外貿業務員管理規章制度- 規范(1)

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　 外貿部門管理

　為了規范外貿部門的工作，使大家有個良好的工作環境及和諧的團隊，使外貿團隊在公司領導下高效的開拓國際市場，保障外貿業務工作有序，特制定以下制度。

　工作時間：上午 8:00-11:30，下午 1:00-5:00 周五下午：總結，大掃除 周六：8:00-11:30，下午 1:30-5:00（試行）

　一．總體制度

　1. 不斷學習業務知識和技能，提高個人素質與涵養，遵守公司考勤等相關制度，請假需提出書面申請，緊急情況可口頭申請，事后補上請假條。

　2. 嚴守公司機密，謹言慎行。公章使用須有申請、領用記錄。不得泄露公司有關產品策劃、技術、客戶資源等機密性信息。

　3. 未經批準，不得攜帶任何無關的移動存儲設備、光盤等進出公司，不得將公司電腦內的文件發送給與公司無關的任何機構或個人。

　4. 配合部門每周召開的部門研討會，圍繞如何做大做強并討論上周工作總結及下周工作如何調整；同事之間就外貿技能多溝通，互相學習。

　5. 公司根據展會效果和實際情況來決定參加國內外展會，參加前需準備好赴展的相關資料，如展品、樣本、報價資料、展位布置、展品的運輸等。

　6. 同事之間應相互溝通，友好相處。客戶信息在外貿同事之間，可以保密，但所開發的區域（國家）、客人的名字，在例會上可以互相溝通，以防止客人向不同的外貿業務員詢價；外貿業務員不能惡意侵占其它人的客戶信息,不得故意報低價格，防止不勞而獲的事情發生。

　7. 注意個人衛生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環境。

　二、

　客戶管理制度

　1. 在接到新客戶詢盤的，將客戶資料進行登記，明確標記本次詢盤產生的時間、聯系方式、客戶來源、客戶需求何種規格的產品等。便于跟進和匯報管理。

　2. 參加展會各業務人員所收集的客戶名片及合作意向，展會完成后一周內，將所有名片資料登記在客戶檔案中，名片上交公司，由公司分類，酌情分配給專人跟進。原則上，客人在展會上與哪個業務員溝通， 就分配給哪個業務員跟進。

　3. 及時錄入客戶資料以便跟進和內部溝通。所有客戶資料的錄入必須盡量詳細，尤其在客戶描述里，進行客戶的詳細說明，包括產品意向、實力分析、誠意度分析、成交機會分析等。

　4. 未經公司授權，嚴禁業務員私自將公司訂單外移，若發現在公司上班期間，有上述嚴重違紀行為，公司除嚴厲處罰外，嚴重者追究法律責任。

　三．日常工作 1. 及時查看郵件詢盤郵信息，合理報價。

　2. 和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄必要時進行文檔保存。重要信息要摘出存入備忘錄。

　3.每周做一次總結和內部溝通，包括：

　（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，當前工作計劃。

　（2）總結遇到的一些業務問題和技術性問題。

　（3）其他貿易事務相關的一些問題。

　4.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。

　5.對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

　6.定期對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。做出匯報。

　四．郵件管理

　 統一使用企業,郵件注意備份和保存，以便管理和追蹤。

　五．客戶開發前期工作 1. 收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。

　2. 在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，及時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

　3. 子賬號從主賬號得到的詢盤應及時處理，超過兩天不處理的主管有權利交給他人跟進。

　六．報價及合同簽定 1. 收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，并與劉繼升或總公司確認方可報價。如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后再給客戶報價。

　2. 收到客戶確認形式發票后，做好后期的收款和催款工作。

　3. 將填寫完整的發票或者合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。并做好備案。

　七．文件資料管理

　 業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

　八．電腦管理 1. 電腦密碼一律在部門經理處備案。

　2. 業務人員定期要進行數據備份。

　九．文件管理 1. 所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復制客戶郵件 ， 2. 文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱。

　十．合同號登記本及單證保管

　 業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

　 貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

　 2016 年 10月

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