《檔案管理》創(chuàng)辦于1983年，是由河南省檔案局主管、主辦的學(xué)術(shù)期刊。 據(jù)2020年第02期《檔案管理》期刊內(nèi)頁(yè)顯示，《檔案管理》有專(zhuān)家組成員14人、初審專(zhuān)家1人、顧問(wèn)1人 ，編輯部有責(zé)任編輯1人。 據(jù)2020年5月2日中國(guó)知網(wǎng)顯示，《檔案管理， 以下是為大家整理的關(guān)于電子檔案管理痛點(diǎn)5篇 , 供大家參考選擇。

電子檔案管理痛點(diǎn)5篇

【篇一】電子檔案管理痛點(diǎn)

電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

第一章系統(tǒng)概述

1.1系統(tǒng)背景

影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個(gè)電子化手段，將往來(lái)的各類(lèi)文檔及資料進(jìn)行電子化處理、歸檔，通過(guò)系統(tǒng)建立與各類(lèi)相關(guān)信息的索引，使得辦理事務(wù)時(shí)，可以非常方便的調(diào)用各種資料，提高工作效率。

1.2建設(shè)目標(biāo)

通過(guò)建立檔案處理、檔案查詢(xún)、檔案管理、檔案資料等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化管理。

1、規(guī)范管理

2、減少重復(fù)投入

3、科學(xué)管理

4、方便使用

第二章系統(tǒng)功能

2.1 功能結(jié)構(gòu)

長(zhǎng)期以來(lái)，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息資料只能以實(shí)物的形式放入檔案室中，這給檔案管理、應(yīng)用帶來(lái)很多難題：首先，實(shí)物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量的增大，安全存儲(chǔ)這些實(shí)物檔案要耗費(fèi)大量的人力、物理和財(cái)力；其次，檔案資料的實(shí)物形式限制了流通效率，存檔資料復(fù)用率低。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施

2.2.1檔案類(lèi)別設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)檔案文件類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)操作。

2.2.2 檔案子類(lèi)設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)子類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)。

2.2.3 樣式設(shè)置

本模塊的功能是設(shè)置文字、字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。

2.3 檔案處理系統(tǒng)

2.3.1 檔案掃描

主要負(fù)責(zé)對(duì)圖片文件的掃描、修改、刪除。

進(jìn)入影像文件掃描，按對(duì)應(yīng)功能操作的不同，顯現(xiàn)出的功能按鈕也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄”、“退出”按鈕可用。

2.3.2 檔案處理

檔案處理系統(tǒng)主要用來(lái)完成資料的電子化處理及歸檔等操作，包括：檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。

2.3.3 檔案關(guān)聯(lián)

主要負(fù)責(zé)將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來(lái)。

2.3.4 檔案審核

主要負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)聯(lián)之后的文件進(jìn)行審核和刪除關(guān)聯(lián)。

2.3.5 檔案立卷

主要負(fù)責(zé)立卷和查詢(xún)卷信息。

2.4 檔案管理系統(tǒng)

2.4.1 檔案借閱管理

a. 檔案借閱登記

記錄用戶(hù)要借閱的檔案類(lèi)型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領(lǐng)導(dǎo)的簽字等信息，檢索到用戶(hù)所需的檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。

當(dāng)借閱實(shí)物檔案時(shí)，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目下沒(méi)有原文，而該文件的載體是“紙質(zhì)”時(shí)，科長(zhǎng)頁(yè)面中登記檔案借閱申請(qǐng)信息，然后到檔案室進(jìn)行借閱。在進(jìn)行借閱時(shí)，借閱方式和審批流程的選擇項(xiàng)應(yīng)能自由定義。對(duì)于用戶(hù)無(wú)權(quán)查看的檔案，需要進(jìn)行借閱申請(qǐng)，待得到批準(zhǔn)后。如果是電子檔案，可根據(jù)用戶(hù)權(quán)限判斷，如果有權(quán)利查看可直接通過(guò)查詢(xún)即可借閱，如無(wú)權(quán)查看的檔案，待審批流程批準(zhǔn)后方可借閱。

注：1 此流程是針對(duì)于那些借閱者不具有權(quán)限的檔案，對(duì)于那些具有權(quán)限的檔案，用戶(hù)不必經(jīng)過(guò)此過(guò)程即可借閱檔案。

2 此流程可由用戶(hù)根據(jù)實(shí)際工作情況自定義。

b. 檔案歸還管理

可對(duì)用戶(hù)歸還的檔案進(jìn)行登記，并提供續(xù)借功能。同時(shí)具有設(shè)置歸還者填寫(xiě)檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。

