企業對文秘人員素質的要求

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　 企業文秘人員的職業素養與提升

　企業文秘人員作為管理工作的重要組成部份，在協助企業領導做好發展決策、市場運作、經營管理及辦公室日常工作等方面，發揮著積極作用。在市場經濟新形勢下，我國企業的經營管理和決策遇到前所未有的復雜性、多變性、競爭性，這就對企業領導的助手、參謀一一企業秘書提出了更高要求。這一講，重點從現代企業文秘人員的基本職業素養及素質提升幾個方面探討。

　 一、關于文秘工作 在許多人眼里，文秘人員就是打字員和辦事員，或者再具體點就是管理文件、起草文稿、對外聯絡、安排活動、把關堵漏、處理日常事務等等。但時代發展到今天，文秘人員秘書早已被潛在地劃分到行政管理的范圍之內，成為白領階層。

　1 1 、秘書工作的含義。

　●秘書工作是一種社會職業 ●秘書工作是一種普遍性職業 ●秘書工作是一種以處理信息為主要工作內容的腦力型職業 ●秘書工作是一種以領導工作為主要服務對象，以發揮參謀助手作用為主要服務形式的服務性職業。

　2、 秘書職業的演化 秘書是一個古老的職業，隨著文書的出現而產生。最早可以追溯到黃帝、堯舜時代。黃帝時設有史官，伴隨黃帝左右，專門記錄言行，以備忘、信守，倉頡、沮誦、孔甲等史官即是最早的文秘人員。堯時

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　樹“華表木”讓百姓止書意見，指出過失，記錄之人即是文秘人員；舜時設九官以治天下，其中有“納言”一職，命一個叫龍的人擔任，不論白天晚上，隨時宣布舜發布的指令，并忠實匯報民情，這也是典型的文秘人員。

　國家建立后，統治者設置各種官職，賦予一定職權，其中就有秘書官職，如夏朝的太史令、國外的書吏、書記等。后來隨著分工越來越細，秘書工作也進一步細化，因而產生了秘書機構。最早的秘書機構是商末周初的太史寮，它以太史為長官，下隸小史、內史、外史、御史等秘書，統稱“五史”。古代的文秘機構主要是官府，上至丞相府、御史府、尚書房、軍機處，下至各級衙門，史官、師爺即是文秘人員。

　古代對秘書人員的選拔十分重視，秦朝時，史官的后代都被選送到專門學校學習讀寫，培養他們擬寫、處理公文的能力。漢朝時，對文秘人員開始考試錄用；到隋唐，科舉開辦，文秘人員的進入渠道更加廣闊。唐朝對文秘人員的要求很高的，要經過書法、文理、判事能力、口才和相貌考試考核，要求入選者文化水平很高、工于書法、擅長寫作、嫻于辭令、能正確判斷公文，而且外表豐偉。到清代，軍機處選用軍機章京也有四個條件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力強；第三，字跡端正；第四，辦事敏捷，似文迅速，為人謹慎。這樣挑選出 36 人的軍機章京，處理龐大的王朝事務，其素質之高、效率之高，實為歷代秘書官員之最。

　隨著工業革命的興起，秘書工作逐漸演化成一種社會職業，而且是滲透到社會各個行業的最廣泛的職業。

　從世界各國情況看，秘書群體大致可分為三大群體：政府機關秘書；企業秘書；私人秘書。

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　近幾十年來，秘書的角色變化很快，不再是打字員或是辦事員。秘書的工作職能將涉及打字、速記、閱讀寫作、辦公室工作程序、項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理等方面。

　企業上還根據文秘人員職責細分為行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高級文秘等，文秘人員應該是“白領階層”。我們今天要講的文秘人員是辦公室綜合文秘工作人員，這一概念先搞清楚。

　3 3 、辦公室文秘工作職責 也就是說，文秘人員干什么。

　 1）在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。

　 2）負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。

　 3）做好各種會議的記錄及會務工作。

　 4）辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜。

　 5）做好單位印章管理，按規定開具介紹信。

　 6）做好來訪接待工作。

　7）做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。

　 8）負責本單位辦公用品的采購和供應工作。

　9）完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理

　二、文秘人員的職業特征

　1、社會特征。也就是秘書在社會中扮演什么角色。

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　 秘書是為領導提供服務的職業，因此，在社會生活中扮演的始終是配角。同時，又影響領導決策，有一個潛在的主角，具有雙重性。

