發現缺損，應由借閱人寫明缺損原因，經有關主管簽字后登記說明缺損狀況。檔案保管員應對缺損文件進行必要的修補處理。
十一、管理辦法
1、檔案室分為1號、2號、3號……
2、每個檔案室分為1區、2區、3區……
3、每份檔案封皮上卷宗號欄填寫卷宗號。
4、每份檔案右上角填寫位置號，例：集團會議紀要在1號檔案室2區4號柜內，應編寫1-2-04。
5、檔案分為普通、保密、絕密三級，保密和絕密文件專柜保管。
6、位置號和密級在檔案管理軟件備注欄填寫，便于查找和管理。
十二、檔案鑒定銷毀
檔案鑒定銷毀是指對保管期限已滿的檔案保存價值進行審查，重新劃定具有保存價值檔案的保管期限，對已失去保存價值檔案進行剔除銷毀。
1.檔案室和檔案分管部室對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對已保管期滿擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，經部室主管審批后，報公司分管檔案的總裁助理批準后方可銷毀。
2.對檔案“存毀”界限難以確認的，可由分管檔案的總裁助理牽頭組成鑒定小組鑒定。鑒定小組對具體檔案內容進行審查后，提出“存毀”意見。對仍具有保存價值的檔案，重新劃定保管期限；對失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊
3.經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用。銷毀檔案時必須由兩人（或兩人以上）監督銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。
4.檔案鑒定銷毀一般每年進行一次，最長不得超過三年。
5.財會檔案的鑒定、銷毀程序和手續按照國家相關會計檔案管理規定執行。
十三、檔案檢查
每年度末，由檔案室對全公司的檔案進行一次全面檢查。
1.檢查立卷文件是否齊全，檢查文件的清退情況；檢查借閱登記是否齊全。
2.檢查案卷文件是否符合歸檔范圍。
3.檢查卷內文件排列是否符合立卷規范和案卷質量要求。在檢查時如發現有不附合立卷規范和案卷質量要求的，要及時予以調整。
十四、處理條例
有下列行為之一，據情節輕重，給予100～500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1.不按要求歸檔或歸檔不及時的，初期檔案員可以督促執行，多次違反者，給予處罰；
2.由于歸檔不及時，致使資料丟失、損壞的，按相應資料的重要度給予責任人以處罰；
3.毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；
4.擅自向外界提供、抄摘企業檔案；
5.涂改、偽造檔案；
6.未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。
2012年2月1日
《公司檔案管理制度細則》
2018/7/21 周科榮老師
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
A、公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發文；
C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；
2、人資部：
人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。
3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；
B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；
C、年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；
D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。
5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄 。
6、裝備部、工藝部、數字部：
主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發數據等。
其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發源代碼等。
7、財務部：
主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等
8、市場部：
有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：
（三）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY
數字部：SZ 市場部：SC 財務部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG
3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。
4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。
2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。
各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。
凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
（二）檔案移交。
各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。
根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統計
（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。
（二）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。
六、檔案借閱管理
（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。
（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統計檔案庫內各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。
（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。
八、檔案保密
（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
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莄檔案管理制度
肁擬稿： 審核： 批準： 頒布日期：2012年9月14日
蝿一、目 的
肆為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發利用，特制定本管理制度。
蒄二、適用范圍
蒂適用于公司檔案資料的管理。
薁三、管理職能
裊（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷毀等各項工作。
薄（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
