公司：企業(yè)組織形式公司：2007年上海人民出版社出版的圖書， 以下是為大家整理的關于公司檔案管理制度細則6篇 , 供大家參考選擇。

公司檔案管理制度細則6篇

【篇1】公司檔案管理制度細則

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強公司檔案的管理工作，充分發(fā)揮檔案在項目工程、科學研究、技術革新等方面的作用，根據(jù)公司的實際情況，特制定本制度。

第二條 公司檔案是項目工程、科學研究、基本建設、引進國外先進技術等活動的歷史紀錄和真實反映，是科學資料儲備的一種形式，是發(fā)展公司事業(yè)的重要條件及不可缺少的依據(jù)。

第二章 技術文件材料的形成和歸檔

第三條 應建立健全技術文件的形成、積累、整理歸檔制度，要求每項工程、技術活動、引進項目等都做到完整、準確、系統(tǒng)的歸檔保存。

第四條 技術材料的歸檔范圍：

1、設備方面的圖紙、文件資料，包括各種原理圖、布線圖、說明書和操作手冊等。

2、工程方面：與工程有關的指示、報告、批復文件、方案建議書、設計原始材料、與各方簽訂的合同、協(xié)議書初步設計、工程概算技術設計、工程預算、施工圖、施工記錄、工程驗收記錄、質量檢查資料、對外交涉聯(lián)系的重要文件、竣工圖、驗收書、決算等。

3、技術革新、科研及教學方面：上報審批文件、技術革新圖紙及批文、專業(yè)教學計劃、名單、報告、審批文件等。

4.檔案文擋來源于各自編寫的技術人員，檔案文件編寫時必須注明版本編號，

例子：電子文檔初期編寫時，要在技術文檔名稱后面追加JC字樣------?XX工程設計方案.JC?；后期修改時，要在技術文檔名稱后面追加JX字樣------?XXX工程設計方案.JX?；最后完稿時，要在技術文檔名稱后面追加JW字樣------?XXX工程設計方案.JW?；取其第一個漢語拼音字母。

第五條 公司人員外出學習、考察和談判回來后，應把對方提交的各種技術資料主動交技術檔案室歸檔，由技術檔案管理人員簽字后，本部門方可接受報帳，否則不予報銷費用。

第三章 技術檔案的管理

第六條 建立檔案工作領導小組，由技術總監(jiān)負責，各技術人員為成員，實行檔案管理體系。增強各級管理人員作好檔案工作的意識，使檔案管理工作具有正規(guī)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。

第七條 建立技術檔案工作秩序；落實專職或兼職檔案管理人員，并進行一定的培訓。

第八條 檔案管理人員負責技術檔案的收集、整理、分類、立項、組卷，要成為一項制度執(zhí)行。對文件、技術資料的歸檔范圍、保管期限、保密、利用等制定必要的規(guī)章制度，使之有章可循，做到規(guī)范化、標準化、條理化。

第九條 檔案室對本部門檔案工作負有指導、檢查、監(jiān)督、把關的責任。技術人員在生產(chǎn)活動中形成的各種技術資料，外出參加技術培訓時的各種歸檔技術資料，如不按時上交歸檔，檔案室有權采取經(jīng)濟手段進行制裁。

第十條 檔案室行政管理由公司負責。

第十一條 從事技術檔案管理的人員，應具有較好的職業(yè)道德和大專以上文化程度，具有一定的專業(yè)知識，并保持相對穩(wěn)定。檔案管理人員享受專業(yè)技術人員待遇，按工程技術專業(yè)或檔案專業(yè)技術職務聘任。

第十二條 技術檔案管理的基本內容

1、收集、整理、保管和統(tǒng)計公司的全部技術檔案。

2、對所保管的技術檔案作好分類工作，處理好保密與利用的關系。按規(guī)定履行借閱手續(xù)積極有效地為技術人員提供方便。

3、在公司門的領導下，定期做好技術檔案保存價值鑒定工作。此項工作由技術管理人員、相關專業(yè)人員和技術檔案管理人員共同進行。對失去保存價值的檔案，要履行一定的手續(xù)予以銷毀。

第十三條 本制度自印發(fā)之日起實施。

【篇2】公司檔案管理制度細則

人事檔案管理制度細則

一、組織人事規(guī)章

組織規(guī)章方針的計劃、擬定、制定、修改、更正。人事制度及規(guī)章方針的計劃、擬定、管理。人事制度及規(guī)章的解釋運用、新設與改廢、研究分析。各項目職責劃分的原則分析。各項目職責劃分方法的計劃、擬定、研究、更正、修改，實施。

二、人力資源管理

新進、在職、臨時、兼職人員的人力資源管理辦法的計劃、擬定、研究、更正、修改，實施。人力資源管理辦法的分析研究、修改更正、解釋運用、具體實施、新設與改廢。人力資源不協(xié)調問題的挖掘。人力資源問題解決的處理辦法與流程。人力資源問題的協(xié)調。

三、資料管理

人力資源管理資料的匯集、調查、分析、研究。人力資源資料及報表的檢查、催交、匯編、轉呈及保管。服務及職務說明書的核發(fā)、簽辦、轉呈。服務及職務說明書的編號及副本的匯存。提供單位外人力資源資料及說明的核發(fā)。人員異動的調查、分析、研究、記錄。人力資源統(tǒng)計資料的匯編與管理。

四、任免遷調

新進人員的錄用、聘用手續(xù)的辦理。臨時人員的錄用、分發(fā)、遷調簽辦。兼職人員的合約簽訂。在職人員的遷調計劃。在職人員的遷調:人員任免遷調的通知、登記、查核;干部;普通員 工。人員的停職、復職、停薪、留職、解雇、解聘。

五、勞務管理

勞工的簽約、簽訂、解釋、運用、聯(lián)絡。公共關系:與工會的交涉的原則、方針。勞工保險:保險辦理手續(xù)及福利事項的說明運用;保險事項的簽訂與改變;③團體 保險關系事務的聯(lián)絡。勞務安全管理:基本方針的擬定;管理辦法的擬定;辦法的分析研究與改進。勞務政策的基本方針。員工的招募及生活安排。

【篇3】公司檔案管理制度細則

公司檔案管理規(guī)程

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定行政部門專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集。

4、會議文件由行政部門收集。

5、歸檔的文件材料應為文字文件和電子文件，歸檔后的電子文件僅由公司行政部門的專人保管，部門及個人不可保留。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄、會議錄像等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書等。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表等。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文、電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

5、檔案文件應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關規(guī)定做好文件的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的使用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱隨借隨還；對借出檔案，檔案管理人員要及時催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

八、檔案記錄表

檔案號編制要求：編號由13位數(shù)組成，前八位是古潤方三字開頭字母大寫+年號+部門代號，第九位為“-”，后四位為順序號，順序從0001開始編排。

【篇4】公司檔案管理制度細則

公司檔案管理制度

為進一步完善公司的管理體系， 建立有效的檔案管理制度， 實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理 更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展， 根據(jù)相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細 則。

第一章總則

第一條 公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，

是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察 和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

第二條檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分， 是

維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng) 一的原則，由公司綜合部統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。

第三條 公司檔案具體管理工作由專人負責， 各部門在工作 和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的行政、人事、財務、采購、研發(fā)、生 產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部 門不得分散保存。

第二章檔案的收集、歸檔

第四條 對在公司經(jīng)營、生產(chǎn)過程中所形成的一切有查考利 用價值的文件資料、電子文件、照片、實物、光盤等均應進行 收集歸檔，部門和個人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復 印件代替正本、原件歸檔。

第五條歸檔的文件資料應齊全、完整、法律手續(xù)完備且符 合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、 純蘭墨水、復寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破 損的文件應給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應予復制。

第六條 各部門應指定一名業(yè)務熟練，對文件資料的形成、 移交、歸檔有控制作用的人員擔任兼職檔案員，負責本部門文 件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。

第七條行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩 套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；財務會計帳務所 包含的報表、帳冊、憑證等檔案由財務部門按有關規(guī)定自行歸 檔；市場營銷類的市場對外合同、技術協(xié)議、項目信息臺賬等 部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形 成部門備查；技術研發(fā)設計、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明 書、合格證等文件資料一般應形成三套，二套移交歸檔，一套 留存本部門備查。

第八條 綜合類的檔案一般在形成的當月月底前向檔案室 移交完畢；技術研發(fā)設計、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應在項目、 工程重要節(jié)點結束一個月后對應移交歸檔； 重要的合同、協(xié)議、

會議文件、報表等可及時移交歸檔；因公出差形成的歸檔范圍 內的文件、資料、圖紙返回單位后要及時歸檔，個人不得留存。

第九條電子文件的邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照 紙質文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應使用不可擦除型 光盤，一式二套。在接收電子檔案前應對檔案的每套載體及技 術環(huán)境進行檢驗，合格率達100%時方可進行交接。歸檔的電子 文件應有相應的紙質文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應以盤 為單位填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔完畢，電子文件形成 部門應將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文 件應用通用格式，如不能轉換，收集時應同專用軟件一并歸檔。

第十條檔案人員參加重大設備到貨的開箱驗收，現(xiàn)場收集 應歸檔的說明書、合格證、圖紙、清冊等資料，并在開箱驗收 記錄上簽字。檔案負責人按年度將開箱記錄、設備清單等整理 歸檔。

第^一條所有歸檔的文件資料、光盤、實物、照片等檔案 均應辦理移交手續(xù)，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放， 一份交移交部門保存。檔案人員對不符合質量要求的檔案有權 拒收，并指導移交人按要求重新收集、整理、歸檔。

第十二條檔案人員應對文件資料形成的真實性、完整性、 和質量進行檢查，并對查出的問題依據(jù)公司的經(jīng)濟責任制考核 辦法提出考核意見。

第三章檔案的整理

第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室后， 檔案人員要及時 進行高標準的規(guī)范整理，使案卷質量達到《歸檔文件整理規(guī)則》

