第 1 頁 共 39 頁 行政公文管理制度 三篇

　 篇一：行政公文管理制度 一、目的 為使公司的行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高行政公文處理的效率、質(zhì)量，加強密級公文的保密制度建設(shè)，同時做好對行政公文傳達(dá)、落實的督促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　二、適用范圍 本辦法適用于各職能部門、各子公司可參照本辦法制定相應(yīng)的行政公文處理及督查辦法。

　三、職責(zé)權(quán)限 1、行政管理部是行政公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公司的公文處理、督查，并指導(dǎo)各部門及各分（子）公司的公文處理工作。

　2、各職能部門、分（子）公司負(fù)責(zé)本單位的公文處理及督辦。

　四、管控說明 （一）定義 1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　2、督查工作指對集團(tuán)公司、各分（子）公司內(nèi)部公文、對外發(fā)文、

　 第 2 頁 共 39 頁 外部來文辦理情況的督促檢查。

?。ǘ┌l(fā)文形式 1、凡是制度性的、指導(dǎo)全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報、通知等文件，都要以公司名義發(fā)文。

　2、凡是公司專業(yè)部門開展的日常性工作、組織開展的活動通知、專業(yè)體系內(nèi)的一般性工作通報及部門會議形成的會議紀(jì)要等，可以發(fā)部門文件，但部門文件一律不準(zhǔn)對外行文。

?。ㄈ┕姆N類 1、決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等。

　2、決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。

　3、通告、通知（或公告）——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件、公開發(fā)布全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（內(nèi)部通知用內(nèi)部文件格式、外部通知用公文格式并加蓋公章）

　4、 通報——適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況。

　5、 報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議。

　6、 請示——適用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項。

　 第 3 頁 共 39 頁 7、 函——適用于對外溝通，對內(nèi)用于各公司之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項（工作函、聯(lián)系函）。

　8、 規(guī)定（或辦法）——適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度。

　9、 會議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項。

?。ㄋ模┕母袷郊耙?guī)則 1、公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、主題詞、抄送單位、擬文部門、份數(shù)和印發(fā)日期等部分組成。

?。?）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。

　（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

　（3）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，統(tǒng)一使用標(biāo)宋字體。

?。?）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括代字、年份、序號。

?。?）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

　（6）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　 第 4 頁 共 39 頁 （7）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　（8）對外公文除“會議紀(jì)要”外，以紅頭文件下發(fā)的對外公文均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章（部門文件除外）。

?。?）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

　（10）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位（個人），應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　2、公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，雙面打印，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

　3、部門之間對相關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對外行文。

　（五）發(fā)文辦理及督查 1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。

　2、公文擬稿、發(fā)文 （1）以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政管理部按發(fā)文規(guī)則編號、印制、用印、分發(fā)，同時做好文件簽收登記。文件起草部門在擬文稿紙中明確主送單位、所要發(fā)到的層面及文件中末說明的其它要求。

　 第 5 頁 共 39 頁 （2）以公司各部門名義擬發(fā)的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由所在部門編號、印制、分發(fā)。

　3、簽發(fā)時限 根據(jù)擬發(fā)公文的緩急程度將發(fā)文分為平件、急件、特急件限時辦理。

　（1）平件應(yīng)于擬稿之日起（不包括擬稿日，下同）2 個工作日內(nèi)簽發(fā)。

?。?）急件應(yīng)于擬稿當(dāng)日簽發(fā)。

　（3）特急件應(yīng)在擬稿完成后隨報隨簽。

　4、以公司名義發(fā)送的電子文件，由行政管理部用相關(guān)途徑發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要求及簽發(fā)時限要求進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向行政管理部反饋辦結(jié)情況；以公司部門名義發(fā)送的電子文件，由文件擬發(fā)部門負(fù)責(zé)發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要求及簽發(fā)時限要求進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向文件印發(fā)部門反饋辦結(jié)情況。

