規定是強調預先（即在行為發生之前）和法律效力，用于法律條文中的決定。規定作動詞指對事物的數量，質量或方式，方法等做出具有約束力的決定，比如說：~產品的質量標準 | 不得超過~的日期等， 以下是為大家整理的關于電子檔案管理規定4篇 , 供大家參考選擇。

電子檔案管理規定4篇

第一篇: 電子檔案管理規定

1.0目的

　　加強公司各管理處、行政內部管理檔案的建立和管理,通過檔案管理，為人事、行政工作提供情況，規范公司在管物業資料，便于物業的維修和養護，整理管理運作資料，便于提高服務質量。

　　2.0適用范圍

　　公司、部門、管理處檔案管理。

　　3.0檔案管理

　　3.1人事、行政內部管理檔案由公司、管理處設專人統一管理。

　　3.2檔案管理員要根據檔案管理規定，通過有關部門收集入檔材料，有關部門應積極配合。檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。

　　3.3凡歸檔材料，均應認真鑒別，材料應詳實、完整。

　　3.5檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質量記錄按月裝訂,相關行政檔案分年度裝訂。

　　3.6檔案應存放入專用檔案柜，檔案室必須堅固適用，有防火、防盜、防潮等安全措施。

　　3.7對保管的檔案要逐一登記造冊、編號，每年檢查一次，發現缺少及時查找。

　　3.8檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

　　3.9嚴禁任何人私自保存公司、部門、管理處及他人的檔案材料，對造成泄密或其他后果的，視情節輕重給予嚴肅處理。

　　4.0檔案的查閱和借用

　　4.1外來單位前來查閱有關檔案須經總經辦領導批準，必要時報公司經理批準。

　　4.2檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。

　　4.3檔案一般不外借，特殊情況，經總經辦領導或經理批準方可借閱，但須嚴格履行登記手續，按期歸還。

　　4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　4.5查閱必須嚴格遵守保密制度，嚴禁復印、涂改、圈畫、拆換檔案材料，不得向無關人員談論或泄露檔案內容。如確需復制檔案材料須經總經辦領導批準。違反者視情節輕重給予嚴肅處理。

　　5.0檔案工作人員守則

　　5.1認真學習國家的勞動人事政策、檔案管理規定，不斷提高工作水平。

　　5.2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，努力為人事工作服務。

　　5.3保護檔案安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室內用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險物品。

　　5.4嚴格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內容，無關人員不得進入檔案室。

　　5.5堅持原則，遵守紀律，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。

第二篇: 電子檔案管理規定

審計檔案管理規定

一、審計檔案主要分為：文件檔案、審計事項檔案和其它檔案。

二、檔案資料的管理參照上級主管部門關于加強檔案管理的有關要求，采取“專人負責、專柜存放、分類整理、方便查詢”的方式。

三、文件檔案：應按文件的來源渠道，根據來文時間的先后，分別整理、裝訂，有序排列；

審計事項檔案：包括基建、維修、改造、裝飾預決算審計，固定資產審計，校辦產業經濟效益審計，干部經濟責任審計，財產移交審計，設備物資采購審計及其它相關審計事項。可按接收審計事項、編碼順序一事一件排列。審計檔案資料由審計人員按上級審計部門有關要求整理，必需符合歸檔要求后將一年以上的資料送存紀委辦公室專柜管理，并辦理存檔手續；

其它檔案：包括各類統計報表、登記表及其它認為必需保存一定年限的有關資料，應按時間先后順序、分類排列整理。

四、檔案管理人員由辦公室指定專人兼職管理，其職責是：負責接收各類需要存檔的資料，并辦理登記手續；根據入檔資料的屬性，分類整理、排序編碼、裝訂存放；定期向有關人員催促需要存檔的資料及時入檔；加強入檔資料的管理，確保檔案的安全完整，臨時借出的資料及時收回，防止丟失；因工作需要調閱的資料，負責查詢，提供服務等。