(DA/T22-2000 )、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

(GB/T11822-2000 )等的要求， 財務會計賬務類檔案由財務

負責人員按有關規(guī)定自行進行整理。

第十四條 按照綜合類、財務類、市場類、技術研發(fā)類、生

產(chǎn)制造類、重大項目類六個分類表對歸檔文件資料進行分類， 做到分類準確無誤。

第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級。

第十六條 整理時要做到組卷合理，編目符合規(guī)范要求，案 卷題名簡明、準確地揭示卷內文件內容，著錄案卷目錄。

第十七條檔案編號方法

1.以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部 門及業(yè)務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方 法，便于科學管理和開發(fā)利用。

2.檔案大類別均以具體類別前兩個字拼音首字母命名，具 體為:

技術類：JS 市場類：SC 制造類：ZZ

3.重大項目編號。以項目合同簽訂具體時間、名稱及產(chǎn)品

為依據(jù)進行編號，如以山東晉煤明水惰化保護系統(tǒng)項目為例，

20150416 代表項目合同簽訂日期，晉煤明水代表項目業(yè)主及 項目現(xiàn)場所在地簡稱，惰化代表項目產(chǎn)品， 01代表項目所處階

段資料的代碼（01代表項目市場資料，02代表項目技術資料， 03代表項目采購及生產(chǎn)資料，04代表項目售后資料，05代表 提交業(yè)主資料）。

第十八條 案卷整理應在整理間或辦公室整理區(qū)域內進行。

整理時嚴禁無關人員進入或停留；因故離開時要將文件資料放 好；嚴禁在整理間或整理區(qū)域內抽煙和閑聊，做與工作無關的 事情。

第十九條篩選出的沒有存檔價值或重份的文件資料要妥

善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴禁隨便放置或當廢品

處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊，經(jīng)主管領導批準后進 行。

第二十條 歸檔的電子文件按相關要求進行整理。 歸檔電子 文件以件為單位整理。將著錄結果制成電子目錄和紙質目錄。

第二十一條 檔案人員對案卷質量負責，如發(fā)現(xiàn)問題要立即 進行整改。重大失誤要按公司相關考核辦法進行考核。

第四章檔案的保管

第二十二條 應選用較好的裝具裝放檔案。 卷皮、卷盒均應 采用無酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實行定置管理，檔 案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運和通風。

第二十三條 檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有 害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保 持在45%-60%，溫度要保持在14 — 24 C,定期打掃，保持清

第二十四條 嚴禁無關人員進入庫房；嚴禁在庫房內抽煙和 進行與工作無關的事情。

第二十五條檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準交 與無關人員，不準隨便放在辦公桌上。

第二十六條每年年底要對庫存各類檔案進行一次統(tǒng)計，登 記好統(tǒng)計臺帳，在規(guī)定的時間內上報上級檔案管理部門。

第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質檔案的要求 外，還要符合下列條件：

1、 歸檔載體應作防寫處理，避免擦、戈V、記錄涂層。

2、 單位載體應裝盒，安全存放，且避免擠壓。

3、 存放時要遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

第二十八條 每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更 新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與 新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換 工作，原載體保留時間不少于 3年。保留期滿后對可擦寫載體

清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

第二十九條 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行

次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取 恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子文件， 應每4年轉存一次。 原載體同時保留時間不少于 4年。

第三十條 對密級到期檔案要進行及時解密；對保管期限 到期的檔案要及時做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實

物材料的分級、保管期限如下:

第三十一條 檔案人員調離時，要嚴格履行交接手續(xù)，對檢

索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進行有效交接。

第五章檔案的利用

第三十二條 公司員工到檔案室查閱、 借閱、復制存檔的文 件資料要辦理登記簽字手續(xù)，凡與本職工作無關的檔案原則上 不與借閱。利用帶密級和非工作范圍內的檔案要填寫《檔案利 用申請單》。機密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長批準方可提供查閱， 但不能借出和進行復制。

第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。 卻因 工作需要查閱時，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。

第三十四條 公司檔案原則上只能查閱不能借出， 確因工作 需要，履行批準手續(xù)后方可復制或借出，借出時間不能超過一 天。技術研發(fā)設計、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書需要借 出時只能提供副本，時間不能超過三天。需要進行復制時履行 批準手續(xù)。

第三十五條 只有授權的人員才能查閱電子檔案， 有關人員 經(jīng)過批準后可臨時授權查閱。歸檔電子文件的封存載體不得外 借。未經(jīng)批準任何部門或人員不允許擅自復制電子文件。

第三十六條 底圖、照片、實物、光盤等原則上不借出檔案 室。

第三十七條 檔案利用者應遵守保密規(guī)定。 對具有保密要求 的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，有穩(wěn)妥的安全保密措 施。

第三十八條 檔案利用者要愛護檔案，不得涂畫、損壞、轉 借，確保檔案的安全。

第三十九條公司員工調離時必須歸還所借文件資料，且須 經(jīng)檔案人員確認后方可辦理離開公司手續(xù)。

附件

、檔案移交簽收單

歸檔部門： 年 月曰

檔案文件接收表

檔案封面

項目檔案封皮（二）

制表人： 制表日期： 年 月 日

卷內備考表

本案卷情況說明: 填寫盒內歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補充、移出、銷毀、鑒定 變更等情況。

整理人：
檢查人：
整理日期:

二、檔案索引表

四、（機密）文件保管備查簿

五、檔案明細表

六、作廢檔案焚毀清單

年 月曰焚毀

七、檔案利用（調閱）申請單

檔案利用（調閱）申請單

八、檔案調閱登記

【篇5】公司檔案管理制度細則

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《公司檔案管理制度細則》2018/7/21周科榮老師
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設置及其職責
（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。2、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
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1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導和檢查。
2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：1、行政部：
A、公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；
B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理方面，包括：
1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；
2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來
客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復的記錄等；2、人資部：
人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：
A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；D、市場調研方案、搜集的客戶資料等。
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4、倉管部：
倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容。5、客服部：
主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：
主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。
其中數(shù)字部機房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財務部：
主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等8、市場部：
有關營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。
以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。
（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限
需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級
一級秘密文件二級重要文件三級
文件類型
公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，
財務報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等。會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的
宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等
員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記
保管期限
永久
五年以上三年
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普通文件錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、
出車及維修記錄等。

（三）檔案編號方法
1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。
2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：
行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數(shù)字部：SZ市場部：SC財務部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，
以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。
4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，對內制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。
以財務部為例：編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務報表）其中201601為日期，CW為財務部編號，01為財務部制定的代表財務報表的內容（02為財務憑證等等類推），XXX為其他編號。
（四）歸檔方法及要求
1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內容和歷史進程。
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2、涉及項目工程的，應將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預決算歸入針對年度）。
3、按要求填寫卷內目錄、備考表等表格，擬寫案卷標題要求結構完整，一般應準確概括卷內文件材料主要責任者、內容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。
4、對破損的文件材料在裝訂的同時應進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。
各部門不涉及工程項目的材料，應根據(jù)材料性質不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應在每月底之前首先整理歸檔；
凡材料按季度或年度整理的，應在下一季度或下一年度一周內首先進行歸檔。歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。
各部門涉及項目工程的材料，應在工程全部竣工后一周內進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應將同一項目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應包括材料原件、復印件及掃描電子件。（二）檔案移交。
各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應在收到各部門材料后一周內經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。
根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務檔案由財務部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計
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（一）公司設置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或其他技術處理。
（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱管理
（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。
（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。
1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。
3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。
（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。
（四）調閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調閱復印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀
（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結合實際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計檔案庫內各檔案的情況表。
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（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領導和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關的業(yè)務部門組成鑒定小組，具體負責檔案的鑒定工作。
（三）凡經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經(jīng)公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密
（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。
（二）不準向無關人員提供或泄漏檔案內容；不準通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案內容。
（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫。
（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報告領導，當事者要及時出具書面報告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。
免費傳播提供大家參考
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【篇6】公司檔案管理制度細則

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**字〔2012〕25號
關于印發(fā)《****


檔案管理制度匯編》（修訂）的通知
各部門（所）：


《*****檔案管理制度匯編》（修訂）業(yè)經(jīng)公司研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。

本管理制度匯編已包含2012年1月5日頒發(fā)的《裝飾工程檔案管理辦法》。該辦法中的《項目檔案報審表》（編號CB-05-1

至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程資料歸檔記錄表》（編號：CB-05）。各部門移交工程、設計、軟裝項目檔案使用CB-05-1至CB-05-3這三種表格，各部門移交工程、設計、軟裝以外的各

類檔案，使用CB-05-4表格。如該辦法與本匯編有沖突之處，以本匯編為準。

同時，2000年8月頒發(fā)的《********有限公裝飾公司檔案管

理制度匯編》即日起廢止。
特此通知。
二〇一二年七月十六日
...



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檔案管理制度匯編（修訂）


一、總則

（一）為加強本公司檔案工作業(yè)務建設，實現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)化、科學化，更有效地為公司管理工作服務，根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)》（DA/T42-2009）及《市執(zhí)行實施細則》，結合公司實際情況，制定本辦法。

（二）本公司的檔案是完整地、系統(tǒng)地反映本公司各項工作和經(jīng)營活動的真實記錄，是考查和研究公司歷史的重要依據(jù)。各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、設備、基建、科研、文書、聲像、人員、會計、實物檔案等均須由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，以維護公司檔案的完整與安全。

二、檔案及其職責

（一）本公司設置綜合檔案室，配備專職檔案人員，歸口由公司綜合部管理。由主管綜合部工作的公司領導分管，日常工作由綜合部負責人領導。業(yè)務上接受越秀地產(chǎn)檔案管理部門的監(jiān)督和指導。

（二）公司檔案室的基本職責：


1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規(guī)和檔案管
理部門制訂的有關規(guī)定、辦法、細則。

2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和計劃等。
3、在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，根據(jù)本專業(yè)的管理要求，對檔案
材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

...



