精選 管理 制度

　文件編號：0 2020 年 年 7 7 月

　新奧集團公文管理制度

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　 新 奧 集 團 公 文 管 理 制 度

　１

　總則

　為使集團公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，制定本制度。

　1. 2 集團的公文（包括電報、傳真，下同），是集團在經營管理過程中 形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹集團經營方針、策略、計劃，發布行政命令和規章制度，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流信息的重要工具。

　公文的處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　集團辦公室及各單位行政辦公部門是公文處理的管理機構，主管本單位公文處理工作,其中集團辦公室負有指導下級單位公文處理工作的責任。

　公文管理部門在公文處理工作中應堅持實事求是、精簡、高效的 原則，做到準確、及時、安全。

　集團辦公室、集團公司各部門及各單位行政辦公部門，應當配備專（兼）職的文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業知識。

　在公文處理工作中，必須嚴格執行保密制度和有關保密規定，確保集團秘密的安全。

　2 2 公文種類

　命令（令）

　 適用于發布規章制度；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關人員；撤銷下屬單位不適當的決定。

　 決定

　 適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　 公告、通告

　 “公告”適用于向集團內外宣布重要事項。

　“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　 通知

　適用于批轉下屬單位的公文，轉發國家行政機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下屬單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。

　 通報

　 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　 議案

　 適用于提請國家代表機關或一定組織的會議討論、處理的建議。

　 報告

　 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。

　 請示

　 適用于向上級單位請求指示、批準。

　 批復

　 適用于答復下屬單位的請示事項。

　 函

　 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項等。

　 會議紀要

　 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

　3

　公文格式

　公文一般由發文機關標識、發文字號、秘密等級、緊急程度、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　發文機關應當寫全稱或規范化簡稱；聯合行文時主辦單位應當排列在前。

　秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”， 其中“絕密”、“機密”級公文應當標明份數序號。

　緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　發文字號，包括機關代字、年份、序號。聯合行文時只標明主辦機關發文字號。

　上報的公文，應當在首頁注明簽發人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

　公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　主送機關指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。

　公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

　成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　公文應當標注主題詞。

　文字從左至右橫寫、橫排。

　公 文 中 各 組 成 部 分 的 標 識 規 則 參 見 新 奧 集 團 企 業 標 準（Q/XAG001-2000）《新奧集團公文格式》。

　公文用紙一律采用國際標準 A4 型（長 297 毫米、寬 210 毫米）。左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　4

　行文規則

　集團行文權僅限于集團公司、行業控股公司及其所屬的各成員企業。

　集團各單位在本單位職權范圍內，可以互相行文，可以向下一級單位行文。

　向下級單位的重要行文，應當同時抄送上級主管部門。

　各單位之間對有關問題未經協商一致，不得各自行文。如擅自行文，集團有權責令糾正或撤銷。

　同級單位、同級單位各職能部門、上級單位職能部門與下一級單位可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

　各單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被

　越過的上級單位。

　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。

　“報告”中不得夾帶請示事項。

　受雙重領導的單位向上級單位請示，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單位 。

　5 5 發文辦理

　集團公司發文辦理指以本單位名義制發公文的過程,包括申請、審批、簽發、登記、打印、校對、用印、分發等過程。

　為簡化辦公程序，以集團名義發出的文件歸為六類：

　(1)通知，發布目標責任書，確認工作計劃、經營計劃；公布公司體制機構變動或干部任免事項；公布公司性的重大生產、技術、經營管理、職工工作、生活福利等工作的決定；發布有關獎懲決定和通報；其它有關全公司的重大事項

　(2)集團級會議紀要

　(3)制度

　(4)黨團工文件

　(5)督委會文件

　(6)外發文件，根據政府部門的要求呈報的有關文件；根據業務單位的要求通報的有關文件。

　本部門或本企業職能范圍內的工作布署、業務事項等以本部門、本企業名義行文。

　申請

　 (1)情況屬實，觀點鮮明,條理清楚,文字簡煉,標點準確,篇幅短小，不說廢話、贅話;

