V:1.0 精選管理制度

　總經理室管理規章制度

　2020- -6 6- -8 8

　總經理室管理規章制度

　總經理室規章管理制度 □

　辦公紀律管理規定 1．凡本公員工上班要帶胸卡。

　2．堅守工作崗位不要串崗。

　3．上班時間不要看報紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關的事情。

　4．辦公桌上應保持整潔，并注意辦公室的安靜。

　5．上班時穿西裝和職業裝，不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，不要在辦公室化妝。

　6．接待來訪和業務洽談應在會議室進行。

　7．不要因私事長期占用電話。

　8．不要因私事撥打公司長途電話。

　9．不要在公司電腦上發送私人郵件或上網聊天。

　10．不經批準不得隨意上網。

　11．未經允許，不要使用其他部門的電腦。

　12．所有電子郵件的發出，必須經部門經理批準，以公司名義發出的 郵件須經總經理批準。

　13．未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、復印其他部門的資料。

　14．不要遲到早退，遲到５分鐘以內，１小時以內，每次扣發工資５元。

　15．請假須經部門經理、分管副總或經理書面批準，到辦公室備案；假條未在辦公室即時備案，公司以曠工論處，扣減工資。

　16．平時加班必須經部門經理批準，事后備案公司不發加班費。

　17．不論任何原因，不得代他人刷卡，否則將被公司開除。

　18．因工作原因未及時打卡，須及時請部門經理簽字后于次日報辦公室補簽，否則會作曠工處理。

　19．加班必須預先由部門經理批準后再向辦公室申報，凡加班后申報的，辦公室將不予認可。

　20．在月末統計考勤時，辦公室對任何空白考勤不予補簽，如因故未打卡，請部門主管簽證到辦公室及時辦理。

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　21．吸煙到衛生間，否則將被罰款。

　22．請病假如無假條，一律認同為事假。

　23．請假條應于事前交辦公室，否則將視為曠工。

　24．各部門因當日外勤而不能回公司打卡的員工，請部門第一負責人在當日８時３０分以前寫出名單，并事后簽證。

　25．凡出遠勤達１天以上者，須先填報經部門主管或領導批準的出差證明單。

　26．因故臨時外出，必須請示部門經理；各部門全體外出，必須給總經理辦公室打招呼。

　27．不得將公司煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。

　28．在業務宴請中，勿飲酒過量。

　29．無工作需要不要進入經理辦公室、計算機房、客服中心、檔案室、

　打字室、財務部以及會議室、接待室。

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　□

　 辦公規范管理制度 第一條 為使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下規定。

　第二條 辦公儀表規范：

　１． 男士著制服深色套裝（馬甲）、襯衣、皮鞋，必配領帶； ２． 女士著制服深色套裙（或褲）、馬甲、襯衣、皮鞋； ３． 頭發梳理整齊，服飾熨燙挺括，領帶正挺，皮鞋亮凈。

　第三條 卡座區規范：

　１． 辦公桌：桌面除電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品； ２． 輔桌：放文件盒、少量工具書； ３． 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正； ４． 電腦：主機上方有顯示器，電腦置寫字臺左前角； ５． 卡座屏風：內外側不允許有任何張貼； ６． 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角。

　第四條 辦公室規范：

　１． 辦公桌：桌面除公司購置案頭用品及電腦外無其他物品； ２． 輔桌：桌面置文件盒、筆筒、書籍外，不準放其他物品； ３． 電腦：桌面呈４５度角貼墻放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌面下； ４． 拖柜：置辦公桌下左角或輔桌后部，面朝辦公椅； ５． 垃圾簍：置輔桌后； ６． 飲水機：放指定地點，不得隨意移動。

　７． 報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內； ８． 外衣手袋：請置掛于衣帽間或柜子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。

　第五條 語言規范：

　１． 交往語言：您好、早晨好、早、晚、再見、請問、請您、勞駕您、關照、謝謝、周末愉快，拜拜； ２． 電話語言：您好、請問、謝謝，再見； ３． 接待語言：您好、請稍后、我通報一下、請坐、對不起、請登記、我即去聯系、打擾您一下、好的，行（切勿說“不”）。

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　第六條 行為規范：

　１． 堅守工作崗位，不要串崗； ２． 上班時間不要看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情； ３． 辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜； ４． 上班時間，不要在辦公室化妝； ５． 接待來訪和業務洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區停留； ６． 使用接待室和會議室，要事先到辦公室登記，一般內部事務不得隨意使用接待室； ７． 不要因私事打公司長途電話，凡因私事打電話，發現一次罰款××元； ８． 不要在公司電腦上發私人郵件或上網聊天，發現一次，罰款××元； ９． 不要隨意使用其他部門的電腦；私客未經總經理批準，不準使用公司電腦； １０.所有電子郵件的發出，須經部門經理批準，以公司名義發出的郵件須經總經理批準； １１.未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、復印其他部門的資料； １２.嚴格遵守考勤制度，遲到、早退按規定扣款； １３.不論任何原因，不得代人打卡； １４.吸煙請到吸煙室，否則罰款××元； １５. 請病假如無假條，一律認同為事假。