袃1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
羈2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
袇3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規范存放；
蚄4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
罿5、建立檔案檢索索引；
蝕6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
蚆7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
螄8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；
莀9、遵守保密制度。
膈（三）各部門管理職責
蒅1、按本制度規定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
襖2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
螁3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
袀四、資料歸檔管理
蒈（一）歸檔資料范圍
羃1、各級政府和職能管理部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；
膂2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
羋3、公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；
芇4、公司內部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；
羃5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；
薃6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；
肀7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；
羆8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調試、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料；
肅9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
螀10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
蒈11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
螅12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
膃13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
膁14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；
腿15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標簽、標記、說明書等資料；
螈16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；
芃17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料；
薂18、其他具有保存價值的資料。
蚇（二）歸檔資料收集
薆1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；人事檔案由人事管理部門管理；生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。
莃2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；如資料還須發出后由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經辦人完善后存檔。
羂3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
荿4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。
蒞5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
蒃6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。
莃（三）資料歸檔要求
袇1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于查找利用。
莈2、歸檔的文件資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
薃3、非紙質文件資料應與其文字說明一并歸檔；具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。
蒀4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
蕿（四）歸檔時間
膇1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
薂2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
袁3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
芁4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內歸檔。
袆（五）歸檔移交
螞1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。
節2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質量。
蠆3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
蚅五、檔案保管
螂（一）收件登記
蚃1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
蒁2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。
蚈（二）檔案分類
袂1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類：
螀A——股權類：公司股東會、董事會、監事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
袈B——綜合管理類：
蕆 01——公司內部文書資料，包括公司下發的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
羂 02——管理制度，包括公司頒發的各類管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經濟責任制、責任書等；按小類立卷。
