1 辦公室會務精要

　（附：會前、會中、會后需注意問題清單）

　——以政府常務會議為例

　 政府常務會議是政府最高行政決策性會議。會務工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務會議的辦會質量，必須著重抓好三個環節。

　一、把握三要點，譜好會前“曲” 會前準備工作是否充分，是決定會議是否成功的關鍵環節。因此，為了確保會前準備工作嚴謹周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

　（一）制定方案，要周密詳細。會前準備工作主要涉及到收集議題、領導會簽、議題把關、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準備等多項工作，每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作都嚴謹細致。會議方案主要內容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據議題內容、性質、急緩程度等因素安排議題討論順序。

　（二）分工落實，要準確高效。會議籌備環節繁多，工作瑣碎，需要會務人員認真負責，扎實細致，責任到人，避免沒

　 2 有頭緒、工作混亂。會務人員在會前要安排專人負責擬寫擬定審議提綱、下發會議通知、催促材料印制等工作，特別是要準確收集參會人員情況，及時做好相應準備。認真做好會場布置工作，提前組織好設備維護人員和茶水服務人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調試燈光、音響、空調、麥克風、投影等儀器設備，提前通知服務員準備好茶水，仔細檢查會議室桌椅，以免臨時出現差錯。

　（三）會前檢查，要嚴格細致。會議籌備必須環環相扣，反復檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務人員要在會前對各個環節做全面檢查，及時發現并解決問題，做到防患于未然。在會前 1 小時，重點檢查領導材料、座牌順序、會場衛生、空調音響、時鐘調校等細節。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統一、規范、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。

　需要注意的幾個問題 1.會前協商是否充分。特別注意議題涉及相關部門、單位的內容是否會商并形成一致意見，上會依據、利弊分析、效果預期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關政策、法規，有無漏商情況。所以一定要把好關口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風險。在日常工作中，這個會前協商環節很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協商不到位甚至臨時動議的情況時有發生，

　 3 直接影響到議題能否順利過會。

　2.審批單填寫是否規范。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區政府領導的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標題不一致，填寫的列席人員不準確或有遺漏等情況，避免會上領導點到的列席單位不在會場。

　3.材料把關是否認真。匯報材料是指對會議文件內容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印制。因此，辦公室經辦人員在審核把關時往往容易忽略，造成上會材料格式不規范、文字不流暢，表述不準確，有錯字、漏字、錯頁等現象，經辦人員需對各上會議題材料認真把關，仔細校對，確保上會的材料格式規范、表述準確、簡明扼要。

　二、搞好三服務，唱好會中“戲” 會中是從參會人員入場至會議結束的時間階段。這一段作為會務服務的重頭戲，從地點上分為場前、場內、場后服務三個部分。

　（一）超前主動，做好場前服務。場前服務主要包括會議簽到、會議接待、引導入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發等工作。會務人員要專人負責招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導議題列席人員入場就座，隨時統計到場人員人數以備領導查詢，提前 15 分鐘提醒未到場人員參會。

　 4 根據議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發列席人員會議材料。

　（二）嚴謹細致，搞好場內服務 1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內容最直接、最初始的反映。它的內容比較口語化，強調的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負責會議記錄，書面記錄力求確保內容完整、邏輯嚴密、筆跡清晰、整體美觀、有據可查，主要觀點和內容不錯記、漏記。

　2.謹慎會議報道。會議召開時，要根據會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報道，哪些議題不作報道或簡略報道，由會務人員提前與有關新聞單位溝通，注意結合會議性質，通過電視、報紙等形式對會議內容進行選擇性的宣傳報道。

　3.維持會場秩序。會場內，注意提醒與會人員遵守會場紀律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領導發言未開啟麥克風、匯報人超出匯報時間、燈光音響設備故障排除等情況。