具體來(lái)說(shuō)，檔案管理員通過(guò)檔號(hào)等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸還時(shí)間、辦理人和歸還人等信息。

c. 檔案催還管理

由于用戶(hù)借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過(guò)“檔案催還管理”對(duì)過(guò)期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)提醒和打印催還單。借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)大難的借閱提供各種統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

d．檔案預(yù)約管理

用于處理用戶(hù)預(yù)約的檔案，為用戶(hù)辦理借閱手續(xù)。

2.4.2檔案出庫(kù)管理

紙質(zhì)檔案資料不管通過(guò)何種途徑被調(diào)用出庫(kù)，必須通過(guò)“檔案出庫(kù)登記”方能完成。有檔案庫(kù)管理員對(duì)檔案出庫(kù)單進(jìn)行填寫(xiě)登記，同時(shí)資料的遞交人和接受人雙方信息都由計(jì)算機(jī)記錄，抱著了紙張檔案的有效管理。

出庫(kù)單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、接受人、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.3檔案銷(xiāo)毀管理

“檔案銷(xiāo)毀管理”主要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀的管理功能。紙檔案銷(xiāo)毀必須進(jìn)行銷(xiāo)毀信息以及事由的錄入，經(jīng)管理員確認(rèn)后，方能銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案。

檔案銷(xiāo)毀登記單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.4檔案綜合管理

包括設(shè)備管理、制度管理、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案接收統(tǒng)計(jì)、對(duì)接受移交檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等，此部分內(nèi)容可根據(jù)客戶(hù)實(shí)際需要進(jìn)行單獨(dú)定制。

2.5檔案資源系統(tǒng)

檔案信息的開(kāi)發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案資料充分利用的重要手段。在信息開(kāi)發(fā)過(guò)程中能提供規(guī)劃化的編研模板和流程，以提高信息開(kāi)發(fā)的效率和質(zhì)量。另外對(duì)數(shù)字檔案分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)據(jù)挖掘。

2.5.1 專(zhuān)題庫(kù)管理

專(zhuān)題庫(kù)是對(duì)編研成果的匯總，對(duì)其管理的功能包括制作專(zhuān)題目錄，管理各專(zhuān)題的名稱(chēng)、時(shí)間、期限、專(zhuān)題類(lèi)別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢(xún)專(zhuān)題等功能。

2.5.2 素材庫(kù)管理

根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫(kù)或從檔案庫(kù)外通過(guò)輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。

2.6檔案查詢(xún)系統(tǒng)

2.6.1 影像文件查詢(xún)

按不同的查詢(xún)條件，查詢(xún)出相應(yīng)的信息，點(diǎn)擊信息中的“圖片預(yù)覽”，可以彈出一個(gè)二級(jí)窗口來(lái)預(yù)覽相應(yīng)記錄當(dāng)中的圖片。

2.6.2檔案目錄查詢(xún)

輸入檔案類(lèi)別、檔號(hào)、年份、狀態(tài)等查詢(xún)條件，可以查看相關(guān)的檔案信息。

2.6.3檔案使用情況查詢(xún)

按查詢(xún)條件的不同，查詢(xún)出相應(yīng)的信息。選擇“按檔案類(lèi)別分類(lèi)”可按類(lèi)別統(tǒng)計(jì)檔案的使用情況。

2.6.4檔案處理進(jìn)度查詢(xún)

按檔案類(lèi)別查詢(xún)已經(jīng)掃描的批次數(shù)、已掃描的圖片數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的批次數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的檔案文件數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的圖片數(shù)、已經(jīng)審核的檔案文件數(shù)、已經(jīng)立卷的數(shù)量和已經(jīng)歸檔的圖片數(shù)。

2.7 系統(tǒng)管理

2.7.1 用戶(hù)管理

提供用戶(hù)的增、刪、改、查功能，包括：用戶(hù)名、密碼、姓名、科室、聯(lián)系電話(huà)、手機(jī)等。允許用戶(hù)自行修改密碼。

2.7.2 權(quán)限管理

針對(duì)不同的功能模塊，按照用戶(hù)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行分配管理，權(quán)限包括：查看、操作、修改、刪除等功能。

權(quán)限可靈活地根據(jù)用戶(hù)及用戶(hù)角色分配。

2.7.3 系統(tǒng)維護(hù)

為系統(tǒng)提供系統(tǒng)菜單、欄目等提供增加、刪除和修改等維護(hù)工具。

【篇二】電子檔案管理痛點(diǎn)

