公司公文評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn) 類別

　問題

　具體要求

　常見錯(cuò)誤

　扣分

　一、行文規(guī)則 1.越級(jí)行文 按照公文處理的有關(guān)規(guī)定，“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定”逐級(jí)行文，但在發(fā)生重大事故、突發(fā)事件、重大自然災(zāi)害等特殊情況下，可越級(jí)行文。在越級(jí)行文時(shí)，必須同時(shí)抄送被越過的上級(jí)單位。

　三級(jí)單位在非特殊情況下，直接向公司報(bào)送“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等。

　0.05 2.主送單位不正確 請(qǐng)示或報(bào)告一般主送直接上級(jí)單位 請(qǐng)示多頭主送或公文直接報(bào)送上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人；應(yīng)主送公司的公文徑送有關(guān)職能部門等；辦理業(yè)務(wù)事項(xiàng)可直接報(bào)送職能部門的卻主送給公司；同時(shí)主送不同層級(jí)的單位，如：公司、公司人力資源部；主送不明確，如寫作“相關(guān)單位”。

　0.05 3.報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 在匯報(bào)工作的同時(shí)若需解決某些問題，應(yīng)將報(bào)告內(nèi)容和請(qǐng)示內(nèi)容分開，形成兩個(gè)文件上報(bào)；或以請(qǐng)示公文為主，將報(bào)告內(nèi)容作為附件，以便上級(jí)單位了解有關(guān)情況。

　匯報(bào)工作的報(bào)告中夾帶需上級(jí)單位批準(zhǔn)后才能實(shí)施的事項(xiàng)。

　0.08 二、公文寫作 4.文種使用不正確 公文應(yīng)按《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，使用法定文種。

　“請(qǐng)示”、“報(bào)告”文種混用，如“關(guān)于請(qǐng)予解決 xxxx的申請(qǐng)報(bào)告”、“關(guān)于報(bào)請(qǐng)xxxx 的報(bào)告”；向上級(jí)單位報(bào)送公文使用平行文種“函”；生造文種，如“關(guān)于 xxxx 事項(xiàng)的匯報(bào)”、“關(guān)于 xxxx 事項(xiàng)的申請(qǐng)”。

　0.05 5.標(biāo)題擬寫不規(guī)范 公文標(biāo)題由“發(fā)文單位（全稱或規(guī)范簡稱）+（關(guān)于）事由+（的）文種”三要素組成。字體使用 2 號(hào)小標(biāo)宋體，居中排列，回行時(shí)應(yīng)保證詞義完整，排列對(duì)稱，間把發(fā)文單位放在“關(guān)于”之后；單位名稱寫成“我公司”等；層層轉(zhuǎn)發(fā)，造成公文標(biāo)題提煉不精，冗長繁瑣；標(biāo)題中隨意省略結(jié)構(gòu)助詞“的”或“的”0.05

　類別

　問題

　具體要求

　常見錯(cuò)誤

　扣分

　距恰當(dāng)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　的位置不正確，如“xxxx工作情況報(bào)告”，“關(guān)于xxxx 的工作報(bào)告”，“關(guān)于對(duì) xxxx 的通報(bào)”；未準(zhǔn)確講述事由及請(qǐng)示目的；字體、排列、標(biāo)點(diǎn)使用不規(guī)范等。

　6.主旨不清、邏輯混亂，影響辦文效率 公文應(yīng)行文主旨清晰，符合單一、鮮明、確切的要求，一個(gè)文件一個(gè)主旨。

　如請(qǐng)求公司批準(zhǔn)某事項(xiàng)，但由于歷史遺留問題較多，報(bào)送的請(qǐng)示不僅包括該事項(xiàng)，還包括需解決的若干個(gè)其他事項(xiàng)；擬用印的資料未注明印章名稱及份數(shù)等。

　0.07-0.1 7.引文不規(guī)范 引用公文應(yīng)當(dāng)先引文件標(biāo)題，后引 發(fā)文字號(hào)，引用的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“（）”括起來。

　公文正文中引用文件只引用標(biāo)題，或只引用發(fā)文字號(hào)，或先引發(fā)文字號(hào)，后引標(biāo)題。如“按照中葛二辦〔2015〕xx 號(hào)《xxxx 的通知》要求”，“按照中葛二辦2015〕xx號(hào)要求”， “按照公司 x月x日來文要求”等。