　１６.凡出遠勤達１天以上者，須先填報經部門主管或領導批準的出差證明單。

　1 7.因故臨時外出，必須請示部門經理；各部門全體外出，必須給總經理辦公室打招呼。

　１８.不得將公司煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。

　１９.無工作需要不要進入經理辦公室、計算機房、客服中心、檔案室、打字室、財務部以及會議室、接待室。

　本規范從

　年 月 日開始執行，望全體員工自覺遵守，

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　總經理辦公室即日起將實施監督與檢查。

　□辦公室經理職責規定 第一章

　職務規定 第一條 負責督促、檢查行政部門對上級的指示、總經理辦公室決議及總經理決定的貫徹執行。

　第二條 定期組織收集、分析、綜合公司有關生產、行政等方面的情況，主動做好典型經驗的調查總結，及時向總經理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。

　第三條 根據總經理指示，負責組織總經理主持的工作會議，安排并做好會務工作。

　第四條 負責起草總經理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告。

　第五條 組織起草總經理辦公室文件（負責審核各職能部門以總經理辦公室名義起草的文件），組織并做好公司文件的編號、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。

　第六條 組織做好總經理辦公室印鑒和介紹信的使用保管、函電收發和報刊收訂分發工作，并及時編寫公司的大事記。

　第七條 協調、安排涉及多部門主管參加的各種會議。

　第八條 組織并做好來客接待和公車的管理工作。

　第九條 指導并做好電話話務與機線維修工作。

　第十條 根據總經理提出的方針、目標、要求，及時編制本室的方針目標，并組織貫徹落實。

　第十一條 負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的制定和管理，并對辦公用品、用具標準化及各部門文明辦公進行檢查督促。

　第十二條 負責完成總經理臨時交給的各項任務。

　第二章

　職權規定 第十三條 有權向公司各部門索取必要的資料和情況。

　第十四條 有權檢查督促對總經理指示的貫徹執行情況。

　第十五條 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。

　第十六條 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。

　第十七條 有權按總經理的指示，協調各部門之間的工作關系。

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　第十八條 有權安排、調度公車的使用。

　第十九條 對各部門以總經理辦公室名義起草的文件有審核和校正權。

　第二十條 對不符合規定，或質量不高、效果不大的文件、資料，有權拒絕打印發放。

　第二十一條 對要求各部門主管參加的會議、有綜合平衡或精簡壓縮的權力。

　第二十二條 有權根據總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，并對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。

　第三章

　職責規定 第二十三條 對得知生產工作出現異常情況后未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。

　第二十四條 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理的資料失實而造成的嚴重后果負責。

　第二十五條 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損壞負責。

　第二十六條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發生丟失、誤傳現象，影響工作負責。

　第二十七條 對印鑒、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責。

　第二十八條 對下屬工作質量差造成的不良影響負責。

　第二十九條 對本室所屬崗位發生的設備、人身、交通、火災事故負責。

　第三十條 對未及時根據公司方針目標的有關要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。

　□總辦助理工作制度

　第一章

　助理的任務

　第一條 助理的任務是代替公司經理處理那些可以由其他人完成的工作和為經理的工作做好準備。

　第二條 本公司助理的工作有很多項內容，簡單地表示如下：

　１． 傳達； ２． 運轉； ３． 助手；

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　４． 書籍文件整理； ５． 室內整理； ６． 代行事務； ７． 會計事務； ８． 調查； ９． 記錄； １０． 接待。

　第三條 以上工作的內容以及分量，根據經理的意圖和各項工作的具體內容決定。

　第二章

　助理的工作內容

　第四條 傳達事務的工作內容具體如下：

　１． 接待來訪 來訪者各有不同，事有大小，助理要區別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或經理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經理后作出答復。

　２． 收聽電話 收聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經理是否在。

　３． 轉達 需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉達。

　４． 文件的收發及分送 收到的郵件或送來的文件，首先要區別是需直接送呈經理的，還是需助理先進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區分的范圍需事先請示經理），需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

　第五條 日常運轉工作內容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起

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　草文件等各方面。

　１． 日程的設計及其安排 對所確定的經理應處理的事項，如會見，出席高層職員會、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協助經理制定出日程表。

　日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。

　２． 準備及安排 有些工作需要特別的準備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。

　第六條 用品的整理

　助理應將經理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

　１． 在辦公室內 平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量。為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種，一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。

　２． 經理外出時 經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應事先準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理后制作一張明細表，事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差地點和天數等，更要經常征詢經理意圖，以準備好所需用品。

