辦公室會務精要

　（附：會前、會中、會后需注意問題清單）

　——以政府常務會議為例

　 政府常務會議是政府最高行政決策性會議。會務工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務會議的辦會質量，必須著重抓好三個環節。

　一、把握三要點，譜好會前“曲” 會前準備工作是否充分，是決定會議是否成功的關鍵環節。因此，為了確保會前準備工作嚴謹周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

　（一）制定方案，要周密詳細。會前準備工作主要涉及到收集議題、領導會簽、議題把關、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準備等多項工作，每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作都嚴謹細致。會議方案主要內容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據議題內容、性質、急緩程度等因素安排議題討論順序。

　（二）分工落實，要準確高效。會議籌備環節繁多，工作瑣碎，需要會務人員認真負責，扎實細致，責任到人，避免沒有頭緒、工作混亂。會務人員在會前要安排專人負責擬寫擬定

　審議提綱、下發會議通知、催促材料印制等工作，特別是要準確收集參會人員情況，及時做好相應準備。認真做好會場布置工作，提前組織好設備維護人員和茶水服務人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調試燈光、音響、空調、麥克風、投影等儀器設備，提前通知服務員準備好茶水，仔細檢查會議室桌椅，以免臨時出現差錯。

　（三）會前檢查，要嚴格細致。會議籌備必須環環相扣，反復檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務人員要在會前對各個環節做全面檢查，及時發現并解決問題，做到防患于未然。在會前 1 小時，重點檢查領導材料、座牌順序、會場衛生、空調音響、時鐘調校等細節。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統一、規范、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。

　需要注意的幾個問題 1.會前協商是否充分。特別注意議題涉及相關部門、單位的內容是否會商并形成一致意見，上會依據、利弊分析、效果預期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關政策、法規，有無漏商情況。所以一定要把好關口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風險。在日常工作中，這個會前協商環節很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協商不到位甚至臨時動議的情況時有發生，直接影響到議題能否順利過會。

　2.審批單填寫是否規范。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區政府領導的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標題不一致，填寫的列席人員不準確或有遺漏等情況，避免會上領導點到的列席單位不在會場。

　3.材料把關是否認真。匯報材料是指對會議文件內容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印制。因此，辦公室經辦人員在審核把關時往往容易忽略，造成上會材料格式不規范、文字不流暢，表述不準確，有錯字、漏字、錯頁等現象，經辦人員需對各上會議題材料認真把關，仔細校對，確保上會的材料格式規范、表述準確、簡明扼要。

　二、搞好三服務，唱好會中“戲” 會中是從參會人員入場至會議結束的時間階段。這一段作為會務服務的重頭戲，從地點上分為場前、場內、場后服務三個部分。

　（一）超前主動，做好場前服務。場前服務主要包括會議簽到、會議接待、引導入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發等工作。會務人員要專人負責招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導議題列席人員入場就座，隨時統計到場人員人數以備領導查詢，提前 15 分鐘提醒未到場人員參會。根據議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發列席

　人員會議材料。

　（二）嚴謹細致，搞好場內服務 1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內容最直接、最初始的反映。它的內容比較口語化，強調的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負責會議記錄，書面記錄力求確保內容完整、邏輯嚴密、筆跡清晰、整體美觀、有據可查，主要觀點和內容不錯記、漏記。

　2.謹慎會議報道。會議召開時，要根據會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報道，哪些議題不作報道或簡略報道，由會務人員提前與有關新聞單位溝通，注意結合會議性質，通過電視、報紙等形式對會議內容進行選擇性的宣傳報道。

　3.維持會場秩序。會場內，注意提醒與會人員遵守會場紀律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領導發言未開啟麥克風、匯報人超出匯報時間、燈光音響設備故障排除等情況。

　（三）密切協作，抓好場后服務。場后服務主要包括場外安全保衛、有效處理其他突發情況等工作。會議進行中，注意防止與會議無關的人員進入會場，或在會場附近逗留、喧嘩，確需向參會領導報送緊急文件或會議材料的，應通過會務人員傳送。如發生混亂等意外情況，要及時制止和調停。遇到其他突發事件，應靈活應對，及時請示。

　需要注意的幾個問題 1.注重會議的嚴肅性。會務人員應精心策劃、認真組織議

　題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領導和相關人員進入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，并將有關情況匯總后及時報告會議主持人。