4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。三、各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度，主動向綜合檔案室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作，并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導和檢查。

2、根據(jù)本公司《各部門歸檔圍明細表》，負責做好本部門檔案材料的收集整理工作，并在規(guī)定期限向綜合檔案室移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。


3、配合公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀工作。三、檔案的接收與整理
（一）建立、健全歸檔制度。凡在本公司工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括0裝飾工程、1設備儀器、2基建、3科研、4、文書檔案、5聲像檔案、6人員檔案、7會計檔案、8實物檔案），應定期交檔案室歸檔。

（二）檔案綜合管理圍及歸檔時間：


1、裝飾工程，是反映本公司承包裝飾工程的真實記錄，包括工程、設
計、軟裝，是本公司檔案的重要組成部分。
（1）委托書、主合同、投標文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂

后一個月，完成歸檔。
（2）軟裝、施工項目在工程竣工后三個月歸檔。設計項目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€月歸檔。在該規(guī)定的時間未完成的經(jīng)濟性文件、項目核算表及項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月歸檔。


2、設備儀器類，包括在全公司圍使用的，具有參考價值的設備說明書、
...


圖紙、合格證、保修卡、安裝證明等成套材料（每種型號設備只歸檔一套材料）。由主管部門積累、預立卷，在設備投入使用后3個月交公司檔案室整理、歸檔。


3、基建檔案，指本公司自有物業(yè)產(chǎn)生的工程項目（含辦公場地裝修、
改造等工程）從立項至竣工所形成的文字、圖表材料。工程部在項目竣工

驗收后收集、整理、立卷，并在工程竣工驗收后3個月交公司檔案室歸檔。


4、科研類，是指承接集團科研項目的記錄文件。研究課題在鑒定驗收
后兩個月歸檔。暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結束或中斷、停止后兩個月歸檔。


5、文書檔案,包括公司上級下發(fā)的、公司部各部門在各項工作中形成
的、具有保存價值的文字材料。屬本公司發(fā)文的，經(jīng)辦公自動化流程辦結后，由發(fā)文部門勤將兩份紙質正文連同公司領導簽名的呈批表一起及時送

綜合部歸檔；屬外單位來文的，綜合部收到后呈領導審批，通過電腦掃描

進入辦公自動化流程，辦結后歸檔；屬于只能采用紙介質方式流轉的文件

材料，由綜合部辦結后歸檔。檔案室每年將上一年的文件以件為單位按《歸

檔文件整理規(guī)則》分類、排列、編號、裝訂、編目、入庫。


6、聲像檔案，各部門在工作中形成的，以電子文檔、感光材料、磁性
材料或其他合成材料等非紙質材料為載體的具有保存價值的檔案，應于聲像材料形成后一個月，交公司檔案室歸檔。

7、人員檔案類,特指已故人員檔案，是指本公司已故

,與本公司簽訂
勞動合同的在編人員的人事檔案。由主管部門于該職員去世

3個月后交公
司檔案室歸檔。因人事檔案不屬于綜合檔室案管理圍，不存放綜合檔案室。由綜合部按人事檔案的相關要求進行獨立管理和保密。


8、會計檔案，包含本公司財務部形成的會計報表、賬薄、憑證、工資
...


冊等會計資料。會計年度終了，由主管部門立卷歸檔，并于檔案產(chǎn)生之后

的第三年向公司檔案室移交。


9、實物檔案，指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的與本
公司有關的，對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

應歸檔的實物自形成后的三個月由主辦部門向公司檔案室移交，由于特殊

原因，實物檔案不能存放到檔案室保存的，應先由檔案管理部門拍照登記，

標明存放地點，再按規(guī)定存放。

（三）本公司形成的全部檔案為一個全宗。全宗的檔案，按門類分成九大類進行整理。分類應保持前后一致，不能隨意變動。

四、檔案的保管與統(tǒng)計

（一）公司檔案室必須設置專用檔案庫房。庫房應堅固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防水淹等設施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。

（二）檔案庫房溫度應保持在14℃-24℃，相對濕度應保持在45％-60％。庫房管理人員每天須調節(jié)庫房的溫濕度，并做好溫濕度登記，定期

對獲得的數(shù)據(jù)進行分析。檔案庫房嚴禁吸煙及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護設備無關的物品。庫房管理人員調動工作時，對保存的檔案資料要詳細清點，履行交接手續(xù)。

（三）建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。

五、檔案的提供利用

（一）檔案室應根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為公司工作提供服務，并注意掌握檔案的利用效果。

...


（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。


1、借閱時間
（1）未立卷檔案材料（即在檔案室積累的本年度檔案材料），借閱時

間一般不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在放假前歸還。
（2）已立卷歸檔和涉密的檔案材料，原則上不能借出。如確因工作需要借出，須經(jīng)公司總經(jīng)理書面審批，且不得將借閱的文件攜帶出公司，并在下班前歸還。


2、審批權限
（1）本公司員工借閱檔案材料，經(jīng)部門負責人審批可查閱或復印與

部門業(yè)務有關的資料。超出圍的，須經(jīng)綜合部負責人書面批準。
（2）本公司以外人員借閱檔案原件時，應持公司介紹信，經(jīng)綜合部負責人書面同意后方可借閱，并在檔案室閱覽，不得借出。


3、借閱利用要求
借閱檔案材料必須妥善保管，不得遺失，不得泄密；要愛護檔案，不得在檔案材料上圈寫、劃線、涂改、折疊、拆卷、抽頁或污損，不得擅自轉借或復印。借閱檔案材料如有遺失，應立即通知檔案室，并向綜合部負責人報告。

六、檔案的鑒定、移交、銷毀

（一）根據(jù)國家的有關規(guī)定，結合實際，編制本公司各門類檔案的保管期限表，經(jīng)公司領導批準后執(zhí)行，并報集團檔案室備案。

（二）定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作在綜合部負責人的主持下，由檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。

...


（三）凡經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應登記造冊，經(jīng)公司主管領導批準后銷毀。檔案銷毀時，必須由兩人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。

七、本辦法自頒布之日起施行。

附件：1.**************
檔案綜合管理分類方案附件1.2.**************3.**************4.**************5.**************6.**************7.**************8.**************9.**************10.**************11**************12.**************13.**************14.**************15．**************16.**************
..
裝飾工程檔案管理辦法設備檔案管理辦法基建檔案管理辦法科研檔案管理辦法文書檔案管理辦法聲像檔案管理辦法人員檔案管理辦法會計檔案管理辦法實物檔案管理辦法檔案庫房管理辦法檔案鑒定、銷毀制度檔案鑒定小組職責檔案保密制度
各部門歸檔圍明細表項目檔案報審表





















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檔案綜合管理分類方案


為適應公司檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實體分類，實現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標準化和規(guī)化，促進公司檔案業(yè)務管理水平的提高，根據(jù)國家檔案印發(fā)的《企業(yè)檔案工作規(guī)》和《市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實施細則》，結合我司實際情況制定本方案。

一、分類原則

1.以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司職能，結合檔

案容和檔案的載體形態(tài)特點，便于科學管理和開發(fā)利用。
2.本公司全部檔案分為九類，分別用0-9阿拉伯數(shù)字按順序編大類代字。
3.大類下的屬類用“.阿拉伯數(shù)字”作類目號，從左至右稱為一級類


目、二級類目、三級類目。類目級數(shù)根據(jù)檔案材料的數(shù)量和容需要決定。
4.本方案適用我司全部檔案的分類、組卷和排架管理。二、類別設置

（一）各大類檔案類目號

0．裝飾工程類（含工程、軟裝、設計）

1．設備儀器類

2．基建類

3．科研類

4．文書檔案

5．聲像檔案類
...


6．人員檔案類

7．會計檔案類

8．實物檔案類
（二）各級檔案類目

0.裝飾工程

0.2010.1.0工程項目

0.2010.1.0.1工程項目管理類

0.2010.1.0.2工程項目經(jīng)濟類

0.2010.1.0.3工程項目技術類0.2010.1.1軟裝項目

0.2010.1.1.1軟裝項目管理類

0.2010.1.1.2軟裝項目經(jīng)濟類

0.2010.1.1.3軟裝項目技術類0.2010.1.2設計項目

0.2010.1.2.1設計項目管理類

0.2010.1.2.2設計項目經(jīng)濟類

0.2010.1.2.3設計項目技術類

備注：包含軟裝、工程、設計的項目，納入工程項目歸檔。

1.設備儀器檔案

1.1辦公設備

1.2動力交通設備（發(fā)電機、汽車等）

2.基建檔案2.1房屋產(chǎn)權2.1.1


2.1.2
...


2.1.3

2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4
3．科研類
3.1**施工課題研究3.2**設計課題研究
4.文書檔案（按年度-保管期限）5．聲像檔案類5.15.1.15.1.25.1.2.15.1.2.25.1.2.35.1.2.45.1.2.55.1.2.65.1.2.75.25.35.4
照片底片正片
公司建設面貌
人物（領導班子、勞模等）各種會議照片
領導參觀、視察照片裝飾工程照片文化娛樂活動
榮譽、證書、紀念品照片錄音帶錄像帶磁盤光盤






5.5
6．人員檔案類
...



7．會計檔案類7.17.27.3
會計報表會計帳簿會計憑證
工資單及其他

7.4
8．8.18.1.18.2

實物檔案類可折疊檔案
錦旗、獎狀、證書不可折疊檔案
獎杯、牌匾、紀念品
8.2.1
三、編號方法

（一）裝飾工程類

裝飾工程檔案按性質分為：裝飾工程項目、軟裝項目、設計項目。在

一個項目中包含工程、軟裝、設計的項目，納入工程項目歸檔。每個項目

組卷按管理類（代號為1）、經(jīng)濟類（代號為2）、技術類（代號為3）文件

次序排列。

編號方法：大類+年份+一級屬類+工程類別+組卷類+流水號。

示例1：0.2010.1.0.1_01

工程項目管理類第一卷
管理類第一卷

管理類

工程類

當年工程項目立檔順序號

工程發(fā)生年度

裝飾工程項目

...