五、按學院規定，需要向學院綜合檔案室移交的資料，檔案兼管人員應事先爭得主管領導的同意，并辦理移交手續，工作常用的原件可采取復印備份。

六、嚴格遵守保密紀律，對具有保密性質的資料，不得對外泄露，若發現泄密現象，將視情追究處理。

七、檔案資料外單位不得隨意查閱，確屬工作需要，必須向管理員說明理由，經部門負責人同意后方可查閱；本部門人員應主動配合管好應納入存檔的資料，定期交存入檔，因工作需要調閱檔案資料，要主動辦理調閱手續，不得拆散原卷冊，用完后及時歸還，抽回借據。檔案管理人員不在的情況下，不得隨意打開檔案柜查閱資料。

八、對超期無保存價值的檔案資料，要及時清理，由檔案兼管人員提出處理報告，報主管領導批準后作銷毀處理。

第三篇: 電子檔案管理規定

電子檔案管理系統基本功能規定

第一章總則

第一條為推動電子檔案科學管理，規電子檔案管理系統建設，明確電子檔案管理系統基本功能，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，按照國家有關法律法規和標準規，制定本規定。

第二條本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。

第三條本規定明確了電子檔案管理系統（以下簡稱系統）必備的功能。系統建設應依據先進、實用、安全、發展的原則。

第四條本規定適用于國家各級各類檔案館，機關、團體、企事業單位可參照執行。

第二章系統總體要求

第五條系統結構應具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。

第六條系統功能應具備可擴展性，應滿足當前及可預見的時間的業務需求，可方便地進行功能擴展。

第七條系統實現應具備靈活性，支持電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。

第八條系統運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪問。

第九條系統應依據電子檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫。

第十條系統應能夠管理符合國家、行業標準規定的多種門類、多種格式的電子檔案。

第十一條系統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

第三章檔案接收

第十二條系統應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。

第十三條系統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。

第十四條系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。

第十五條系統應具備對征集檔案進行管理的功能。

第四章檔案整理

第十六條系統應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。

第十七條系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯。

第十八條系統應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。

第十九條系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。

第二十條系統應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。

第五章檔案保存

第二十一條系統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數據，對備份數據和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數據進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。

第二十二條系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能，對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。

第二十三條系統應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

第二十四條系統應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。

第六章檔案利用

第二十五條系統應具備依據利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。

第二十六條系統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。

第二十七條系統應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

第二十八條系統應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。

第二十九條系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

第七章檔案鑒定與處置

第三十條系統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

第三十一條系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。

第三十二條系統應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。

第三十三條系統應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

第八章檔案統計

第三十四條系統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。

第三十五條系統應具備對一定時間期限的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。

第三十六條系統應置常用電子檔案工作統計報表。

第三十七條系統應提供報表制作工具，支持用戶自定義統計報表。

第九章系統管理

第三十八條系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構的定義與配置功能。

第三十九條系統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統應置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體系的設置。

第四十條系統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能，置常見種類的電子檔案元數據方案。

第四十一條系統應具備用戶信息管理的功能，支持系統管理員、系統安全員和系統安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數據進行授權等功能。

第四十二條系統應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

第四十三條系統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發現問題。

第十章附則

第四十四條本規定由國家檔案局負責解釋。

第四十五條本規定自公布之日起實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》同時廢止。

抄送：各副省級市檔案局、館，解放軍檔案館、武警部隊參謀部辦公室。

國家檔案局辦公室秘書處

2017年12月29日印發

第四篇: 電子檔案管理規定

公司檔案管理規定

1.0目的

為加強公司的各類檔案的管理，實現對公司文件的歸檔、立卷、保管、借閱全過程的控制，以確保公司經營活動的需要，特制訂本規定。

2.0適用范圍：本規定適用于全公司（含分支機構）。

3.0定義及職責

3.1檔案：是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科技研發、技術改進、文化活動等活動中形成的文件，體現為蓋有公司公章的以書面形式存在的各類章程、合同、協議、備忘錄、證書、公函規定等原件、復印件、傳真件以及E-mail、光盤、電子檔案等。