?。┌l(fā)文辦理及督查 收文辦理指對公司收到內(nèi)部、外部來文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。凡外來文件，均由行政管理部統(tǒng)一運轉(zhuǎn)；對于公司內(nèi)部來文，由文件制發(fā)單位、部門按審批管理權(quán)限自行運轉(zhuǎn)；對于收到的密級文件應(yīng)減少運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、縮小涉密范圍。

　 第 6 頁 共 39 頁 1、簽收。行政管理部對收到的文件進(jìn)行簽收清點，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文單位查詢，必要時可采取相應(yīng)的處理措施。各部門、各分（子）公司收到行政管理部下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件后要簽收，電子版文件要回復(fù)接收情況。

　2、登記。登記項目包括收文編號、收文日期、發(fā)文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)，并將辦理結(jié)果予以登記。

　3、擬辦。對于外部來文，由行政管理部按文件內(nèi)容和緩急程度填好收文處理單，行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。具體程序如下：

?。?）對于一般性文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。

　（2）對于外部來文及重要性文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。

?。?）對于涉及有關(guān)專業(yè)內(nèi)容的文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出轉(zhuǎn)辦意見，專業(yè)部門負(fù)責(zé)人提出辦理意見，報該部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。

　4、批辦時限。行政管理部根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標(biāo)明緩急程度。

　（1）平件應(yīng)于文件送達(dá)之日起 2 個工作日內(nèi)閱批。

　 第 7 頁 共 39 頁 （2）急件應(yīng)于文件送達(dá)當(dāng)日內(nèi)閱批。

?。?）特急件應(yīng)隨送隨閱批。

　（4）對于綜合性較強，需調(diào)查或需集體研究的事關(guān)重大的文件，最晚在文件要求時限前 2 日閱批完。

　5、傳閱。行政管理部根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，按一定的程序?qū)⑽募瓦_(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或閱示。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件要求及文件辦理時限閱覽并簽署意見。行政管理部要隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳、橫傳。

　6、承辦。行政管理部按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將文件送達(dá)有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反饋情況。

　7、催辦。行政管理部按規(guī)定的時間提前向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時辦理完畢。

?。ㄆ撸┕臍w檔 1、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理（立卷）、歸檔，發(fā)文的擬稿紙（立即銷毀）、正式文件原件、修改稿原件全部存檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　2、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔。

　（八）公文管理

　 第 8 頁 共 39 頁 1、公文由行政管理部、各部門的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

　2、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)相關(guān)部門、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。

　3、銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　4、相關(guān)部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門撤銷時，將需要歸檔的公文整理后，移交行政管理部檔案室。

　5、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文移交、清退。

?。ň牛└絼t 1、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　2、各部門、各分（子）公司按照給定的模板行文，將 LOGO 和公司名稱替換。

　3、本辦法由集團(tuán)行政管理部負(fù)責(zé)解釋。

　附件：1、對內(nèi)文件格式 XZ-BG-001 2、發(fā)文字號 3、對外公文格式（紅頭文件）

　4、公司便簽紙 XZ-BG-002

　 第 9 頁 共 39 頁 5、對外商務(wù)函 XZ-BG-003 6、發(fā)文審批單 XZ-BG-004 7、收文處理單 XZ-BG-005 8、文件發(fā)放記錄 XZ-BG-006 9、文件接收記錄 XZ-BG-007 10、銷毀記錄 XZ-BG-008

　起草：審核：簽發(fā)：

　 第 10 頁 共 39 頁 篇二：行政文書管理制度 制度名稱 行政文書管理制度 受控狀態(tài)

　編

　號

　第 1 章

　總則

　 第 1 條

　目的

　 為了確保文書事務(wù)正確且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　 第 2 條

　定義

　 文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、電報、各種賬簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)類用書與公文。

　 第 3 條

　文書管理要求

　 1.凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)和答復(fù)等，一律以文書的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以準(zhǔn)確和迅速為原則，必須明確責(zé)任。

　 2.須請示審批，即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。

　 3.全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。

　 4.必須嚴(yán)格保守文書的秘密。

　 第 11 頁 共 39 頁

　 第 4 條

　適用范圍

　 本制度適用于公司所有員工。

　第 2 章

　文書的收發(fā)