　３． 文件、資料的準備 首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。

　第七條 文件整理業務 １． 為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意

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　見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內，使用中還要經常整理，以便很容易地查到文件。

　２． 整理工作的關鍵是分類項目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續的完善。

　３． 業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。

　４． 經過這樣的整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經理意見后再制一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。

　第八條 整理、清掃工作

　此項工作應由助理督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：

　１． 清理桌面

　 臺歷和墻上掛的日歷要每天調整日期。桌子要擦抹干凈。常用品要準備好，并按要求備齊數量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。

　２． 室內的物品都要放在固定的地方。

　３． 根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。

　第九條 代行業務 助理可以代行的事務主要有：

　１． 參加慶典、喪禮等儀式 這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒喧、應酬的用語。

　２． 轉達經理意見或命令 表達經理意見要完整準確，注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答復向經理匯報。

　第十條 會計事務 該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項物品的購入及發放、資產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

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　１． 關于資產狀態及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理的要求拿出報表。

　２． 處理資產狀況還應注意以下幾點：

　（1）

　支出及收入可以根據原始憑證將其發生額記入現金出納賬中。現金出納賬與現金余額的多少應保持一致。票據上要有經手人和助理的印章以明確責任，每個月應有兩三次，將這些收據匯總后讓經理過目； （2）

　日常的現金支出應限定一定的數量，除此之外，若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開出支票； （3）

　開具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經理蓋章； （4）

　資產分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺賬及有價證券本，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量、現有額及出入額等； （5）

　銀行存款及郵政儲蓄要設存款底賬。接受款項者應按名稱分別立賬并明示余額。

　３． 各種物品的購入和發放應特別注意有無使用申請和手續是否齊備，并及時入賬，以免遺忘和推遲記賬。

　第十一條 協助調查 公司的調查通常分為特命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查工作時，辦公室助理須做好協助工作。

　１． 進行調查工作時，助理應選擇并委托合適的專家、顧問進行或將他們列為調查委員，并與之保持日常聯系，需要時提出調查課題請他們完成。

　２． 有些專業事項的調查，助理也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將意見和調查情況匯總后報告給經理。

　第十二條 文書工作 文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件、以及謄清或印刷文件。

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　１． 信函的完成 對經理經常會使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。

　２． 文件的謄清及印刷 主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關內容等四項工作。

　第十三條 聯系業務 聯系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答復，并將答復再次反饋給經理。

　第十四條 招待事務 招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

　１． 為經理服務 為經理服務的工作內容主要有以下一些：

　（1）

　經理外出時應備好車輛； （2）

　回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時有刷子清潔這些衣物； （3）

　從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、汽水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶或咖啡； （4）

　還要視天氣情況調好空調。

　２． 為客人服務 助理還須為客人服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。

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　□ 助 理事務處理制度

　第一條 一般信件的處理 １． 書信在社會生活中對于聯系人們感情、處理各種事務有著重要的作用。助理必須能寫漂亮的信件。

　２． 信件只有一面時，在信封內再放入一張白紙更為妥貼。

　信封的下面右側寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“助理”字樣表示尊重，也可以根據信件內容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“×”符號或“封”、“緘”等字。

　３． 信件要寫得平易、準確，文字要寫得正確、易讀。

　第二條 西文信件的處理 助理到機要室發出西文信件時，應依照以下方法進行：

　１． 信紙和信封一般采用白色，有時也可使用淺色調。信的結構分為書頭（Heading）、起句（Opening）、正文(Boby)、結句（Ending）、收件人姓名（Address）、和署名（Signature）六部分。

　（1）書頭（Heading）

　將發信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業信件和公用信件標識一般寫在右上或中間外。

　（2）起句（Opening）

　一般在信件開頭寫上“Dear××”，美式信件多采用 My Dear、或My Tanka 等形式，而在英國使用“My”是親近的表現，對地位高的一方應用“Sir”。

　（3）正文(Boby) 直接寫主要內容。

　（4）結句（Ending）

　在正文內容結束后寫上 Yours sincerely,Yours truly,更親切時可用 Lovingly faithfuly，對不認識的人通常用 Yours faithruly。

　（5）收件人姓名（Address）

　在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務信件應在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。

　（6）署名（Signature）

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　署名要使用全稱，以示正式和尊重。如用,就不如用 2.信封的寫法 信封的格式如下圖所示：

　Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan 另外，信封中還有一些常用詞，比如轉送（Please forward）、親啟（Private）、加急（Immediate）、把××轉交（Kindly forwarded by Mr ××)等。

　第三條 祝辭及禮儀信件的處理 助理經常要為各種各樣的典禮、儀式寫祝辭。祝辭的要領是簡短，但重要的內容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，助理可增刪后使用。

