X XX 有限公司

　文件編號(hào)：

　QEHS ／ COP12

　標(biāo)題：

　信息交流管理程序

　版

　號(hào)：

　C/0

　頁

　碼：

　1/3

　1 ．目的

　 為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序。

　2 ．范圍

　 適用于公司內(nèi)部協(xié)商和內(nèi)部信息交流，以及與外部各方的信息交流。

　3 ．職責(zé) 3．1

　辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部信息的協(xié)商和交流的管理，以及與政府部門的溝通； 3．2

　采購組負(fù)責(zé)與供應(yīng)商及分包方的信息交流，以及相關(guān)方投訴的接受答復(fù)處理； 3．3

　營(yíng)銷部負(fù)責(zé)與顧客有關(guān)的信息交流，包括顧客環(huán)境投訴和處理；

　 3．4

　質(zhì)安環(huán)部負(fù)責(zé)法律法規(guī)、合規(guī)義務(wù)要求的收集、整理、歸檔。

　4 ． 程序 4．1

　信息的分類 4．1．1 外部信息

　a．質(zhì)檢站、地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、消防局、勞動(dòng)局、廢物處理站、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果以及后饋的信息；

　 b．政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量/環(huán)境法律法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及其變化等；

　 c．相關(guān)方反饋的信息及其投訴等,相關(guān)方指顧客、供應(yīng)商、廢物收購方、運(yùn)輸公司、社區(qū)居民及任何對(duì)公司的產(chǎn)品質(zhì)量/環(huán)保狀況有興趣的人和組織； d．其他外部信息，如部門直接從外部獲取的有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境方面的信息。

　4．1．2

　內(nèi)部信息 a．正常信息，如方針、目標(biāo)指標(biāo)、重要環(huán)境因素、相關(guān)法律法規(guī)、管理方案、監(jiān)測(cè)記錄、檢驗(yàn)結(jié)果、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告、有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量狀況、化學(xué)物質(zhì)的特性、安全數(shù)據(jù)、管理者代表的任免，以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其他信息等；

　 b．不符合（或潛在不符合）信息，如產(chǎn)品不合格報(bào)告、體系內(nèi)審的不符合、糾正和預(yù)防措施處理單等；

　 c．緊急信息：如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故、火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、化學(xué)危險(xiǎn)品泄漏、重大傷亡事故等情況時(shí)的信息； d．其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。

　4．2

　信息的交流

　 X XX 有限公司

　文件編號(hào)：

　QEHS ／ COP12

　標(biāo)題：

　信息交流管理程序

　 版

　號(hào)：

　C/0

　頁

　碼：

　2/3

　4．2．1

　信息的內(nèi)容 a．公司的方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案的制定及相關(guān)職責(zé)、權(quán)限；

　 b．有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量狀況、生產(chǎn)進(jìn)度及技術(shù)方面的信息溝通； c．有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量不合格的處理和糾正預(yù)防； d. 有關(guān)環(huán)境的識(shí)別、評(píng)價(jià)與控制和事故調(diào)查處理； e. 有關(guān)改善產(chǎn)品質(zhì)量、作業(yè)場(chǎng)所環(huán)境現(xiàn)狀的討論； f

　提出有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境持續(xù)改進(jìn)的意見； g. 有關(guān)顧客及其他相關(guān)方的投訴。

　4..2.2

　交流的方式

　 a．會(huì)議：包括總經(jīng)理辦公會(huì)、公司例會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、業(yè)務(wù)例會(huì)及總結(jié)表彰會(huì)等。其中總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理召集，管理層人員參加，可定期；公司例會(huì)由總經(jīng)理或辦公室召集，管理層人員和部門負(fù)責(zé)人參加，一般為每月一次；生產(chǎn)例會(huì)由生產(chǎn)部召集，與生產(chǎn)有關(guān)的部門的相關(guān)人員參加；

　 b．公告，由辦公室公布，有關(guān)公司動(dòng)態(tài)、政策、人事變動(dòng)及有關(guān)通知等； c．行政文件，由辦公室發(fā)布，有關(guān)公司政策、人事任免等方面信息； d. 意見箱，由辦公室設(shè)立，為收集員工的意見和建議； e. 電話、傳真及網(wǎng)絡(luò)，由辦公室管理； f