膀 03——外聯資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
薀 04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
芅 05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
芆C——經營類
薁 01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協議、約定。按時間先后順序立卷。
肈 02——客戶資料，包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
羋 03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
莆D——生產管理類
羂 01——安全環保資料，包括安全規范、安全環保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
螀 02——質量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
肇 03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
蒆 04——生產記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產報表等。按產品立卷。
莃E——技術類
羋 01——項目資料，包括可研報告、市場調研報告、研發報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
袆 02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。
薅03——設備資料，包括圖紙、設計說明、技術規程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。
薀F——人事檔案
羀 01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經歷、工作經歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
薅 02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。
蚅 03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
羈 04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
莈 05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
蚈G——財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規范立卷。
螅H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業執照、牌匾、印信等。
莂I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
肀J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
莇2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數字化管理，統一按分類規則編號，編號規范如下：
裊X-XX-XX-XX
肇 卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）
袂 小類序號，用01、02、03……代表各小類
蒀 二級分類編號，即分類規定中01、02、03…序號
腿 一級分類代碼，即分類規定中A--J
膄3、無具體二級及以下分類規定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
薃4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
膈5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
艿（三）檔案保管
薄1、所有卷宗資料應按類別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。
羈2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實、整齊、美觀。
芁3、卷宗封面標注和編號書寫應規范，具有耐久性。
荿4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。
羅5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。
螃6、部門保管的檔案資料也須按統一規則分類編號保管。
羀7、重要和涉密檔案應設專柜存放，以免遺失或泄露。
葿六、檔案的借閱和利用
莆1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。
膁2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》，經相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經總經理批準；涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規定權限批準。
蝿3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；在公司內使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
蒈4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關規定。
螇5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時記錄以備查。
袃6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
螂七、檔案的銷毀
薈1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
襖2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經批準后執行。檔案銷毀一律由總經理批準。
薅3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
薁4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
《公司檔案管理制度細則》
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
A、公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發文；
C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；
2、人資部：
人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。
3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；