示例2：0.2010.1.0.2_01

工程項目經(jīng)濟類第一卷
經(jīng)濟類第一卷

經(jīng)濟類

工程類

當年工程項目立檔順序號

工程發(fā)生年度

裝飾工程項目

示例3：0.2010.1.0.3_01

技術類第一卷
技術類第一卷

技術類

工程類

當年工程項目立檔順序號

工程發(fā)生年度

裝飾工程項目

說明：第一個箭頭“0”，代表屬于產(chǎn)品類“工程項目”。

第二個箭頭“2010”代表年份。

第三個箭頭“1”代表2010年第1份歸檔項目。

第四個箭頭：“0/1/2”：0---代表裝飾工程（表示本項目以裝飾工程為主，但可同時包括軟裝、設計）；1---代表軟裝工程（表示本項目以軟裝工程為主，但可同時包括設計）；2---代表設計項目（表示本項目只有設計）。

第五個箭頭“1/2/3“：1——代表管理類；2——代表經(jīng)濟類；3——代表技術類。

第六個箭頭“01”代表案卷數(shù)

...


（二）設備儀器檔案

設備檔案，按設備種類分類（1.1辦公設備、1.2交通設備、1.3其它），并分別以一級屬類為單位。
1.2010.1－1
編制案卷順序號
二級級類目號(辦公設備
購買設備年度
大類代號(設備檔案
（三）基建類
基建檔案，按房屋產(chǎn)權和產(chǎn)權房發(fā)生的租賃分類（不按年度劃分）2.1房屋產(chǎn)權2.1.1-1
編制案卷順序號
二級類目號（盤福路）
一級類目號（辦公樓）
大類代號(基建檔案
2.2租賃管理2.2.1-1
...







。








編制案卷順序號：按租賃時間先后組卷
二級類目號（盤福路）
一級類目號（租賃）
大類代號(基建檔案
2.2租賃管理2.2.4-1
編制案卷順序號：按房號及租賃時間先后組卷二級類目號（裝飾大廈）
一級類目號（租賃）
大類代號(基建檔案
（四）科研檔案
3.2010.1-1
編制案卷順序號
二級類目號（當年第一個課題）
科研立項年度
大類代號(科研檔案
（五）文書檔案
文書檔案應按照分類方案（年度+保管期限＋件號）進行分類，以件為..




















.

單位整理，在最低一級類目編件號（順序號），即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫全宗號、年度、保管期限、室編件號、或問題，樣式如下：

（全宗號）

（年度）（保管期限）
（室編件號）（館編件號）
（或問題）

件號的編寫規(guī)則：每年按“永久”、“長期”（30年）、“短期”（10年）三種保管期限編三個流水順序號。每一種保管期限里的件號按照發(fā)文時間先后順序排列。

（六）聲像檔案，按載體分類（5.1照片檔案：5.1.1底片、5.2.1正片（正片與其來源的底片或電子文本的存放位置應編制參見號）、5.2錄音帶、5.33錄像帶、5.4磁盤、5.5光盤），并分別編制案卷順序號。


1.底片
底片：不分屬類，按照接收時間先后編流水順序號，裝滿一冊為一卷。


5.1底片
5.2012.1.1-01
號

案卷順序號（第1本底片冊）

三級屬類（照片檔案）

二級屬類（形成年度）

大類代號（聲像檔案）

5.2正片

5.2012.2.1-01
...


案卷順序號（第1本底片冊）

三級屬類單位建設面貌照片

三級屬類（正片）

二級屬類（形成年度）

大類代號（聲像檔案）

（七）人員檔案

已故人員檔案，即本公司在編已故人員的人事檔案。按接收時間先后

結合姓氏筆劃編制案卷順序號。

6.2010.01
案卷順序號（第1卷）已故年度

大類代號(已故人員檔案


(八會計檔案
在一級類目下分為二級屬類：一級類目為會計業(yè)務類別，二級類目為會計檔案類別。一級屬類按會計報表、賬薄、憑證及其它分類（7.1會計報表、7.2會計賬薄、7.3會計憑證、7.4工資單及其它）。

編制案卷順序號時憑證以年度為單位，一年一個流水號；其他各類不分年度，各按一個大流水順序編號。

（九）實物檔案


8.1可折疊檔案8.2不可折疊檔案
附件2



**************

...


裝飾工程檔案管理辦法


工程檔案是指公司承接的裝飾裝修工程項目，包括工程、軟裝、設計

項目。為了規(guī)工程檔案管理行為，真實反映公司承包裝飾工程的記錄，特

制定本工程檔案管理辦法。

一、歸檔圍

（一）管理性文件

1、工程洽談記錄、委托書、項目啟動通知書、策劃書等。2、招投標文件。
3、承包、分包合同及其附件。4、材料采購合同。
5、會議記錄、會議紀要。
6、項目運行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。7、項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。8、經(jīng)批準的項目組織架構及補充資料。
9、經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的項目部人力資源資源投入記錄（包括：








投入人員及考勤記錄）。

10、經(jīng)項目經(jīng)理、技術部確認的施工檢測設備、勞保投入記錄。
11、經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的施工固定資產(chǎn)使用設備、辦公設施投
入記錄。



12、經(jīng)項目經(jīng)理、財務部確認的項目核算表。（二）經(jīng)濟性文件

...



1、工程預、結算和審核文件。2、簽證單。
3、材料確價資料。
4、工程款項收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務部關于收到該款的說明
或簽名）。




5、工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項目部關于支出該款的說明或
簽名）。


6、與分包單位、材料供應商的結算確認單。7、發(fā)包單位確認的結算單。8、項目結算審定會簽單。9、項目結算款收清會簽單。
10、出具給分包單位或材料供應商分包結算金額的結算函。11、甲方提供的工期延期證明。
12、分包單位或材料供應商違反合同約定的處罰單。13、分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。14、項目后評估報告。
（三）技術性文件









1、施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨
時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證

明、辦理社保調劑資金證明等。

2、圖紙會審記錄。
...



3、施工組織方案、專項方案、現(xiàn)場應急處置方案、開工報告。4、材料合格證、材料試驗報告。


5、設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。6、專項技術交底、工人安全教育、隱蔽工程驗收記錄。7、分項、分部、單項工程質量檢查、評定。8、施工日志、安全日志。
9、竣工驗收證明、驗收報告、消防驗收證明或備案、環(huán)境空氣檢測證
明。





10、施工圖、竣工圖。
11、施工過程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬以上項目
由專業(yè)公司拍攝，1000萬以下項目由項目部拍攝）。


二、歸檔時間

（一）委托書、主合同、投標文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂

后一個月，完成歸檔。

（二）軟裝、施工項目在工程竣工后三個月歸檔。設計項目，圖紙?zhí)?br/>
交完畢后兩個月歸檔。在該規(guī)定的時間未完成的經(jīng)濟性文件、項目核算表

及項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月歸檔。

三、歸檔流程

（一）一線部門，按項目整理好檔案，填寫《項目檔案報審表》（CB-05-1，


CB-05-2，CB-05-3）報經(jīng)技術部審核同意后，再移交檔案室。歸檔回執(zhí)一式
三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術部、一線部門。
（二）二線部門（技術部、財務部），按規(guī)定整理好檔案，填寫《項目

檔案報審表》（CB-05-4），再移交檔案室。歸檔的回執(zhí)，最終一式兩份，檔

...


案室自留一份，另一份由檔案室反饋給技術部或財務部。綜合部每月歸檔一次，歸檔目錄交總經(jīng)理簽名后退還綜合部。

四、檔案整理

（一）歸檔單位

一個建筑物為一個項目，圍繞這個建筑物開展的工程都納入該項目，檔案以項目為單位組卷。

（二）建立檔案關鍵詞

由檔案室提出系列檔案文件關鍵詞的建議，報技術部審核。檔案室根據(jù)審定后的意見，在整理每份文件時，列出關鍵詞。原則上，一份文件的關鍵詞不超過三個。

（三）檔案的組卷

裝飾工程檔案按性質分為：裝飾工程項目、軟裝項目、設計項目。在

一個項目中包含工程、軟裝、設計的項目，納入工程項目歸檔。每個項目

組卷按管理類（代號為1）、經(jīng)濟類（代號為2）、技術類（代號為3）文件

次序排列。

編號方法：大類+年份+一級屬類+工程類別+組卷類+流水號。

五、監(jiān)督管理

（一）各部門每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結。

七、歸檔期限表

序號

名稱
管理性文件
工程洽談記錄、委托書、項目啟動通知書、策劃書等。
保管期限
一

1長期
...


2345678

招投標文件。
承包、分包合同及其附件。材料采購合同。
會議記錄、會議紀要。
項目運行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。項目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。經(jīng)批準的項目組織架構及補充資料。
長期長期長期長期長期長期長期
9

1011

經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的項目部人力資源資源投入記錄（包長期括：投入人員及考勤記錄）。
經(jīng)項目經(jīng)理、技術部確認的施工檢測設備、勞保投入記錄。長期經(jīng)項目經(jīng)理、綜合部確認的施工固定資產(chǎn)使用設備、辦公設施投入記錄。
經(jīng)項目經(jīng)理、財務部確認的項目核算表。
經(jīng)濟性文件
工程預、結算和審核文件。簽證單。
材料確價資料。
工程款項收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務部關于收到該款的說明或簽名）。
工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項目部關于支出該款的說明或簽名）。
與分包單位、材料供應商的結算確認單。發(fā)包單位確認的結算單。項目結算審定會簽單。項目結算款收清會簽單。
出具給分包單位或材料供應商分包結算金額的結算函。
甲方提供的工期延期證明。
分包單位或材料供應商違反合同約定的處罰單。分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。項目后評估報告。技術性文件
施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲

長期

12（二）
1234

長期長期長期長期長期長期

5

長期

67891011121314（三）
1

長期長期長期長期長期長期長期長期長期
長期


...



