公司 行政公文管理制度

　 1. 目的

　為規范廣州##有限公司（以下簡稱“公司”）行政公文管理，使公司的行政公文處理工作制度化、規范化、科學化，進一步提高行政公文處理的效率和質量，結合公司實際情況，特制訂本制度。

　2. 范圍

　本制度適用于公司行政公文管理，各成員企業參照本制度制定相應的管理制度。

　3. 定義

　3.1 本制度所指的公文管理，系指公文類別、行文格式規范、擬定、審批、收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

　3.2 本制度公文是指公司發布須執行的規劃、制度、條例與辦法等政策性文件；請示和答復文件；會議紀要；指導、布置和商洽工作的文件；是報告情況、交流經驗的重要工具，是具有法定效力和規范格式的公務文書。

　4. 職責

　4.1 綜合部是行政公文管理歸口部門，負責對本制度的擬定、實施、修訂和完善。

　4.2 綜合部設綜合部人員負責公司行政公文的處理、傳閱、歸檔等公文管理，并指導各職能部門及成員企業的公文處理工作。

　4.3 職能部門按本制度的規范做好相應的文件起草、審核等工作。

　4.4 成員企業設專人負責本單位的公文處理、督辦及歸檔等行政公文管理。

　5 5 . 管理制度內容

　5.1 公文的種類 5.1.1 決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

　5.1.2 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

　5.1.3 公告：適用于人事任免的公示，規章制度發布前的意見征集以及公司日常經營管理過程中的報道、告知事項。

　5.1.4 通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　5.1.5 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　5.1.6 通知：適用于發布、傳達要求下級單位執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

　5.1.7 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　5.1.8 報告：適用于向上級單位或政府相關部門匯報工作、反映情況、回復其詢問。

　5.1.9 請示：適用于向上級單位或政府相關部門請求指示、批準事項。

　5.1.10 批復：適用于答復下級單位請示事項。

　5.1.11 議案：適用于就有關重大問題的處理意見和建議，提請公司股東大會、董事會及監事會審議。

　5.1.12 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　5.1.13 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　5.2 公文類型 5.2.1 公文類型：可分為紅頭文件和黑頭文件。

　5.2.2 發文權限：

　5.2.2.1 紅頭文件：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，是公司最嚴肅、具有權威性的正式文件，具有強制性，須以公司名義行文。如：決定、決議、通知、通報等。本制度所指的紅頭文件主要用于向上級單位的請示、報告，向下屬單位做出指示、重要的通知、通告、通報及頒發各類經營管理制度。

　5.2.2.2 黑頭文件：屬于在既定方針、政策范圍內，各單位主管職權范圍內的日常業務性文件，一般為黑頭文件直接行文。

　5.3 行文關系 5.3.1 上行文：指下級單位向所屬上級單位的發文，如：請示、報告。行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文三種。

　5.3.2 平行文：指平行單位或不相隸屬的單位之間的發文，如：命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要。

　5.3.3 下行文：是上級單位向所屬的下級單位的行文，如：函。行文方式有逐級行文、多級行文、直達基層行文三種。

　5.4 公文密級分類 按秘密等級劃分，公文可分為絕密公文（絕密件）、機密公文（機密件）、秘密公文（秘密件）、內部公文（內部件）、公開公文（公開件）。具體按公司保密

　管理制度分類及管理。

　5.5 公文用紙標準 公文用紙幅面尺寸公文用紙張采用 GB/T 148 中規定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　5.6 公文格式 5.6.1 紅頭文件 5.6.1.1 版面要求: 圖文區尺寸為 156mm×225mm(不含頁碼)。公文用紙天頭（上白邊）為 37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為 28mm±1mm，版心尺寸為 156 mm×225 mm。行間距 28 磅，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。

　5.6.1.2 格式：一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位和印發日期、頁碼等組成。

　5.6.1.1.1 份號：公文印制份數的順序號，涉密公文應當標注份號。用 6 位3 號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

　5.6.1.1.2 密級和保密期限:公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。

　5.6.1.1.3 緊急程度:公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”。用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角。

　5.6.1.1.4 發文單位標志: 由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成。發文單位標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35mm。

　5.6.1.1.5 發文字號。由發文單位代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦單位的發文字號。用 3 號仿宋體字，在發文單位標志下空二行位置，居中排布。例：番禺基金〔2016〕01 號。

　注：上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

　5.6.1.1.6 簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。“簽發人”三字用 3 號仿宋體字，簽發人姓名用 3 號楷體字，居右空一字，編排在發文單位標志下空二行位置。

　5.6.1.1.7 版頭中的分隔線：發文字號之下 4 mm 處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

　5.6.1.1.8 標題：由發文單位名稱、事由和文種組成。用 2 號華文中宋字體，

　編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。

　5.6.1.1.9 主送單位：公文的主要受理單位，使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。用 3 號仿宋字標識，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。

　5.6.1.1.10 正文：公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。用 3 號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。

　5.6.1.1.11 附件：公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行左空二字用 3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。

　5.6.1.1.12 成文日期：署會議通過或者發文單位負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發單位負責人簽發的日期。用 3 號仿宋體字即阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01）。

　5.6.1.1.13 印章：公文中有發文單位署名的，應當加蓋發文單位印章，并與署名單位相符。印章中心線壓在成文時間上，印章與正文應同處一頁，如印章與正文未處于同一頁，需標識“此頁無正文”字體，不得在空白頁上蓋印章。

　5.6.1.1.14 附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。用 3 號仿宋體，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