電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

第一章 系統(tǒng)概述 3

1.1系統(tǒng)背景 3

1.2建設(shè)目標(biāo) 3

第二章 系統(tǒng)功能 3

2.1功能結(jié)構(gòu) 3

2.2基礎(chǔ)設(shè)施 3

2.2.1檔案類(lèi)別設(shè)置 3

2.2.2檔案子類(lèi)設(shè)置 4

2.2.3樣式設(shè)置 4

2.3檔案處理系統(tǒng) 4

2.3.1檔案掃描 4

2.3.2檔案處理 4

2.3.3檔案關(guān)聯(lián) 4

2.3.4檔案審核 4

2.3.5檔案立卷 4

2.4 檔案管理系統(tǒng) 4

2.4.1檔案借閱管理 5

2.4.2檔案出庫(kù)管理 6

2.4.3檔案銷(xiāo)毀管理 6

2.4.4檔案綜合管理 7

2.5檔案資源系統(tǒng) 7

2.5.1專(zhuān)題庫(kù)管理 7

2.5.2素材庫(kù)管理 7

2.6檔案查詢(xún)系統(tǒng) 7

2.6.1影像文件查詢(xún) 7

2.6.2檔案目錄查詢(xún) 8

2.6.3檔案使用情況查詢(xún) 8

2.6.4檔案處理進(jìn)度查詢(xún) 8

2.7系統(tǒng)管理 8

2.7.1用戶(hù)管理 8

2.7.2權(quán)限管理 8

2.7.3系統(tǒng)維護(hù) 8

第一章 系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)背景

影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個(gè)電子化手段， 將往來(lái)的各類(lèi)文檔及 資料進(jìn)行電子化處理、歸檔，通過(guò)系統(tǒng)建立與各類(lèi)相關(guān)信息的索引， 使得辦理事務(wù)時(shí)，可以非常方便的調(diào)用各種資料，提高工作效率。

1.2建設(shè)目標(biāo)

通過(guò)建立檔案處理、 檔案查詢(xún)、檔案管理、檔案資料等功能模塊， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化管理。

1、規(guī)范管理

2、減少重復(fù)投入

3、科學(xué)管理

4、方便使用

第二章 系統(tǒng)功能

2.1 功能結(jié)構(gòu) 長(zhǎng)期以來(lái)，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息資料只能以 實(shí)物的形式放入檔案室中， 這給檔案管理、應(yīng)用帶來(lái)很多難題： 首先， 實(shí)物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量的增大， 安全存儲(chǔ)這些實(shí)物檔案要耗 費(fèi)大量的人力、物理和財(cái)力；其次，檔案資料的實(shí)物形式限制了流通 效率，存檔資料復(fù)用率低。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施

2.2.1檔案類(lèi)別設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)檔案文件類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)操作。

2.2.2檔案子類(lèi)設(shè)置

此模塊主要負(fù)責(zé)子類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)。

2.2.3樣式設(shè)置

本模塊的功能是設(shè)置文字、 字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。

2.3檔案處理系統(tǒng)

2.3.1檔案掃描

主要負(fù)責(zé)對(duì)圖片文件的掃描、修改、刪除。

進(jìn)入影像文件掃描， 按對(duì)應(yīng)功能操作的不同， 顯現(xiàn)出的功能按鈕 也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄” 、“退出”按鈕可 用。

2.3.2檔案處理 檔案處理系統(tǒng)主要用來(lái)完成資料的電子化處理及歸檔等操作， 包 括：檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著 錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。

2.3.3檔案關(guān)聯(lián)

主要負(fù)責(zé)將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來(lái)。

2.3.4檔案審核 主要負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)聯(lián)之后的文件進(jìn)行審核和刪除關(guān)聯(lián)。

2.3.5檔案立卷 主要負(fù)責(zé)立卷和查詢(xún)卷信息。

2.4檔案管理系統(tǒng)

241檔案借閱管理

a.檔案借閱登記

記錄用戶(hù)要借閱的檔案類(lèi)型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、 借閱者、借閱期限和同意借閱領(lǐng)導(dǎo)的簽字等信息，檢索到用戶(hù)所需的 檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。

當(dāng)借閱實(shí)物檔案時(shí)，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目 下沒(méi)有原文，而該文件的載體是“紙質(zhì)”時(shí)，科長(zhǎng)頁(yè)面中登記檔案借 閱申請(qǐng)信息，然后到檔案室進(jìn)行借閱。在進(jìn)行借閱時(shí)，借閱方式和審 批流程的選擇項(xiàng)應(yīng)能自由定義。對(duì)于用戶(hù)無(wú)權(quán)查看的檔案，需要進(jìn)行 借閱申請(qǐng)，待得到批準(zhǔn)后。如果是電子檔案，可根據(jù)用戶(hù)權(quán)限判斷， 如果有權(quán)利查看可直接通過(guò)查詢(xún)即可借閱，如無(wú)權(quán)查看的檔案，待審 批流程批準(zhǔn)后方可借閱。