23456789

排放證、質監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證明、辦理社保調劑資金證明等。
圖紙會審記錄。
施工組織方案、專項方案、現(xiàn)場應急處置方案、開工報告。材料合格證、材料試驗報告。
設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。專項技術交底、工人安全教育、隱蔽工程驗收記錄。分項、分部、單項工程質量檢查、評定。施工日志、安全日志。
竣工驗收證明、驗收報告、消防驗收證明或備案、環(huán)境空氣檢測證明。
施工圖、竣工圖。

長期長期長期長期長期長期長期長期

10

長期
11

施工過程中（隱蔽）的DV、竣工后拍攝的相片（1000萬以上長期項目由專業(yè)公司拍攝，1000萬以下項目由項目部拍攝）。
附件3


**************

設備檔案管理辦法


...


設備檔案(大類代字1是指與本公司購置、引進的大型、精密設備儀器密切相關，有長期查考、利用價值的文字、圖表等檔案。

一、歸檔圍

購買的設備儀器必須是在全公司圍長期使用，其文件材料有長期查考利用價值的。

二、歸檔要求

（一）設備檔案的歸檔單位為綜合部。

（二）歸檔部門負責將設備檔案按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，整理立卷。

（三）設備圖紙按A4紙（210×297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個卷順序號；文字性的材料按問題、時間或重要程度排列，裝訂成冊。

（四）歸檔時間：設備購置驗收后，在設備投入使用后

3個月向公司
檔案室移交。

（五）歸檔份數(shù)：1份（原件）

三、檔案的管理

（一）設備檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，主管部門和個人不得私存。

（二）公司檔案室根據(jù)本公司《檔案分類方案》，按采購報批文件材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、設備運行維修、隨機圖樣等順序，對設備檔案進行分類、編號、排列。

（三）設備開箱，由主管部門通知公司檔案室參加驗收。設備檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，公司檔案室不予驗收。

...


（四）設備檔案的保管期限不能短于設備的使用壽命。

四、保管期限表



序號


歸檔圍
設備儀器(辦公設備及用品、機動車等購置的申請報
保管期限

1辦公設備類
告、批復、招投標、合同及有關業(yè)務聯(lián)系文件，設備說明、圖紙，安裝調試、檢測驗收等文件材料，報廢申請及批復。
30年


2交通設備類機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料30年
附件4


**************

基建檔案管理辦法


...


基建檔案(大類代字2是指我公司各種建筑物、構筑物、地上、地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和使用、維修中形成的，有查考利用價值的文字、圖表等檔案。

一、歸檔圍

公司立項的裝修、改造等基建工程項目的請示、批復，項目招標、評估、水文地質、施工、竣工、驗收的圖紙資料；

二、歸檔要求

（一）基建檔案的歸檔單位為工程部。

（二）歸檔部門負責將工程所形成應歸檔的文件材料收集齊全，按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，整理立卷。

（三）工程圖紙按A4紙（210×297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個卷順序號；文字性的材料按問題、時間或重要程度排列，裝訂成冊。

（四）歸檔時間：由主管部門整理立卷，并在工程竣工驗收后

3個月
向檔案室移交。

（五）歸檔份數(shù)：2份（原件）

三、檔案的管理

（一）基建檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

（二）公司檔案室根據(jù)本公司《檔案分類方案》，按工程報批、工程設計、工程施工、工程竣工驗收材料等順序，對基建檔案進行分類、編號、排列。

（三）工程竣工驗收時，由工程部通知公司檔案室參加驗收，工程檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，檔案室不予驗收。

...


四、基建檔案保管期限表

序號一1234567二123456三12345678

歸檔圍
立項文件項目建議書
項目建議書審批意見及前期工作通知可行性研究報告及附件可行性研究報告審批階段
關于立項有關的會議紀要、領導講話專家建議穩(wěn)健
調查資料及項目評估研究材料建設用地、征地、拆遷文件選址申請及選址規(guī)劃意見通知書
用地申請報告及縣級以上城鄉(xiāng)建設用地批準書拆遷安置意見、協(xié)議、方案等建設用地規(guī)劃許可證及其附件劃撥建設用地文件國有土地使用證
勘察、測繪、設計文件工程地質勘察報告
水文地質勘察報告、自然條件、地震調查建設用地釘樁通知單（書）地形測量和撥地測量成果報告
申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書初步設計圖紙和說明技術設計圖紙和說明
審定設計方案通知書及審查意見
有關行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關協(xié)議施工圖及說明

保管期限
永久永久永久永久永久永久長期
永久永久長期永久永久永久
永久永久永久永久永久長期長期長期永久

9


10長期
...


1112四123456五12

設計計算書
政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見招投標文件
勘察設計招投標文件勘察設計承包合同施工招投標文件施工承包合同
工程監(jiān)理招投標文件監(jiān)理委托合同開工審批文件
建設項目列入年度計劃的申報文件
建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表
規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙建設工程規(guī)劃許可證及其附件建設工程開工審查表建設工程施工許可證
投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明工程質量監(jiān)督手續(xù)財務文件
工程投資估算手續(xù)工程設計概算材料施工圖預算材料施工預算
建設、施工、監(jiān)理及負責人
工程項目管理（項目經(jīng)理部）及負責人工程項目監(jiān)理（項目監(jiān)理部）及負責人
工程項目施工管理（施工項目經(jīng)理部）及負責人監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理月報中的有關質量的問題

長期
永久
長期
長期
長期
長期
長期
長期
永久
永久

345678六1234七1231

永久
永久
永久
永久
長期
長期
短期
短期
短期
短期
長期
長期
長期
長期
2長期
...


34567891011121312345678910111213

監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題工程開工/復工審批表工程開工/復工暫停令不合格項目通知
質量事故報告及處理意見工程竣工決算審核意見書工程延期報告及審批
合同爭議、違約報告及處理意見合同變更材料工程監(jiān)理竣工總結質量評價意見報告建筑工程綜合管理記錄
地基與基礎工程施工及驗收記錄主體工程施工及驗收記錄裝飾裝修工程施工及驗收記錄屋面工程施工及驗收記錄設備安裝工程綜合管理記錄給排水工程施工及驗收記錄電氣工程施工及驗收記錄消防工程施工及驗收記錄智能工程施工及驗收記錄
通風與空調工程施工及驗收記錄燃氣工程施工及驗收記錄
室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件竣工驗收文件工程竣工總結工程概況表工程竣工總結竣工驗收記錄

長期
長期
長期
長期
長期
長期
永久
永久
長期
長期
長期
長期
永久
永久
永久
永久
長期
長期
長期
長期
長期
長期
長期
長期

八（一）
12（二）


永久
永久
...


1（1）（2）（3）（4）（5）（三）
12（四）
1（1）（2）
23（1）（2）九（一）
1（1）
a

建筑安裝工程
單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄竣工驗收證明書竣工驗收報告
竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）工程質量保修書財務文件決算文件


永久
永久
永久
永久
永久

永久
交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表聲像、縮微、電子檔案聲像檔案工程照片


永久
永久
永久
錄音、錄像材料縮微品電子檔案光盤磁盤竣



永久
永久
永久
永久
工圖

建筑安裝工程竣工圖綜合竣工圖綜合圖

總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）豎向布置圖

永久

bcde(2a

永久
室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖設計總說明書室外專業(yè)圖室外專業(yè)圖室外雨水


永久
永久
永久
永久
b永久
...


cdefghijklmn3(1(2(3(4(5(6

室外污水室外熱力室外燃氣室外電訊室外電力室外電視室外建筑小品室外消防室外照明室外水景室外道路室外綠化專業(yè)竣工圖建筑竣工圖結構竣工圖
裝修（裝飾）工程竣工圖
電氣工程（智能化工程竣工圖及排水工程（消防工程）竣工圖采暖通風空調工程竣工圖燃氣工程竣工圖

永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久
永久永久永久永久永久永久永久
(7
附件5


**************

科研檔案管理辦法


為了提高公司科學研究類檔案的質量和管理水平，加強收集和管理，做
...


好原始資料和技術資料的歸檔工作，有效地保存和利用檔案，制定本規(guī)。

一、基本原則

1、凡在科學技術研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、
圖表、電子文件數(shù)據(jù)和聲像等不同載體材料，均屬科研檔案。


2、科研檔案必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保其完整、準確、系統(tǒng)和
安全，以便于開發(fā)利用。


3、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研實踐活動的重
要環(huán)節(jié)，必須納入公司科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關人員的職責圍之中，

與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合。實行科研工作和建檔工

作“四同步”管理，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查科研計劃進

度與檢查科研文件材料形成、積累情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、

鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題

歸檔的證明材料同步。

4、要努力實現(xiàn)科研檔案工作從經(jīng)驗管理到科學管理轉變，并逐步采用先
進管理技術手段，大力開發(fā)檔案信息資源。

二、歸檔圍

1、歸檔的科研管理和科研實踐過程中形成的文件材料有當前與長遠具有
參考價值和憑證作用。


2、歸檔的科研文件材料必須反映科研管理、科研項目（課題）活動的全
過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，

照顧不同學科、專業(yè)的特點和成套性

3、歸檔的重點是公司承擔的科研項目（課題）各個階段形成的不同載體
...


的文件材料，特別是研究試驗階段形成的作為研究結果依據(jù)的原始材料。

4、取得負結果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應歸檔。
5、歸檔的主要容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報
獎勵、推廣應用等方面，具體歸檔圍見附表。


三、歸檔驗收

1、課題結束后課題組負責人主持整理文件材料，課題組負責人填寫歸檔
說明書，放入每個研究課題第一盒目錄之前。科研部門兼職檔案員將形成積

累的全部文件材料按要求與課題組的業(yè)務性文件匯總整理。

2、移交時填寫移交目錄一式兩份，連同整理好的文件材料一并向檔案室
移交，經(jīng)檔案室清點無誤后交接雙方在移交目錄上簽字，各執(zhí)一份存查。


3、歸檔時間：研究課題在鑒定驗收后兩個月歸檔。暫不申報或中斷、停
止的研究課題，在課題結束或中斷、停止后兩個月歸檔。

四、科研檔案歸檔圍和保管期限表

序號

歸檔文件保管期限
一綜合

1科研行政管理文件材料

長期長期
2科研計劃管理文件材料
...


