采購(gòu)部規(guī)劃和管理

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　 采購(gòu)部規(guī)劃和管理 現(xiàn)狀 1 1。

　：采購(gòu)流程不規(guī)范，主要存在與供應(yīng)商管理，供應(yīng)商開發(fā)，報(bào)價(jià)，下單，對(duì)賬等一系列問題。

　A：供應(yīng)商開發(fā)開沒有收集相關(guān)的信息（營(yíng)業(yè)執(zhí)照，生產(chǎn)設(shè)備信息，公司人員信息等）。

　B：沒有針對(duì)供應(yīng)商做相關(guān)的等級(jí)分類。

　C：沒有正式的供應(yīng)商報(bào)價(jià)單和比價(jià)信息。

　D：下單沒有一系列正常的規(guī)范操作（采購(gòu)訂單沒有打印，價(jià)格，交期缺失等）。

　E：和供應(yīng)商對(duì)賬出現(xiàn)分歧比較多，沒有規(guī)范的對(duì)賬流程和數(shù)據(jù)。

　F：給供應(yīng)商付款后發(fā)票不能及時(shí)收回。

　解決方法：

　A：針對(duì)供應(yīng)商開發(fā)需要采購(gòu)人員先給供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息調(diào)查表》，等供應(yīng)商把表格回傳后，采購(gòu)人員和部門主管確認(rèn)符合初步篩選合格后和供應(yīng)商確認(rèn)時(shí)間進(jìn)行實(shí)地考察，到供應(yīng)商工廠考核后進(jìn)行打分，如符合我公司要求就導(dǎo)入合格供應(yīng)商，如不符合就直接淘汰。

　B：在和供應(yīng)商進(jìn)行一段時(shí)間的合作后（半年或者一年）進(jìn)行數(shù)據(jù)的評(píng)估（主要針對(duì)價(jià)格，交期，質(zhì)量，服務(wù)等），分三個(gè)等級(jí)（詳見合格供應(yīng)商目錄表），a 級(jí)供應(yīng)商應(yīng)多給訂單和優(yōu)先給訂單，b 級(jí)供應(yīng)商可以正常給訂單，C 級(jí)供應(yīng)商屬于備選供應(yīng)商。

　C：采購(gòu)人員每次下單前需要讓供應(yīng)商以正式的文件發(fā)送報(bào)價(jià)單，應(yīng)遵循兩家或兩家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)全部收集好后做一個(gè)比價(jià)表然后和采購(gòu)訂單一起報(bào)送到部門主管簽字審核。

　D：采購(gòu)人員下單一定要接收到需求部門的正式紙質(zhì)需求單才能進(jìn)行下單操作，不允許口頭或者其他形式的需求進(jìn)行下單，采購(gòu)訂單一定要產(chǎn)品信息,價(jià)格，交期等一系列詳細(xì)的數(shù)據(jù)，等部門主管簽字審核后再敲章后發(fā)送給供應(yīng)商，一定要讓供應(yīng)商簽字敲章回傳，把回傳后的采購(gòu)訂單和需求單整理好放到文件夾存檔。

　E：和供應(yīng)商對(duì)賬需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)好，針對(duì)一些新供應(yīng)商要及時(shí)提醒，供應(yīng)商發(fā)過來對(duì)

　賬單后采購(gòu)人員要及時(shí)對(duì)賬并發(fā)現(xiàn)問題，如果沒問題及時(shí)回復(fù)供應(yīng)商讓其及時(shí)開票，對(duì)賬信息要和供應(yīng)商確認(rèn)然后歸檔。

　F：在給供應(yīng)商付清余款前必須讓供應(yīng)商把發(fā)票先開過來，收到發(fā)票后才能讓財(cái)務(wù)付款。

　2 2 ：各部門采購(gòu)流程中的配合問題

　A:目前需求部門給的采購(gòu)申請(qǐng)單自己潦草甚至模糊不清楚，不能讓采購(gòu)人員及時(shí)的看清楚采購(gòu)需求信息。

　B：其他部門隨意到采購(gòu)部進(jìn)行產(chǎn)品翻動(dòng)和數(shù)據(jù)查看。

　C：需求部門的信息和采購(gòu)部門的信息不及時(shí)或者不一致。

　解決方法：

　A：需求部門要把采購(gòu)申請(qǐng)單打印好之后，經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人簽字再給到采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。

　B：樣品需要整理到倉(cāng)庫(kù)或者單獨(dú)的一個(gè)地方，其他人員不能隨便到采購(gòu)翻動(dòng)?xùn)|西

　C：需求部門在提出申請(qǐng)時(shí)給出的產(chǎn)品信息或者樣品一定要讓采購(gòu)部確認(rèn)，采購(gòu)部給的樣品要讓客戶確認(rèn)后一致后才能下單。