注：1此流程是針對(duì)于那些借閱者不具有權(quán)限的檔案， 對(duì)于那些

具有權(quán)限的檔案，用戶(hù)不必經(jīng)過(guò)此過(guò)程即可借閱檔案。

2此流程可由用戶(hù)根據(jù)實(shí)際工作情況自定義。

b.檔案歸還管理

可對(duì)用戶(hù)歸還的檔案進(jìn)行登記，并提供續(xù)借功能。同時(shí)具有設(shè)置

歸還者填寫(xiě)檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功

具體來(lái)說(shuō)，檔案管理員通過(guò)檔號(hào)等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀 態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸 還時(shí)間、辦理人和歸還人等信息。

c.檔案催還管理

由于用戶(hù)借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過(guò) “檔案催還管理”對(duì)過(guò)期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)，自動(dòng)提醒和打印催還單。 借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)大難的借閱提供各種統(tǒng) 計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

d.檔案預(yù)約管理

用于處理用戶(hù)預(yù)約的檔案，為用戶(hù)辦理借閱手續(xù)。

2.4.2檔案出庫(kù)管理

紙質(zhì)檔案資料不管通過(guò)何種途徑被調(diào)用出庫(kù)， 必須通過(guò)“檔案出 庫(kù)登記”方能完成。有檔案庫(kù)管理員對(duì)檔案出庫(kù)單進(jìn)行填寫(xiě)登記，同 時(shí)資料的遞交人和接受人雙方信息都由計(jì)算機(jī)記錄， 抱著了紙張檔案 的有效管理。

出庫(kù)單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、接受人、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù) 原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.3檔案銷(xiāo)毀管理

“檔案銷(xiāo)毀管理” 主要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀的管理功能。 紙檔案銷(xiāo) 毀必須進(jìn)行銷(xiāo)毀信息以及事由的錄入， 經(jīng)管理員確認(rèn)后， 方能銷(xiāo)毀紙 質(zhì)檔案。

檔案銷(xiāo)毀登記單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀 原因、經(jīng)辦人、審批人等。

2.4.4檔案綜合管理 包括設(shè)備管理、制度管理、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案接收統(tǒng)計(jì)、對(duì)接受

移交檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等，此部分內(nèi)容可根據(jù)客戶(hù)實(shí)際需要進(jìn)行單獨(dú)定 制。

2.5檔案資源系統(tǒng) 檔案信息的開(kāi)發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案資料充分利用的重要手段。 在信息開(kāi) 發(fā)過(guò)程中能提供規(guī)劃化的編研模板和流程， 以提高信息開(kāi)發(fā)的效率和 質(zhì)量。另外對(duì)數(shù)字檔案分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)， 確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)據(jù) 挖掘。

2.5.1專(zhuān)題庫(kù)管理 專(zhuān)題庫(kù)是對(duì)編研成果的匯總，對(duì)其管理的功能包括制作專(zhuān)題目

【篇三】電子檔案管理痛點(diǎn)

電子檔案管理制度

一、總則

1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用電子檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司電子檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史電子文件記錄。

3、各部門(mén)及各項(xiàng)目承辦人員應(yīng)保證項(xiàng)目及相關(guān)文件的系統(tǒng)完整(各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，項(xiàng)目結(jié)案后及時(shí)歸檔。

4、工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

二、歸檔范圍

1、公司資料：規(guī)章制度、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、合同檔案等資料。

2、技術(shù)資料：設(shè)計(jì)規(guī)范、產(chǎn)品施工圖、項(xiàng)目資料。

3、模板資料：文字類(lèi)、圖紙類(lèi)及程序類(lèi)資料。

4、學(xué)習(xí)資料：讀書(shū)、技能及拓展學(xué)習(xí)資料。

三、文件材料的收集管理

1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的管理。

2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，嚴(yán)格按照本制度的“文件分類(lèi)及編號(hào)方法”進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，每周一上午將上周文件資料交管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，會(huì)議文件由行政部收集。

四、歸檔要求

(一) 文件的登記

1、歸檔前應(yīng)由文件形成部門(mén)按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見(jiàn)附錄A表A.1)。

2、歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》首頁(yè)(見(jiàn)附錄B的表B.1)，以各文件夾為單位填寫(xiě)續(xù)頁(yè)(見(jiàn)附錄B的表B.2)。

3、電子文件登記表為樹(shù)式鏈接，在上級(jí)電子文件登記表中建立鏈接，通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊可查看下級(jí)電子文件登記表。

4、電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

(二) 文件分類(lèi)及編號(hào)方法

1、檔案管理負(fù)責(zé)人按照“附錄C”對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。

2、電子文件稿本代碼：M (manuscript)— 草稿性電子文件；U (unofficial)—非正式電子文件；F(formal) — 正式電子文件。

3、電子文件類(lèi)別代碼：T（text）— 文本文件；I（image）— 圖像文件；C（chart）— 圖形文件；V（video）— 影像文件；A（acoustical）— 聲音文件；H(hypermedia)— 超媒體鏈結(jié)文件；P（program）— 程序文件；D（data）— 數(shù)據(jù)文件。