　第四條 郵寄物品的處理 助理必須了解有關郵寄物品如信件、電報、包裹的常識。

　1．普通郵件 （1）第一種郵件（信件）

　①定形郵件 重量分 25 克和 50 克，郵寄費用不等。

　②不定形郵件 費用分為幾檔：50 克、50~100 克、100~250 克、250~500 克、1公斤、2 公斤、3 公斤、4 公斤。

　③簡便信件 （2）第二種郵件（明信片）

　①明信片

　××元 ②賀年卡

　××元 ③往返明信片××元 ④小盒明信片××元 （3）第三種郵件

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　通報、公報、每月發行三次以上的報紙和推銷商發出的郵件。

　（4）第四種郵件（免封裝郵件）

　①函授教育 ②盲文郵件

　（免費）

　2．特殊郵件 （1）掛號信：①現金②非現金③簡單掛號 （2）快遞：照重量收取不同費用 第五條 旅行安排 助理必須為上司做好旅程安排，購買車票等工作。

　1．旅行日程 應先寫出日程安排，發往所到之地和公司內有關部門。

　2．購買票據 購買票據時應注意下列事項：

　（1）

　乘車票、臥鋪票、特快票，最好提前預定。

　（2）

　購來的車票是幾號車、幾號等要記下來，以便和迎接的分公司聯系。

　（3）

　對常用的飛機航班和火車發、到時刻應事先準備一張表。

　第六條 禮品的回贈 接受經理購買禮品的旨意時，應先詢問預算，確認送禮目的，并問清受禮方的愛好、年齡等。在被問到“買什么好”的時候，助理要提出可行的建議。為此助理平時要閱讀百貨商店的介紹，有空還應該到一些專賣店進行調查。

　第七條 就餐禮儀 １． 就餐不要出聲音，喝湯時不有吸，飯后最好不使用牙簽。

　２． 餐具應從外側取用，刀、叉分放盤子兩側表示還要繼續用，若用餐完畢要將刀叉一并放在盤子右側，此時侍者會撤下盤子。

　第八條 服飾要求 １． 服飾必須清潔衛生，不能染上臟物。對女助理來說，重要的是表現內在美，提高修養。有好的修養，對服裝的鑒賞力就會提高。

　２． 在公司時穿著不應過于漂亮。

　３． 注意在以下場合的服飾要求：散步時不要戴耳飾，參加宴會時，

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　套裙下不可穿短襪和低跟鞋。

　４． 在服飾的色彩搭配方面，要考慮全身色調的和諧，不可以同時使用三種同樣的色彩。

　□員工保密制度 第一條 保密工作是指對可能發生的泄密和竊取活動采取的系列防范措施。

　第二條 保密工作原則：積極防范，突出重點，嚴肅紀律。

　第三條 全體員工應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。

　第四條 文件和資料保密：

　１． 擬稿：文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。

　２． 印制：文件統一由行政管理部印制。

　３． 復印：復印秘密文件和資料，由主管總裁批準。

　４． 遞送：攜帶秘密文件外出，由兩個同行，并包裝密封。

　５． 保管：秘密文件由行政管理部統一保管，個人不得保存。如需借閱，由主管總裁批準，并于當天收回。

　６． 歸檔：沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按有關規定執行。

　７． 銷毀：按檔案管理的有關規定執行。

　第五條 對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、主管總裁、法律事務處會簽。

　第六條 保密內容按以下三級劃分：

　１． 絕密級：

　（1）

　集團領導的電傳、傳真、書信； （2）

　非公開的規章制度、計劃、報表及重要文件； （3）

　集團領導個人情況； （4）

　正在研究的經營計劃與具體方案。

　２． 機密級：

　（1）

　集團電傳、傳真、合同； （2）

　生產工藝及指導生產的技術性文件和資料； （3）

　員工檔案；

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　（4）

　組織狀況，人員編制； （5）

　人員任免（未審批）。

　３． 秘密級：

　集團的經營數據、策劃方案及有損于集團利益的其他事項。

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　超市印信管理制度 □印章管理制度 第一條 本制度就公司內使用的印章的制度，改正與廢止、管理及使用方法作出規定。

　第二條 本規定中所指印章是在公司發行或管理的文憑、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。

　第三條 公司印章的制定、改刻與廢止的方案由總經理辦公室主任提出。

　第四條 總經理辦公室主任必須在提出的議案中對新舊公司印章的和種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限作出說明。

　第五條 公司印章的刻制由總經理辦公室主任負責，更換或廢止的印章應由規定的各管理人迅速交還總經理辦公室主任。

　第六條 除特別需要，由總經理辦公室主任將廢止印章保存三年。

　第七條 公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向公司遞交說明原因的報告書，總經理辦公室主任則應根據情況依本章各條規定的手續處理。

