公文管理制度

　1 目的

　為提高公文處理工作效率和公文質量，使公司的公文處理規范化、標準化、程序化，特制定本制度。

　2 適用范圍

　本公司所有行文、公文法辦均依照本制度執行。

　3 主要職責

　3.1 本辦法由人事行政部負責制定、修改、完善以及解釋說明。

　3.2 人事行政部是公司公文處理的管理機構，并負責指導各部門的公文處理工作。

　3.3 公司各部門應配備專職或兼職人員負責公文處理工作。

　4 工作程序

　4.1 公文種類，公文種類包括：決定、通報、通知、報告、請示、批復、函、會議紀要及簽報等。

　4.2 公文格式，公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位（部門）、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報、抄送單位（部門）等部分組成。

　4.2.1 發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱，聯合行文，主辦單位（部門）應當排列在前。

　4.2.2 發文字號包括公司簡稱（友誼金石谷俱樂部）、主辦單位（部門）代字、年份、序號，年份應完整，并用中括號，如人事行政部發文，則：友金字[2009]10號。聯合發文，按發文順序排列編號。

　4.2.3 上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。

　4.2.4 公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容和公文種類，標題中除規章名稱或轉發文加書名號外，一般不用標點符號。

　4.2.5 公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前標明附件順序和名稱。

　4.2.7 公文主送、抄報、抄送單位一般用全稱，如用簡稱，應用規范化簡稱。

　4.2.7 公文除會議紀要外應加蓋公司印章，用印位置在成文時間上側，要求上不壓正文，下要齊年月日。

　4.2.8 成文時間，以公司領導簽發的日期為準。

　4.2.9 公司的公文應加注主題詞；上報的公文應按照規范標注主題詞。主題詞又叫關鍵詞，是指公文中代表其內容特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。選用主題詞的原則和方法是：從“類別詞”到“類屬詞”，從內容到形式。

　4.3 紙型和字體要求 4.3.1 文件紙型使用 A4 紙，正文使用 A4 文頭紙；附件也按 A4 紙的大小及字數、行數打印。標題字體為黑體小二號字，文號簽發人、主送單位、正文、落款日期、主題詞、抄送等均為楷體小三號字。

　4.4 行文規則 4.4.1 公司各部門的行文關系，應當根據隸屬關系和職權范圍確定。

　4.4.2 公司在職權范圍內，可向上級單位逐級行文，不能越級行文。行文應主送一個上級機關，如需要其它相關的上級機關閱知，可以抄報。

　4.4.3 各部門的重要行文，應當同時抄送上級對應主管部門。

　4.4.4 公司各部門不得以各自名義越級對上級行文，一般不得越級請示。

　4.4.5 公文稿一般由發文部門起草，公司各部門可依據職權范圍代表公司起草公文稿。

　4.4.6 各部門要不斷提高公文處理水平，努力提高公文處理工作的效率和質量，行文要少而精、注重效用。

　4.5 公文辦理分收文和發文兩類。收文辦理一般包括：傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文管理一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　4.5.1 收文辦理 4.5.1.1 登記。包括：來文機關、文號、標題、來文日期、收文編號等。一般事務性來文可視情況確定是否登記。公司內、外來文，均由人事行政部文書負責簽收、拆封、登記，送人事行政部負責人批辦后送分管領導閱處。注明領導親啟件或上下級機關信函，原封登記后由領導本人拆閱。

　4.5.1.2 需要辦理的公文，人事行政部應提出擬辦意見，分送領導指示或送有關部門，主送公司各部門的公文，由各部門辦理。需要兩個以上部門辦理的應確定一個主辦部門。

　4.5.1.3 承辦部門應當抓緊辦理、不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的，應當迅速退回交辦部門并說明理由。

　4.5.1.4 實行公文催辦制度。人事行政部要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。

　4.5.2 發文程序：主辦部門承辦人擬稿——承辦人所在部門負責人核簽——有關部門負責人會簽（如需要）——人事行政部核稿——分管領導審閱簽發——人事行政部登記編號——人事行政部封發（見附件二）。OA 文件發文程序執行本條規定。

　4.6 公文起草要求 4.6.1 符合國家的法律、法規和方針，符合上級機關的政策及公司的有關規定。

　4.6.2 情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

　4.6.3 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。如：你單位 2007 年 7 月 7 日《關于辦理××的請示》（已收悉。

　4.6.4 結構層次序數，第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”。

　4.6.5 必須使用國家法定計量單位。

　4.6.6 用詞用字準確、規范。文字使用簡稱，一般先用全稱，并注明簡稱。

　4.6.7 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　4.6.8 按照分工負責的原則，誰主管的事由誰擬稿。

　4.7 公文的簽批

　4.7.1 公文由公司分管領導簽發，重要的或涉及面廣的，必須由總經理總經理或者主管副總簽發。

　4.7.2 公文送領導簽發之前，由人事行政部審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針政策及公司有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法的有關規定。

　 在不改變原意情況下，核稿人可對文稿進行刪節和文字加工，需對文稿進行重大修改時，提出修改意見由經辦人（主辦部門）修改。

　4.8 公文的會簽，公文稿中凡有涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。會簽文稿均以會簽部門負責人簽字為有效。會簽應注意以下事項：

　4.8.1 公司行文（向上級行文及向下級行文），由主辦部門送轉會簽。有關部門如有不同意見，應當在協商之后再報公司主管領導。如經協商仍不能取得一致意見，應當如實上報主管領導。

　4.8.2 公司與其它外單位會簽，由主辦部門指定專人承辦。若外單位對會簽公文有較大的改動，應重新送公司領導審批。

　4.8.3 外單位送我公司會簽的文稿，先由主辦部門提出意見，然后按公司發文程序辦理。

　4.8.4 上報的公文，如有關部門意見不一致，應當如實反映。

　4.9 公文處理必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及保密紀律，確保黨和國家、公司秘密的安全。凡泄露或出賣秘密公文的，將根據國家的有關條款嚴肅處理。

　4.10 公文立卷、歸檔和銷毀 4.10.1 公文辦完后，應當根據國家檔案法以及《友誼集團檔案管理標準》的有關規定，由人事行政部及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，個人不得保存應當歸檔的公文。

　4.10.2 沒有歸檔和查存價值的公文，經過鑒別和部門主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當履行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

推薦訪問： 管理制度 公文