　0.05 8.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)不規(guī)范 公文的結(jié)構(gòu)次序數(shù)第一層為“一、”；第二層為“（一）”；第三層為“1.”；第四層為“（1）”。如果不需要全部四個(gè)層次，在只有一個(gè)或兩個(gè)層次時(shí)，可以按順序跳用。如：只有一個(gè)層次時(shí)，可在“一、”或“1.”中選用；只有兩個(gè)層次時(shí)，可用“一、”和“1.”表示。

　公文正文結(jié)構(gòu)層次混亂，或使用不正確，將第三層阿拉伯?dāng)?shù)碼后的下角圓點(diǎn)用頓號(hào)代替，即將“1.”寫為“1、”。第一層未按規(guī)范使用黑體，第二層未使用楷體。

　0.05 9.明顯文字錯(cuò)誤 公文應(yīng)力求文準(zhǔn)確、規(guī)范，杜絕錯(cuò)字、漏字。

　公文中單位名稱、人名有誤，單位簡稱不規(guī)范；數(shù)量單位、數(shù)字錯(cuò)誤；錯(cuò)行、漏句、重句等。

　0.05 三、公文格式 10.緊急程度標(biāo)注不規(guī)范 一般用 3 號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，同時(shí)需在正文中說明的急件產(chǎn)生緊急程度未標(biāo)注，也未說明緊急文件產(chǎn)生原因和合理的辦結(jié)時(shí)間要求，僅口頭催辦；因發(fā)文單位自身原因?qū)е挛募o急而未說0.05

　類別

　問題

　具體要求

　常見錯(cuò)誤

　扣分

　的原因。

　明。

　11.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不規(guī)范 所屬各單位發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”二字組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35mm，使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)一般不超過 48 號(hào)。

　上行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體及位置不規(guī)范。

　0.05 12.發(fā)文字號(hào)不規(guī)范 發(fā)文字號(hào)由“機(jī)關(guān)代字+年份+順序號(hào)”組成，年份用公元紀(jì)年標(biāo)注，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并用六角方括號(hào)〔〕括入，順序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“58 號(hào)”。

　公文中將六角括號(hào)“〔〕”寫為“[]”或“（）”，順序號(hào)寫為“第 58 號(hào)”、“058號(hào)”等。

　0.05 13.簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范 上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名居右空 1字；簽發(fā)人用 3 號(hào)仿宋GB-2312 字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)注簽發(fā)人姓名（姓名使用 3 號(hào)楷體GB-2312 字體）；簽發(fā)人應(yīng)是單位主要負(fù)責(zé)人。

　上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名或不是企業(yè)主要負(fù)責(zé)人；標(biāo)注格式有誤。

　0.05 14.附件說明及附件標(biāo)注不規(guī)范 公文如有附件，在正文下空1 行左空 2 字用 3 號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼 （如：“附件：1.xxxx”）“2.xxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在附件左上角第 1 行用三號(hào)黑體字頂格標(biāo)注“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)注序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱應(yīng)和附件說明標(biāo)注一致。附件應(yīng)為常見的辦公文件格式，對(duì)于以公司名義發(fā)文報(bào)送集團(tuán)的公文，附件要求使用 PDF 格式。

　附件說明中標(biāo)有附件而未附全；應(yīng)有附件而未標(biāo)注，也未附；附件格式不規(guī)范，如使用“.rar”格式的壓縮包；附件說明與所附附件名稱一致；附件標(biāo)注不規(guī)范，如“附件 1：xxxx”、“附件 2：xxxx”或“附件一：xxxx” “附件二：xxxx”；報(bào)送集團(tuán)的請(qǐng)示件 PDF 格式附件不清晰，掃描方向與文字方向不一致，有空白頁；附件頁面未設(shè)置成無需調(diào)整排版即可直接完整打印的版本（尤其是電子表格）；公文簽批過程中未與辦公室提前溝通而隨意更改及刪除附件等。

　0.05-0.1 15.成文日期不規(guī)范 公文的成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯公文成文日期中將“2015年”寫作“二〇一五年”0.05

　類別

　問題

　具體要求

　常見錯(cuò)誤

　扣分

　數(shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份標(biāo)全稱，月、日不編虛位。成文日期右空 4 字編排。

　或“二 0 一 5 年”；或?qū)懽?ldquo;2015 年 01 月 05 日”；成文日期標(biāo)注位置不妥等。

　16.發(fā)文機(jī)關(guān)署名不規(guī)范 加蓋印章的公文，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；不加蓋印章的公文，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