　第八條 總經理辦公室主任應將每個印章登入印章登記臺賬內，并將此臺賬永久保存。

　第九條 印章在公司以外登記或申報時，應由管理者將印章名稱、申報年月日以及申報者姓名匯總后報總經理辦公室主任。

　第十條 公司印章的使用依照以下手續：

　１． 使用公司或高級職員名章時應當填寫“公司印章申請單”。（以下簡稱申請單），寫明申請事項，征得部門領導簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人； ２． 使用部門印章和分公司印章，需在申請單上填寫用印理由，然后交所屬部門經理，獲認可后，連同需要用印文件一并交印章管理人。

　第十一條 公司印章的使用原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是否有批準人的印章。

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　第十二條 代理實施用印的人要在事后將用印依據和用印申請單交印章管理人審查。同時用印依據及用印申請單上應用代理人印章。

　第十三條 公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要，需總經理批準，并由申請用印人寫出借據并標明借用時間。

　第十四條 常規用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯系或有文字證明者，可省去填寫申請單的手續。印章主管人應將文件名稱及制發文件人姓名記入一覽表以備查考。

　第十五條 公司印章的用印依照以下原則進行：公司、部門名章及分公司名章，分別用于以各自名義行文時，職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。

　第十六條 用印方法：

　1．公司印章應蓋在文件正面； 2．蓋印文件必要時應蓋騎縫印； 3．除特殊規定外，蓋公司章時一律應用朱紅印泥； 4．股票、債券等張數很多，蓋章麻煩時，在得到經理批準后，可采取印刷方式。

　第十七條 本規定從發布之日實行。

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　□ 公章使用辦法

　第一條 公司可以對外使用的公章 公司章、公司業務專用章（辦公室章、人事部章、財務部章、合同專用章）。

　第二條 公司章使用范圍 1．以公司名義上報總公司的報告和其他文件。

　2．以公司名義向上級國家機關、各省市、自治區黨政機關發出的重要公函和文件。

　3．以公司名義與有關同級單位的業務往來、公函文件和聯合發文等。

　第三條 公司業務專用章使用范圍 1．辦公室章：以辦公室名義向公司外發出的公函和其他文件、聯系工作介紹信、刻制印章證明。

　2．人事部章：就有關人事、勞資等方面業務代表公司用章。

　3．財務部章：就有關計劃、財務等方面業務代表公司用章。

　4．合同專用章：以公司名義簽訂的協議、合同和有關會議紀要等。

　第四條 公司印章使用手續 1．公司章、財務章、合同專用章必須經總經理、副總經理批準方可使用。

　2．辦公室章由辦公室經理批準后使用。

　3．使用公章必須事先履行登記手續。

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　□印信使用管理規定

　第一條 印章的種類 1．印簽：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。

　2．職章：刻有公司董事長或總經理職銜的印章。

　3．部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注“對內專用”。

　4．職銜簽字章：刻有經理及總經理職銜及簽名的印章。

　第二條 印章的使用規定 1．對公司經營權有重大關聯、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋公司章。

　2．以公司名義對國家機關團體、公司核發的證明文件，及各類規章典范的核決等由總經理署名，蓋總經理職銜章。

　3．以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶及內部規章典范的核決行文由經理署名，蓋經理職銜簽字章。

　4．各部門于經辦業務的權責范圍內及對于公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時，蓋部門章。

　第三條 印章的監印 1．總經理職章及特定業務專用章由總經理核定本公司的監印人員。

　2．總經理職銜簽字章的監印人員為總經理室主管。

　3．經理職銜簽字章及部門章由經理指定監印人員。

　第四條 印章蓋用 1．用印前，先填寫“用印申請單”，經主管核準后，連同經審核的文件文稿等交監印人用印。

　2．監印人除于文件、文稿上用印外，并應于“用印申請單”上加蓋使用的印章存檔。

　第五條 各種印章由監印人負責保管，如有遺失，由監印人負全責。

　第六條 監印人對未經刊行文件，不得擅自用印，違者受處罰。

　第七條 印章遺失時除立即向上級報備外，應依法公告作廢。

　第八條 本辦法經總經理核準后施行，修改時亦同。

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　會議管理制度

　□ 會議布置管理制度

　第一條 實施布置前必須考慮周詳，根據布置任務來確定執行人員，并做好明確分工。

　第二條 會議現場要做好清潔保護工作，地毯、大理石面應落實好保護措施。

　第三條 根據宴會部及有關部門的宴會、會議通知單，按時、按規格做好綠化布置。

　第四條 綠化布置力求整齊、美觀，植物干凈、無塵、無蟲口、無黃葉，花盆機架主體、臺面插花要衛生清潔，色彩鮮艷、造型端莊。

　第五條 布置完畢后，應清理好現場，再重新清理、噴水一次，以取得最佳布置效果。

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　□ 會議管理要點

　第一條 提高會議成效的要點：

　1．要嚴格遵守會議的開始時間； 2．要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明； 3．要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者； 4．在會議進行中要注意如下事項：

