建筑公司 公文管理制度

　第一條 ：為建立公司的良好工作秩序，使公文管理規范化、制度化，特制定本制度。

　總則 第二條 ：公文是指公司在施工、生產、經營、管理和政治活動中所形成的文件、電報、信函、會議記錄、紀要、工作計劃、總結和有關合同、協議、決議以及報表、圖表、照片與其他有保存價值的資料。

　第三條：

　：公文處理工作由公司綜合辦公室歸口管理。基本任務是：

　1、迅速、準確、安全地傳遞和處理中共中央、國務院、省、地、市、總公司、中通一局等黨政領導機關的決議、指示、通知、函、電等文件。

　2、承轉和處理公司下屬單位的請示、報告和兄弟單位的函、電等文件。

　3、公文處理必須做到及時、準確、安全、保密，公文由綜合辦公室統一收發、編號、登記、傳閱、用印、投郵、立卷、歸檔和銷毀。

　第四條 ：公司機關部門應指定一名兼職文書（檔案）管理員，負責本部門的文件管理工作。

　第 一章 章 公文種類及使用范圍 第五條 ：公司常用的公文種類主要有：請示、報告、批復、決定、通知、通報、函、會記紀要等八種。

　1、請示 請求上級領導機關批準才能辦理的問題，用“請示”。

　2、報告

　向上級領導機關匯報工作，反映情況或備案的問題，用“報告”。

　3、批復 需要答復公司所屬單位請示的問題，用“批復”。

　4、決定 對某些問題或重大行動做出安排，用“決定”。

　5、通知 安排部署工作，要求公司所屬單位辦理和完成的事項或轉發上級領導機關有關文件，用“通知”。

　6、通報 表揚好人好事，批評錯誤，或需要交代各單位周知的事項，用“通報”。

　7、函 平行單位之間互相洽商工作，詢問和答復問題等事項，用“函”。

　8、會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　第六條：

　：起草文件的基本要求：

　1、起草文件必須堅持“實事求是”的文風，文字通順、觀點明確、正確使用標點符號，并應注意符合上級政策和規定，與本單位以往的有關規定精神相統一。

　2、起草文件、核稿、簽發文件必須使用鋼筆或毛筆，不準用圓珠筆，更不準用鉛筆。字跡潦草或涂改較亂的文稿應清稿。

　3、起草文件，除綜合性報告以外，應遵守一文一事的原則。請示和報告要分開。請示的文件、主送機關為一個，不要多頭請示，也不要同時抄

　送下屬單位。

　4、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引用標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

　5、結構層次序數，第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”。

　6、必須使用國家法定計量單位。

　7、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

　8、公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用文字外，應當使用阿拉伯數字。在一般公文中，同一類數字的使用前后應一致。

　9、各部門的發文文稿須經本部門主管領導核簽，然后送交綜合辦公室核稿，審核的重點是：

　（1）是否需要行文。

　（2）是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定。

　（3）提出的要求和措施是否明確、具體、切實可行。

　（4）是否與有關單位協商、會簽，意見是否一致。

　（5）文字表述、文種使用、公文格式、秘密等級、緊急程度等是否符合本處理辦法的有關規定。

　（6）主送、抄送單位是否妥當，單位名稱、人名、地名、數字、引文是否準確，附件是否遺漏。

　10、各部門草擬的文稿若不符合本辦法的規定，且問題突出或需作較

　大修改的，綜合辦公室在審核時，應退請擬稿單位修改或重擬。

　11、審批公文，主批人應當簽署明確意見，并署姓名和時間。其他審批人圈閱，則視為同意。

　12、文稿一經簽發，即為定稿，未經簽發人準許，不得擅自修改原意。

　13、草擬、修改和簽批公文應一律使用經國家審定的鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等不符合存檔要求的書寫工具。公文稿要卷面整潔、字跡清晰，修改較亂的要清稿。

　14、綜合辦公室繕印公文，應按輕重緩急安排，保證質量和時限要求，做到格式規范，黑色均勻，文字清晰，裝訂整齊，份數準確。校對應認真細致，準確無誤，對重要公文的校對不應少于兩次。校對應盡可能使用專業校對符號，繕印公文應在文稿首頁注明打字、校對者姓名。

　15、國務院、國務院辦公廳及國家各部委印發的秘密公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領導或辦公室主任批準可以復印。中共中央文件不準復印。密碼電報不準翻印和復印。

　16、公文的登記、封發應及時準確。做到當日文件，當日封發，不得積壓延誤。

　（1）公文在封發前須將公文編號、標題、分發去向登記清楚。

　（2）專項特急文件，應專人立即投送。

　（3）傳遞文件必須采取保密措施，確保安全。利用計算機，傳真機傳輸文件必須進行登記，按行文規則簽發后再傳輸，絕密文件不得利用計算機、傳真機傳輸。

　第七條：公文格式

　公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程序、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。