　 第 5 條

　工作日，文書由主管科室負(fù)責(zé)收發(fā)

　 工作日，文書全部由文書主管科室收發(fā)，并按下列要點處置。

　 1.一般文書予以啟封，分送各部門、科室。

　 2.私人文書不要開啟，直接送收信人。

　 3.須請示審批分送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回文書主管科室。

　 第 6 條休息日，由值班室負(fù)責(zé)文書收發(fā)

　 休息日、節(jié)假日等規(guī)定工作時間外收發(fā)的文書，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交給文書主管科室。

　第 3 章

　文書的處理

　 第 7 條

　文書按機密程度劃分類型

　 1.須請示審批的絕密文書，指極為重要并且不得向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。

　 2.須請示審批的秘密文書，指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。

　 3.外密文書，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

　 第 12 頁 共 39 頁

　 4.普通文書，指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。

　 5.傳閱文書，指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。

　 第 8 條

　文書的閱覽原則

　 1.某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下， 在文書的空白處填寫閱覽后的意見，轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

　 2.有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上傳閱登記簿，按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。

　 第 9 條

　普通文書的處理原則

　 1.由科長以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、照會以及其他必要的處理，或者指定下屬對文書進(jìn)行具體處理。

　 2.如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。

　 3.如果是與各部門、科室有關(guān)聯(lián)的事項，必須經(jīng)與各部門、科室的會議后方能予以處理。

　 第 10 條

　機密文書的處理原則

　1.機密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

　 2.指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書所涉及事項

　 第 13 頁 共 39 頁 的要點，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。

　 3.到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。

　如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定約束。

　 第 11 條

　與各部門、科室相關(guān)文書的處理原則

　 與各部門、科室有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，則可上報或請示上一級領(lǐng)導(dǎo)，由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。

　第 4 章

　文書的請示審批

　 第 12 條

　請示審批的要求

　 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實行或行事。

　 第 13 條

　須請示審批的內(nèi)容

　 1.職務(wù)及重要人事安排。

　 2.各種制度性規(guī)定的變更。

　 3.重要契約的締結(jié)、解除與變更。

　 4.訴訟行為。

　 5.與官方機構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)和申請等。

　 第 14 頁 共 39 頁

　 6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓。

　 7.大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的開支。

　 8.分支機構(gòu)的增編與升格。

　 9.預(yù)算與決算事宜。

　 10.借款、貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更。

　 11.須請示審批重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價出售。

　 12.須請示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改、廢除以及費用開支的修訂。

　 13.有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃。

　 14.其他上述未涉及的重要事項。

　 第 14 條

　須請示審批者規(guī)定

　 須請示審批者為分公司主管、分店主管以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。

　 第 15 條

　請示審批的方式

　 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。

　 第 16 條

　請示審批的內(nèi)容和順序

　 第 15 頁 共 39 頁

　 請示提案文書的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書一式多份，分送有關(guān)部門，如業(yè)務(wù)部門、印刷部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等。

　 第 17 條

　請示提案文書的其他要求

　 1.請示提案文書必須編號，并注明起草或請示者，所屬分支機構(gòu)及部門、 科室，并及時簽名蓋章。

　 2.請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并做出決定，則以請示提案書副本替代批復(fù)返回請示部門執(zhí)行。

　 第 18 條

　請示提案的保管

　 請示提案原本由總務(wù)部、庶務(wù)科保管。

　第 5 章

　文書的制作

　 第 19 條

　文書制作要領(lǐng)

　 1.須請示審批的文書必須簡明扼要，一事一議。語言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。

　 2.起草文書的理由必須做出交代，具明起因以及中間交涉過程，必要時附上有關(guān)資料與文件。

　 3.必須明確起草文書的責(zé)任者，署上請示審批提案者姓名。

　 4.對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。

　 第 16 頁 共 39 頁

　 5.文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行，文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。

　 6.重要文書或契約書（案）必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成之日前， 必須掌握且附上具有價值的證據(jù)或證明文件。

　 第 20 條

　文書的署名規(guī)定

　1.公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名即可；如果只是單純的上報文書，或者不涉及各部門、科室，且內(nèi)容并不重要的文書，只需部門、科室署名即可；如果是重要文書，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事或者有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。