　針對(duì)以上問題點(diǎn)和解決方法可以歸納為以下幾方面 一、采購(gòu)部首先要確立一下管理制度 1、 采購(gòu)人員的工作職責(zé)及基本目標(biāo)（如采購(gòu)交貨及時(shí)率，產(chǎn)品合格率，價(jià)格等）； 2、 采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)訂單的操作及采購(gòu)訂單的審批程序； 3、 制定選擇、評(píng)審供應(yīng)商的程序文件； 4、 確定公司自己的采購(gòu)方式（如物料分類采購(gòu)，集中采購(gòu)，年度采購(gòu)等采購(gòu)方式）； 5、 供應(yīng)商評(píng)估體系文件、供應(yīng)商等級(jí)評(píng)定，； 6、 標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同模版的建立及合同簽訂管理文件；

　7、 異常情況處理體系及文件； 8、 詢價(jià)、比價(jià)、批準(zhǔn)采購(gòu)的體系文件； 9、 采購(gòu)計(jì)劃的制定、批準(zhǔn)、采購(gòu)動(dòng)作、采購(gòu)付款、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)物資發(fā)票的一系列管理文件。

　二、采購(gòu)人員設(shè)置 采購(gòu)主管 1 人，采購(gòu)員 2 人，采購(gòu)內(nèi)勤 1 人 1、采購(gòu)主管：統(tǒng)籌、日常管理和跨部門溝通； 2、采購(gòu)員：執(zhí)行日常采購(gòu)工作； 3、采購(gòu)內(nèi)勤：負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃的合并、記錄、入庫(kù)跟蹤、對(duì)賬付款相關(guān)工作及檔案的建立、管理、更新等。

　三 、 采購(gòu)部工作重點(diǎn)

　1 1 、供應(yīng)商的選擇。

　 首先我們采購(gòu)部要做到多開發(fā)物料資源，調(diào)查價(jià)格，做到貨比三家，控制價(jià)格審核流程，讓采購(gòu)部的工作透明化，并且建立完整的采購(gòu)部供應(yīng)商檔案及物料申購(gòu)檔案，同時(shí)供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系要確立為主要工作重點(diǎn)；做為公司合格供應(yīng)商必需要能做到準(zhǔn)時(shí)、保質(zhì)、售后、樂于溝通等幾個(gè)方面；完成現(xiàn)有物料供應(yīng)商的評(píng)定工作，為公司后期的大批量生產(chǎn)做好準(zhǔn)備。同時(shí)進(jìn)一步發(fā)展新的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，用以獲得最理想的采購(gòu)價(jià)格和品質(zhì)。

　2 2 、賬務(wù)的清理。

　 采購(gòu)是一份繁瑣，復(fù)雜的工作。同時(shí)因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)關(guān)系，對(duì)公司產(chǎn)品的成本有直接影響。另外因?yàn)橄嚓P(guān)物資在采購(gòu)工作的運(yùn)作過程中不可避免的有退，換，等情況發(fā)生，因此必須對(duì)每

　一批物資的采購(gòu)以及合同執(zhí)行情況進(jìn)行臺(tái)賬記錄，并且做好跟蹤檢查，定期盤點(diǎn)，努力做到每筆定單的進(jìn)行情況都可追溯，可查核。

　 3 3 、品質(zhì)保證。

　 采購(gòu)部相關(guān)人員應(yīng)該經(jīng)常和需求部門或者客戶了解相關(guān)物資的使用狀況。對(duì)所采物資的使用狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，了解相關(guān)參數(shù)指標(biāo)性能，收集數(shù)據(jù)進(jìn)行同類產(chǎn)品的對(duì)比。每批物資至少做一次使用跟蹤并做好相應(yīng)的評(píng)估計(jì)錄。

　 4 4 、成本控制。

　 采購(gòu)部在日常工作中進(jìn)一步提高工作效率。除采購(gòu)價(jià)格等方面的控制外，還將其它方面的成本控制納入管理優(yōu)化的范圍內(nèi)，具體方面如辦公物品的使用，計(jì)算機(jī)的使用管理，物資運(yùn)輸費(fèi)的控制等方面。

　 5 5 、采購(gòu)效率。

　 采購(gòu)部日常工作應(yīng)進(jìn)一步完善供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及采購(gòu)模式的優(yōu)化，盡可能的減少采購(gòu)周期，提高采購(gòu)的效率和及時(shí)性。并且對(duì)各種物資的采購(gòu)周期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)錄，提供各請(qǐng)購(gòu)部門制定請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃時(shí)的參考。

　 6 6 、異常情況的處理。

　 因供應(yīng)商生產(chǎn)能力的不足，或其它原因引發(fā)采購(gòu)異常時(shí)，第一時(shí)間知會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并主動(dòng)應(yīng)對(duì)。同時(shí)將對(duì)異常情況的發(fā)生原因進(jìn)行分析處理，記錄在案;如有必要，將進(jìn)行法律程序進(jìn)行公司利益的維護(hù)工作。

　 7 7 、部門之間的協(xié)調(diào) 采購(gòu)部做為一個(gè)服務(wù)性部門，將謹(jǐn)記自己的職責(zé)，將一切以公司為重，與公司其它部門分工協(xié)作，提高生產(chǎn)效率，降低成本，使公司效益最大化，為公司發(fā)展提供助力。

　制作人：陸峰華 日期：2017 年 12 月 4 日

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