3.2總辦：負責公司的檔案管理工作，并對檔案的管理進行監督檢查。

3.3檔案管理員：負責對公司的檔案進行歸檔、保管、借閱等全過程的管理。

3.4 部門檔案管理人員：負責對分管的部門檔案進行歸檔、保管、借閱等全過程進行管理，積極配合公司的檔案管理工作，完善公司檔案管理制度。

4.0檔案分類、編碼及責任部門

4.1經營決策類檔案（編碼為A-ZB-0001）：股東會文件、董事會文件、人事任命文件、融資文件、對外投資文件、重大業務合作文件、訴訟/仲裁法律事務文件等，由總辦負責管理。

4.2資質證明類檔案（編碼為B-ZB-0001）：公司營業執照、資質證書、政府文件等，由總辦負責管理。

4.3合同類檔案（編碼為C-ZB-0001）：采購合同、市場銷售合同、業務合作合同、外商代理合作協議及其他與合同簽署有關的文件，由總辦負責管理。

4.4知識產權類檔案（編碼為D-ZB-0001）：專利、商標、版權、域名登記等申請文件及證書技術成果鑒定資料、技術轉讓合同及其他與知識產權有關文件，由總辦負責管理。

4.5 運作管理類檔案（編碼為E-ZB-0001）：公司制度文件、流程規范等檔案，由總辦負責管理。

4.6人事檔案（編碼為F-HR-0001）：人事檔案、員工檔案、勞動合同、培訓協議、保密協議及其他與人事管理有關的文件，由人力資源部負責管理。

4.7 項目申報類（編碼為G-ZL-0001）：公司申請的相關資質及項目所留的備份檔案，由戰略發展部負責管理。

4.8 研究開發檔案（編碼為H-YF-0001）：產品檔案、設計文件、源程序、技術方案等檔案，由研發中心負責管理。

4.9銷售類檔案（編碼為I-GX-0001、I-TZ-0001）：銷售項目技術方案、銷售合同復印件、往來聯絡函件、客戶信息資料檔案，由市場關系部、市場拓展部負責管理。

4.10生產管理類檔案(編碼為J-SC-0001)：物料管理、設備臺賬、設備操作規范、設備檢修、工作流程、車間綜合作業管理，由生產管理部負責管理。

4.11生產采購檔案(K-CG-0001)：原材料編碼、供應商管理、原材料檢測報告等，由采購部負責管理。編碼為

4.12技術類檔案(編碼為L-PZ-0001)：設備技術檔案、工藝查定資料、品質檢驗報告、產品工藝手冊、品質驗收標準、檢測方法標準等，由技術品質部負責管理。

4.13財務檔案（編碼為M-CW-0001）：銀行開戶文件、審計報告、驗資報告、貸款合同、稅務、海關和外匯登記證書及文件、重要財務憑證及其他與財務有關的文件，由財務部負責管理。

4.14工程類檔案（編碼為N-JJ-0001）：工程類圖紙、工程實施方案、工作聯絡單、完工通知書、驗收通知書、報建資料等檔案，由基建部負責管理。

4.15行政類檔案（編碼為O-XZ-0001）：公司各類日常通知文件、辦公區域的后勤管理檔案、各類行政憑證及單據、行政規范、辦公用品檔案等檔案，由行政部負責管理。

5.0 檔案密級

根據部分文件資料重要性及機密性的特殊性質，防止因公司重要文件泄漏而對公司造成不良影響后果，故各類檔案資料均設有密級標準。公司檔案秘密等級分為“核心”、“重要”、“一般”三類。

5.1 核心資料包括：涉及到公司核心技術資料、重要決策文件資料、經營決策類文件等，泄露會對公司造成特別重大的經濟和安全損失。核心級檔案的歸檔和借閱須由執行副總審批，必要時由總裁加批；