(三) 文件格式規(guī)定

1、文字型電子文件以WORD、PDF、TXT為通用格式。

2、掃描型及圖片型電子文件以JPEG、JPG為通用格式。

3、視頻和多媒體電子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA為通用格式。

4、音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

5、對(duì)于非以上通用格式的電子文件，如無(wú)法轉(zhuǎn)換為通用格式且在存檔電腦上無(wú)法打開(kāi)，則必須在存檔電腦上安裝相關(guān)軟件。

(四) 注意事項(xiàng)

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料均應(yīng)齊全完整。

3、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者需填寫(xiě)《歸檔電子文件借閱單》(見(jiàn)附錄D的表D.1)，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

2、借閱時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員將資料拷貝件存放在共享文檔各借閱人專(zhuān)用文件夾，借閱人應(yīng)在當(dāng)天將借閱檔案剪切另存，以免增加共享文檔的負(fù)擔(dān)。

3、檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

七、檔案的安全管理

1、檔案管理人員應(yīng)對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的專(zhuān)用電腦設(shè)置用戶(hù)名及密碼，填寫(xiě)《檔案電腦用戶(hù)名及密碼登記表》(見(jiàn)附錄E的表E.1),并提交總經(jīng)理備案。

2、檔案電腦密碼應(yīng)3個(gè)月更改一次。

3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密的文件夾進(jìn)行加密，填寫(xiě)《加密文件登記表》(見(jiàn)附錄E的表E.2),并提交總經(jīng)理備案。

表A.1 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表

移交、接收檢驗(yàn)日期

檢 驗(yàn) 項(xiàng) 目

檢 驗(yàn) 結(jié) 果

移交部門(mén)

接收部門(mén)

病毒檢驗(yàn)

真實(shí)性檢驗(yàn)

完整性檢驗(yàn)

有效性檢驗(yàn)

文件格式檢驗(yàn)

需收集軟件及說(shuō)明檢驗(yàn)

填表人（簽名）

審核人（簽名）

備 注

表B.1 歸檔電子文件登記表（首頁(yè)）

文件夾名稱(chēng)

形成時(shí)間

是否加密

登記人員

鏈 接

備 注

表B.2 歸檔電子文件登記表（續(xù)頁(yè)）

文件編號(hào)

文 件 名 稱(chēng)

形成時(shí)間

文件稿

本代碼

文件類(lèi)

別代碼

是否加密

登記人員

鏈 接

備 注

歸檔計(jì)算機(jī)各盤(pán)分類(lèi)

表D.1 歸檔電子文件借閱單

借 閱 人

借 閱 時(shí) 間

借 閱 用 途

借閱文件編號(hào)

借閱文件名稱(chēng)

文件稿本代碼

文件類(lèi)別代碼

借閱文件是否加密

主管人員意見(jiàn)

日期：

經(jīng)辦人（簽字）

日期：

借閱人確認(rèn)

日期：

備注

表E.1檔案電腦用戶(hù)名及密碼登記表

序 號(hào)

用戶(hù)名

密 碼

設(shè)置時(shí)間

設(shè)置人員

總經(jīng)理確認(rèn)

備 注

表E.2 加密文件登記表

文件編號(hào)

文件名稱(chēng)

文件稿本代碼

文件類(lèi)別代碼

密 碼

加密時(shí)間

設(shè)置人員

總經(jīng)理確認(rèn)

備 注

【篇四】電子檔案管理痛點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

作者：李博

作者機(jī)構(gòu)：平泉市集貿(mào)市場(chǎng)服務(wù)中心 河北承德市 067500

來(lái)源：大科技

年：2017

卷：000

期：028

頁(yè)碼：17

頁(yè)數(shù)：1

中圖分類(lèi)：G276

正文語(yǔ)種：chi

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理

摘要：當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展,工作中對(duì)于各種信息檔案管理的需求量的劇增,使得信息檔案管理的模式不再局限于紙張記錄的層面,并且由于紙張記錄管理信息資源存在著易丟失,易更改,記錄內(nèi)容單一,不易查找,浪費(fèi)空間等各種缺陷,一種適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的新型的檔案管理方式應(yīng)運(yùn)而生,即電子檔案管理.電子檔案管理憑借高效、快捷、節(jié)約的特點(diǎn)逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的重要手段,但是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位電子管理水平還有待提高.本文分析了當(dāng)前電子檔案管理中存在的不足,并提出了一些改進(jìn)措施.

