文件格式、行文程序和文件起草印制相關要求

　一、總體要求 （一）公文用紙及頁面設置

　文件現采用 A3、A4 型用紙， 雙面印刷。

　頁面設置參考：

　點選“文件”“頁面設置”，選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.1 厘米 內側：2.6 厘米 外側：2.8 厘米，“頁碼范圍”設置為“對稱頁邊距”。“紙張大小”選擇 A4 型用紙。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”；頁眉距邊界 1.5 厘米，頁腳距邊界 2.5 厘米。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕。

　（二）版心

　正文行距固定值 29.5 磅，標題行距固定值 36 磅，一般每頁22 行，每行 28 個字，文件行列字數可根據內容多少作適當調整。

　（三）頁碼 頁碼設置方法：點選“插入頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”，單擊“確定”。

　 點開“視圖”選擇“頁眉和頁腳”，將頁碼設置為“Times New Roman、四號”，左右各插入“特殊符號”中的“—

　”，并設置為“宋體、五號”。

　二、公文格式 （一）文頭部分

　置于文件首頁紅色反線以上的各要素統稱“文頭”。“文頭”部分含“份號”、“密級和保密期限”、“緊急程度”、“發文機關標志”、“發文字號”、“簽發人”等 6 個公文要素。

　1 1 ．“份號”。公文印制份數的順序號，用于絕密級文件，頂格標識于公文左上角“密級和保密期限”上一行，6 位 3 號黑體阿拉伯數字標識。編印公文份數序號，可以避免相互混淆，便于加強對公文的控制、管理和清退。一旦公文丟失、泄密，也便于分清責任。

　2.“ 密級和保密期限”。公文的秘密等級和保密的期限，用于秘密文件，頂格標識于公文左上角，3 號黑體標識。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。有秘密事項的公文，不能通過普通郵局和普通傳真機發送。

　3 3 ．“緊急程度”。公文送達和辦理的時限要求，用于緊急文件，頂格標識于公文左上角秘密等級下一行，3 號黑體標識。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　 4. “發文機關標志”。亦稱“版頭”，由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱，用紅色標識，小標宋體字。目前，文件版頭主要有三種：《中共 XXX 文件》、《中國共產黨 XXX 委員會》、《中共XXX 辦公室》。

　《中共 XXX 文件》，用于委傳達貫徹黨的重要方針、政策，作出重要工作部署等。黨 《中國共產黨 XXX 》，用于發布一般性的工作安排，批復下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作等。

　《中共 XXX 辦公室》，用于辦公室根據授權傳達區委的指示，發布和通知一般事項，轉發上級機關的文件。

　5. “發文字號”。由發文機關代字、年份和序號組成，居中排布，3 號仿宋體標識，年份、序號用阿拉伯數字標識， 年份應標全稱 ，用六角號“〔〕”擴入，序號不編虛位(即 l 不編為 001)，不加“第”字。

　6. “簽發人”。上行文標注“簽發人”，位于紅色反線上一行右側位置，其中“簽發人”字樣，以 3 號仿宋 GB2312 標識，簽發人姓名字樣，以 3 號楷體 GB2312 標識。

　（二）主體部分

　置于紅色反線以下至主題詞（不含）之間的要素統稱“主體”。“主體”部分含“標題”、“主送機關”、“正文”、“附件說明”、“發文機關署名”、“成文日期”、“印章”、“附注”、“附件”等 9 個公文要素。

　1. “標題”。由發文機關名稱、公文主題和文種組成，居中

　 位于紅色反線下方，2 號方正小標宋體簡體不加粗。

　黨的各級機關公文常用的種類有：決議、決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等 11 種。

　決議。用于會議討論通過的重大決策事項。

　決定。用于對重要事項作出決策和安排。

　公報。用于公布重要決定或者重大事項。

　意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　通知。用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

　通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

　請示。用于向上級機關請求指示、批準。

　批復。用于答復下級機關請示事項。

　函。用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　紀要。用于記載會議主要情況和議定事項。

　標題的文字排列要注意合理、美觀。多行標題換行時，注意句子詞意的完整性，不能出現斷句，做到排列得當，長短適宜。多行標題的排列方式，一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形（另起一行時