　發(fā)文機(jī)關(guān)署名未標(biāo)注或編排不正確。

　0.05 17.附注標(biāo)注不規(guī)范 在上行文中，在成文日期下一行居左空兩字加圓括號(hào)編排，小括號(hào)內(nèi)標(biāo)注“聯(lián)系人及電話”，聯(lián)系人姓名與“電話”之間用逗號(hào)“，”隔開，座機(jī)號(hào)放在手機(jī)號(hào)之前，國外單位可多留一個(gè)QQ 號(hào)碼。

　上行文未標(biāo)注附注或附注標(biāo)注格式不規(guī)范。

　0.05 18.公文版記不規(guī)范 公文版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，版記應(yīng)置于偶數(shù)頁；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用 4 號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 字，印發(fā)日期右空 1字。

　版記中要素不全或未按要求辦理。

　0.05 19.頁碼編排不規(guī)范 用 4 號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣 7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

　頁碼字號(hào)、字體、位置編排不規(guī)范 0.05 四、辦文效率 20.公文簽批、批復(fù)不及時(shí)、相關(guān)要求未落實(shí) 公文處理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)按照相關(guān)公文管理辦法及時(shí)辦理；需以文件形式正式批復(fù)的公文（常為下未及時(shí)辦理文件；在公司領(lǐng)導(dǎo)簽批完畢或相關(guān)會(huì)議決策后（提出行文批復(fù)要求后）一周內(nèi)未辦理批復(fù)；0.08-0.15

　類別

　問題

　具體要求

　常見錯(cuò)誤

　扣分

　級(jí)單位請(qǐng)示件），各部門應(yīng)及時(shí)向所屬單位起草批復(fù)文件，如有特殊原因，各單位與公司主辦部門之間應(yīng)提前溝通；文件處理過程中明確要求辦理的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)落實(shí)。

　文件處理過程中明確要求辦理的事項(xiàng)未及時(shí)落實(shí)。

　21.公文報(bào)送、簽收不及時(shí) 各單位應(yīng)按要求按時(shí)向公司或股份公司報(bào)送有關(guān)文件，紙質(zhì)公文無特殊情況接通知后當(dāng)天領(lǐng)取，各單位應(yīng)確保專人每天在規(guī)定時(shí)間簽收、發(fā)送、跟蹤公文。

　對(duì)公司或公司部門提出有報(bào)送時(shí)限要求的公文，辦文單位無特殊原因未按時(shí)報(bào)送或有特殊原因而未說明；電子公文無特殊原因在非工作日發(fā)起報(bào)送；紙質(zhì)文件未按通知要求及時(shí)領(lǐng)取并辦理，影響辦文時(shí)限和效率。

　0.05 五、其他問題 22.公文傳遞及處理方式不正確 公司行政系統(tǒng)公文應(yīng)由辦公室文書科、秘書科專人接收處理及傳遞，黨群系統(tǒng)公文應(yīng)由黨群部門文書接收處理及傳遞，避免部門之間橫傳；密級(jí)公文應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)處理。

　密級(jí)文件在OA或以其他網(wǎng)絡(luò)形式辦理；常規(guī)文件無特殊要求卻使用紙質(zhì)形式報(bào)送；電子公文和紙質(zhì)公文同時(shí)報(bào)送；未按歸口管理的要求報(bào)送辦公室或黨群部門文書，而徑送公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或其他人員。

　0.05 23.未按公司相關(guān)業(yè)務(wù)管理辦法及政策辦理業(yè)務(wù)，未按特定格式或表格辦理業(yè)務(wù)事項(xiàng) 公司各部門針對(duì)所屬單位申請(qǐng)辦理保函、授權(quán)委托、合同用印、借款支用等業(yè)務(wù)提供了標(biāo)準(zhǔn)格式及辦理程序要求。

　辦理業(yè)務(wù)事項(xiàng)未按照公司相關(guān)管理辦法及制度執(zhí)行；未使用規(guī)范格式或表格。如未按要求填寫借款支用申請(qǐng)表和支付范圍申報(bào)表；關(guān)于投標(biāo)相關(guān)請(qǐng)示未按要求附上項(xiàng)目情況介紹等。

　0.1-0.15

　24．簽批意見不規(guī)范 公文簽批過程中的意見用語應(yīng)規(guī)范，意見應(yīng)明確。

　用語不規(guī)范，如使用語氣詞、感嘆號(hào)，問號(hào)等；意見模糊不清或簽署非審批權(quán)限內(nèi)的決策性用語；意見空白等。

　0.05-0.15

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