　（1）發言內容是否偏離了議題 （2）發言內容是否出于個人的利害 （3）是否全體人員都專心聆聽發言呢 （4）是否發言者過于集中于某些人呢 （5）發言的內容是否朝著結論推進呢 5．應當引導在預定時間內做出結論； 6．應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認； 7．應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認； 第二條 會議禁忌事項：

　1．發言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以 3 分鐘為限）； 2．不可從頭到尾沉默到底； 3．不可取用不正確的資料； 4．不要盡談些期待性的預測； 5．不可進行人身攻擊； 6．不可打斷他人的發言； 7．不可不懂裝懂，胡言亂語； 8．發言不要抽象或概念化； 9．不要中途離席。

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　□會議管理制度

　第一 章

　會議組織

　第一條 公司級會議：公司員工大會、公司技術人員會以及各種代表大會，應報請總經理辦公室批準后，由各部門分別負責組織召開。

　第二條 專業會議：即全公司性技術、業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、安全工作會等），由分管副總經理批準，主管業務部門負責組織。

　第三條 系統和部門工作會：各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開并負責組織。

　第四條 課組（小組會）：由各課組長決定并主持召開。

　第五條 上級公司或外單位在我公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或業務會（如聯營洽談會、顧客座談會等），一律由總經理辦公室受理安排，有關業務對口部門協助做好會務工作。

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　第二章 會議安排

　第六條 例會的安排 為避免會議過多或重復，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容組織召開。例行會議安排如下：

　1．行政技術會議 （1）總經理辦公會 研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。

　（2）行政事務會 總結評價當月生產行政工作情況，安排布置下月工作任務。

　（3）課組長以上經營管理大會（或公司員工大會）

　總結上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、全年）工作任務。

　（4）經營活動分析會 匯報、分析公司計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進措施，不斷提高公司經濟效益。

　（5）質量分析會 匯報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故（問題），研究決定質量改進措施。

　（6）安全工作會（含治安、消防工作）

　匯報總結前期安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。

　（7）技術工作會（含生產技術準備會）

　匯報、總結當月的技術改造、新產品開發、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃及其完成情況，布置下月技術工作任務，研究確定解決有關技術問題的措施方案。

　（8）部門事務會 檢查、總結、布置工作。

　（9）課組會 檢查、總結、布置工作。

　2．各類代表大會

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　（1）員工代表大會 （2）部門員工大會（或員工代表小組會）

　3．民主管理會議 （1）公司管理委員會議。

　（2）生活福利委員會議。

　第七條 其他會議的安排 凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須于會議召開前 10 天經分管副總經理批準后，分別報兩辦匯總，并由總經理辦公室統一安排，方可召開。

　1．總經理辦公室每周六應將公司例會和各種臨時會議，統一平衡并編制會議計劃，分發到公司主要管理人員及關服務人員。

　2．凡總經理辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前 2 天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經總經理辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。

　3．對于準備不充分、重復性或無多大作用的會議，總經理辦公室有權拒絕安排。

　4．各部門會議的會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應與公司例會同期召開（與會人員不發生時間上的沖突除外），應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。

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　第三章

　會議的準備

　第八條 會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、安排好座位、備好茶具茶水、獎品紀念品、通知與會者等）。

　第九條 參加公司辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經主持人批準。

　第十條 有以下原因，副總裁以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開公司辦公例會：

　1．有重要事項需提交公司辦公例會討論決定； 2．各部門重要業務管理人員的錄用及辭退。

　第十一條《會議紀要》屬公司內部重要文件，具有一定范圍的保密性， 未經批準不得外傳。

　第十二條 與會人員應知無不言、集思廣義，一經會議決定之事，應按期完成。

　第十三條 與會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動，不得使用手機、傳呼機。

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　□ 會議管理規定

　第一條 公司會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。

　第二條 例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項做了研究和決策。會議由集團總裁主持、參加人為公司總裁、副總裁、各部門經理等領導班子成員。

　第三條 公司辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總裁主持，參加人員為各部門負責人及有關人員。

　第四條 公司辦公例會由公司行政管理部組織。行政管理部應于會前 3天將會議的主要內容書面通知與會的全體人員，并在會后 14小時之內整理、發布《會議紀要》。

　1．會議紀要的形成與簽發：

　（1）公司辦公例會會議紀要、決議，由行政管理部整理成文； （2）行政管理部根據會議內容的需要在限定時間內完成紀要和決議的整理工作； （3）會議紀要和決議形成后，由與會的公司領導班子成員簽字確認； （4）會議紀要發放前應填寫《會議紀要發放審批單》，審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見； （5）會議紀要應有發文號，發放時應填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收； （6）會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。

　2.會議紀要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項，發至參加會議的全體人員，以便對照核查落實。

　第五條 日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》，經主管副總裁批準方可召開，會議通知由行政管理部根據申請部門的要求發出。如會議需要撰寫會議紀要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關人員及行政管理部。