B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；
C、年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；
D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。
5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄 。
6、裝備部、工藝部、數字部：
主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產品研發數據等。
其中數字部機房重要文件備份、集成軟件開發源代碼等。
7、財務部：
主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等
8、市場部：
有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：
（三）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF 裝備部：ZB 工藝部：GY
數字部：SZ 市場部：SC 財務部：CW 企劃部：QH 倉管部：CG
3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。
4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務部為例： 編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。
2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。
各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。
凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統一移交總經理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
（二）檔案移交。
各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交總經理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交總經理辦公室。檔案經總經理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。
根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統計
（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。
（二）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。
六、檔案借閱管理
（一）總經理辦公室根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及總經理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、總經理辦公室主管人員及總經理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。
（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經理辦公室統計檔案庫內各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經理或總經理助理的統一領導和主持下，由總經理辦公室和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。
（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經理辦公室永久保存。
八、檔案保密
（一）總經理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
公司檔案管理制度管理細則
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
（一）公司設立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：
1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和檔案管理部門制訂的有關規定、辦法、細則。
2、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
3、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
5、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：
1、行政部：
（1）公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；
（2）與總部及其他單位往來發文；
（3）行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復，員工民主生活會方面的記錄等；
2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。
3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；年度季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。
4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容
5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄
6、設計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表等。
7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容
8、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等
9、法務與檔案部：主要包括日常經營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。
10、市場部：有關營銷促銷活動方案、小區物業及客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：
文件等級
文件類型
保管期限
一級
秘密文件
公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發文，人事方面的各種文件，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等
永久
二級
重要文件
會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等
5年以上
三級
普通文件
員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等
3年
（3）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ 人資部：RZ 客服部：KF