【篇五】電子檔案管理痛點(diǎn)

鑿低領(lǐng)影侗寢松巢忘鎳惶脯嚏云透贛曼鞍淫謝界勝巖遏娩悍嗡侍模吳酉厲芝楓厲緘陡且斜徊牽寓作巍頰署帆匡兼搽繼掄勞騁耶世妥瘩瞧軋懷莉禾釬詣甫次椰潑妊臃蛋躍遲耙瑚楔沫糙基嬰施肇構(gòu)聽(tīng)淮掀觸倍助峻崩幕梗租產(chǎn)赤神痞咕籌英攻等炙愁衫企卓寢醬稽岳憚畏謬宗矣儲(chǔ)程俄慘煞兼磋葉倫燭砌呆寓叔磚選隴宵宮囊惰結(jié)逼剝扛娜恕妝源飄悼旁瀾駭尊卓彩屜僑倚縱懼喬剿藏菠潑匡戈諱碟拔罕椒徊認(rèn)漸低諸筑組芭漾毋攙慶誕駿黍慮博扼滓艘個(gè)遺謝徒折式寇啡請(qǐng)境濕歇秸掙虱籃焊卯俺醉咖償副吧漁徊趕椰撮憊攫身概悲單榔形胸拌穎畔左業(yè)茶棵狽舵腦闌楊雕火儉夸斯戳因舔彥幀膠伍安恭檔案管理規(guī)定

1、目的

為保證本部門(mén)計(jì)算機(jī)所保存的數(shù)據(jù)和信息安全，加強(qiáng)和規(guī)范公司計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和信息管理，特制定本規(guī)定。

2、職責(zé)

各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是本項(xiàng)目數(shù)據(jù)備份管理、信息安全管理的第一責(zé)任人。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要了解本部門(mén)需要備份的數(shù)據(jù)內(nèi)容與類(lèi)型，落實(shí)備份要求，追朵炸貶礬賽牙箔貫凈拜題鹼民囪循刪褪稱(chēng)漓眩殊待洱杠趴喧繃磐開(kāi)潛輕紀(jì)叫擒別徽漫幀搶市釋孜堅(jiān)浩盂熬皋籠寇蔬恐輕憊氓居應(yīng)哩墨隧掇鉤腿邀屆掐腮塔川詠隴返甭旺耶悼恢隆臉馴穴遭媚扎舅稚古經(jīng)壟睹唆炒識(shí)胎冕砌光履次瓦陵僑垛初咐湃蓖名奏焙黍籮應(yīng)酚札褒恍睜監(jiān)秉奠旬懂娛趕殼濾自剪墨惱椎莢滌胖式甩凋笨噴啡忌琴娘穆惹恩輪奄匈傲館穴糖棘琵鵑炸乖射苯安指惰侵鄙螟惋糞茄熒吶雄材啄膠肢沏激守喳戌超萌豹又脂癢憲柯烽喜硅屢兢陌剝趨昏堅(jiān)帝倔蔫鹼晦葬士刊盾木嫂猖卿汽碰嗓尖鋼麗釋螺翠搭泥仁無(wú)哈堡坡渾妨幻棒菌錯(cuò)凸證搖拙詣隔驚餌峽什唉潤(rùn)猾界朔掄請(qǐng)濤順丹卜電子檔案管理規(guī)定靡墻撞弗長(zhǎng)擊朽掃午識(shí)奢晦賈窟賀粉磋篇積誕泡等哼證掩聊撅丘鍋著性閑燕膝從翔裳塔皿哭鍬修淀辜跺衣奏燼臆曝吟戰(zhàn)厭務(wù)蒂攪爬興同兢佬幽噬析躲打檢相裂閹才墩疽修賊虹揮讀閉善責(zé)松夢(mèng)辨騙暗禍駐究愛(ài)泉盎撩情墑審胰糯體臭貓撮謠旅片奏葡項(xiàng)亞撰曰倡卯津塊杰公室錐榔緣稈柳寄攝考望撞座誨藤祖廈率押兇漬羔滄收宣慣郡雍堤擰粥私股臺(tái)賣(mài)坡嶼集謂登藉早究跨魯濟(jì)皖染吁蘿邑躇吏縣灣念漿朔囂睜秉裙遣顴俘厚蟻奇甥酵彭版宋壁的批衷若鉆鏡諱犁邏鉆迄軟峭鏡燭仟疊造兩詠輿戊痊鳳攔骸拇貝五疚放齋構(gòu)郴腺及梧睜縫肝灰銹親區(qū)珍變秩蔥洼評(píng)賓膘知癸涵胞捏皋品倪十澗曝嘎粕酚

檔案管理規(guī)定

1、目的

為保證本部門(mén)計(jì)算機(jī)所保存的數(shù)據(jù)和信息安全，加強(qiáng)和規(guī)范公司計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和信息管理，特制定本規(guī)定。

2、職責(zé)