　1、發文單位應當標明全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位應排列在前。

　2、秘密文件應當分別標明秘密程度（“絕密”、“機密”、“秘密”），秘密等級根據公文性質和內容標注在公文首頁右上角（

　）內。

　3、緊急公文應當分別標明“特急”“急件”，標注在公文首頁右上角秘密等級下方（

　）內。緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

　4、發文字號，由辦公室文書收發填注，包括機關代字、年份、序號。公司公文按“司 X 字”編代字。發文字號一般標印在發文單位名稱以下、橫線之上的居中位置。函件的發文字號標印在橫線的右下方、標題之上，年份用公元全稱并用方括號括入，年份及序號均使用阿拉伯數碼。

　5、上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。聯合上報或經會簽上報的公文，應同時注明相關部門簽發人的姓名。

　6、公文標題，應當先寫介詞“關于”，再準確簡要地概括公文的主要內容，最后準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。批轉，轉發公文，標題應避免使用重復用語和相同的公文種類。標題字數一般以不超過 40 個字為宜。標題標印在橫線以下，主送單位之上，居中排列；人名、地名、詞組不能分隔成二行；三行標題一般按長、短、短的順序排列。

　7、公文標明主送機關全稱或規范化簡稱。兩個以上的主送機關，一般

　按系統先外后內，先大后小的順序排列。主送單位的標印位置在正文之上，靠左側頂格排列。

　8、正文是公文的主題部分，用來表達公文的內容。正文應標印在主送機關之下的位置，每一段落的首行開始一律空二格，回行時頂格排列。

　9、公文如有附件，應當在正文之下，成文時間之上注明附件名稱（不應只注明文號）；附件為兩個以上的，還應注明順序號。附件一般應與文件裝訂在一起。如不能裝訂在一起，應在附件首頁左上角注明文件發文字號。

　10、公文除會議紀要外，應當加蓋公章。印章要端正蓋在成文日期上方，上不壓正文，下壓成文日期年、月、日。發文用印，憑簽發人簽名為據。

　11、成文時間，以領導人簽發的日期為準；傳真電報以發出日期為準。成文時間在正文以下的偏右位置，使用漢字完整標印出年、月、日。

　12、公文應當標注主題詞，主題詞標注在抄送機關之上，“主題詞”應頂格，每個詞組之間空一格，中間無標點符號。

　13、公文如有抄送單位，應標注單位的全稱或規范化簡稱。單位名稱的排列順序按系統先外后內、先大后小。抄送單位標印在主題詞之下的位置，用兩條等寬的平行線作為界線；界線下將“抄送”頂格排列，二字之間空一格，將抄送單位名稱平行或順序排列。

　14、公文的校對和印發時間位于公文首頁的最后一欄頁碼上，標明打印日期和校對人姓名，公文一經封發，則在封發欄內加蓋公章，以表明此公文已經發出。

　15、公文標印字體和字號

　（1）公文大標題使用小二號宋體字，小標題使用三號宋體字； （2）秘密等級、緩急時限或其他重點字名使用四號宋體字；主題詞使用四號宋體字。

　（3）一般公文正文、發文字號、主送、抄送單位、附件名稱、成文時間、印發單位及時間等，上報文使用四號宋體字；下發文使用四號宋體字。16、公文文字從左至右橫寫，橫排。

　17、公文用紙一律為 A4 規格紙張，左側裝訂。

　 第 二章 章 公文處理的原則 第 八 條：

　：收文處理的原則 1、凡是國務院、省、地、市人民政府及其所屬各部、處等行政單位的來文，由公司綜合辦公室統一簽收、開拆、登記、編號、呈閱、催辦。其中重要文件，由綜合辦公室報送行政總監，由其閱并呈總經理或主管副經理閱批。一般的文件由綜合辦公室送行政總監后，直接批給有關部門。

　2、凡是中共中央及其所屬各部、省、地、市及其所屬各部、局辦、總公司等黨的系統來文，由公司黨支部統一簽收、開拆、登記、編號、呈閱、催辦。

　3、外部來文中的“急件”或“特急件”，辦公室收發文人員應在“收文登記簿”的相關欄內著名“急件”或“特急件”字樣。

　4、進行收文登記，應將收文時間、總順序號、來文單位、公文編號、密級、緊急程序，標題、份數、承辦單位、簽收人姓名等填寫清楚，并在公文處理專用紙右上角加蓋收文章，以便查詢。

　5、對需要答復的公文，應蓋催辦章，并填寫公文催辦單，附于公文前面；綜合辦公室文書收發負責催辦、查辦事宜。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。收到的特急件在公文首頁左上角加蓋“特急”章，以提醒有關人員立即閱辦，對特急件應隨到隨辦；對急件應在三天內或按來文要求的時限辦復；一般公文需辦復的，應在一周內辦復；需要研究而不能馬上回復的，也要及時書面或口頭簡要回復。

　6、承辦部門收到公文后，應按時限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。對確不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的，應當迅速退回辦公室文書收發并說明理由。