　 2.對外文書，如契約書、責(zé)任狀、官方許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托的事項，可由指定責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)的主管職務(wù)與姓名。

　 第 21 條

　文書的蓋章要點

　 1.在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門、科室章。

　 2.文書署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。

　 第 17 頁 共 39 頁

　 3.須請示審批以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。

　 第 22 條

　印章使用原則

　 1.在有必要加蓋總裁或公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可， 并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門提出。

　 2.總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如果有必要則需請示總裁。在事情緊急情況下，可以口頭申請與批準(zhǔn)，但事后必須補填申請書。

　 3.在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。

　 4.須請示審批的文書經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，應(yīng)去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。

　 5.一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，經(jīng)主管同意后，直接向印章保管員申請加蓋。

　第 6 章

　文書的送發(fā)、整理與保存

　 第 23 條

　文書的送發(fā)要求

　 1.文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“快遞”“郵寄”“面呈”或“轉(zhuǎn)交”。

　 2.公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。

　 3.必要時給文秘處以回復(fù)或回執(zhí)，調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。

　 第 18 頁 共 39 頁

　 4.各部門科室的郵寄文書，發(fā)送前必須在發(fā)信登記本與郵資明細(xì)賬上做好登記與填寫。

　 第 24 條

　文書的整理

　 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理，一類是尚未完結(jié)的文書，一類是全部完結(jié)可以歸檔的文書。

　 第 25 條

　文書的保存要求

　 1.全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、科室、文件機密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在文書保存簿上做好登記，歸檔保存。

　 2.制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特別重要的文書，由總務(wù)部庶務(wù)科填寫“重要文書目錄”后，予以保存。

　 3.按照重要程度劃分，特別重要的文書直接歸主管領(lǐng)導(dǎo)保存，一般文書歸各部門或科室保管。

　 4.須請示審批全部重要的機密文件，一律存放在保險金庫或帶鎖的文件柜之中。

　 5.職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，文書存檔也須做出調(diào)整。必須在相關(guān)登記簿上記錄下變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。

　 6.借閱重要文件必須做好登記，并注明歸還日期。一切借閱都必

　 第 19 頁 共 39 頁 須出具借閱證。

　 第 26 條

　文書的保存年限

　 1.永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書、股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書、官方許可證書、有關(guān)公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。

　 2.保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。

　 3.保存一年文書，指無關(guān)緊要的或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

　 4.本條規(guī)定以外的文書保存年限，依法律或部門主管指示。

　 5.保存期屆滿的文書以及沒有必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫登記廢除理由和日期之后，可以予以銷毀。機要文書一律以火焚的方式銷毀。

　第 7 章

　附則

　 第 27 條

　本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。

　 第 28 條

　本制度的編寫、修改及解釋權(quán)歸人力資源部所有。

　執(zhí)行部門

　監(jiān)督部門

　編修部門

　編制日期

　審核日期

　批準(zhǔn)日期

　 第 20 頁 共 39 頁 篇三：行政公文管理規(guī)定

　目

　錄

　 第一章

　總則 第二章

　公文種類 第三章

　公文格式 第四章

　行文規(guī)則 第五章

　發(fā)文辦理 第六章

　收文辦理 第七章

　公文歸檔 第八章

　電子公文 第九章

　附則

　 第一章

　總則

　 第 21 頁 共 39 頁 一、目的 為規(guī)范公司內(nèi)各類管理文件的起草、審核、發(fā)布以及歸檔程序，參照國家以及行業(yè)的通常規(guī)范，結(jié)合公司的管理需要，制定本規(guī)定。

　二、適用范圍 本規(guī)定適用于雙奇地板有限公司（下稱“公司”）。

　三、基本職責(zé)劃分 公司管理類文件的規(guī)范制定由辦公室歸口負(fù)責(zé)。

　公司各部門、各級管理人員應(yīng)在本規(guī)定的規(guī)范下做好相應(yīng)的起草、審核與批準(zhǔn)工作，并對文件的要求事項切實執(zhí)行。