　2.注重會議的緊湊性。在議題轉換時，會務人員要及時清場，并通知侯會人員迅速、安靜地進入會議室，發放有關會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守 會 議 紀 律 ， 關 閉 通 訊 工具。

　3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在 10 分鐘內，議題內容較復雜的不超過 15分鐘。會議討論期間，與會人員發表意見時，應把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區領導發言時使用話筒。

　三、堅持三件事，彈好會后“琴” 會后工作是保證會議達到預期目的的重要一環，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要求有高質量的會后工作，三者缺一不可。會后工作，主要是抓好三件事：

　（一）善始善終，做好會后工作。會后工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發布工作，每次明確專人負責，做好全程記錄，并及時整理完善相

　關內容。

　（二）查漏補缺，及時會后總結。會議結束后及時召開會務經驗總結會，由辦公室分管副主任主持，召集會務工作人員交流情況，認真總結，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重復發生。

　（三）力求實效，抓好會后督查。會后督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結束后，由區政府督查室根據會議決定事項及時分解立項，明確責任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

　需要注意的幾個問題 1.重視資料會后回收。會議結束后要注意及時清理和收拾會場，仔細整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應立即銷毀。會議所用辦公用品盡可能不浪費，回收下次再用。

　2.重視領導審批制度。對會議文件、會議紀要、會議新聞等材料的印發工作，要堅持領導審批制度，確保內容達到紀實、扼要、符合行文程序，無負面效應。會議紀要原則上在會議當天完成初稿，經辦公室分管副主任、主任和常務副區長審核后，送區長簽發。涉及法律法規事項的還應送區政府法制辦主任核稿。

　3.重視材料立卷歸檔。會務人員要在會后及時整理材料并全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議題單、匯報材料、會議紀要、會議記錄等。對會上明確提出有

　修改要求的議題，責任單位必須按要求修改完善補齊后，再送區政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經辦公室主任同意。

　 辦公室工作要處理好三個辯證關系

　 辦公廳（室）工作有其自身的規律性。從事辦公廳（室）工作時常會面臨一些看似矛盾實則辯證統一的關系。以下三個方面的辯證關系，是工作中經常碰到的事情，總結、處理得好，會極大地提高“三服務”工作水平，反之則相反。

　一、胸有成竹與胸無成竹

　胸有成竹源于蘇東坡“畫竹必先得成竹于胸中”的論斷。這是說動筆之前一定要醞釀成熟，先有一個生動具體的竹子形象在胸，凝神提筆，畫出來的竹子才真切生動。“胸無成竹 ”出自畫家鄭板橋之口：“文與可畫竹，胸有成竹，鄭板橋畫竹，胸無成竹。濃淡疏密，短長肥瘦，隨手寫去，自爾成局，其神理具足也。”這是說畫竹之前已有一個明確的意圖，至于如何實現這個意圖，手中之竹多大程度上反映胸中之竹，還要依據落筆時情緒、意趣與靈感的運用。

　辦公廳（室）工作要做到胸有成竹與胸無成竹的辯證統一。無論是辦事辦會還是重賓接待，都要在事前制訂出詳細周全的方案，并力圖使工作朝著預期安排的方向發展；詳細周全的方案可以把“意料之外”不可控因素轉化成“意 料之中”的可控因素，變被動為主動，化不利為有利。這是講“胸有成竹”。

　但事情總是千變萬化的，對于突發事件，又要有處變不驚的定力和隨機應變的能力，做到靈活迅速處理，這就是“胸無成竹”。具體到文稿起草來說，在構思提綱時要胸有成竹，資料盡量全面，思考盡量周密，腹稿盡量成熟。但在寫作過程中，則要胸無成竹，在不偏離主題的情況下一氣呵成，不一味追求一字一句與預想沒有偏差， 這樣有利于突破既定的框架和束縛，迸發出思想的火花，產生好詞好句。美學大家朱光潛將“胸有成竹 ”和 “胸無成竹”相結合的寫作方法，稱為“全用腹稿和全不用腹稿的兩極端的一種折中方法”，并在自己的創作實踐中充分運用，寫出了許多優美篇章。

　二、揚長避短與“揚短避長”