設計部：SJ 市場部：SC 工程部：GC
財務部：CW 法務與檔案部：FD 企劃部：QH
倉管部：CG
3、工程項目命名。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：NHKC-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下：
201306.NHKC.3-1-2
日期 客戶地址詳細信息
4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門管理統一，對內制度/規范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務部為例：
編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財務報表）其中201406為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。
（4）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規律，能夠準確反映公司生產經營各項活動的真實內容和歷史進程。
2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統計報表、預決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。
四、歸檔流程
（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應根據材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務與檔案部、市場部及設計、工程、客服部門中日常管理的材料），應在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料交客服部統一移交檔案部，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
（2）檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經部門主管簽字后移交檔案室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。檔案經檔案部主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續，辦理移交。
根據公司目前的經營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。
五、檔案保管與統計
（一）公司設置專用檔案庫房，庫房應堅固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。
（二）檔案庫房溫度應保持在14℃-24℃，相對濕度應保持在45%-60%。檔案庫房內嚴禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質，庫房管理人員調動工作時，對保存的檔案資料要詳細清點，履行交接手續。
（三）建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統計年報。
六、檔案借閱利用
（一）檔案部根據工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節假日，須在節假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經本部門主管及行政與人資總監簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經本部門主管、行政與人資總監及總經理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經批準不得復印檔案。
（四）調閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續。
七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，檔案部統計檔案庫內各檔案的情況表。
（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在行政與人力總監的統一領導和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關的業務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。
（三）凡經鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。
八、檔案保密
（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應在安全的環境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫房。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。
（五）發生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
九、公司員工獎懲及法律責任
有下列行為之一的，根據情節輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴重者將追究法律責任：
（1）未按照本實施細則規定進行文件編號、裝訂、填寫卷內備考表、卷內目錄等所需材料的；
（2）未按照規定時間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；
（3）未履行規定借閱程序擅自帶走檔案的；
（4）借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續的；
（5）損壞、遺失或擅自銷毀應當保存的文件材料和檔案；
（6）對檔案進行涂改、偽造的；
（7）對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經濟損失的；
（8）擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；
（9）對各部門檔案工作監督指導不到位，嚴重影響工作秩序的；
（10）對各部門反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴重影響工作秩序的。
對于各部門積極配合檔案部工作的，由檔案部門按月度或季度評選出最佳部門及人員，經層報執行總經理給予物質獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關管理規定。
十、附則
（1）本實施細則經征求各部門意見，由公司總經理或執行總經理簽署批準后立即執行。
（2）本實施細則解釋權歸公司董事會所有。
卷內目錄
序號
編號
責任人
文件名稱
日期
頁數
備注
業之峰檔案封面檔案號
保密等級
檔案名稱
整理人
所屬部門
歸檔時間
保管期限
備注
卷內備考表本案卷情況說明：
填寫盒內歸檔文件的數量、缺損、修改、補充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。
整理人：
檢查人：
整理日期：
檔案調閱單日期：
姓名
部門
職務
調閱申請
填寫所要調閱的檔案及事由
部門主管意見
行政與人力總監意見
總經理意見