　（三）密切協作，抓好場后服務。場后服務主要包括場外安全保衛、有效處理其他突發情況等工作。會議進行中，注意防止與會議無關的人員進入會場，或在會場附近逗留、喧嘩，確需向參會領導報送緊急文件或會議材料的，應通過會務人員傳送。如發生混亂等意外情況，要及時制止和調停。遇到其他突發事件，應靈活應對，及時請示。

　需要注意的幾個問題

　 5 1.注重會議的嚴肅性。會務人員應精心策劃、認真組織議題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領導和相關人員進入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，并將有關情況匯總后及時報告會議主持人。

　2.注重會議的緊湊性。在議題轉換時，會務人員要及時清場，并通知侯會人員迅速、安靜地進入會議室，發放有關會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守 會 議 紀 律 ， 關 閉 通 訊 工具。

　3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在 10 分鐘內，議題內容較復雜的不超過 15分鐘。會議討論期間，與會人員發表意見時，應把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區領導發言時使用話筒。

　三、堅持三件事，彈好會后“琴” 會后工作是保證會議達到預期目的的重要一環，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要求有高質量的會后工作，三者缺一不可。會后工作，主要是抓好三件事：

　（一）善始善終，做好會后工作。會后工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發布

　 6 工作，每次明確專人負責，做好全程記錄，并及時整理完善相關內容。

　（二）查漏補缺，及時會后總結。會議結束后及時召開會務經驗總結會，由辦公室分管副主任主持，召集會務工作人員交流情況，認真總結，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重復發生。

　（三）力求實效，抓好會后督查。會后督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結束后，由區政府督查室根據會議決定事項及時分解立項，明確責任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

　需要注意的幾個問題 1.重視資料會后回收。會議結束后要注意及時清理和收拾會場，仔細整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應立即銷毀。會議所用辦公用品盡可能不浪費，回收下次再用。

　2.重視領導審批制度。對會議文件、會議紀要、會議新聞等材料的印發工作，要堅持領導審批制度，確保內容達到紀實、扼要、符合行文程序，無負面效應。會議紀要原則上在會議當天完成初稿，經辦公室分管副主任、主任和常務副區長審核后，送區長簽發。涉及法律法規事項的還應送區政府法制辦主任核稿。

　3.重視材料立卷歸檔。會務人員要在會后及時整理材料并全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議

　 7 題單、匯報材料、會議紀要、會議記錄等。對會上明確提出有修改要求的議題，責任單位必須按要求修改完善補齊后，再送區政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經辦公室主任同意。

　按照縣委、縣政府關于推進干部教育培訓工作的部署要求，圍繞打造一支高素質干部隊伍目標，縣 X 技術服務中心高度重視干部教育培訓工作，立足本單位實際，認真制定各項教育培訓計劃，按步驟、分階段組織實施。通過緊密結合“基層農技推廣體系改革與建設項目”實施，著力加強本部門干部隊伍素質能力提升和基層農技推廣體系干部隊伍建設，認真組織開展各類專業技術培訓活動，各項干部教育培訓取得了明顯成效。現就今年的工作總結如下: 一、加強業務技能培訓，增強服務能力 按照縣 X 技術服務中心的工作安排部署，全體黨員干部認真學習、貫徹落實“習近平新時代中國特色社會主義思想”，樹立“以人民為中心”的發展理念，以促進全縣 X 產業現代化發展進程、實現 X“安全、優質、高效”生產、打造區域特色優質農產品生產示范基地為中心工作，為適應科技不斷進步、產業提檔升級的新需求，大力實施科技興菜戰略和人才提升行動。采取外出參觀交流、專家授課、科技示范基地展示培訓等多種方式，加快縣鎮兩級農技推廣干部專業知識更新和服務能力提升。

