20 春學(xué)期《管理文秘》學(xué)習(xí)資料 1 1．公文的結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認(rèn)為，主要是這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過(guò)渡和照應(yīng)、主次和詳略、開(kāi)頭和結(jié)尾。公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

　2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來(lái)構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來(lái)。它也可以沒(méi)有明確的外部標(biāo)志，但人們?cè)陂喿x時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來(lái)，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開(kāi)的不同步驟。層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過(guò)層次安排得以實(shí)現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。開(kāi)頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過(guò)來(lái)從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深入的過(guò)程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過(guò)程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。

　(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時(shí)所說(shuō)的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見(jiàn)的。

　3．劃分段落的注意事項(xiàng)有哪些？ 答：對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過(guò)渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒(méi)有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。其三，段落安排要長(zhǎng)短適度。段落多長(zhǎng)才合適？這并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說(shuō)，長(zhǎng)到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長(zhǎng)度。但特殊情況可以例外。還要注意長(zhǎng)短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問(wèn)題。有人寫文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長(zhǎng)；有人寫文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

　4．什么叫過(guò)渡？它們的作用是什么？過(guò)度的方式有哪些？ 答：（1）過(guò)渡的含義和作用。過(guò)渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。依照我們前面講過(guò)的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會(huì)有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，

　作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過(guò)渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過(guò)渡；分論(或分述)之間，有時(shí)也需要過(guò)渡。

?。?）過(guò)渡的方式。渡的方式有三種。一是過(guò)渡段，二是過(guò)渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個(gè)段落承上啟下，這個(gè)段落就叫過(guò)渡段。過(guò)渡段不是獨(dú)立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。過(guò)渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開(kāi)頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)過(guò)渡，常用的詞語(yǔ)是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

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