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　□ 每周例會制度

　第一條 部門管理人員例會每周舉行一次，由總經理主持，副總經理及各部門經理級人員參加。

　第二條 會議主要內容為：

　1．總經理傳達主管或上級公司有關文件，董事會、總經理辦公會議精神； 2．各部門經理匯報一周工作情況，以及需提請總經理或其他部門協調解決的問題； 3．由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排； 4．其他需要解決的問題。

　第三條 會議參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。

　第四條 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。

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　□ 會議規程

　第一條 會議程序 本公司各類會議的程序安排如下：

　1．經營會議 （1）會議主席作經營政策報告 10 分鐘； （2）上次議案回顧討論 20 分鐘； （3）部門業務成果報告 30 分鐘； （4）各部門協調及討論事項 30 分鐘； （5）未決議事項復議 10 分鐘； （6）上級指導、報告 10 分鐘； （7）主席結論 10 分鐘。

　2．產銷會議 （1）會議主席報告 10 分鐘； （2）上次議案討論 20 分鐘； （3）各部門產銷成果報告 20 分鐘； （4）未來銷售、生產規格、數量預測 30 分鐘； （5）產銷合作部門報告 10 分鐘； （6）產銷協調事項討論 30 分鐘； （7）未決議事項復議 10 分鐘； （8）上級指導、報告 10 分鐘； （9）主席結論 10 分鐘。

　3．廠務會議 （1）會議主席報告 10 分鐘； （2）上次議案追蹤 20 分鐘； （3）各部門成果報告 30 分鐘； （4）各部門作業協調及討論事項 20 分鐘； （5）管理制度研討事項 30 分鐘； （6）下月生產目標分配 20 分鐘； （7）未決議事項復議 10 分鐘； （8）上級指導、報告 10 分鐘； （9）主席結論 10 分鐘。

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　4．營業會議 （1）會議主席報告 10 分鐘； （2）上次議案回顧 20 分鐘； （3）各區域業務成果報告 30 分鐘； （4）市場、同業動向及經銷商管理研討事項 20 分鐘； （5）各區域協調及討論事項 20 分鐘； （6）下月銷售目標及推銷重點、日程安排 20 分鐘； （7）未決議事項復議 10 分鐘； （8）上級指導、報告 10 分鐘； （9）主席結論 10 分鐘。

　5．專案會議 （1）發起人報告 10 分鐘； （2）專案內容報告或上次議案追蹤 20 分鐘； （3）作業進度報告 20 分鐘； （4）討論及協調事項 30 分鐘； （5）未決議事項復議 10 分鐘； （6）上級指導、報告 10 分鐘； （7）主席結論 10 分鐘。

　6．周會 （1）周會開始 1 分鐘； （2）點名及儀容檢查 3 分鐘； （3）各部門主管報告 10 分鐘； （4）值班人值勤報告 3 分鐘； （5）協調事項報告 8 分鐘； （6）主管指示 5 分鐘； （7）在職訓練 16 分鐘； （8）散會 1 分鐘。

　第二條 會議規范 本公司各項會議的通知應在 3 天以前發出。定期的例會，如遇到節假日，應順延一天。會議的時間、地點，如沒有安排固定的負責者，則由主席事先決定通知，公司會議記錄由主席指派，定期例會除非有

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　重大事故，均須依照確實時間進行。會議記錄限 1 天內呈報上一級主管，主管批示限 3 天內完成，再交由會議主持人辦理。本公司各種會議的規范如下：

　1．經營會議 每周一利用下班時間（下午 6：30 至 8：30）在總公司舉行，由總經理擔任主席，除各部級主管參加外，還應請董事長、常備董事、監事列席指導。經營會議的目的是讓公司的最高層干部參與經營策略的制定，聽取各部門工作報告，同時決定本公司一周的工作重點和工作方針，協調各部門一周內的業務活動。

　2．產銷會議 產銷聯席會議每月一次，在每月的 25 日下午 6：30 至 8：30 舉行。開會地點輪流在業務部門所在地及工廠兩個地方召開。主席由產銷雙方輪流主持，參加人員以產銷雙方主任級以上管理人員為主，其他部門如總務、財務、企劃等有關部門主管應列席，總經理以上人員視需要程度列席指導或報告經營方向。產銷會議的目的在于謀求產銷雙方配合協調，報告本月產銷的成果后，共同商討今后 3 個月內的銷售規模與數量，確定生產目標。產銷以外部門的與會人員，在會中可以提供有關的策劃意見或向產銷部門提出管理建議，促進產銷更加密切合作。

　3.廠務會議 工廠的技術雖然重要，作業的流程、人事的管理亦不可忽視。廠務會議于每月 23 日舉行，由廠長擔任會議主席。廠務會議的重點在于組織和協調生產，研討實際成果與計劃得失、差異，促進整個工廠管理的提高，制定下月生產目標，確認生產日程。