包括：

◆核心技術資料；

◆提交公司董事會、高管層討論的重要決策文件資料；

◆公司制定的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目等經營決策；

◆公司項目合作的合同、協議、意向書及可行性報告；

◆公司財務預決算報告、財務報表、統計報表及尚未公開的財務資料；

◆公司驗資報告、財務審計報告；

◆公司招標項目的標底、合作條件、貿易條件；

◆融資貸款項目的合同、協議書、擔保書、意向書；

◆重大訴訟事項資料；

◆其他部門認為核心的資料。

5.2重要資料包括：是指與本公司經營、技術、人事、管理有重要關系，泄露會使公司遭受重大經濟損失和安全損失的，由檔案責任部門分管負責人審批；

包括：

◆一般性的訴訟、仲裁事項資料；

◆公司客戶資料；

◆公司工商資料；

◆公司人事檔案、合同、協議、薪酬福利資料；

◆公司重要會議的文件資料

◆其他應作為重要資料的文件。

5.3 一般資料包括：是指一般性的例行的，與公司的經營、管理、技術、人事等關系較小，泄露會使公司遭受經濟和安全損失的可能性較小的文件，一般由檔案責任部門負責人審批；

包括：

◆能夠在公司內部公開的一般文檔資料；

◆公司內部公開的一般性決定、通告、通知等內部文件；

◆公司證照資料；

◆部門的內部工作例會的會議紀要。

◆其他應作為一般資料的文件。

6.0 檔案室管理

6.1公司設立專門的檔案室，分配給各部門有一個獨立的檔案柜放置部門的檔案資料，歸檔立卷文檔一律存放在公司檔案室。除公司指定的各文檔負責人員外，其余無關人員不得進入檔案室，檔案室應具備 防火、防潮、防蟲等安全存放設施。

檔案室大門鑰匙由總辦檔案管理專員總管，非檔案室管理人員未經同意不得進入。各分類檔案柜鑰匙由文檔負責人保管，嚴禁借與其他人開啟。由公司檔案管理員統一備份。檔案室進出需在總辦檔案管理人處做好登記工作。

6.2部門檔案管理人每季度末將及時更新的電子檔案表提交給總辦檔案管理員以備存檔，并日常負責該類檔案的全部管理維護工作。總辦最少每年年終全面檢查、清點或翻頁一次。如發現蟲蛀、發霉、丟失等現象或發生可疑、意外情況，應及時檢查，檢查清點情況和發現的問題或隱患，應做好記錄并向領導匯報。

6.3檔案室保持整潔，不準堆放無關檔案的其它雜物，檔案資料及其裝具排列科學，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于杳找利用。檔案應按編號順序從上至下，從左至右，科學地存放在檔案柜、密集架內。

6.4 貫徹“預防為主，防治結合”的方針，切實做好“八防”即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強光等工作。

6.5 檔案室管理人員變動工作崗位時，必須辦妥清點交接手續，在交接登記本上簽名，并有一證明人簽名。

7.0 檔案管理流程

7.1 歸檔：所有經辦人員需在文件簽署后2個工作日內移交原件給本文檔負責人歸檔，文檔負責人在接收文件時，應認真檢查文件的正文及附件是否齊全，以保持歸檔文件的完整性，并以電子方式建立電子檔案。

歸檔按照以下方式：

7.1.1 Word電子檔案：由檔案制作人在檔案上直接加保密水印，分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，字體為宋體，尺寸為標準，顏色為灰色（半透明），輸出為斜線。

7.1.2 紙張性檔案：加蓋保密章。

7.1.3 其他電子檔案：由檔案制作人在文件的顯著位置標注檔案的密級，無法在檔案上直接標注的，采取其他方式另行明示。

7.1.4 圖表：由于圖表可能被抽出來使用，由檔案制作人在圖表的顯著位置單獨標注密級。

7.2建檔：文件一經歸檔，檔案負責人應立即辦理立卷手續，填入宗卷目錄，宗卷目錄應包括移交人、接收人的親筆簽名、文檔名稱、交卷期、份數、頁數等重要內容。宗卷目錄交總辦檔案管理員實行備份管理。