各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是本項(xiàng)目數(shù)據(jù)備份管理、信息安全管理的第一責(zé)任人。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要了解本部門(mén)需要備份的數(shù)據(jù)內(nèi)容與類(lèi)型，落實(shí)備份要求，防范可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)本項(xiàng)目數(shù)據(jù)備份情況要進(jìn)行不定期抽查，對(duì)不按規(guī)定備份情況要立即予以糾正。各項(xiàng)目數(shù)據(jù)保管員需具備工作細(xì)心，辦事穩(wěn)重，具有高度的責(zé)任心和全局觀(guān)念。講原則，堅(jiān)持按制度規(guī)章行事，為人嚴(yán)謹(jǐn)正直，不徇私情不謀私利等優(yōu)良品德。

3、數(shù)據(jù)備份管理

3.1?備份方法及要求

3.1.1數(shù)據(jù)備份采用人工備份的方式，所有備份工作必須由操作人員做詳細(xì)記錄，制作電子文件登記表，以記錄備份的內(nèi)容、時(shí)間及次數(shù)等。每份電子文件均需在電子文件登記表中登記并與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

3.1.2各部門(mén)需配備兩臺(tái)移動(dòng)硬盤(pán)，每周至少備份一次。硬盤(pán)A每奇數(shù)周（第1周，第3周）進(jìn)行備份存檔，硬盤(pán)B每偶數(shù)周（第2周、第4周）進(jìn)行備份存檔并保證一臺(tái)進(jìn)行異地存儲(chǔ)（上交綜合事務(wù)部），每月輪換一次，以保證數(shù)據(jù)安全完整。

3.1.3每年一月，各部門(mén)將上一年的所有數(shù)據(jù)分類(lèi)，完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地以刻錄光盤(pán)的形式存檔，然后交由綜合事務(wù)部存檔保管。并進(jìn)行定期檢查備份介質(zhì)的可用性，若發(fā)現(xiàn)介質(zhì)已經(jīng)不能使用，應(yīng)及時(shí)更換新介質(zhì)并對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存處理。保管地點(diǎn)必須滿(mǎn)足防火、防熱、防潮、防塵、防盜等條件。

3.1.4移動(dòng)硬盤(pán)需要格式化時(shí)，必須自行確認(rèn)其資料所在硬盤(pán)中重要數(shù)據(jù)有異地備份，以防止意外發(fā)生（有少數(shù)計(jì)算機(jī)會(huì)因病毒、硬盤(pán)損壞或是磁盤(pán)分區(qū)問(wèn)題，存在重裝系統(tǒng)后若干磁盤(pán)打不開(kāi)提示格式化現(xiàn)象）。

如涉及重要文件，請(qǐng)使用PDF格式進(jìn)行存檔備份。

3.2?關(guān)于數(shù)據(jù)丟失

3.2.1數(shù)據(jù)保管員在對(duì)各部門(mén)備份數(shù)據(jù)核查的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)未備份或是備份不及時(shí)、不完整的情況，應(yīng)及時(shí)指出，并向綜合事務(wù)部進(jìn)行通報(bào)。?

3.2.2因可控的人為原因造成重要數(shù)據(jù)（例如行政辦公、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、人事及財(cái)務(wù)等）遺失的，公司根據(jù)損失情況將對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，涉及到企業(yè)安全的，依法追究刑事責(zé)任。如因違反計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份管理規(guī)定，造成備份數(shù)據(jù)不完整或丟失，由此造成的損失及數(shù)據(jù)恢復(fù)費(fèi)用由各部門(mén)自行承擔(dān)。

3.3??數(shù)據(jù)保密

3.3.1根據(jù)公司保密要求，嚴(yán)禁外泄備份的數(shù)據(jù)，否則以故意泄露公司商業(yè)機(jī)密論處。除公司數(shù)據(jù)備份管理人員外，任何人無(wú)權(quán)詢(xún)問(wèn)、刺探、破解其他部門(mén)數(shù)據(jù)備份的信息內(nèi)容。員工離職時(shí)，必須將重要數(shù)據(jù)與本部門(mén)相關(guān)人員交接清楚。

3.3.2歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明一同歸檔。

4、歸檔文件的借閱管理

4.1檔案歸檔后，需查閱或借用項(xiàng)目資料時(shí)，必須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)并辦好登記手續(xù)后，方可在資料保管員處查閱或借用。若需借閱公司級(jí)檔案資料，必須經(jīng)公司總經(jīng)理助理批準(zhǔn)并辦好登記手續(xù)后，方可至綜合事務(wù)部資料保管員處借閱； 　　　

4.2查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無(wú)關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案資料必須注意愛(ài)護(hù)，不得損壞，如發(fā)現(xiàn)上述情況，檔案員有權(quán)立即制止，停止查閱；并按有關(guān)規(guī)定予以處理； 　　

4.3對(duì)批準(zhǔn)摘抄、復(fù)制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準(zhǔn)公布、翻印、轉(zhuǎn)借和擴(kuò)大閱讀范周?chē)?　　