　 要避免詞語斷開）。

　2. “主送機關”。公文的主要受理機關，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文上方，頂格排印，3 號仿宋 GB2312 標識。

　決議、決定、意見等直發類公文不標主送單位和落款。

　3. “正文”。公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方，3 號仿宋 GB2312 體標識。正文必須符合黨的路線、方針、政策和國家法律及上級機關的精神，做到觀點明確，條理清晰，文字精練，用語準確。正文序列號逐層標注為“一”、“（一）”、“1”、“（1）”， 其中“1 1 ”后面要用“. . ”隔開。正文結構標題字體使用依次為“ 第一層 3 3 號黑體 不加粗 、第二層3 3 號楷體 GB2312 不加粗 、第三層 3 3 號仿宋體不加粗”。如果是印發、轉發、批轉文件的通知，則用 3 號楷體標識（印發、轉發、批轉的文件內容另起一頁，仍用仿宋字體）。

　4. “附件說明”。公文附件的順序號和名稱，位于正文之后第二行，發文機關署名之前，前面空 2 字，3 號仿宋 GB2312 標識，附件名稱后不加標點符號。附件如有序號使用阿拉伯數字，如：“附件：（加冒號）1.××××（無標點”）。

　5. “發文機關署名”。也叫“落款”，是公文的法定作者，在使用上和主送機關（也叫“抬頭”）是相對應的，其位置在正文末頁的右下方。應當署發文機關全稱或規范化簡稱。

　6. “成文日期”。一般署會議通過或領導人簽發日期，位于發文機關署名下方，3 號仿宋體標識。決議、決定、意見等不標

　 明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置，3號楷體標識。

　. 7. “印章”。除有特定發文機關標志的普發性公文和電報外，公文應加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。上行文必須加蓋印章。

　8. “附注”。公文印發傳達范圍等需要說明的事項，加括號標注于正文左下方，3 號仿宋體標識。有些直發類公文省去主送機關和落款，只在正文之后注明“此件發至鄉科級”。

　9. “附件”。公文正文的說明、補充或者參考資料，置于正文之后另起一頁，與主件裝訂在一起，在附件頁左上角第一行頂格標識“附件”兩字，3 號黑體不加粗，后不加標點符號。附件內容置于版記之前。

　（三）版記部分

　置于主題詞以下的各要素統稱“版記”。“版記”部分含“主題詞”、“抄送機關”、“印發機關和印發日期”、“印制份數”等 4 個公文要素。

　1. “抄送機關”。指除主送機關以外的其他需告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關，標注于印制版記之上，主題詞之下，3 號仿宋體標識。

　2 2 ．“印發機關和印發日期”。印發機關排印在兩條版記反線（ 而不是下劃線）之間左側位置，署“中共下花園區委辦公室”，左空 1 字，印發時間排印在兩條版記反線之間右側位置，右空 1

　 字，印發機關和印發時間用仿 4。

　三、文件起草和印制要求 （一）承辦單位要認真起草文件，做好基礎工作，承辦單位領導要對文件內容進行嚴格把關，特別對屬本部門業務性內容做到嚴格審核，保證文件的起草質量。區委辦公室主要就文字進行把關，對語句不通、錯字較多、標點濫用、不符合規范的文件有權予以退回，并責成承辦單位重新起草。

　（二）文件承辦單位對經區委辦公室分管副主任修改較多的文件，要認真在計算機上修改校核，打印出版面干凈、字跡清晰、語句通順、符合規范的成稿再送區委辦公室主任簽署意見。領導用黑藍色鋼筆或黑色簽字筆簽署意見，以便文件原稿存檔。

　（三）承辦單位印制文件要做到干凈、清晰，裝訂符合要求。要在領導簽發后 2 日內發出，確保區委文件的時效性，并將草擬文件原件（貼文件簽發箋）和 2 份印制的正式文件及電子版交回區委辦公室存檔。

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