　訪談； g. 通知，由辦公室及相關(guān)部門發(fā)布； i

　信息聯(lián)絡(luò)處理單,由相關(guān)部門填寫并傳遞。

　4．3 信息的處理 4．3．1 外部信息的處理 4．3．1．1 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量站、地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、消防局、勞動(dòng)局、廢物處理站、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果以及反饋信息的收集、傳遞到公司的相關(guān)部門，并進(jìn)行登記。出現(xiàn)不合格情況時(shí)，按照《環(huán)境改進(jìn)控制程序》的要求進(jìn)行處理。

　4．3．1．2 政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由質(zhì)安環(huán)部負(fù)責(zé)收集、更新、整理，并保存，詳見《合規(guī)義務(wù)控制程序》。

　4．3．1．3 營(yíng)銷部和采購組分別負(fù)責(zé)與顧客、物料供應(yīng)商、運(yùn)輸公司等進(jìn)行信息溝通，對(duì)其施加影響，詳見《相關(guān)方控制程序》。

　4．3．1．4 營(yíng)銷部負(fù)責(zé)來自顧客投訴的歸口管理，負(fù)責(zé)投訴的接收、登記在《顧客投訴處理記錄表》中。負(fù)責(zé)處理方案的提出和傳遞（以糾正和預(yù)防措施報(bào)告單的形式傳遞至生產(chǎn)部等相關(guān)責(zé)任部門）、處理過程的跟蹤和向顧客反饋。質(zhì)安環(huán)部負(fù)責(zé)處理方案執(zhí)行情況的驗(yàn)證。

　 X XX 有限公司

　文件編號(hào)：

　QEHS ／ COP12

　標(biāo)題：

　信息交流管理程序

　 版

　號(hào)：

　C/0

　頁

　碼：

　3/3

　4．3．1．5 相關(guān)方反饋的其他信息，可由對(duì)應(yīng)部門以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳給質(zhì)安環(huán)部（產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境）。并將處理情況答復(fù)相關(guān)方。

　4．3．1．6 各部門直接從外部獲取的其他類信息，如產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境信息，第一時(shí)間以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》形式反饋到質(zhì)安環(huán)部，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。

　4．3．2 內(nèi)部信息的處理 4．3．2．1 正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞（一般采用有關(guān)記錄表格或信息聯(lián)絡(luò)處理單及會(huì)議的形式）日常正常信息；質(zhì)安環(huán)部按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)指標(biāo)、管理方案、內(nèi)審結(jié)果、更新法律法規(guī)等信息，包括質(zhì)量、環(huán)境體系的變更信息。

　4．3．2．2 不符合信息的處理詳見《不合格品控制程序》及《環(huán)境改進(jìn)控制程序》。

　4．3．2．3 緊急信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給辦公室，可用電話、傳真等方式。

　4．3．2．4 其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給相關(guān)部門或辦公室進(jìn)行處理。交流的目的在于促進(jìn)員工對(duì)持續(xù)改進(jìn)作貢獻(xiàn)。

　4．3．3 內(nèi)外部交流的信息應(yīng)與管理體系形成的信息保持一致。

　5

　相關(guān)文件和記錄 5.1 《合規(guī)義務(wù)控制程序》 5.2 《環(huán)境改進(jìn)控制程序》 5.3 《相關(guān)方控制程序》 5.4 《不合格品控制程序》 5.5 《信息聯(lián)絡(luò)處理單》 5.6 《糾正和預(yù)防措施報(bào)告單》 5.7 《顧客投訴處理記錄表》

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