怎樣寫好工作信息 張鳴雨 一、什么就是信息

　 信息:即音訊,消息。

　 信息:亦指通訊系統處理與傳輸的對象。泛指消息與信號的具體內容與意義。通常通過處理與分析來提取。信息、物質與能量通常稱為系統的三大要素。物的系統就是這樣,人與人之間組成的社會系統也就是這樣。系統論的創立者貝朗塔菲與管理學家巴納德、卡斯特及羅森茨韋克均重視信息的作用并對信息的作用有所闡述。

　 信息:就是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關系的最新反映。毛澤東一直對信息高度重視。戰爭年代親自動筆為新華社撰寫重要消息,用以指導革命。

　信息與系統

　 信息就是系統與外部環境之間溝通交流的介質之一。一種重要的媒介。系統就是自成體系的組織,就是相同或相類事物按照一定的秩序與內部聯系組合而成的整體。就是由若干相互聯系與相互作用要素組成的具有特定功能的統一整體。

　 系統管理理論認為:系統就是處于一定的相互關系中與環境發生關系的各組成部分的總體。

　 世界就是由不同層級的系統構成的。整體性就是系統的最基本的屬性。大局與小局,全局與局部。全局與一域。

　 系統與系統之間,系統與環境之間就是相互聯系、相互作用的。聯系的媒介之一就就是信息。開放的標志之一就就是輸出與接受信息。其內部與外部均有信息反饋網絡,能夠進行自我調節,以適應環境與本身需要。孤立與封閉的系統,其前途就就是崩潰與滅亡。“閉關鎖國”也就就是與外界失去應有的信息聯系,只能就是“瀕于崩潰的邊緣”。

　 無論系統還就是環境,都就是根據相互之間傳遞的信息做出反應,進行調整。這樣才能使系統處于動態平衡之中,保持生機與活力。

　 現代管理理論之社會系統理論

　 美國管理學家巴納德創建社會系統理論。該理論專門研究正式組織的本質、特征、構成要素與行為。

　 •正式組織三個基本要素:協作的意愿(組織成員愿意為實現組織目標做出貢獻)、共同的目標(協作意愿的必要前提,誘導協作意愿。使組織成員知道組織要她們做什么以及從協作及實現目標過程當中得到哪些滿足)、信息聯系。

　 •通過信息才能把有協作意愿的組織成員與組織的共同目標連接起來形成一個有機的整體。良好的信息聯系能夠使組織成員合理地行動。巴納德認為:組織領導者的作用就就是在一個信息聯系系統中作為聯系中心,系統運轉的中心,對組織成員的活動進行協調,指導組織的運轉,實現組織的目標。其

　主要職能之一就就是提供一個信息交流的體系,建立與維持一個有效的信息交流系統。

　 •組織平衡理論:內平衡與外平衡。誘因大于犧牲。

　 信息與決策

　 •系統分析:使系統整體效能最優的一種方法。學習型組織理論稱為“系統思考”。就是科學決策的基本方法。系統分析的基本前提就是掌握情況。

　 •決策機關與決策者掌握情況的基本途徑就就是獲取信息。及時、全面、準確的信息就是正確、科學決策的重要支持要素。所謂“眼觀六路”,“耳聽八方”。“秀才不出門,遍知天下聞”。

　信息與系統(組織)功能

　•任何一個系統(組織)都應有其特定的功能。也就就是其存在的作用、意義與價值。

　 •信息的作用:就是體現系統(組織)意圖,反映系統(組織)狀態,塑造系統(組織)形象,支持組織決策,實現系統(組織)功能的重要因素。對于公共組織來說,就是政令、動態、輿情、民意的載體;就是系統(組織)內外溝通交流的媒介;就是系統(組織)本身與內部要素對外部環境變化作出積極能動反應的激活因素。

　 •信息的屬性:客觀性(不帶任何主觀色彩的陳述,潤物細無聲)、準確性、時效性。時效性即及時迅速,產生功能效用;有目的,起到應起的作用。

　 •對于信息的發送者而言:一定要明確,發出什么聲音、傳遞什么訊號,信息的接受者會產生什么反應,進而達到什么目的。

　 •SOS 訊號(求救);救護車的警笛聲,警車的警報聲(讓路);處于危險之中人呼喊“救命”(尋求幫助)。

　 關于機關應用文中的信息

　•狹義的信息就是機關應用文的一種,就是使用頻率最高的機關應用文體裁。

　 •信息就是對客觀世界中各種事物的特征、變化及其相互關系的最新反映,就是一種具有很強時效性的文體。

　 •信息文稿對語言的最大要求就是,精煉、確定、有深度,用最小的文字量提供最大的信息量。所謂精煉,就就是不用穿靴戴帽,不用交待事情發生的全過程(主要事實交待清楚即可),不用毫無信息量的華麗詞藻。所謂確定,即用詞準確,能用數字說明、分析的,盡可能用。真正科學意義上的信息,應該就是最大的確定性、最小的不確定性。所謂有深度,就就是能夠反映事物的特征屬性、變化趨勢與相互關系。