7.3各部門檔案按照檔案柜存放，要求存放的檔案按照密級、類別擺放清晰、可查。總辦檔案管理員負責組織部門檔案管理人員每半年對檔案進行一次清理。

7.4檔案借閱及歸還：檔案借閱應填寫對應的表單，通過對應檔案審批權限的領導審批后方可借閱。

7.4.1檔案借用需要在登記表上記錄借用情況；電子檔案表上錄入“借用記錄”一欄資料。

7.4.2檔案需按照約定的歸還期限歸還，歸還按照檔案原存放方式和位置存放歸還檔案；延期另行辦理續借手續。

7.4.3需借閱公司資料辦理相關業務而不歸還的，需分管領導批準方可借閱。

7.4.4對逾期不還檔案或丟失檔案的人員，檔案室將停止對其借案，直至原借檔案歸還或丟失檔案經領導處理后方可恢復借閱檔案。

7.4.5檔案借閱時必須當面檢查清楚，不得自行外借或轉借，不得隨意更改、摘抄和復制經領導批準摘抄和復印的要履行登記手續，對摘抄和復印的檔案進行核對，檢查無誤后，方可帶走。

7.4.6檔案歸還時，經雙方核對無誤后方可辦理歸還手續。如發生丟失、泄密情況，應立即報告領導，采取相應措施，妥善處理。檔案借用登記表上記錄歸還日期；清除電子檔案表中“借用記錄”一欄內容。

7.4.7凡檔案查閱借閱者，均應承擔檔案的安全、保密之責。查閱檔案時嚴禁吸煙。

7.4.8凡自行轉借檔案或以個人名義為親友借閱檔案，自行摘抄、復制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至不適宜的地方，因以上行為造成檔案損壞的，給予批評教育，責令其恢復原狀或賠償損失。對有意損壞和竊取檔案者，解除其勞動合同或交由司法機關處置。

7.5檔案的銷毀：各職能部門需委派一人組成檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續，經董事會或總裁批準，方能銷毀；銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

7.5.1檔案鑒定小組根據國家有關檔案保管期限的規定，對保管期滿的各種載體的檔案材料，及時進行鑒定。

7.5.2檔案的鑒定基本原則：凡是在工作查考、科學研究、技術交流等工作中形成的具有長遠利用價值的檔案，都應永久保存；在一定時期內具有保存和利用價值的檔案，為定期保存；介于兩種保管期限內的檔案，其保管期限一律從長。

7.5.3鑒定過程中，要認真填好檔案鑒定、銷毀登記表，寫明鑒定小組的組成情況、鑒定的步驟與方法、被鑒定的檔案情況、鑒定結果及處理意見，鑒定書須有關人員簽字。

7.5.4對無保存價值或已過保管期限不需延期而剔除的檔案，必須按檔案資料銷毀規定手續造冊登記。

7.5.5檔案的鑒定時間規定為每三年鑒定一次，鑒定后銷毀一次。

7.5.6檔案剔除銷毀時，必須由檔案部門指派專人銷毀，銷毀與鑒毀后應在銷毀清冊上簽字。

7.5.7要認真做好檔案鑒定后的善后處理工作。對有關的管理工具應相應修改調整，將鑒定中形成的材料組成工作卷，妥善長期保存。

8.0 附錄

8.1《公司檔案宗卷目錄》

8.2《現行公司檔案管理人員一覽表》

8.3《檔案建議密級表》

8.4《檔案室鑰匙及檔案柜分配表》

公司檔案卷宗目錄

類

備注：形式是指檔案是原件、復印件還是電子件。

現行公司檔案管理人員一覽表

檔案建議密級表

檔案室鑰匙及檔案柜分配表

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