　第二章

　公文種類 根據(jù)公司經(jīng)營管理的需要，行文種類有：通知、公告、決定、申請（請示）、工作匯報、會議紀(jì)要。

　1、通知，主要適用于日常工作安排，制度類文件的發(fā)布，作息時間調(diào)整以及其他日常管理中的周知性事項。通常格式舉例為：《關(guān)于加強冬季消防安全工作的通知》、《關(guān)于發(fā)布<勞動合同管理辦法>的通知》、《關(guān)于國慶期間作息時間調(diào)整的通知》等。

　2、公告，主要適用于人事任免的公示，規(guī)章制度發(fā)布前的意見征集以及公司日常經(jīng)營管理過程中的報道、告知事項。通常的格式舉例為：

　 第 22 頁 共 39 頁 《關(guān)于擬任命 XXX 為 XXX（職務(wù)）的公告》、《關(guān)于<勞動合同管理辦法>征求意見的公告》、《關(guān)于 XXXX 部門 XXXX 事項進(jìn)展情況的公告》等。

　3、決定，主要適用于組織結(jié)構(gòu)或崗位結(jié)構(gòu)的變更、人員任免、獎懲以及公司日常經(jīng)營管理過程中某重大事項的判定。通常的格式舉例為：《關(guān)于設(shè)立 XXXX 部的決定》、《關(guān)于 XXX 的處分決定》、《關(guān)于 XXX 的任免決定》、《關(guān)于 XXXX 事項的決定》等。

　4、申請（請示），主要適用于各部門、各車間日常工作過程中向上級部門請求某具體事項的批準(zhǔn)或請示某具體事項的答復(fù)。公司規(guī)定申請（請示）的固定格式，其文件標(biāo)題通常規(guī)范為：“關(guān)于 XXXX 事項的申請”、“關(guān)于 XXXX 事項的請示”。

　 5、工作匯報，主要適用于階段性工作總結(jié)報告與特定事項的匯報。

　階段性工作總結(jié)報告主要按周、月、季、年的時間階段，集中匯報崗位職責(zé)范圍內(nèi)各項工作的進(jìn)展情況、問題與解決、心得與體會以及改善的方向、計劃。

　特定事項的匯報指在接受專項工作任務(wù)后，按不同的時間節(jié)點所做的關(guān)于該事項進(jìn)展情況的專題匯報。

　6、會議紀(jì)要，適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。由標(biāo)識、編

　 第 23 頁 共 39 頁 號、紀(jì)要事項、出席人、簽發(fā)人、發(fā)送單位等部分組成。

　第三章

　公文格式 一、行文格式規(guī)范 1、文件頭：紅頭、黑體、18 號字，加粗，居中； 2、標(biāo)題（文件名稱）：三號，黑體，居中； 3、正文：小四號，宋體，首行縮進(jìn)； 4、落款：發(fā)文單位、成文日期，小四號，宋體，靠右； 5、簽發(fā)：小四號，宋體，頂格； 6、附件：附件序號，附件名稱，小四號，宋體，頂格； 7、附注：抄報、抄送單位，文件傳閱范圍，小四號，宋體，頂格； 8、所有段落均為最小值 24 磅行距，A4 頁面，上下邊距 3.3cm，左右邊距 2.8cm； 9、如跨頁無正文的，應(yīng)說明“本頁無正文”。

　10、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　二、行文編號 行文字號由行文單位代字、年份(公元全稱)、序號組成。一般標(biāo)注在

　 第 24 頁 共 39 頁 文件頭之下、橫線上方居中位置。XXX 公司公文的發(fā)文字號包括：

　 1、通知：常雙奇 通(2012)001 號（年份，序號依次順延，年份跟新，序號從 1 號開始，下同）； 2、公告：常雙奇 公告(2012)001 號； 3、決定：常雙奇 決(2012)001 號； 4、會議紀(jì)要：常雙奇 會紀(jì)(2012)01 號； 5、制度規(guī)定：