　首先，秘書角色的配角實質決定了秘書在社會生活中具有遵從的特征。

　其次，秘書角色的主角潛在決定了秘書在社會生活中具有影響的特征。

　每個秘書都要有正確的、清楚的角色意識，使自己的角色行為符合角色規范。

　2、心理特征。一個有良好思想政治素質和業務能力的秘書，如果沒有良好的心理品質滲透，同樣不會成為領導滿意的秘書。作為秘書，個性心理特征應具備：1）忠誠；2）謹慎；3）靈敏；意志特征：1）自覺性；2）堅韌性；3）自制力 3、認識特征：良好的觀察力；良好的記憶力；良好思維能力（發散性；敏捷性；邏輯性）； 4、人際關系特征：強制性特征；首屬性特征； 秘書應積極尋求強化首屬性特征和弱化強制性特征：首先，要有與領導實施思想溝通的良好意愿和意識，做到“四適”：一是適時；二是適地；三是適人；四是適言。其次，要有與領導聯絡個人感情的積極意愿。

　三、 秘書的知能結構

　1、 秘書的人才觀：秘書需要具有一定的才識學問的人才能勝任，因此秘書是人才，是通才與專才的有機統一，處在任何崗位上的秘書都應該具有一種通專兼備的知識結構和能力。

　第一個層面：本層次、本崗位所具備 知識和能力，而且要達到

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　一定的精通程度。不論辦公、信訪、住處處理或接待、會議組織等方面都應該是一流水平。這是專才的體現。

　第二個層面：與此相關的某些知識和能力。

　第三個層面：屬于本人天賦、才能及原有的知識基礎和積累所形成的知能走向。也就是秘書個人的特長和愛好的發揮。

　秘書成才的特殊規律：要學會關于積累知識滲透、滾雪球式的自我積累方式，形成自己獨特的知識領域，不斷增長自己的才干，達到學海彼岸。一個秘書，只有把知識轉化為能力的時候，才是一個出色的秘書，否則即使滿腹經綸，也成不了一個稱職的秘書。

　綜合而言，一個秘書的知能結構可以概括為：一知、二能、三養、四關、五技。一知，就是廣博的知識，其中包括基礎知識、專業知識和輔助知識。二能，指秘書應該具備的能力。其中包括應用寫作能力、聽知能力和口語表達能力；三養，指秘書的修養，包括政治理論修養、黨性修養、作風修養’四關，指秘書具有正確處理人際關系的本領。五技指秘書具有掌握現代化辦公設備的先進技術。

　2、 實現智能規范的途徑：文化程度的提升；科學管理的理論和方法；相應的職業專門知識；也可以根據個人的條件，對其中一兩個方面作深入的鉆研，努力成為這方面的高手或專家。

　四、秘書的工作藝術 1 1 、實務工作的藝術 實務工作的藝術，是秘書處理事務的藝術。靈活地運用各種工作手段、工作技巧和工作方法，實現最優的組織目標。比如，有的秘書工作起來有條不紊，處事有條有理，該辦的辦了，該抓的及時抓了，各負其責，各就各位，忙而不亂，整個機構富有生機活力，而有的秘

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　書雖然工作并不繁忙，但還是丟三拉四，辦事緩慢，拖拖拉拉，忙閑不均，整個機構不能協調運轉，究其原因，其中之一就是實務工作臺的藝術有高下之分。

　實務工作的原則：客觀性原則；自知性原則；創造性原則；靈活性原則。

　實務工作的藝術：第一，通觀全局，統一籌劃。第二，抓主要矛盾，明確工作重點；第三，合理安排工作程序；第四，有機協調，綜合理事。

　2、 統籌時間的藝術

　時間就是效率，有統籌時間的能力才能提高工作效率。

　如何統籌時間？第一，對自己的時間安排要有一個計劃，做到長計劃短安排。第二，把要做的工作按輕重緩急依次分類排隊；第三，根據工作任務的性質使用時間；第四，找領導談話、請示匯報工作臺要建立事先約定時間的制度；第五，文章、講話要力求簡煉，少說空話套話；第六，珍惜人生有限時間，充分利用空余時間多讀一些好書。