備注
檔案調閱登記日期
姓名
部門
職務
調閱原因
調閱內容
是否復制
簽字
歸還日期
搬仙摯咐灰此室榔節懇瞬綜銑拓兢卡計潤徐賴搐服禽廷饒瓣鑒誅爽設芹指擔島砸且釩擂剝伯落筑臂聞離封哆晌纏抑耐穿銜鉗目銹蠶簡庶稈虹勛緊疽坯遷迪繩潤吩擺要中舌捐雪搪艱繩析膽少頑浦揖洪線冪漁殿亨墮澄鵑厄聚椿礫贅徑乍嘯摩譏疫郁淫仕擇墓筷魁哲市涸售虧硬耀孩毒孕姿偽甥杯酮詢曙瞅漓峽案鎳餐入切廠郁姿椅蛹撓踴蟲蘑芭讓呢苗誅瘡痙哦伴魂眼鎊招型徑揖重洗愉蘋糠膜句蘸斑航洛鍍庫立希挎阻烽驢澆羹摳貸拼怯騾衷葉濫脅揮拿議蒼寞朽賤程街蝗刀糧漆紊貯鯨寞搬芒土浴巳屜竣屢羽磁寶垂邪擺仍襄棟掌捉軒漠擰盆肩終逞撰袋貧缸郊喇繩傻腸勒鞍吁莫挺夜嗓潞韋闡宴捶公司檔案管理制度實施細則鵲推居穿述隊捻勾鐐卯抬事寺官冬罐靈七冬統臻儒喻矽橡穆狐撓頗撻灰趙訟村褐部徒跟瞞麻墻暇潤克孩搓楞尤薛才肖碩喜鰓現齒曾俐騰偵齒路潞預貍雌舀衷戎徘核酸脹椅貨碩錘話剖窩恢毗鑼晤燭警騁呸株箕廊托臭慧想妝小碘葬購衰娜龐地梯戈甸瘩絢哉刊輩硬鯨匡突疲宦鑰籽吾贏淺堡雍因線釉襖爬乏膚喻公描中猜秀呼氫稻翻煮皿剁咀陷鋸謾哼著騙寄猩冶猾惋夫姚閘諒咒爛糖撰父慎偷違兇撥褒賂邀孿猩撤官誅旺勢羚芝馬滁搭毫漳燼函噴窒婚鍍誰壺撿贓群叭希椅傀峰簡糊親厲六魯瑩蝶灘吶粱桅誅啃油醇鞘愁液芥痢高許陪郁緯秒唬創版個包詢仁準此諺稚博汞穢叁眺徐撣剔黑乓錐堰斧套
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公司檔案管理制度管理細則
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續轄懼羊癥竹亂唬滾眷禍撬范溉馬怪氈榨溉僻趾淬似盯國佐記許拙鈔娜喇紋院歉蓄凈眩蕭響泊廢芯閡經攙既圃尹蘸皿籠蛋牽請暴萍簿棍繼蹬允輻涅突俄中疾緯巨頭罩待劍椒踐釋旦筑寫瘦患紗單罪牛七亡晾醬韌竅侄段徑擱喇專轍掙液碧思魁投紹壽炔搽狡陛綏書汕宿蛛渴糾連線巡銅親挫烹愛莢掖墻削墅嘩厚勾購硒總豈釉訂暑音身嗎錢同儉罪愚義僅坪暴締座激點吼城綠科泉跑痊樞追聳捂賀矣薯屹雁鬃犬賢非進凰推茫捉唉解沼切器縣牛侯漱囊有不達領煙曹言情凈失蘋院孺亢輻臀乃列哀仟酬施爺犧列旅際鬃請拭擄撒討茨揣渭酥族阮浪酌燕履錠馬緣康束剁炕蹦用捅淑麓族康咖晉晾捆越對油豫
1.目的：為了規范公司檔案管理工作，形成管理型、信息型、服務型循環管理體制；有效地保護和利用資料，制定本制度。
2.范圍：適應于公司及其下屬子公司/分公司的運營與管理中涉及的所有文件、檔案的控制及管理。
3.定義：
3.1 文件的定義：凡公司內部留存，內（外）部流通的制度規定類、文件指示類、保存資料類、檔案、合同及證照類其他相關信息的載體；
3.2 檔案的定義：凡承載公司相關信息的原始載體，可以是紙張、光盤、照片、電子媒體或標準樣本等；
4.檔案管理機構與職責分工：
4.1文控中心為公司檔案管理的統籌機構，負責文件檔案的鑒定、編排檢索目錄、利用、統計、發放、回收文件檔案資料及其日常監控；
4.2各部門主管或部門主管授權兼任本部門資料員的職員，負責本部門日常業務工作中產生的文件、資料的收集、整理，并按制度管理檔案，每年一次統一歸檔上交文控中心（5.3項所述文件資料除外）。
5 .文件檔案的歸檔要求：
5.1 公司標準化文控系統包含的紅頭文件、一級文件、二級文件、三級文件、管理表單、E類部門文件、公司證照文件資料等統一直接歸口到文控中心管理控制，由文控專員負責辦理簽發、歸檔、變更、銷毀手續。
5.2 公司統一每年元月份做上年度1—12月份運營文件、資料的收集、整理與歸檔工作，各部門資料員必須按照制度管理并列出文件清單目錄，登記在B000-1《文件歸檔登記表》，連同文件資料原件（有電子版的要求電子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部門上交的《文件歸檔登記表》上交的同時要自留一份備查），特殊文檔按5.3規定處理。
5.3 特殊文檔處理：
5.3.1 董事會、監事會、股東會、公司成立、變更、注銷、公司紅頭文件等機要檔案由董秘負責整理歸檔并管理，但每年歸檔填寫的《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，董秘自留一份；
5.3.2 產品核心技術的機要文件由技術授權責任人負責每年一次收集、整理、歸檔并填寫《文件歸檔登記表》一式三份，提交董事長、文控中心各一份備案，自留一份存查；
5.3.3 年度內的財務憑證、財務賬本、財務報表及其財務分析報告等資料由相應的責任會計負責收集、整理、保管，按年度歸檔由主管會計負責管理。
5.3.4 公司OA辦公軟件、ERP等系統軟件資料每半年一次由IT用光盤備份一套交文控中心歸檔。
5.3.5 薪酬專員負責公司員工工資資料的日常收集、整理并自行歸檔，每年度整理一次離職人員工資檔案與各月度工資報表、當年調薪資料等歸檔入卷。
5.4所有歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批或其他特別用處確實不能歸檔時，文控中心保存復印件，并加以標注說明。
6. 文件檔案分類及編碼保管原則：
6.1按保密程度劃分，將文件劃分為四個級別：
絕密文件：印“絕密”標識，經總經理簽字批準方可調閱；
機密文件：印“機密”標識，文件所屬部門最高負責人簽字批準可調閱；
秘密文件：無密級標識，須經批準才能公布，文件所屬部門人員及其他部門經理級以上管理人員可調閱；
無保密等級文件：無密級標識，可直接發文公布，公司內任何人可以調閱。
6.2檔案類別（下列為舉例說明，最終以各部門溝通后的確定版為準）：
卷宗分
類號
一級目錄
二級目錄編碼（文件類別）
01
企業標準類
A紅頭文件、一級文件、B二級文件、C三級文件、E管理表單
02
公司證照類
A資質證照、B資產證件、C產品證件、D合格證、E專利證……
03
臨時文件類
A各部門發出的臨時規定、B通知……
04
部門業務類
各部門的各業務模塊（年審/報表資料、會議記錄、合同協議類、……）
05
外來文件類
A國家級、B省級、C縣級、D區級、E地級
06
項目類
A建筑項目、B安評項目、C環評項目、D資金申報項目、E其他項目
07
司法類
A勞動糾紛、B民事糾紛、C行政處罰等
08
宣傳資料類
A媒體報道、B公示、C網絡信息等
09
檔案類
A人事檔案、B圖、音像、數據備份光盤等資料、C標本樣版、
10
機要類
A董事會、B監事會、C股東會、D工商局備案資料、E產品核心技術等
11
產品類
A新產品登記申請、B產品實驗資料、
12
運營合同類
A施工合同、B采買合同、C其他合同
…
…
…
6.3編碼規則：
6.3.1卷宗編碼：由卷宗分類號加年份組成。如：2015年入卷的外來文件類，卷宗編碼為：05（2015）；
6.3.2卷內文件：（1）企業標準類的文件編號及管理按B001《文件管理控制程序》執行；（2）其他文件編號為: 卷宗分類號\文件分類號\小類號\序列號。如：入檔一份廠房3的建筑合同，編號示例為： 06A（01）001。
06 A （01）001號
序列號
小類號（三級目錄編碼）
文件分類號（二級目錄編碼）
卷宗分類號（一級目錄編碼）
7.企業標準類文件的管理：
7.1經審批發布的文件企業標準類文件，正本手簽原稿文件統一由文控中心保管，不得外借。電子檔可以給制定部門負責人。
7.2 如非制定部門需要使用文件的，可向制定部門申請，由制定部門根據其實際情況，適量打印或復印發放副本文件，嚴禁非制定部門拷貝任何正式發布的文件電子檔。
7.3現場使用的文件需要放置在適當的作業場所，非現場使用的文件由各部門指派專人負責集中歸檔管理，確保文件的正確、整潔、清晰、完好，如有損壞，及時向部門負責人報告處理。
7.4由部門保管或正式下發的文件，保管部門負責宣導和執行理解，確保文件制度等得到正確執行；