　日本有一家生產圓珠筆的企業，其產品投放市場后，經常是圓珠筆芯中的油墨沒使用完筆芯上的圓珠就壞了。為此，廠家不惜重金請來許多專家對筆芯上的圓珠進行攻關，雖做了很多努力但效果都不理想。于是，廠家的圓珠筆生產陷入困境。后來，該廠的一名普通操作工用一個極為簡單的方法輕而易舉地解決了這個難題———他只是將筆桿截去一段，這樣筆芯上的圓珠報廢時，油墨也正好使用完了。這個工人的可貴之處在于逆向思維，當專家把精力集中在揚長避短上時，他反其道而行之———揚短避長。

　揚長避短是我們在工作、生活中經常使用的處理事情、解決問題的一種方法，且能取得不錯的效果。辦公廳（室）工作的特點，要求我們不僅揚長避短，還要“揚短避長”。

　“揚短避長”實際上是一種逆向思維、發散思維、創新思

　維，常能在“山窮水復疑無路”的時候給人“柳暗花明又一村”的驚喜。在為領導出謀劃策提供參謀服務時，要多些“揚短避長”， 這樣一方面可以打開思路，出新招、出妙招、出能夠解決疑難問題的實招；一方面可以倒逼我們充分考慮建議的不足、薄弱和不完美之處，使建議更嚴謹周密、指導性操作性更強，有效避免領導決策失誤。在提高自身服務水平上， 也要切實做到“揚 短避長”。辦公廳（室）工作無小事。任何大事，發揮長處把事情做好了就是小事；任何 小事，若因自己的短處沒有及時彌補把事情辦砸了就成了大事。辦公廳（室）工作要求秘書人員成為“雜家”和“多面 手”，既能起草文稿又能聯系協調，既能辦文辦會又能搞好重賓接待。所以，要踏踏實實地彌補短處、改進不足，使短板變長，以勝任更多的工作，滿足辦公廳（室）工作多方面的要求。

　三、“1+1 ＞2”與“2－1＞2”

　“1+1＞2”的道理大家都懂，它強調的是整體意識、合作意識、團隊精神和奉獻精神。只要團隊中的成員具有全局觀念，能夠做到步調一致、令行禁止，在技術、能力上實現互補；只要大家有一個共同的目標， 心往一處想，勁往一處使；只要團隊的領導能夠集思廣益，虛心聽取不同意見，并充分發揮團隊中每個人的智 慧和所長，就能產生 1+1＞2 的結果。殊不知，“2－1”有時也會大于 2，這種結果同樣是做好辦公廳 （室）工作所需要 的。

　1840 年，世界上最早的郵票“黑便士”英國誕生。郵票原定于 1840 年 5 月 6 日發行，結果由于組織工作的疏忽，有的城

　市提前發售了。不過提前發售的郵票并不多，流傳后世的更加稀少，據說全世界現在只剩下 2 枚，因而被收藏界視為珍寶。在后來美國舉行的一次拍賣會上，這 2 枚郵票被一名投機商以每枚 200 萬美元的天價拍得，他隨后做了一件令人目瞪口呆的事——掏出打火機，毫不猶豫地燒掉了其中 1 枚。頃刻間，全場一片嘩然。這位投機商高聲喊道：“在座的各位都是見證人，黑便士全世界只剩一枚了，可謂絕世無雙，欲購從速。”沒過多久，這枚黑便士便以 500 萬美元的價格被一名富商買走。這位投機商輕輕松松就賺了 100 萬美元。

　如果說“1+1＞2”是一種智慧，那么“2－1＞2”則是一種更高的智慧。“2－1＞2”實際上也說明了合理分工、理順體制的重要性。我們在工作中可能都碰到過兩個和尚沒水吃的情況，也可能因管理層級太多而空耗精力，辦事拖沓。辦公廳（室）工作要宜合則合、宜分則分，因事定人定責，賦予個人一定的自主權，充分調動每個人的積極性。分工有時 候比合作更重要，恰當地分工可以減少多人合作的掣肘之累、拖沓之煩，從而極大地提高工作效率。另外，現在辦公廳（室）普遍存在一個問題：那就是一方面人少事多、人手緊缺，一方面多頭管理、層層把關。一個部門不僅有分管領導，還有協管領導。這樣的體制下，即使領導意見完全一致，也會影響辦事效率；更多情況是領導意見不完全一致，不僅影響了辦事效率，還增加了行政成 本。所以，辦公廳（室）一定要理順管理體制，減少管理層級，優化辦事程序。

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