　4．營業會議 營業會議必須每月舉行一次，時間在每月 24 日下午 6：30 至 8：30，由業務主管擔任主席，主任級以上人員及區域經理參加。業務會議重點在于分析和討論業績成果、回收成果、市場動向及同行業營業情況，制定下月業務目標及促銷方案。

　5．專案會議 為了不影響其他會議的正常進行，應舉行專案會議，專案會議不

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　受時間、次數的約束，只有對公司有利的、重要的議題并經上級同意后均可召開，由發起人組織有關人員開會商討。專案會議為不定期會議，若一個專案需要多次研討才能定案時，應約定次數與日期，但以一案一會為原則。

　6．周會 一般在每周星期一的早上用 30 分鐘以上的時間做員工教育及重點工作報告，同時還可以利用周會表揚優良員工，以提高其工作熱情。周會的主席最好由干部或員工輪流擔當。周會一般分別總公司、工廠或分支機構舉行。

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　□ 會議事務處理制度

　第一條 會議計劃檢查要點：

　項

　 目 審核備注 會

　議

　名

　稱

　開

　會

　地

　點

　開

　會

　日

　期

　開

　會

　時

　間

　會議宗旨及議題

　與會單位、人數

　人

　 數

　主

　 持

　 人

　會 議 召 集 單 位

　會議主要工作人員

　與會者應備資料

　會 場 標 示 資 料

　召集者擬分發資料

　第二條 會議籌備審核要點：

　項

　目 審核備注 會議目的 本次的會議是否確實需要（是否是一次偏重于形式的例行會議有沒有其他更好的解決方法）

　開會的目的是否明確

　會議要領 開會的時機、時間是否妥當

　開會的地點場所是否合適

　邀請對象是否恰當

　開會通知 與會人員是否已得到通知

　開會的主旨、議題是否已通知與會人員

　與會人員是否已尺議題做好準備

　是否要求與會人員事先備妥有關資料

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　會議準備 是否已擬就議題的進行順序及時間的分配

　是否應分發參考資料

　是否已安排好會議記錄

　是否使用幻燈機或錄影機等機器設備

　第三條 會議活動細節審核要點：

　1．活動的主旨； 2．活動的規范； 3．預算； 4．招待對象的層次； 5．總人數（查邀請回函）； 6．活動日期及時間（注意是否與其他同業的活動沖突）； 7．活動天數； 8．籌備單位； 9．活動負責人； 10．活動作業明細分工表； 11．會場的預訂（主會場、分會場、洽談室、展示室、來賓休息室、演藝人員休息室）； 12．制作來賓名冊（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等的核對）； 13．邀請函（信封、邀請卡、回函明信片的訂制張數、投遞日期）； 14．紀念品（紀念品的選定、包裝、訂制數量）； 15．交通工具（飛機、火車、面包車、轎車）； 16．酬謝費（給司機、演藝人員等）； 17．會場布置（主席臺、會標、燈光、音響效果、錄音、座次、臺下座位、應急疏散方案、茶水飲料供應）； 18．宴會的形式（餐桌入座式、自助餐入座式、半入座式自助餐）； 19．看板、標示板類（歡迎看板、大門看板、方向標示、發放座位牌）； 20．拍照攝影（紀念照片、快照、紀錄攝影）； 21．選擇桌子（圓桌或方桌）； 22．座位順序（桌面標示卡、桌面標示卡的書寫）； 23．胸章、名牌（顏色、大小、種類的選定）； 24．新聞（新聞稿、文字記者、攝影記者、錄相記者及電源準備）；

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　25．資料的收發； 26．住宿安排（安排來賓的住宿、領導人的住宿、工作人員的住宿、預訂房間、妥善分配房間）； 27．特設專用柜臺； 28．支付的負擔范圍（住宿、餐費、取用冰箱內的食物費用、電話費……）； 29．安排用餐（住宿者用餐事宜、來賓的用餐、服務人員的用餐、演藝人員的用餐）； 30．活動行程方面（司儀開場白、主持人致辭職、來賓致辭、宣讀賀電、致謝辭、活動行程表、播放背景音樂）； 31．服務柜臺的工作（來賓出缺席之確認、發放胸章、發放活動行程表、引導來賓到休息室、發放紀念品、設置臨時電話）； 32．支付旅館費用（支付的日期、匯款、前來收款、當天支付現金，出納員）。

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　□會議室、接待室使用管理制度

　第一條 會議室、接待室是公司舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規范公司會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工和環境，特制定如下管理制度：

　第二條 公司所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。

　第三條 各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記本上簽字，由辦公室統一安排。

　第四條 接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。

　第五條 任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品。

　第六條 任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。

　第七條 任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。

　第八條 愛護會議室、接待室的設施。

　第九條 會議結束，要整理會場，保持清潔，并去辦公室辦理交接手續。

　第十條 以上規定希望全體員工自覺遵守，損壞公物或違反制度者將給予適當的經濟處罰。

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