　SQ/ZD—2012—001 號。

　第四章

　行文規(guī)則 一、文件起草 1、文件起草應(yīng)把握觀點明確、重點突出、文風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡練的要求，文種、格式、書寫符合要求，內(nèi)容、數(shù)字、文字準(zhǔn)確；

　 2、文件起草人員要認(rèn)真領(lǐng)會交辦人的意圖、思想敏銳，反應(yīng)快捷，注重質(zhì)量，講求時效；

　 3、文件起草人員要堅持實事求是，克服大話、空話、假話等不良習(xí)氣，客觀準(zhǔn)確地反映事物的面目。

　二、文件呈批 1、日常工作安排通知，由部門負(fù)責(zé)人審核，部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； 2、作息時間調(diào)整通知，由辦公室負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理簽發(fā)；

　 第 25 頁 共 39 頁 3、其他文件，均由總經(jīng)理簽發(fā)； 4、呈送總經(jīng)理審批的公文必須是打印件，其文種、格式必須符合公文寫作要求，內(nèi)容正確，文字準(zhǔn)確；

　 5、向各部門呈送本公司擬寫的公文在文稿前需附《發(fā)文傳閱單》（見附件 1），然后進(jìn)行傳閱修改，辦公室對修改的內(nèi)容進(jìn)行匯總，交總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)放或存檔；

　 6、呈送上級機關(guān)、單位來文也需用《收文閱辦單》（附件 2），逐級呈批，每位閱辦人需簽意見，行政專員需做好《收文登記表》（附件 3）登記，以便查閱。

　 第五章、發(fā)文辦理 一、發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽

　 二、草擬公文是指行政專員按照公文辦理意圖起草公文初稿的過

　1、主辦部門領(lǐng)導(dǎo)向擬稿人交代清楚行文意圖、行文依據(jù)、主要事由和有關(guān)要求；

　 2、擬稿人根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的要求擬制公文標(biāo)題、正文、附件以及

　 第 26 頁 共 39 頁

　3、擬稿人根據(jù)公文內(nèi)容和公文處理的有關(guān)規(guī)定確定公文文種、發(fā)文字號、密級、緩急程度、主抄送單位、會簽單位、擬稿人單位姓名和聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　 三、審核、簽發(fā)，行文一般由行文部門責(zé)任人審稿簽發(fā)，但之前

　 1、是否確需行文以及行文的級別、方式是否妥當(dāng)；

　 2、涉及其他職能部門或者外單位的問題，是否與其協(xié)商、會簽；

　 3、是否符合行文規(guī)則和公文處理程序，是否符合文種使用和公文格式的有關(guān)規(guī)定；

　 4、遣詞造句、文字表達(dá)、標(biāo)點符號、層次序數(shù)等是否準(zhǔn)確規(guī)范；

　 5、密級確定是否符合有關(guān)規(guī)定，發(fā)送范圍是否適當(dāng)，主題詞標(biāo)引是否正確，有關(guān)材料和資料是否

　6、以公司名義制發(fā)的公文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)； 7、簽批公文，簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和審批日期。

　 8、一般事務(wù)行文未經(jīng)辦公室審核，不予簽發(fā)；

　 第 27 頁 共 39 頁

　 9

　10

　11

　 四、用印，印制成正式文本的公文，由辦公室統(tǒng)一加蓋印章。用

　 1、檢查原稿上有無負(fù)責(zé)人簽字。有負(fù)責(zé)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，方

　2、加蓋印章的公文份數(shù)是否與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不加蓋印章；

　 3、用印時，印章上沿不壓正文，下沿壓蓋在落款年月之上，騎年蓋月； 五、公文發(fā)出后，因發(fā)現(xiàn)錯誤需要追回的，辦公室應(yīng)當(dāng)及時通知發(fā)送范圍內(nèi)的所有部門，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)配合做好公文收回工作。

　1、各部門發(fā)文須經(jīng)辦公室統(tǒng)一規(guī)范格式，安排文件編號； 2、辦公室首先打印初稿，待公司總經(jīng)理審簽后再用正式公文頭紙印發(fā)；