　 •每條信息字數一般在二、三百字左右,最長不宜超過 500 字。當然,也有例外。這就是信息的靈活性,也就是信息之所以廣泛應用于管理實踐中的根本原因所在。一般而言,信息文稿的語言必須非常簡練。

　信息的作用

　•(1)領導決策的基礎與依據作用;

　•(2)指導整體工作的重要渠道的作用;

　 •(3)對整體工作狀況,重大工作進展,上級重大決策落實情況的監控作用;

　 •(4)反映人民群眾呼聲的通道作用。

　信息與公文的關系

　•相同點:

　 •1、都就是一種文字表達;2、都有對上,對平級,對下的關系;3、都就是行政的基礎與重要環節。

　 •不同點:

　 •1、信息就是決策的前提,公文就是決策的結果;2、公文就是請示報告事項,答復問題,部署工作;信息就是反映問題,追蹤情況,提供決策參考;3、處理程序不同:公文有嚴格的處理程序,信息程序直接便捷。

　簡練不等于簡單積累才能有深度

　 簡練不等于簡單。契可夫:“簡練就是才能的姊妹”。信息要寫得簡練,就不能憑著直覺去寫,在構思時就要有明確的思路與觀點。如果對所要寫的東西不了然于胸,不把握其內在聯系,行文就是談不上言簡意賅的。

　 •要把握事物的來龍去脈。把握其在全局與大局中的位置,與其它關聯事物的內在聯系,對其屬性特征與發展趨勢能過做出準確判斷。

　 •信息語言的簡練就是同信息人員觀察、分析問題的深度,剪裁、取舍材料的能力緊密相聯的。

　 •這些都要靠積累。

　二、如何寫好信息

　•信息的結構:標題,導語,正文,結尾。

　 •標題要精煉準確醒目,畫龍點睛,一下子就能躍入眼簾,引人注目,奪去眼球,要么掌握信息的基本內容,要么勾起繼續讀下去的欲望。

　 •導語就是正文中起關鍵作用的開頭語。導語在布局謀篇中具有重要作用,好的導語會使文思泉涌,與標題一樣應該能夠一下子抓住讀者,引人入勝。導語寫不好,思路就會越寫越窄,直至卡殼。信息的導語應該反映出最基本的信息。

　 • 正文應該層次清楚,絲絲入扣,內在邏輯關系清晰。就信息而言,語言應該簡練、生動、真實、客觀。用最少的語言承載最大的信息量。語言盡量通俗易懂,寫作者的角度站位、語氣口吻應該就是客觀的,敘事、議論切忌出現第一人稱、第二人稱語態。第三人稱,生動但一般不宜口語化。

　 文章的結構

　 人們常用“鳳頭、豬肚、豹尾”形容優秀作品的構架。

　 •鳳頭:意思就是文章開頭要像鳳凰的腦袋一樣,精彩亮麗,奪目搶眼,開篇切題,開門見山,引人入勝,啟動文思。

　•豬肚:中間正文部分要像豬肚子一樣,內容豐富,充實厚重,而不就是泛泛空談,光就是喊口號。內容豐富即承載最大的信息量,并且內涵深刻,給人以啟示、啟迪與教益。

　 •豹尾:結尾要像豹子尾巴那樣簡潔明快,剛健響亮;畫龍點睛,呼應扣題;收筆有力,戛然而止,不拖泥帶水。

　 •有人說,小到學習生活,大到事業人生莫不如此。正所謂文品如人品。

　 •唐代詩人白居易在《新樂府序》中說:“首句標其目,卒章顯其志”。要起到進一步明確與深化主題思想的作用,充分顯示出作者立言的本意。

　 •明代著名學者謝榛《四溟詩話》中“起句當如爆竹,驟響易徹;結句當如撞鐘,清音有余”。就就是說,作品一開頭,就要像放炮似的,使人耳目為之一震;而結尾,又要像敲鐘似的,使人覺得余音繞梁。

　 •清代戲曲理論家李漁說“開卷之初,當以奇句奪目,使人一見而驚,不敢棄去”,“終篇之際,當以媚語攝魂,使之執卷留連,若難遽別”(《閑情偶寄》)。

　 •這些關于作品的開頭與結尾的言論,盡管說法不一,但其實質都就是要求作者要認真寫好作品的開頭與結尾。

　關于導語

　•信息通常就是由導語與主體(次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落)組成的。

　 •什么就是導語:顧名思義,導語就是一篇消息在開頭位置用以導引讀者閱讀的那段文字。導語用最精粹的文字,簡明扼要地把最重要、最新鮮的事實及其意義表達出來,就是信息中最有價值的部分。導語就是具有可聽性與可讀性的特殊開頭。它擔負著三項使命。①反映信息的要點;②確立信息的基調;③喚起受眾的注意。