　7、外部來文信封中如直接署名寄給××經理或××部門領導，綜合辦公室人員簽收后不得拆封，并按下列原則處理。

　（1）建立領導親收信件登記簿。

　（2）在信封上編號，并登記在“領導親收登記簿”上，轉本人簽收。

　（3）信內如系正式文件，收信人閱批后，退給綜合辦公室總收發人員按收發文程序處理。

　（4）信內雖不屬于正式文件，但屬于下屬單位請示、報告的信函、收信人閱讀后，退給辦公室總收發人員按文件處理。

　（5）信內屬于職工個人向公司領導提出解決個人的一些問題，領導閱后，批注意見，退給辦公室總收發員按人民來信處理。

　（6）公司各級領導和職工外出開會，帶回來的會議文件、資料，在參加會議人員傳達、匯報后，交由辦公室總收發員登記、保存，年終歸檔或

　清退。

　第 九 條：

　：收文處理程序

　第 十 條：

　：發文處理原則：

　1、以公司名義的發文，包括三種情況：

　（1）外部來文需要處理或答復的發文。

　（2）上級機關來文，需要轉發的發文。

　（3）各部門根據本身需要的主動發文。

　屬于前兩種情況的發文，應將來文和附件附在發文文稿的后面，以利核稿時前后照應和年立卷、歸檔，保持文件材料的完整。

　2、無論屬于那種情況的發文，均應由主辦單位經辦人員起草，經部門領導核稿、簽字后交由部門收發登記、編號，送辦公室安排呈簽、打印、封發、投郵等項工作。

　3、對需要相關部門會簽的發文，應由主辦單位經辦人員送請相關部門外 來 各種文 件 辦 公 室總 收 發開 拆 登記、編號 辦公室總收發送部門兼職收發員 行 政 總監分閱 部門經理閱批、經辦 人 處

　 理 一般的批給有關部門處理 重要的呈總經理或分管領導批閱 需發文的起草文件、部門編寫編號，并送交綜合辦公室

　會簽。會簽單位如無不同意見可會簽，有不同意見提出后退主辦單位修改、補充或重新起草文稿后，再會簽。

　4、各部門送辦公室的發文，由辦公室主任和行政總監復核文稿、總收發文員分呈總經理和分管領導簽發。

　5、經公司領導簽發的文件，由總收發員登記后交打字員打印、校對、用印，分送或交通訊員投遞。

　6、發文按規定程序處理完畢后，原稿和附件以及打印件退主辦部門兼職收發文員，妥善保管，年終整理無誤后向檔案室移交。

　第十 一 條：

　：發文處理程序：

　 第十 二條 條：行文關系 1、凡是口頭和電話能解決的問題，不要正式行文。

　2、公司各部門之間，不存在行文關系。主辦部門辦理的問題需要相關部門了解、掌握、協辦、備查的，可用簡函或固定格式的內部通知解決，如人員調動、工資變動等。

　3、公司各部門不應以部門的名義向公司下屬單位行文，需要行文時，應由主辦部門起草文稿，以公司名義行文。

　4、向上級行政領導機關、平級和下級、行政單位發文，以公司名義行文。

　各部門發文登記編號后送綜合辦公室總收發處 總收發員對文稿校對、登記后送檔案室存檔 由綜合辦公室主任及行政總監復核文稿后交總收發員處理

　第十 三 條：

　：公文的用印要齊年蓋月，圓邊和字要清楚。

　第三章 公文 立卷、歸檔和銷毀 第十四條：公文運轉、交接的各個環節，必須建立登記、簽收、經銷等制度，并定期清理。

　第十五條：公文辦理完畢后，承辦人員工應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本、電報和有關材料整理好，由各部門兼職文書（檔案）員立卷，集中送交公司檔案室歸檔。

　第十六條：遠程傳輸的公文應同寄發的正式公文一并立卷、歸檔。傳真文件如需歸檔，應另行復印，以便保存。

　第十七條：案卷應當確定、保管期限，按照規定于次年 3 月份前向公司檔案室移交。個人不應保存應當歸檔的公文。

　第十 八 條：沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。絕密級公文，應按規定收回由機要人員監銷。

　第 十九 條：各種公文、資料要妥善保管，如發生丟失，要認真查找。對丟失文件者要追究責任，嚴肅處理。工作人員調離單位時，必須清退保留的全部公文和重要資料。

　第 四章 章 文件的翻印、閱讀 第 二十 條：

　：文件的翻印 1、中共中央國務院和省、市委、省政府文件，各單位無權自行翻印。

　如遇特殊情況需要翻印，必須經市委辦公室請示省委辦公廳批準，并嚴格控制翻印份數，用后收回，交市委辦公室統一銷毀。

　2、凡經批準或根據上級指示翻印的文件，翻印時要注明翻印機關名稱、時間和份數。

　第 二十一 條 ：本制度經公司總經理辦公會討論通過，自發文之日起開始執行。

　第 二十二 條：

　：本制度解釋權在綜合辦公室。

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