3科研成果管理文件材料4科研經(jīng)費管理文件材料5申報科研基金及有關批復6學會工作（學術活動）材料二
科研準備階段

長期長期長期短期
1課題報告與課題調研論證材料2任務書、合同、協(xié)議書3課題研究計劃、設計
4計劃執(zhí)行情況、計劃調整或撤銷報告5課題投資和預、決算材料三研究實驗階段
1實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄2數(shù)據(jù)處理材料、包括計算機處理材料3設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖等）4研究工作階段小結、年度報告
5配套的照片、底片、光盤、錄音錄像帶、幻燈片、影片拷貝等6樣品、標本等實物的目錄四總結鑒定階段
1研究報告、研制報告2論文專著3工藝技術報告4技術訣竅報告5專家評審意見
6鑒定會材料（鑒定代表、會議記錄、鑒定意見）7鑒定證書8推廣應用意見9課題工作總結五申報獎勵階段

長期永久長期短期短期

永久永久永久長期永久永久

永久永久永久永久永久長期永久長期長期



1研究成果登記表2科研成果報告表
...




3科研成果獎勵申報與審批材料
4科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件5專利申請書或證書的原件或影印件六推廣應用階段1轉讓合同、協(xié)議書2生產(chǎn)定型鑒定材料
3成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見4推廣應用方案及實施情況
5擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件6成果宣傳報導材料

永久永久短期長期長期短期長期

7對外學術交流材料
附件6


**************

文書檔案管理辦法


...


一、總則

（一）凡反映本公司黨、政、工、婦、團工作，具有保存價值的各種文件材料（包括上級黨政單位頒發(fā)的文件），按照規(guī)定的制度立卷歸檔的，都是文書檔案(大類代字4。

（二）為便于當前和長遠的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、發(fā)文、部請示報告）必須按年及時、完整地向綜合檔案室移交，任何個人

不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。綜合檔案室負責依照文書歸檔圍進行甄別、整理、歸檔，實行集中統(tǒng)一管理。

二、歸檔與不歸檔文件材料圍及處理辦法

（一）文件材料的歸檔圍


1、反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司工作、國家
建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
2、本公司工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；


3、本公司需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位
報送的重要文件材料；
4、其他對本公司工作具有查考價值的文件材料。（二）文件材料的不歸檔圍


1、上級單位的文件材料
（1）普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料；（2）任免、獎懲非本公司工作人員的文件材料；（3）供工作參考的抄送件等；（4）上級單位征求意見的未定稿文件。


...



2、本公司文件材料
（1）本公司文件材料中的重復件；（2）無利用價值的事務性、臨時性文件；（3）一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；（4）公司部互相抄送的文件材料；
（5）本公司負責人兼任外單位職務形成的與本公司無關的文件材料；（6）有關工作參考的文件材料；
（7）部門部事項的呈批請示，如購買辦公用具的申請和會議通知等。



3、同級單位和非隸屬單位的文件材料
（1）參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；
（2）不需要貫徹執(zhí)行的文件材料；（3）不需辦理的抄送文件材料。


（三）本公司形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔圍和檔案保管期，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

（四）對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要按國家《電子文件管理規(guī)》進行相應歸檔。應歸檔紙質文件材料中，有發(fā)文稿紙、文件呈批表的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

（五）聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦單位歸檔，其他單位將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

（六）應歸檔的文件材料，各部門應于文件閱辦完畢及時交檔案室歸檔。檔案室按照《歸檔文件整理規(guī)則》對文件進行分類、保管。

...


（七）屬于歸檔圍的文件材料，未經(jīng)綜合部直接發(fā)到各部門的，接收部門應將文件交綜合部辦理收文手續(xù)，按規(guī)定歸檔。

（八）經(jīng)檔案室鑒定不屬歸檔圍的文件材料作為資料保管5年。銷毀資料時，可采取簡便方法進行登記（如在收發(fā)文登記簿上加蓋“銷毀”章，不需另造冊），經(jīng)公司領導批準后銷毀。

三、文件歸檔整理要求

（一）屬歸檔圍的文件材料，須整理編目后集中統(tǒng)一保管。

（二）歸檔文件按件方式整理。具體按年度－保管期限方式分類排列。

（三）文書檔案整理總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。方法如下：

歸檔文件按年度區(qū)分開。跨年度的請示與批復，放在復文年度；沒有復文的請示，放在請示年度；計劃、預算、決算、總結、報告、統(tǒng)計報表，應放在文件容針對的年度；長遠規(guī)劃應放在文件容針對的第一年；跨年度的總結、報告，應放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，應放在結案的一年；跨年度的會議文件，應放在會議結束的年度；其他文件，應放在文件材料形成的年度。

（四）文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依

序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，

定稿在后；轉發(fā)件在前，原件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在

定稿之后；其它文件材料按文件重要程度、發(fā)文單位或形成時間先后排列。

（五）文件要按A4標準紙（297mm*210mm）折疊取齊。小于A4或裝訂線外側有文字的文件及領導人和承辦人注有重要意見的紙條和殘破的文字均要托裱。

（六）每份公文材料需在首頁右上角加蓋檔號章，并逐件編件號。

...


（七）匯編檔案目錄一式兩份，作為檔案室基本的檢索工具。檔案目錄應具有《全宗說明》、《歸檔文件目錄》兩部分。

《全宗說明》的容包括：本公司工作職能、年度工作概況、組織設置與變化情況；本公司黨、政主要領導人任職及其變更情況；本年度文書檔案整理情況（含檔案數(shù)量、文件材料完整與否、有何缺陷和問題等）。

四、保管期限

（一）文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般為

30年、
10年。
（二）凡屬反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管，主要包括：


1、本公司召開黨、政重要會議、舉辦重大活動等形成的重要文件材料；2、本公司制發(fā)的方針政策、法規(guī)性的文件；
3、本公司及其部職能部門重要活動形成的年度或年度以上的工作計
劃、總結、報告等；



4、本公司演變、人事任免等文件材料；
5、受縣級（含）以上表彰、重大問題處分等文件材料；6、職工、黨員名冊；
7、重大外事活動中形成的主要文件材料；
8、黨和國家領導人、上級單位領導視察、檢查本公司工作時的重要指示、講話、題詞等材料；





9、本公司檢查下級單位的工作、調查研究形成的重要文件、統(tǒng)計報表、
統(tǒng)計分析及審計等文件材料；
10、本公司關于重要問題的請示與上級單位的批復；

...



11、本公司房屋買賣、土地征用、辦公用房建設、搬遷、租賃的重要
合同協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

12、本公司編寫的大事記、年鑒、組織沿革等；
13、上級單位召開的需要貫徹執(zhí)行的主要會議文件材料；
14、上級單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件；15、同級單位關于重要業(yè)務問題的來函、請示及本公司的復函、批復
等文件材料。



（三）凡是反映本公司一般工作活動，在一定時期對本公司工作有查考利用價值的文件，列為定期保管，主要包括：


1、本公司職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
2、本公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性會議的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事務性文件材料；
5、本公司關于一般性問題的請示與上級單位的批復、批示，一般性工
作報告、總結、統(tǒng)計報表等；





6、上級單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件
材料；
7、上級單位和同級單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件
材料；


8、同級單位關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本公司的復函、批復
等文件材料。
四、**************
文書檔案保管期限表
容
保管期限

序號

...


一1

黨委文件
黨委的請示、批復、工作報告、計劃、總結、決議、決定、換屆選舉結果等
黨委成員任免的文件材料
黨委會議的會議紀要、會議記錄等黨組織介紹信、黨員名冊
批準加入黨組織的黨員預備期、到期轉正黨員等文件材料黨工作年報表
紀檢、監(jiān)察工作中形成的重要的綜合性報告、調查材料
本公司處理的有領導批示的對本公司行政行為及個人投訴的群眾來信來訪的文件材料
黨委在工作活動中形成的重要文件材料
紀檢、監(jiān)察工作中形成的一般的綜合性報告、調查材料黨委在工作活動中形成的一般文件材料工會、團組織、婦委會
工會、團組織的決定、記錄、議程、領導人講話、討論通過的文件、工作報告、總結、換屆選舉結果


永久

2345678

永久永久永久永久永久永久永久

91011

30年30年10年
二


1

永久永久

2
團員、工會會員名冊，年度報表，共青團組織介紹信，批準加入團、工會組織的文件材料
工會、團組織、婦女工作委員會在工作活動中形成的報告、總結等重要文件材料
工會、團支部換屆請示的批復
工會、團組織在工作活動中形成的報告、總結等一般文件材料婦女工作活動中形成的一般文件材料行政工作
本公司召開的工作會議、專題會議形成的文件材料
請示、批復、通知、、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等
經(jīng)驗材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道等
聯(lián)合召開會議的文件材料
本公司為主辦的
3

30年

456三

30年
10年
10年

1

1.1

永久

1.2


30年

2

2.1
...


2.1.1
召開工作會議、專題會議的請示、批復、通知、、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要等文件材料
永久

2．1.2召開工作會議、專題會議的經(jīng)驗材料、典型材料、代表發(fā)言材
料、交流材料、簡報、新聞報道等2.1.32.22.1.1

30年

會議的參考材料本公司為協(xié)辦的
召開工作會議、專題會議的請示、批復、通知、、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本
召開工作會議、專題會議的經(jīng)驗材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道的復制件或副本
上級單位、上級領導檢查、視察本公司工作時形成的文件材料領導題詞、領導講話、指示、聲像等重要材料接待安排、座談會討論記錄等一般材料
本公司制定的普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、承辦大型會議等文件材料
本公司在工作中形成的請示與上級單位的批復、批示等方針政策性重要業(yè)務問題的一般性業(yè)務問題的
同級單位、下級單位的業(yè)務問題來函、請示與本公司的復函、批復等文件材料
方針政策性重要業(yè)務問題的一般性業(yè)務問題的
單位聯(lián)合行文的請示、批復、通知、講話、總結、決議、決定等文件材料本公司為主辦的
方針政策性重要業(yè)務問題的一般性業(yè)務問題的本公司為協(xié)辦的
方針政策性重要業(yè)務問題的一般性業(yè)務問題的
本公司編輯、編寫的文件材料大事記、組織沿革、勞動志等


10年
30年

2.1.2


10年

3

3.13.24


永久30年永久

5

5.15.2

永久30年
6

6.16.2

永久30年
7

7.17.1.17.1.27.27.2.17.2.2

永久30年
30年10年
8

8.1永久
...