　 •導語的作用:讀者一瞧導語就知道這條信息寫的就是什么;讀者瞧了您的導語愿意繼續讀完這條信息。

　•導語寫作的要求:

　①要有最重要與最新鮮的事實;②要開門見山直截了當;③要簡明扼要,生動具體;④要通俗易懂。

　 • 導語寫作的一般思維過程:首先要考慮什么東西就是您要報道的這條新聞的最重要與做新鮮的。其次,要考慮您確認的這個最重要最新鮮的事實跟什么人有關。第三,要考慮怎樣表達才能最吸引人。

　三、機關人員撰寫信息通常存在的問題

　 •1、體裁把握不準:體裁角度把握不當,標題錯位,有表決心的決心書、檢討書、心得體會、記敘文、決心書、散文、合理化建議報告、工作方案、論文等等,甚至有的說不上什么文體,思維奔逸。

　 •2、就事論事:信息量少,題材不豐富,內容延展不開;當照相機,當鏡子,機械地照搬復制事件,許多稿件沒有擺脫就事論事窠臼。

　 •3、缺乏目的性:重要信息關注不夠,中心人物職務身份姓名交待不夠準確,重要人物沒交待,對全

　局缺乏了解掌握,對形勢任務不明晰。不必要的細節(如幾時整,某樓某層會議室等)鋪陳過多交待過細。

　 •4、基本功不夠:語言貧乏,不夠莊重,過于口語化(寫材料、把副主席寫成主席)。表達能力欠缺。文不對題,題不對事,題事難符;內容像堆砌羅列拉菜單,列菜譜,而不就是色香味俱全、人們喜歡享用的飯菜;有的沒標題或者標題過于寬泛,說什么都行;有的就是記敘文標題。有的題目臃腫,未經推敲,體例上自相矛盾。題目不夠簡練精要,不夠醒目,承載信息不足;語言不夠精煉,語言文字功底需要強化,文字表達能力還須加強。

　 •5、角度站位不當:寫信息不就是現場秀,而就是廣播員。盡量用客觀莊重語言,陳述性語言。絕對避免主觀化,情緒化語言。角度站位不能始終如一;沒詞了就赤膊上陣,用主觀性評論等主觀性語言。濫用形容詞與副詞。信息應當慎用形容詞、副詞,更不能使用其最高級,如“非常”、“最”、“很”、“極” „„

　 •6 忽視重要人物與工作全局:大局就是由現實局面與掌控局面的人等因素決定的或構成的。而許多人往往忽視這方面的信息,重要人物沒交待或重要人物事件背景沒交待,或重要信息交待不夠準確全面。

　四、寫好信息應注意的幾個問題

　•1、“紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行”。光聽不夠,必須實踐。躬行,就就是老老實實實踐。誰都不就是天生的筆桿子,都就是學習實踐、不斷練習體會積累的結果。沒有付出,就不會有回報。學習訓練不得法,當然也不會得到太多的回報。春華秋實,春種秋收。一分耕耘一份收獲。演說家李真順說:“只有完美的練習,才能有完美的結果。今天放下面子,明天才能更有面子！實踐,實踐,再實踐。練！練！練！”除了個別人有點天賦,大都興趣、志向、職業操守使然。要“舍得”,有付出才有回報,舍出辛勞努力、舍棄歡愉休閑,得到才能、尊重、成就。“腹有詩書氣自華”。

　• 2、世事洞明皆學問,人情練達即文章。入情入理,知情知理。情即情況,情感,與您相關的人的情緒反應,即感受。要理解、研判讀者、信息相關人的感受,應該積極進取通達人情。換位思考一下,假如您就是領導,假如您就是她人,您的期望就是什么？您會作何感想。站在領導角度考慮問題,那就就是站在大局之中;站在群眾、她人的角度考慮問題,那就就是站在了全局之中。所謂人情世故:人情,就就是別人的情緒感受,要想著、在意自己的言行對別人的影響。說出去的話,做出的事情,別人會作何感想。送人情,實質就就是送給別人以愉快、美好的感受。送人以尊重。世故:世界上各種事情之所以存在、發生、發展的因由、緣故,也就就是事物本身內在規律性,實事求就是的“就是”。懂得了世故,就會知曉了事物的來龍去脈,就把握了事物的內在規律性。就現實工作而言,就知道了某一件事情的背景、現狀、走勢或發展趨勢。但不要把人情世故庸俗化。

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