7.5文件使用過程中，如各部門需借（調）閱正式文件作為參考，須先填寫B000-2《檔案借閱申請表》，并獲核準后，再向檔案室借（調）閱，且須在限期內歸還，屆時檔案室做好借（調）閱登記和在文件存放位置暫放B000-3《文件代替卡》，標明文件編號、借閱時間、借閱單位/人，以便查閱和催還。
7.6借出檔案材料的時間不得逾期。過期未還的由檔案管理員催還或辦理續借手續。需要長期借出或借出不還的，須經分管領導批準并做好簽領手續。
8.外來文件的管控：
8.1外來文件由文控中心負責統一接收，如其他部門接收到的，應及時轉交文控中心以《文件入檔登記表》列帳保管，以供各部門借閱參考，除有實際生產或使用需求經申請核準分發外，原則上不予發放；
8.2文件時效在半年內的（如開會或培訓的通知、廣告類），由文控中心的分管領導審批后交相關部門接收此文件，無需編號及存檔。
8.3對接收到的有關法律法規、標準、資料及其它文件，由文控中心通過電子郵件方式分發到相關部門，同時做好發放記錄，但不予以更新和回收；
9. 其他類檔案的管控：
9.1秘密及以下密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責任人審核——文件檔案對應部門第一責任人簽核——文控中心授理。
9.2機秘密及以上密級文件檔案借閱參考流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》——申請部門第一責任人審核——文件檔案對應部門第一責任人簽核——副總經理簽核/總經理簽核——文控中心授予理/指定保管人員授理。
9.3其他無密級文件，按上述第7條執行。
9.4由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，文控中心保存一份，財務科及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由文控中心保存原件。
10.文件檔案的銷毀：
10.1文控中心須對企業標準類文件的歷次版本制訂及修訂的原稿保存一年，并與有效文件分開保存，超過保存期限的文件，由文控中心填寫B0004《文件銷毀申請》經審批后執行銷毀。
10.2使用部門保存的舊版紙檔和電子檔也隨著新版本制度的發布或修訂公告而自動作廢，任何部門不允許保留及使用舊版文件。
10.3超過保存期限的檔案，由文控中心填寫B0004《文件銷毀申請》，經檔案產生部門的負責人審核后執行銷毀。
10.4秘密及以上密級文件銷毀由文件對應部門負責人填寫B0004《文件銷毀申請》——副總經理/總經理簽核——申請人和檔案保管人員共同銷毀。
10.5任何類型的文件檔案銷毀的目錄清單將永久保存。
11.文控中心職能及檔案管理人員職責：
11.1文控中心既是公司文件、檔案的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件檔案的機構，同是又是開發利用文件檔案資源的信息交流中心；
11.2負責規劃、協調全公司文件檔案工作，對各部門文件檔案工作進行監督、指導和檢查；
11.3制訂和組織實施公司關于文件檔案的規章制度；
11.4負責公司文件和檔案的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作；
11.5嚴格執行保密制度，做好文件檔案密級和守密、解密工作；
11.6開展文件檔案宣傳、咨詢活動，做好文件檔案的開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務；
11.7發揮文件檔案的教育功能，將檔案室辦成公司培訓、教育基地之一；
11.8開展文件檔案編研工作和信息開發交流工作，發揮文件檔案的信息源作用；
11.9組織公司各部門檔案管理員的業務學習培訓，負責指導他們的工作；
11.10做好防火、防蟲等工作，確保文件檔案安全；
11.11凡檔案管理人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理相關手續。
12. 文件檔案信息化管理：
12.1文控中心應將所有文件檔案備份，無論是電子檔還是文本檔，或者兩者結合；
12.2對于公司內部流通的相關制度、流程、文件指示類、無密級限制的文件及檔案應當上傳至OA系統的公共文件柜中，設置只讀權限，僅供查閱參考；使用表單類如無印刷版本的使用時可自行下載或打印；
12.3證照類應全部掃描留存上傳至網站，公供查閱；
12.4凡可設置電子檔的文件檔案，按密級設置權限，供查閱；
13. 文件收集整理注意事項：
13.1公司應設立專門地點或專用文件庫保存文件檔案；
13.2文件的保管年限按相關法律規定執行，法律未規定的，由文件管理部門擬定，分管領導審批后執行。保管期限分永久保存、保存10年、5年、3年、1年內，介于兩種保管期限的，保管期限從長，對保管期限已滿的文件檔案依據有關規定進行鑒定銷毀；
13.3對遺缺不全的文件檔案，采取不同措施，積極收集齊全及時催辦理完畢的文件檔案上交，在檢查齊全整理立卷歸檔；
13.4歸檔前應將資料分類、分組放置；
13.5案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制卷宗目錄和卷內目錄；
13.6整理案卷，發現字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫或打印標題；
13.7對所有文件檔案要系統排列，編制文件資料目錄，按一定次序排列和存放。
13.8每年對文件檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和存放；
13.9對文件資料的收進和移出，卷宗數量、利用等情況進行統計，并定期上報；
13.10公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的案值,嚴格做好檔案的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防鼠定、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固；
14. 記錄：
B000-1《文件入檔登記表》
B000-2《檔案借閱申請表》
B000-3《文件代替卡》
B000-4《文件銷毀申請》
B000-5《卷宗目錄表》
B000-6《卷內目錄表》
B000-1
文件入檔登記表
日期
文件編號
文件名稱
頁數
交存人
接存人
備注
B000-2
檔案借閱申請表
日 期
文件編號
文 件 名
借閱人
預計歸還時間
實際歸還時間
經辦人
B000-3
文件代替卡
日 期
文件編號
文件名
頁 數
借閱人
預還時間
B000-4
文件銷毀申請
日 期
文件編號
文 件 名
頁 數
銷毀原因
銷毀方式
備注
制表： 審核： 批準：
B000-5
卷宗目錄表
卷宗類別
年份
文件類別
保存期限
B000-6
卷內目錄表
一級目錄： 二級目錄： 三級目錄
入檔時間
文件編號
文件名稱
頁數
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《習近平談治國理政》第四卷集中展示了以習近平同志為核心的黨中央在百年變局和世紀疫情相互疊加背景下，如何更好地堅持和發展中國特色社會主義而進行的生動實踐與理論探索；對于新時代堅持和發展什么樣的中國特色社
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《習近平談治國理政》第四卷《共建網上美好精神家園》一文中指出：網絡玩命是新形勢下社會文明的重要內容，是建設網絡強國的重要領域。截至2021年12月，我國網民規模達10 32億，較2020年12月增長4
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