8.28.39

反映主要職能活動的出版物定稿和樣本
簡報、情況反映、工作信息等一般性文獻匯編本公司制定的工作制度、程序、規(guī)定等
本公司重要業(yè)務或行政工作的工作總結、報告、計劃、統(tǒng)計、調研等文件材料
年度和年度以上的計劃、總結、統(tǒng)計材料半年的、季度的計劃、總結、統(tǒng)計材料重要職能活動的總結、重要專題的調研材料一般活動的總結、一般問題的調研材料上級單位制發(fā)的文件材料

永久10年永久
10

10.110.210.310.4

永久10年永久10年
11


11．1直屬上級單位制發(fā)的，屬于本公司主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的文
件材料11．1.1重要業(yè)務文件11．1．2一般文件材料
11．2直屬上級單位制發(fā)的，非本公司主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件
材料
12
同級單位和不相隸屬單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料
單位之間協(xié)商工作的往來文件材料下級單位或部門報送的文件材料
永久10年10年


10年


13

10年
14

14．1重大問題的專題報告
14．2年度和年度以上的計劃、總結、報告、統(tǒng)計材料

30年10年
15

本公司到外單位考察、友好往來、交流、參加會議等外事活動形成的文件材料
永久

15．1本公司與外單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、備忘錄，重要的會
談記錄、紀要等
15．2一般活動的審批手續(xù)、日程、考察報告、一般性會議記錄
16

30年永久
本公司房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料本公司接待工作的計劃、方案
17

17．1重要的


30年10年
17.2一般的
...




181920
本公司工作匯報材料本公司財務預算
單位物資（辦公設備用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招投標、采購等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料
職工承租、購置本公司住房的合同、協(xié)議等
本公司干部、職工住房情況統(tǒng)計、調查表、住房申請
本公司與有關單位簽約的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料重要的一般的
30年

30年

30年永久




2122
23
30年

23.1

永久

23.2

10年

24

本公司國有資產(chǎn)管理的登記、統(tǒng)計、核算、交接等文件材料
重要的一般的
24.1

永久

24.2

10年

25

26

27

本公司承辦的大型會議的代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道
本公司代上級單位起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最終草稿
本公司學術活動中形成的文件材料
30年

30年

10年
附件7


**************

聲像檔案收集管理辦法


...


一、總則

（一）為加強我公司的聲像檔案(大類代字5管理工作，根據(jù)《中華人民國國家標準照片檔案管理規(guī)》（GB/T1181289）及《中華人民國行業(yè)標準磁性載體檔案管理與保護規(guī)》（DA/T1595，制定本辦法。

（二）本辦法所稱的聲像檔案是指本公司在重大事件或重要活動的，以靜止和動態(tài)攝影、攝像、錄音為主要反映方式的具有保存價值的歷史記錄。聲像檔案一般包括底片、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤和說明七部分。

（三）聲像檔案是直觀生動地記錄和反映公司社會活動的真實記錄，是維護和再現(xiàn)公司主要人和事及管理情況的歷史真實面貌的重要依據(jù)，是國家檔案的一個重要組成部分。任何單位及其工作人員都有保護、收集聲像檔案的權利和義務。

（四）公司聲像檔案工作實行統(tǒng)一管理，分級負責的體制。辦公室對

各部門聲像檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，各部門指定兼職檔案員負責收

集和整理本處產(chǎn)生的聲像檔案，并于活動結束后1個月之移交綜合檔案室。

檔案室負責統(tǒng)一規(guī)管理。各部門對本處移交的聲像檔案可隨時優(yōu)先利用。

（五）各部門應建立并認真執(zhí)行聲像檔案歸檔制度，將其納入本部門的職責圍及有關人員的崗位責任制，并將聲像檔案作為日常事務進行廣泛、認真的收集管理。

二、歸檔圍及處理辦法

（一）收集圍


1、反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像材料；
2、上級領導人和著名人物參加本公司有關重要活動形成的聲像材料；3、本公司召開全公司性重要會議形成的聲像材料；
.
.
.





4、記錄本公司發(fā)生的重大事件的聲像材料；
5、本公司組織或參加重要外事活動形成的聲像材料；
6、各個時期公司級領導干部的照片及反映我公司建設面貌的聲像材
料；



7、記錄本公司辦公自動化及其他重要計算機管理系統(tǒng)的程序、相應數(shù)
據(jù)和其他文件的磁盤、光盤等；
8、代表本公司榮獲各種榮譽的獎狀、獎旗、獎杯、牌匾、證件及其他
實物獎品的照片；


9、本公司工作人員獲得市級或以上勞動模、先進工作者的照片；10、本公司舉辦重典、宣傳活動和大型文體娛樂活動的照片；11、其他具有保存價值的聲像材料。（二）收集時間



1、各部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像材料；
2、聲像檔案材料一般應在形成后一個月向綜合檔案室歸檔；
3、綜合檔案室如有特殊需要可臨時征集各部門暫存的聲像檔案。（三）歸檔要求與專兼檔案員職責



1、聲像檔案歸檔必須以部門為單位。各部門形成的有保存價值的聲像
材料，由攝制者整理并編寫文字說明。部門兼職檔案員應當在活動結束后一個月，主動將聲像材料與文字說明收集齊全后一并向綜合檔案室歸檔。


2、綜合檔案室負責檢查并接收聲像檔案。對于各部門移交的不符合歸
檔要求的聲像檔案，兼職檔案員應補齊相關材料再歸檔。若重要聲像材料因部門未及時主動移交而損毀遺失、造成嚴重后果的，責任由兼職檔案員

和各部門負責。

...



3、歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、
準確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律；保持聲像載體與紙質載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系；注意其成套性特點。


4、聲像材料的容必須真實，文字說明必須完整、簡潔，包括事由（容）、
時間、地點、人物、背景、攝制者等六要素：


（1）事由：聲像材料所反映的時間、人物的情由；（2）時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；（3）地點：聲像材料形成的地點；
（4）人物：聲像材料中主要人物的、職務及在照片中的位置；（5）背景：聲像材料形成的背景；（6）攝制者：形成聲像材料的人員及身份。5、感光照片應將正片和底片對應夾好，一起歸檔。
數(shù)碼照片應以JPEG格式的電子文檔歸檔，由檔案室負責挑選有代表性的數(shù)碼照片曬相并實行雙套制保存。歸檔時部門人員應協(xié)同檔案員拷貝該次活動的數(shù)碼相片，并對于重要的數(shù)碼照片應提供詳細文字說明以便檔案員編制照片說明。照片說明的主要容包括本數(shù)碼照片的編號、活動容、主要人物及其職位和在照片上的位置、拍攝人、拍攝時間、備注等；



6、歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。檔案室應經(jīng)過檢測，確定運
轉正常，無病毒、無劃傷、清潔，文件容完整、準確，與說明相符，方可接收。其中計算機軟件要輔以軟件文件，簡要說明磁（光）盤中存貯文件的容、運行的軟、硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性和準確性等。


7、錄音、錄像材料要求聲音清楚、畫面清晰。三、聲像檔案的管理
...


（一）聲像檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得由承辦部門和個人私存。

（二）聲像檔案的分類與編目，統(tǒng)一由綜合檔案室制定的分類方案進行操作。

（三）聲像檔案的整理由綜合檔案室負責，整理方法如下：

1、底片。底片不分屬類，按照接收時間先后編流水順序號，裝滿一冊為一卷。


2、照片
（1）每組照片要編寫“總說明”，每照片編“分說明”；（2）“卷目錄”以照片自然為編目單位，填寫照片檔號和底片號，


“總說明”占一個空行；
（3）照片正片每一要編有檔號；
（4）照片正片各小類合編“檔案目錄”，即有所有各小類的“案卷目錄”和其“卷目錄”合編而成。


3、數(shù)碼照片光盤
（1）每次活動（每項工作）拍攝的數(shù)碼相片要挑選有代表性的沖洗成

紙質照片同步歸檔，數(shù)碼照片應編制照片說明；
（2）將分類整理好的數(shù)碼照片按形成順序，取一定年限或數(shù)量刻錄

到只讀光盤，并編制光盤說明；
（3）光盤刻錄一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。刻錄完成后用黑色油性軟筆在光盤標簽面上寫上光盤檔號。


4、錄音帶、錄像帶
以自然的盒、為保管單位進行整理，同一載體類型按形成時間順序編
...


流水案卷號。

（四）聲像檔案說明由檔案室負責編制，編制方法如下：


1、照片檔案的文字說明要求文字簡潔、語言通順，一般不超過
字，它包括總說明和分說明兩類。一般應以照片的自然為單位編寫說明，一組（若干）聯(lián)系密切的照片應加總說明。凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注＊號。單照片的說明在照片正下方或左、右側書寫。總說明在第一照片的上方書寫。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。底
200

片可插袋與正片對應歸檔。照片的背面應寫上照片號。正片號由分類代號、屬類號、形成年度、案卷號和卷照片的順序號組成。源于數(shù)碼照片的紙質照片，應在“分說明”中的“參見號”出填寫完整路徑的數(shù)碼照片號。


2、磁性載體文件必須以盒（帶、盤）為單位貼上有文字說明的標簽。
磁（光）盤、盒上需標注盤（盒）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標識。錄像帶盒上需標注帶編號、檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級等標識。錄音帶盒上需標注帶編號、檔號、講話人、職務、主要容和錄制日期、密級、講話時間等。

（五）聲像檔案的保管條件

聲像檔案柜不能放置樟腦等揮發(fā)性藥物。聲像檔案需遠離磁場和電器設備，并要定期對聲像檔案做好機讀檢驗和遷移工作。按《電子文件歸檔與管理規(guī)》的要求，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

（六）聲像檔案的保管期限

序號

容保管期限
...