　 (2)人名、地點、數字、引文準確。引用公文應該先引標題，后引發文字號。日期應該寫具體的年、月、日。

　 (3)結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“１.”，第四層為“（１）”。

　 (4)必須使用國家法定的計量單位。

　(5)用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

　 審批

　(1)是否需要行文。

　 (2)是否符合黨和國家的方針、政策及有關法律、法規。

　 (3)涉及到其他部門的問題是否協商一致。

　 (4)提出的要求和措施是否切實可行。

　 (5)涉及的人名和文件是否確切。

　 (6)文字表達是否準確。

　 (7)文種使用、文件格式、發送范圍是否恰當符合規定。

　 簽發

　(1)涉及全局性的文件由總經理或總經理指定的副總經理或三總師簽發。

　 (2)對涉及某一方面或專業的文件由分管副總經理或三總師簽發。

　 (3)凡屬涉及兩位以上副總經理或三總師分管的事項由各分管副總經理或三總師共同簽發。

　 (4)黨團工、督委會文件由直接領導負責簽發。

　 登記編號

　登記編號是指文稿經集團領導審核簽發后，在送印之前，需要進行發文登記，并編排發文字號。集團文件由董事長辦公室負責登記編號，行業控股公司文件由其行政辦公部門負責登記編號。文秘人員在進行發文登記前，要檢查簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等，未經公司領導簽發的文件不得登記編號。

　 打印

　打印由集團辦公室打字員負責。打印須以簽發人及簽發時間的定稿為依據。

　 校對

　文件打印清樣，應由擬稿人校對，并在《發文批審單》上簽名。校對的基本職責就是對原稿負責，即“忠實原稿”。校對由行文部門負責。

　 印制

　校對修改好的文件由打字員按統一的公文格式及印數要求進行印制。版面要清楚、整潔。對印制質量不好的文件應重新印制。

　上報或下發

　文件印制完畢后交由董事長辦公室用印、分發，并做好登記。用印須印跡清晰、端正，位置正確（騎年壓月），不得出現印跡模糊、歪斜以及不正確用印。各部門、各單位自己行文的,由各單位、各部門用印、分發，并按照《新奧集團辦公自動化系統管理辦法》的有關規定在“奇跡 2000”辦公自動化系統中發布。

　６

　收文辦理

　集團公司收文是指送本單位的公務性文件和材料等。包括政府部門、社會各界及企業間的文件、電報、信函、集團各成員企業上報的各種報告等。定期供應、交換的公開性圖書雜志，不屬于收文范圍。執行相應的圖書資料、報刊雜志的管理規定。集團技術資料由技術質量部負責日常管理，最后統一歸檔到集團辦公室檔案管理處。

　收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　簽收 凡來集團的公啟文件(含各成員企業)，除注明領導或職能部門親啟的之外，均由集團收發員登記簽收。

　 (1)信件有無破損、散包、被拆現象，如發現應及時查明原因、作出處理。

　 (2)清點收件總數與清單上是否一致，如有不符，可暫不簽收，經查明原因后再予簽收。

　 (3)檢查來件是否是發給本單位的，如有錯誤，應及時退回。

　 (4)對密件開口和國外信函郵票被撕等，要經集團辦公室主任或有關領導同意后方可簽收。

　收發員與集團辦公室文秘人員交接時要填好《收文登記表》 （附件１）。

　拆封

　 (1)使用剪刀，不要用手硬撕。

　 (2)檢查主送單位、來件單位與封皮報寫是否相符。如不相符時應 把封皮附在文件后面備查。

　 (3)注意封皮的保存利用。拆封后，應盡可能把來件封皮集中保存一段時間后再行銷毀，以備萬一發生差錯時重新檢查之用。

　拆封后對文件仔細核對檢查，包括文題、編號、數量等是否一致，文件是否完整無缺，如發現問題、應及時采取補救措施。

　凡下屬單位直接收到的應由集團辦理的外來函、電及文件，由各單位文秘人員簽收后轉集團總部辦理。

　登記 后順序采用流水編號法。

　登記后的文件及時附上《收文處理專用單》（附件２），交集團辦公室主任簽批擬辦意見。

　由集團辦公室承辦或歸檔的單位領導親啟文件，本人拆封后也應交辦公室主任簽批，辦理登記手續。

　公司外出人員帶回的文件及資料應及時交辦公室專人并辦理登記手續。

　閱批與分轉 凡正式文件均需由集團辦公室主任提出擬辦意見后，由文秘人員分送承辦部門（單位）閱辦；重要文件應呈送集團領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，最遲不得超過兩天，緊急文件即閱即辦。

　一般函、電、單據、通知及文件資料，由辦公室文秘人員直接分轉處理。如涉及幾個單位、部門會辦的文件，應與主辦單位、部門聯系后再分轉處理。

　為加速文件運轉，文秘人員應在當天或第二天將文件送到有關領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況除外）。

　傳閱

　文秘人員在傳閱過程及傳閱完畢后要負責填好《文件傳閱單》（附件8）和《傳閱文件登記表》（附件 9）。

　傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄漏內容，對機要文件如有丟失或泄密，將視情況追究責任。

　閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交給辦公室文秘人員。閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責，如有領導批示、“批辦意見”，辦公室應負責責成有關部門和人員按文件要求和

　領導指示辦理有關事宜。

　讀帶有密級的文件時不得抄錄，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，應辦理借閱手續，以防丟失泄密。

　文件閱完后，應送交辦公室文秘人員，切忌橫傳。

　催辦與承辦 承辦部門接到文件后要按批示要求立即指定專人辦理，不得將文件積壓分散。承辦中，如接到《催辦單》，應將辦理情況和結果填寫在《催辦單》上，并及時退還辦公室文秘人員。

　承辦處理期限：

　 (1)快件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則。

　 (2)一般文件由部門主管領導斟酌經辦人的工作量、指定處理期限。一般文件以三日內處理完畢為原則。

　 (3)來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢。

　7

　文件存檔、清退、借閱處理程序

　存檔

　清退

　 （1）絕密文件；

　 （2）有重大錯誤的文件；

　 （3）征求意見稿和送審文件；

　 （4）承辦文件；

　 （5）傳閱文件；

　 （6）撤銷合并單位的文件；

　 （7）需要收回的會議文件；

　 （8）未經本人審閱的領導講話材料；

　 （9）離職人員手中的文件；

　 （10）其它要求清退的文件。

　“隨機”和“定期”兩種形式。對于傳閱件，征求意見、會簽、送審件和承辦件、有重大錯誤的文件等應隨時收繳清退，“定期”則根據實際情況確定為月底一小結，季末一中結，年底一總結的原則。

　借閱

　 翻印

　8 附則

　本制度由集團辦公室負責解釋。

　各成員企業可按照本制度的原則和程序制定適合本企業的文件管理制度。

　本制度自 2001 年 9 月 27 日起執行。1999 年 6 月 15 日起執行的原《新奧集團公文處理辦法（試行）》同時廢止。

　附件：

　1. 《收文登記表》

　2. 《收文處理專用單》

　3. 《催辦單》

　4. 《發文審批單》

　5. 《余存文件登記表》

　6. 《文件分發登記表》

　7. 《文件借閱登記表》

　8 8 ．《文件傳閱單》

　9 9 ．《傳閱文件登記表》

　附件 1

　收文登記表

　收文編號 收

　到 日

　期 來

　文 單

　位 文件號 份數 文 件 標 題 （內容）

　處 理 情 況 備

　注 月 日 轉辦 辦理結果

　附件 2

　收文處理專用單

　收文 順序號：

　檔號：

　日期：年

　 月

　 日 來

　文 機關：

　 字

　號 性質：

　事由：

　日期：

　年

　月

　日

　 份數 附件：

　擬辦：

　批示：

　傳閱簽字 處理結果：

　附件 3

　 催

　辦

　單

　 年

　月

　日

　[200

　]

　號

　承辦部門

　聯系人

　電話

　辦結時間 催辦內容

　第一聯，存根聯，此聯留存集團辦公室。

　催

　辦

　單

　 年

　月

　日

　[200

　]

　號 催辦部門

　催辦人

　電話

　承辦部門

　承辦人

　電話

　催 辦 內 容

　要求辦結時間 反饋時間 辦理情況：

　注：請抓緊辦理，如一時不能辦結，請及時告知進展情況。“辦理情況”一欄不夠填寫時，可另外附紙。

　附件 4

　發文批審單

　緩急：

　 密級：

　交稿時間：

　事由或標題：

　附件：

　主送單位：

　抄送單位：

　主辦單位和擬稿人：

　部門審批：

　文

　 份 共印

　附件

　 份 發文

　字

　 號 會簽：

　簽發：

　打字：

　校對：

　印發時間：

　附件 5

　余存文件登記表

　文件標題 發文號 主要內容 余存數量 備注

　附件 6

　 文件分發登記表

　 第

　頁 成文日期 受文范圍 文 別 文號 文件標題 份 數 附件 發出日期 備

　注

　附件 7

　文件借閱登記表

　文件標題 用途 借用時間 借用人 歸還時間 有無損壞 經手人 備注

　附件 8

　 文件傳閱單

　文件名稱

　來文時間

　文件份數

　來文單位

　文

　號

　轉發范圍

　領導批示

　傳

　閱

　閱文人姓名 閱文時間 閱文人簽字 閱文人意見

　附件 9

　 傳閱文件登記表

　序號

　文

　件

　名

　稱（內容）

　文

　號

　發

　文

　單

　位

　傳

　閱

　時

　間

　傳

　閱

　范

　圍

　傳

　回

　時

　間

　備注

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