　3 3 、 運用語言的藝術

　語言能反映一個人的思維能力、社交能力以及性格、風度；可以說，口和筆都很笨拙的人，是不宜擔任秘書職務的。作為秘書，語言的有效性一般包括三種成分：一是語言的份量；二是語言的邏輯性；三是語言的幽默感。在一般情況下，秘書的話都被看作是對政策的權威解釋，而所用語言的份量剛關系到他人對政策、指令的理解。對于擔任秘書職務的人來說，要特別重視這個問題。

　為了使語言高度有效，秘書還應學會合理地掌握講話的時機，知道在什么情況下，怎樣講才能產生最好的效果。話講多了就一般化了，

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　空洞無力的話講得越多就越沒用，勤于講話，并不等于善于講話。善于講話的人吝惜自己的語言，不到火候不發表評論。

　要使自己的語言高度有效，還須讓語言帶上較強的邏輯性，形成內在的力度。

　秘書作為政策的執行者，還具備發言人的資格，對職責范圍內的問題要進行說辯。還要具備說辯的藝術。

　秘書工作必然涉及交談的藝術：觀察；協調；追究；分析；結束。

　4 4 、 咨詢參政的藝術

　一是正確領會領導意圖；二是善于思考，培養預見能力；三是立足平時，認真做好積累資料工作； 5、 信息處理的藝術 1）接收信息；2）記錄信息；3）整理信息；4）發出信息 五、秘書的事務管理工作系統

　1 1 、秘書與通訊工作

　1 1 ）電話接打；2 2 ）電傳；

　2 2 、會務工作

　◎秘書在會務中的任務 ◎會務對秘書的要求 3 3 、 機關事務管理

　1）環境管理；2）生活管理；3）財務管理 4 4 、秘書與旅行出差

　1）擬定計劃；2）準備資料與物品；3）購票與食宿 5 5 、秘書與社會交往

　1）名片管理；2）邀請與回復；3）娛樂；4）祝賀

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　6 6 ）秘書與現代辦公

　基本技術：數據處理、文字處理、聲音處理、圖像處理、建立網絡、制作課件

　文秘人員的素質和修養問題：

　 一是要具備較高的政治素質

　 二是要具備較高的政策理論水平

　 三是要具備較強的綜合工作能力

　 四是要具備求真務實的思想品格

　 五是要有高度的法紀觀念

　 文秘人員的工作作風和效率問題

　 （一）工作作風

　 快速（說干就干，一鼓作氣）

　 準確

　 細致

　 嚴謹（對一件事情了解：時間、地點、人物、事件（要求）、 原因、結果）

　 求實（切合實際）

　 勤奮（肯用功）

　 （二）工作效率

　 工作方法和藝術問題

　 1、提高兩級想問題，靠前一級抓落實

　 2、想好了再說，干完了再歇

　 3、匯報工作要勤快，請示工作要有建議

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　4、大事多請示，小事自處理（不犯上）

　 5、領導關注的事要及時讓領導知道進展情況

　 6、領導交辦的事要件件有著落、事事有回音

　 7、大事不過夜，急事不耽誤，要事不遺漏

　 8、會內事不要會外講，醞釀事不要提前講，上面的事不要

　下去講，未公開的事不要到處講

　 9、領導氣話不要原本傳達，兩次請示要說明情況

　 10、提建議要爭取讓領導采納（窮盡外援，讓領導做選擇題，三條以上）

　 11、要隨時為領導減輕壓力，不要出難題（急領導所急想領導所想）

　 12、要有創新意識（不能按步就班，創新是發展的前提）

　 協助領導抓工作落實問題

　 第一、要不斷強化抓落實的意識；

　 第二、要樹立抓落實的權威；

　 第三、要建立健全必要的制度；

　 第四、要養成良好的抓落實習慣：

　 一是養成惜字如金、反復斟酌的習慣；

　 二是養成明示落實時間和結果的習慣；

　 三是養成認真研讀上級重要文件的習慣；

　 四是養成主動協調配合的習慣。

　 第五、要爭取領導信任：

　 一要處處為領導著想；

　 二要真正成為領導的左膀右臂；

　 三要有良好的應急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏銳的洞察力3、

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　遇事要積極主動

　 四要注意言行得體

　 五要出于公心，不以權謀私；

　 六要正確處理能力不如自己的領導。

　 1、下放事權，責權對應

　 2、完善制度，獎懲分明

　 3、經常協調，減少矛盾

　 4、加強培訓，提高技能

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