1

上級黨政領導及著名人物參加本公司的重要活動及檢查工作的聲像檔案

永久
23456

記錄本公司發(fā)生重大事件的聲像檔案
反映本公司變遷、職能活動、歷史發(fā)展情況的聲像檔案市級以上勞動模、先進工作者的照片本公司榮譽檔案的照片
本公司召開會議活動形成的聲像檔案重要的，全市性的一般的
永久永久永久永久

永久短期永久短期

789
記錄本公司重要的計算機管理系統(tǒng)的聲像檔案反映本公司文娛活動的聲像檔案
其他具有保存價值的照片、錄音、錄像重要的

永久或長期短期

一般的

附件8


**************

人員檔案管理辦法


已故人員檔案(大類代字7是指本公司已故人員的人事檔案。

...


一、歸檔圍

屬本公司人事部門管理圍的已故人事檔案。

二、歸檔時間

本公司工作人員去世

3個月，由主管部門將其檔案交公司檔案室。
三、檔案管理

（一）按本公司《檔案分類方案》和歸檔時間先后、姓氏筆劃編號、排列、存放。

（二）查閱檔案應經(jīng)人事管理部門批準，辦理借閱手續(xù)，在閱覽室查閱；摘抄的材料，應經(jīng)人事管理部門審核同意方可取走。

四、保管期限

序號

容
已故人員(在編
保管期限
30年

7
附件9


**************

會計檔案管理辦法


會計檔案是指會計報表、帳簿和憑證等會計核心專業(yè)材料，它是記錄

...


和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

一、歸檔圍


(一會計報表：年度會計決算、損益明細表、業(yè)務量、暫收暫付明細
表、會計月、季、年報；

(二會計帳簿：包括總賬、明細帳、固定資產(chǎn)帳卡、現(xiàn)存、現(xiàn)付帳；（三）會計憑證：各種會計憑證及附件；（四）工資冊及其他。

二、歸檔要求。公司每年形成的會計檔案，應由財務部負責整理立卷、裝訂、編制目錄，按會計報表、帳簿、憑證、工資冊及其他，分類依次排列。

（一）會計報表：按年度、季度、月份分別整理立卷；

（二）會計帳簿：無論厚薄，均按本冊為一個保管單位進行整理、立

卷；

（三）會計憑證：將記賬憑證連同原始憑證和原始憑證總表，按時間順序裝訂成冊，一冊為一個保管單位；

（四）工資冊及其他，按年度整理立卷。

三、保管期限

（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為

3年、5年、10年、15年、25年5類。
（二）保管期限表

序號

檔案名稱會計報表類
歸檔圍1年度預算
保管期限
永久
備注
7.1
...



2年度決算
3會計月、季度報表
永久5年


7.2會計賬簿類1日記賬15年

2總賬
3明細分類、分戶賬或登記
簿
4現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬5固定資產(chǎn)明細賬（卡片）


15年15年



25年
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年
15年長期


7.37.4

會計憑證類工資冊其他類


各種會計憑證
1會計移交清冊2會計檔案保管清冊3會計檔案銷毀清冊
15年永久永久



...


附件10


**************

實物檔案管理辦法


一、為加強實物檔案(大類代字9的管理工作，使實物檔案管理科學化、規(guī)化、標準化，根據(jù)《中華人民國檔案法》、《市檔案管理條例》等法律法規(guī)，結合我公司實際，制定本辦法。

二、本辦法所稱實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的與本公司有關的，對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

三、公司綜合檔案室負責對本公司已歸檔的實物檔案進行管理，負責對未歸檔的實物進行監(jiān)督和指導。

四、實物檔案的歸檔圍

（一）本公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

（二）上級領導、知名人士、有關單位贈送給本公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本公司對外交往中獲贈的重要紀念品。

（四）本公司組織的各種重大活動中形成的紀念品。

（五）成立以來使用過的牌、匾。

（六）反映本公司不同階段的工作證、紀念冊、紀念證章等（樣品）。

（七）其它有保存價值的實物。

五、實物檔案歸檔要求

...


（一）應歸檔的實物自形成后的三個月向公司檔案室移交，由于特殊

原因，實物檔案不能存放到檔案室保存的，應先由檔案管理部門拍照登記，

標明存放地點，按規(guī)定存放。

（二）實物檔案要保持整潔、無破損，任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉送他人。檔案部門應定期對實物檔案進行檢查，保障檔案實體的安全。

（三）歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本公司聲像檔案（榮譽照片）的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

（四）本公司對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

六、實物檔案的整理

（一）歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。

（二）歸檔實物的排列：歸檔實物按種類結合歸檔時間進行排列。

（三）歸檔實物的編號：歸檔實物按照《**************檔案綜合管理分類方案》進行編號。

（四）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目。實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。

七、實物檔案的保管

（一）實物檔案應專庫或專柜保管。

（二）存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色。

...


（三）易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護，確保實物檔案完好無損。

八、實物檔案的利用

（一）利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續(xù)。

（二）因舉辦展覽等確實需要使用實物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)，在借出期間如有損壞、遺失或逾期不交還等情況，給予通報批評，并按實物價值予以經(jīng)濟處罰。

（三）珍貴的或不易搬動的實物檔案，只提供實物檔案照片使用。

九、實物檔案保管期限

序號

容
本公司獲得省級或省級以上的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦
旗、榮譽證書、光榮冊等
重要的、具有突破性或特別意義的
保管期限
1
永久長期

一般的

2

本公司獲得市級的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
重要的、具有突破性或特別意義的一般的
永久長期永久



3
上級領導、知名人士、有關單位贈送給本公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
本公司對外交往中獲贈的重要紀念品
本公司組織的各種重大活動中形成的紀念品成立以來使用過的牌、匾
反映本公司不同階段的紀念冊、紀念證章等樣品
4567
永久永久永久永久

...


附件11


**************

檔案庫房管理辦法


一、檔案庫房由專人負責管理，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得入。如
需要查閱檔案資料，必須由檔案管理人員入庫查找，檔案利用者需在閱覽

室借閱。

二、檔案庫房必須堅固，有防盜、防火、防光、防蟲、防潮、防鼠、

防塵、防污染、防高溫等安全設施。需經(jīng)常對去濕機、換氣扇、滅火器、

照明設備進行檢查和保養(yǎng)，使各種設備始終處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)有安全隱患應及時上報和果斷處理。

三、檔案庫房的溫度應保持在

14-24℃，相對濕度應保持在
45%-60%。庫房管理人員每天須調節(jié)庫房的溫濕度，填寫《檔案庫房溫濕度登記表》，并定期對獲得的數(shù)據(jù)進行分析。

四、保持庫房整齊、清潔，使庫房布公司合理，箱柜整齊、美觀。在搬動檔案時，要盡量減少對檔案的磨損和污染。

五、庫房嚴禁吸煙、使用明火以及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護設備無關的物品。

六、檔案資料進庫或調出，必須進行登記、統(tǒng)計，需按規(guī)定填寫《檔案出入庫情況登記表》和《檔案借閱登記表》。

七、每年應對庫存檔案數(shù)量、質量和保管情況進行1-2次檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時報告分管領導處理。

八、庫房管理人員要加強責任心，下班前要檢查庫房、檔案柜箱、門窗、電器是否上鎖關好，確認安全后方可離去。

九、定期檢查檔案的保管情況，對破損的檔案材料及時進行修補。十、庫房管理人員必須嚴格遵守本制度，如因工作疏忽或故意造成檔

案遺失、泄露、損毀等情況將追究當事人的責任并嚴肅處理。

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附件12


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鑒定、銷毀制度


一、根據(jù)**************檔案保管期限的規(guī)定，對已到期的或失去保存價值的業(yè)務檔案應進行鑒定和銷毀。

二、鑒定工作在公司綜合部負責人的主持下，由檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行，鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應當重新確定保管期限。

三、對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司主要負責人批準后銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

四、檔案管理部門應當派2人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

五、銷毀清冊一式兩份，一份送相關的業(yè)務部門備案，一份送本公司檔案管理部門保存。

六、經(jīng)批準銷毀的檔案，應繼續(xù)保存一年，以免因一時疏忽或某些檔案的潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。銷毀時必須在指定的地點集中統(tǒng)一處理，不準出賣或作他用。

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附件13


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檔案鑒定小組職責


一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作方針、政策、法規(guī)和檔案行政管理部門制定的有關規(guī)定、辦法、細則。

二、每年對庫存檔案進行一次保存價值的鑒定和清理工作。

三、對保管期限已滿的檔案，有責任認真進行審核，作出延長保管或銷毀的初步鑒定意見，報主管領導審批。

四、督促專職檔案員做好檔案銷毀的監(jiān)銷工作，并在銷毀清冊上簽名。

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附件14


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檔案保密制度


一、檔案工作是一項重要的機要工作，各級領導和干部、職工，必須嚴格遵守國家《保密法》以及相關保密規(guī)定，嚴守黨和國家的機密，維護檔案的完整與安全。

二、檔案人員應在安全的環(huán)境下整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。

三、不準向無關人員提供或泄露檔案容；不準通過、電子、普通郵政等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準在不利于保密的場合談論涉密檔案容。

四、檔案人員不準私自打印、翻印或復制涉密檔案，不準擅自帶人進入檔案庫房。

五、集中銷毀保管期滿且失去保存價值的檔案，不得作它用。

六、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告領導，當事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節(jié)給予嚴肅處理。

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附件15


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各部門歸檔圍明細表


為了讓各部門清晰本部門需要歸檔的文件容，綜合部從已頒布的《程

序文件》、《作業(yè)指導書》和日常中用到的文件，整理出《各部門歸檔圍明

細表》，供各部門參考。

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