　一是組織基層農技干部赴 X 參觀、培訓。為了學習外地先進的 X 發展經驗，了解掌握現代 X 產業發展現狀和未來趨勢，

　 8 X 月，縣 X 技術服務中心組織各鎮街的 X 名技術指導員，赴 X國家農業公園、現代 X 科技示范園實地參觀學習，詳細了解 XX產業快速發展的經驗做法，以及適合當前及今后 X 生產推廣應用的許多新品種、新技術、新模式、新裝備。期間舉辦 X 技術培訓班，邀請 XX 產業發展中心主任、高級農藝師付成高，就“X產業現狀及發展方向”課題作了詳盡講解。參加觀摩培訓和互動交流的眾多學員受益匪淺，拓寬了視野。

　二是參加市農業農村局舉辦的技術人員業務能力提升培訓。X 月，組織 X 名單位的技術推廣人員赴 XX 大學教育培訓基地，參加“基層農技人員能力提升”培訓班。通過為期 X 天的專家培訓，進一步提高了參訓人員對現代農業發展路線、農業科技、產業發展趨勢等方面的全面認識，提升了參訓技術人員的科技服務能力。

　二、建立科技示范基地，發揮現場技術培訓學習和展示的窗口作用 今年初，縣 X 技術服務中心從全縣 X 科技示范園區中遴選出 XX 作為長期穩定的兩個 X 科技示范基地。集成應用眾多先進適用的 X 高產高效新品種和新技術，分別作為節能日光溫室X 和食用菌新品種新技術的示范、展示、培訓的新平臺，實現X 技術理論培訓與生產實踐相結合，從而大幅提高了培訓效果。X 月，本部門組織近 X 名基層農業科技人員及部分科技示范戶赴兩大科技示范基地參觀，實地接受大棚 X 和高端食用菌生產模式、實用栽培新品種和新技術、生產效益分析、產業前景等方面的田間培訓。科技示范基地提供了可借鑒的成功經驗、成

　 9 熟模式和產業振興路徑，各鎮街農業科技干部可以從中找到一條帶動當地農業發展的新途徑。

　三、加強本部門干部政治理論素養和黨性教育工作 按照縣委、縣政府安排部署，縣 X 技術服務中心黨支部結合本部門實際，認真開展本部門全體干部“不忘初心、牢記使命”主題教育活動，學習遵守中國共產黨黨章，學習掌握“習近平新時代中國特色社會主義思想”，學習領會十九大報告精神。不僅學習教育的方式多樣化，而且教育的內容細致化。采取組織集中學習與個人自學相結合，媒體平臺先進典型學習與 X 縣黨史教育、反面警示教育等相結合，不斷提高本部門干部干凈擔當的思想境界，激發他們干事敬業、為民服務的澎湃動力，努力鍛造一支奮戰在 X 生產發展一線的優秀干部隊伍。

　四、干部教育培訓工作存在的主要問題及意見建議 一是教育培訓力度和覆蓋面不夠。無論是干部教育培訓次數，還是培訓覆蓋的人數，無論是外出參觀學習，還是本地田間專家講課，都不能滿足培養造就一支高素質專業化干部隊伍的要求。對此，要加大與先進地區的學習交流，多借鑒吸收，結合本地實際，引進創新一批 X 產業發展的新戰略、新政策、新模式、新做法。要強化干部教育培訓的力度和強度，有計劃、有步驟地推進教育培訓工作走向深入。

　二是培訓質量也有待進一步提高。對干部進行集中時間系統化的專題教育培訓的力度不夠，培訓時間相對比較零散，效果也大打折扣。要分層次、合理地安排更多的培訓時間，同時

　 10 要創新教育培訓方式方法，多利用信息化手段管理好對干部的日常教育培訓。

　三是在干部政治訓練、黨性教育方面重視不夠，還存有短板。要強化政治理論、黨性修養教育培訓工作，提升政治站位，補齊培訓制度短板，用思想理論武器來武裝干部頭腦，努力培養一支政治過硬、業務過硬、干事創業的高素質的干部隊伍。

推薦訪問： 會前 精要 會務