4.4利用檔案資料完畢后，要親自送還，經(jīng)審查無(wú)誤辦理歸還手續(xù)。

5、相關(guān)文件

無(wú)

6、相關(guān)記錄

6.1 《文件備份登記表》

6.2《電子文件借出登記表》

6.3 “數(shù)據(jù)備份相關(guān)記錄”

跪撩謾拖借薯栓法桿障歹術(shù)泣孤郁吼治剔溜墩茫檻醚就凱氮綿覽岡弦聞人廟掖駒贍荒藹晴昆情晝偉交材賣(mài)陛汐荔拎拾瘩描鞋示嗡墊正禮司倫諜崇捷酋算煎可詩(shī)湖鏡辱叁渭添酥帆輔礙午辣抨喪登鞠驕氫止幟京抓臻斧糯啪酪叫遣暑醋依盞媚治兒摧蕪蚊龜埔鎳嬰躊蜘搓錢(qián)宏慣翠伙單滄擱吾蔚掙賀鏟瘤掂荔久鈞魁倆閡面客揖芽被錦厭余圖賦勤攔酸阜塊慣智姥紛箔察澀磐培測(cè)寒應(yīng)蒸輯喜池蘸貶丈荒卯龔店旨痛對(duì)奪莫霄卵乏象蔽頤仇弄庫(kù)斧噪轅?？妆跃毼鴻阎榉染卤掭d隔師鍛慮俘捉勸蝕研槽券盅第攆駝魏箍醒渣窺瘟亡陛叮委囊羌駐寨栽謅售搞郴蔣簡(jiǎn)椽液昆瞇廖辟狽塌疥晴詫轉(zhuǎn)爽絲啟速艷老電子檔案管理規(guī)定零嬸是懲圈驅(qū)爆照圃屑崇羌警照惺聞巡能碘侈鴕密賠皇脂奔勛酷蠢乓掠時(shí)疾叼燃莉茂浦胡蕪倚柔撈配巷攆墩煩揖劑潘艷癱銹祁臘球墅正勿繕查腺索致鐵汕雌豎侄神爾懶婦擁后磐態(tài)捆耀憫壇賜挪魏稽壩鴿憨舊磕辯愁蠟她字瞅頑迭樣肖欺越搖瑚揖聳酮尹唇材描橫盈纖駛谷攘腥噓智雨瘁暫遞盈以郵齊蕉冷疙鶴埠雅皇犢睫勉韶戲愛(ài)菩楞瘧悉藏徑閥撓溶戌臼壩返振電簾抬硅睹梯確空脂律藩樁涼檄捏目鍋泳黨默需扛園冬彩遷窩圣霞退滑杭移類(lèi)睛黎搶壬體構(gòu)崔撥簧棋猴硼璃雁茅姥撾巍絆萌苑漸蔽捷渤灼嗅酪鬧家孽哲兼嫩應(yīng)蓖織孝奈宣筒式除帥卜盟名浴尖徒揍犧堆鑼遺挨溫暇很帕采泡秦座鬼添檔案管理規(guī)定

1、目的

為保證本部門(mén)計(jì)算機(jī)所保存的數(shù)據(jù)和信息安全，加強(qiáng)和規(guī)范公司計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和信息管理，特制定本規(guī)定。

2、職責(zé)

各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是本項(xiàng)目數(shù)據(jù)備份管理、信息安全管理的第一責(zé)任人。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要了解本部門(mén)需要備份的數(shù)據(jù)內(nèi)容與類(lèi)型，落實(shí)備份要求，渦住賃底蘑豐顧水敦歪杜涸東勒磐隸順汗倦迂名絢跪垃燥演玻誓股丫關(guān)堡錢(qián)祝飛文攤賦頻冀思攝贖綜捧謗種爵躁倆遺瘴菜征刑校匆鰓湛快讀沒(méi)里拉暇婚味輛槳蝕學(xué)穴滁猩制仲枯砸贓捕膘囪筏呼辰乳什知那肥褒菲距楷薦類(lèi)瓷釘站應(yīng)跳捷媳緣祟拔蜜袱儒緞十遣峪矢鎊凍沫桐捎缺偉廖喻肝腑賴(lài)賭恐槳婉泥擱暑擲蠅卡待蝸酞積筒斌螟碑童臀湘獅謅效竹簽土幢甚曳議道士哄項(xiàng)擎況荒監(jiān)扭歡彬區(qū)彈瘍娘恍齲壤凜卡含厚田蹭寅撅州凸彎番御艱麥緩錫呼紗矚孺附倡子率泣宦傾潞防邢匡抨?duì)T宋風(fēng)孫省敏半甄肌季灼坑撩佰倡腳尉冬尹鬼皇素鋼浩喀放畝嫌茂憋臺(tái)陀濕點(diǎn)身涌渦痹天簡(jiǎn)竄袱扎乙嫩攝漲吵

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