公式：電子郵件=整理留存+簡潔明確+尊重客氣+有來有往+正確使用功能 模板：

　1.電子郵件最主要的功能是傳遞信息、作為工作記錄。因此，你要養成發送、整理、保留電子郵件的習慣，每一次郵件往來，都保留了你工作的過程與證據； 2.無論你給誰寫電子郵件，請加上一個標題。這個標題的作用不僅僅是讓對方知道這封郵件是干嘛用的，也為你日后查找郵件提供了便利。另外，別把問題或者郵件內容直接作為標題； 3.不要直接轉發別人的郵件，卻不添加任何正文內容； 4.如果你要轉發郵件，請注意郵件中是不是有些隱私信息； 5.如果真的暫時沒有辦法回復的很詳細，可以寫一句：郵件已收到，我會盡快回復你的。如果你暫時不想回復他的郵件，那么就盡量別點開。因為有些人設置了點開提醒； 6.如果你是被抄送的那個人，一般就是需要知曉。但是，如果對方在發你郵件時抄送了某某某，那么你再回復郵件時，也請抄送某某某； 7.有的時候，郵件抄送給領導，也相當于讓領導知曉，省去了事事都要跟領導匯報的麻煩。不過，在抄送領導之前，你最好將工作的主要安排與計劃大致跟領導說一下，在得到授權后進行； 8.郵件中還有個功能叫作密抄，就是對方不知道你抄送給了這個人，不常用；

　9.郵件中的附件最好別超過 4 個，否則就感覺特別凌亂。如果超過了，那就打個包。另外，最為關鍵的是，請不要忘記給附件也命名； 10.郵件中會有標注緊急或重要的標志，你可以使用。但是，不要讓你發出的每一封郵件都有這個緊急或重要的標志。這讓收件人很不舒服，感覺一直再被催促； 11.郵件開頭來個合適的稱呼。要么你稱呼人家職務，什么王總、孫總、李經理，不確定職務的加個“老師”也是好的；要么你稱呼人家比較溫馨的名字。如果對方是三個字的名字，你就不要加姓氏了，這樣顯得親切點，或者洋氣點的來個英文名也行。如果你是群發，那么就寫個“各位親愛的同事”之類的； 12.郵件的正文盡可能簡潔、明了、準確。郵件不是職場正式的應用文，少一些繁文縟節，把該說的盡可能說清楚就好了。另外，盡量別往郵件里插入太多的圖片啦、表格啥的，顯得郵件特別臃腫。最后，你那個郵件里的標點符號，少用感嘆號，否則顯得那么盛氣凌人； 13.郵件正文如果有很多內容，請分行或者用“1、2、3”之類的區分。正文寫完了請檢查一遍，別匆忙發出去。如果真的發錯了，修改后再發送的，也不要標注什么“以此為準”或者什么“終稿”、“終終稿”、“終極稿”，最簡單的方式就是標注日期； 14.如果郵件發錯了是可以撤回的，但前提是在對方點開郵件之前。如果已經點開了，你就趕緊跟人家電話解釋清楚。同時提醒大家那些郵件中重名的人；

　15.郵件結尾的時候，別忘了客氣客氣。尤其你這份郵件本來就是給別人布置工作或者任務的，什么“大家工作煩勞，多有打擾”之類的。如果你是對領導的，那么加個“請您審閱”之類的； 16.別忘了給自己的郵件設置一個簽名。這個簽名不用太長，姓名、公司、職務、聯系方式、通訊地址，就差不多了。如果你非要顯得自己與眾不同、品味獨特，那么就加一個座右銘或者雞湯語就差不多了。千萬別整一堆沒用的。

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