　 3、對公司總經(jīng)理簽發(fā)的文件復(fù)印前，必須反復(fù)校核，要無漏頁、文字清晰、準(zhǔn)確無誤后，方能按文件規(guī)定分發(fā)，行政專員做好《發(fā)文登記表》（附件 4）登記。

　 第 28 頁 共 39 頁

　第六章

　收文辦理 收文辦理指對收到公文的處理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、

　 一、收文人員收到公文后，應(yīng)當(dāng)在對方投遞單或送文簿上簽字以

　 1、清點實收文件，與對方的投遞單或送文簿核對，查看是否相符，包裝和封口是否牢固，確認(rèn)無誤后再簽收；

　 2、如發(fā)現(xiàn)錯投應(yīng)當(dāng)及時退回或轉(zhuǎn)投，有散包或被拆后重封等現(xiàn)象的應(yīng)當(dāng)立即追查原因；

　 3、收到絕密級公文后，必須在辦公室存放并專人保管；

　 4

　二、公文簽收無誤后，收文人員應(yīng)當(dāng)對來文進(jìn)行登記。登記的內(nèi)容主要包括：收文編號、日期、來文機關(guān)、文號、標(biāo)題、密級、緊急

　 三、對下級部門或各車間上報并需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)對 來文出現(xiàn)以下情況的，應(yīng)予退回：

　1、不應(yīng)當(dāng)由本部門辦理的；

　 第 29 頁 共 39 頁 2、與有關(guān)規(guī)章、制度相抵觸的； 3、文種使用不當(dāng)，違反行文規(guī)則的； 4、未注明簽發(fā)人，文頭與機關(guān)代字相矛盾的； 5、未用印或用印有誤，未注明附件或附件有缺

　四、經(jīng)簽收、登記后，需要部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)由辦公室提出擬辦意見。擬辦意見應(yīng)當(dāng)明確、具體。如不宜提出具體擬辦意見，應(yīng)呈請

　五、公司領(lǐng)導(dǎo)對辦公室呈請批示的公文應(yīng)當(dāng)提出批辦意見。如對擬辦意見無異議，負(fù)責(zé)人圈閱視為同意。如擬辦意見為呈請負(fù)責(zé)人閱示的，或者對擬辦意見有補充以及不同意擬辦意見的，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)作出明確 六、承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求優(yōu)先辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時向交辦的部門說明。

　七、批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　八、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，辦公室要負(fù)責(zé)督查催辦。緊急公文應(yīng)當(dāng)跟蹤督查催辦，重要公文應(yīng)當(dāng)重點督查催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定

　 第 30 頁 共 39 頁 期督查催辦。對需要查辦落實的事項，規(guī)定時限的,按規(guī)定時限完成；未規(guī)定時限的，應(yīng)當(dāng)盡快辦結(jié)；對有特殊要求的，要特事特辦。情況特殊需要延長查辦時間的，要及時報告原因和辦理進(jìn)展情況。

　第七章

　公文歸檔 一、翻印上級機關(guān)下發(fā)的秘密公文，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制印數(shù)； 二、凡經(jīng)辦公室收、發(fā)的各種文件、材料，一律由辦公室負(fù)責(zé)存檔； 三、文檔由辦公室行政專員保管，負(fù)責(zé)收發(fā)文登記，整理分類、編號、保存，辦理借、查閱登記及文檔回收等工作。未辦理借閱手續(xù)不得借閱文件，否則保管人承擔(dān)責(zé)任。

　四、文檔存放于公司辦公室專用文件柜中，鑰匙由專人保管。文件應(yīng)分類放置，同時放置文件目錄，便于使用時查找。

　五、文檔的借閱：借閱人需填寫《用文檔/資質(zhì)審批單》（附件 5），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。如需借出，借閱人需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。在限定的借閱期限過后，保管人應(yīng)催促借閱人及時退還文件，以免丟失或影響他人使用。對于有特殊保密要求的文件，可根據(jù)保密等級，限在辦公室查閱，不得帶走、復(fù)印。

　六、文件的銷毀：對無需立卷存檔，使用完畢，無保存價值的文件、

　 第 31 頁 共 39 頁 資料、刊物等，在使用完畢進(jìn)行清點登記后即可銷毀。對超過保存期的文件，定期進(jìn)行清點登記，簽批備案后按文件銷毀程序處理。