　5.6.1.1.15 版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為 0. 35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

　5.6.1.1.16 主題詞：從發文標題中選詞標注，標注順序為類別詞、類屬詞、文種，最多不超過 5 個。“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用仿宋體字，詞目之間空 1 字。位于首條分隔線之下。

　5.6.1.1.17 主送單位：行文的主要對象，使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。用 4 號仿宋體字，位于主題詞下一行，居左空 1 字，主送單位間用逗號隔開，最后要標注句號。

　5.6.1.1.18 抄送單位：抄送單位與主送單位編排一致，位于主送單位下一行。

　5.6.1.1.19 印發單位和印發日期：用 4 號仿宋體字，編排在末條分隔線之

　上，印發單位左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01），后加“印發”二字。

　5.6.1.1.20 頁碼。公文頁數順序號。用 4 號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣 7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

　5.6.2 黑頭文件：圖文區尺寸為 175mm×270mm(不含頁碼)。公文用紙天頭（上白邊）為 37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為 28mm±1mm，版心尺寸為 156 mm×225 mm。文件標題為小二號黑體，正文為小三號宋體，固定磅 25 磅；頁面上邊距為“30mm”，下邊距為“20mm”，左邊距為“20mm”，右邊距為“20mm”；文件發文字號及正文為四號宋體，從左至右橫寫模排。

　5.7 行文規則 5.7.1 行文應當講求實效，注重針對性和可操作性。

　5.7.2 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

　5.7.3 向上級單位行文，應當遵循以下規則：

　5.7.3.1 原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送其他相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

　5.7.3.2 各單位向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本單位負責人同意或者授權，屬于本單位職權范圍內的事項應直接報送上級主管部門。

　5.7.3.3 下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報。不得原文轉報上級單位。

　5.7.3.4 請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

　5.7.3.5 除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負責人報送公文，也不得以本單位負責人名義向上級單位報送公文。

　5.7.3.6 受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時應當抄送另一個上級單位。

　5.7.4 向下級單位行文，應當遵循以下規則：

　5.7.4.1 主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。

　5.7.4.2 涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向

　下行文；擅自行文的，上級單位應當責令其糾正或者撤銷。

　5.7.4.5 上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。

　5.8 公文收文管理 5.8.1 收文的基本程序：

　收文→登記→擬辦→批示→傳閱與分辦→（催辦）→回復→注辦→歸檔 5.8.1.1 承文單位（個人）按公文格式起草文件，由單位負責人會審簽字蓋章后，將公文原件或復印件（同時抄送電子版）承送至綜合部。若公文未由負責人簽字或單位蓋章的，一律視為無效公文，不予以辦理。

　5.8.1.2 綜合部人員收到公文后，在公文上附上《收文傳閱簽批單》，按來文內容進行分類登記和編號，并提出閱辦建議，同時呈送相關職能部門及分管領導提出初審意見后報董事長或總經理最終批示。

　5.8.1.3 綜合部人員根據董事長或總經理批示意見回復至承辦部門或個人。

　5.8.1.4 承辦部門或個人在接到公文后，應立即組織對公文的處理，并按要求及時完成。如在辦理過程中發現問題，應及時向綜合部提出意見，或要求綜合部進行協調處理。否則，由此延誤工作且造成的后果由承辦部門或個人自行負責。承辦部門或個人公文處理完畢后，立即將處理結果反饋綜合部人員。

　5.8.1.5 嚴禁超范圍閱辦或擅自復印公文。需要自查的公文應報經綜合部人員同意復印后保留復印件，將原件交還綜合部人員。綜合部人員對最后處理完畢的公文進行歸檔。

　5.8.2 公文處理的時限 公文處理的時限分為特急件、急件、普通件。

　特急件要求一天之內處理完畢并反饋意見。

　急件要求二天之內處理完畢并反饋意見。

　普通件可根據不同情況，一般需在一周內反饋意見。

　5.9 公文發文管理 5.9.1 公司公文的發文程序（以公司名義對外發文）：

　凡部室、子公司發文，需填寫發文稿紙，經領導簽字批準后，方可發文，流程如下：

　經辦人擬稿——填寫發文稿紙——部門負責人審核簽名——綜合部核稿——相關領導會簽——董事長、總經理簽發——綜合部編制文號——綜合部打印、

　核對——經辦人校對——綜合部蓋章、登記和送發——綜合部存檔 5.9.2 行文原則 5.9.2.1 綜合部應嚴格按照公文辦理程序辦文，認真做好文稿審核工作，嚴把文種格式關；經綜合部審核及領導簽發后的文件、材料不得隨意改動，否則須重新執行發文程序。

　5.9.2.2 外來公文的復文，由經辦部門草擬；對外發文，由各職能部門起草（擬稿）；綜合性的由綜合部或指定部門草擬。草擬的公文，應由擬稿人親筆簽名，同時在稿紙上注明主送部門、抄送部門、發文部門、發文日期、公文的主標題或主題詞等； 5.9.2.3 對不符合要求的行文，經綜合部核稿指出后，退回經辦部門重新辦理 5.9.1.4 綜合部應建立發文登記簿，登記內容包括：發文時間、文件編號、密級、發往機關、文件名稱、打印份數，并將發文原稿存檔。

　5.9.1.5 發文一律由綜合部分發，各部室不得將各類文件直接寄往各單位和部門 5.10 公文中涉及秘密文件按公司秘密管理制度執行。

　5.11 公文檔案按公司檔案管理制度執行。

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