　七、各部門凡需移交辦公室長期保存的檔案，由各部門登記造冊，做好存檔目錄，經(jīng)其領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)，送交辦公室保存。

　第八章

　電子公文

　 一、電子公文是指在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。公司制發(fā)的電子公文在公司內(nèi)部具有行政效力，可以作

　二、各部門和各生產(chǎn)車間應(yīng)當(dāng)通過公司內(nèi)部建立的公文處理計算機應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。

　公文處理計算機應(yīng)用系統(tǒng)的管理由各部門責(zé)任人負(fù)責(zé)。

　三、公司內(nèi)部發(fā)送的會議通知、培訓(xùn)通知、工作報告和情況通報等布置性、告知性、事務(wù)性公文，可以用電子公文替代紙質(zhì)文件。既有電子公文，又有紙質(zhì)文件的，以紙質(zhì)文件為準(zhǔn)。需要對公司系統(tǒng)以外的

　四、具有永久和長期保存價值的電子公文，應(yīng)當(dāng)同時將電子公文的最終版本制成紙質(zhì)文件歸檔。

　 第 32 頁 共 39 頁

　 五、電子公文在歸檔時應(yīng)當(dāng)對標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、發(fā)文單位、密級、主題詞、類別、保管期限進(jìn)行標(biāo)引。有相應(yīng)紙質(zhì)文件的，

　六、公文處理系統(tǒng)中形成的電子公文數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)備份。

　第九章

　附則

　一、本規(guī)定未盡事宜，由辦公室另行制定實施細(xì)則。

　二、本規(guī)定執(zhí)行中的任何疑議均可向辦公室室咨詢。

　三、本規(guī)定自 2012 年 3 月 1 日起施行。

　附件 1 XXX 公司 發(fā)文傳閱單 年

　月

　 日 發(fā)文 部門

　文件 標(biāo)題

　密級

　份數(shù)

　文件 編號

　發(fā)文 日期

　 第 33 頁 共 39 頁 審核 部門

　審核 意見

　領(lǐng)導(dǎo) 批示

　收閱人簽名

　 文件處理結(jié)果

　 附件 2

　XXX 公司 收文閱辦單 年

　月

　 日 來文

　文件

　 第 34 頁 共 39 頁 部門 標(biāo)題 密級

　份數(shù)

　文號

　收文 日期

　擬辦 部門

　擬辦 意見

　領(lǐng)導(dǎo) 批示

　收閱簽名 閱辦意見

　 文件處理結(jié)果

　 第 35 頁 共 39 頁 附件 3 收 文 登 記 表

　收文單位/部門：

　序號

　 來文單位

　 來文名稱 來文字號 份數(shù)

　 密級 緊急程度

　簽收人 簽收時間

　 處理情況

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 第 36 頁 共 39 頁

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□ □緊急□

　 第 37 頁 共 39 頁 一般 一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 □機密□一般 □緊急□一般

　 附件 4

　 第 38 頁 共 39 頁

　附件 5 用資質(zhì)/文檔審批單

　填表時間：

　 年

　 月

　 日 申

　請

　人

　所屬公司/部門

　是否借出

　 使用理由

　 資質(zhì)/文檔 名 稱

　 申請部門負(fù)責(zé)人 （審 批）

　辦公室 （核 準(zhǔn)）

　總經(jīng)理 （批 準(zhǔn)）

　使用時間 年

　 月

　 日 歸還時間 年

　 月

　 日

　 第 39 頁 共 39 頁

　用資質(zhì)/文檔審批單

　填表時間：

　 年

　 月

　 日 申

　請

　人

　所屬公司/部門

　是否借出

　 使用理由

　 資質(zhì)/文檔 名 稱

　 申請部門負(fù)責(zé)人 （審 批）

　辦公室 （核 準(zhǔn)）

　總經(jīng)理 （批 準(zhǔn)）

　使用時間 年

　 月

　 日 歸還時間 年

　 月

　 日

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