公司公文處理實施細則

　第一章

　總

　則 第一條

　為了規(guī)范 XX 有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理，提高辦公質(zhì)量和工作效率，保證公司協(xié)調(diào)有序、運轉(zhuǎn)高效，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《湖北省國家行政機關(guān)公文處理實施細則》，結(jié)合公司實際，制定本實施細則。

　第二條

　公司公文是本公司實施組織領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。

　第三條

　公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　第四條

　公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

　第五條

　公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，并配備專人負責(zé)公文處理工作。

　第六條

　公司黨政綜合管理部主管本公司的公文處理工作，并對公司各部門的公文處理工作進行業(yè)務(wù)規(guī)范和督促檢查。

　第二章

　公文種類 第七條

　 公文文種 1.適應(yīng)公司的公文種類主要有 9 種：決定、意見、通知、

　通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要。

　2.各文種的適用范圍 （1）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)部門和人員。

?。?）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

?。?）通知。適用于發(fā)布、傳達各部門需周知或者執(zhí)行的事項；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；任免和聘用干部。

　 （4）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

　（5）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

　 （6）請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

　（7）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

　 （8）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)以及答復(fù)審批事項。

　 （9）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

　3.注意事項 （1）獎勵有重大貢獻的部門和人員，可使用“決定”；表彰有較大貢獻或有較好業(yè)績的先進部門和個人，使用“通報”。

　（2）“請示”、“報告”、“意見”必須嚴(yán)格區(qū)分，不得混用、并用。

　（3）“意見”可用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，用于向上級單位提出意見或建議，應(yīng)按請示性公文的

　程序和要求辦理。作為下行文，可用于向下級單位部署工作，提出工作政策、原則、方法和措施；文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)要遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，僅供對方參考。

　第三章

　公文格式 第八條

　公文一般由發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、公文落款、成文日期、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

　2.發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；序號不編虛位(即 1 不編為 001)。機關(guān)代字由兩個層次組成：第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。

　發(fā)文代字 適用范圍 XX 黨 以公司黨總支名義制發(fā)的文件 XX 以公司名義制發(fā)的行政文件 XX 函 以公司名義制發(fā)的函件 XX 辦函 以公司辦公室名義制發(fā)的函件 XX 辦發(fā) 以公司辦公室名義制發(fā)的行政文件

　XX 辦電 以公司辦公室名義制發(fā)的電傳件 XX 干 以公司人力資源名義制發(fā)的文件 3.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

　4.標(biāo)題。公文的標(biāo)題一般由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成。發(fā)文單位一般應(yīng)使用規(guī)范化簡稱，本單位的規(guī)范簡稱為“省宏泰基建公司”。黨總支行文、黨政聯(lián)合行文，公文標(biāo)題的發(fā)文單位為“省宏泰基建公司黨總支”。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)或貫徹上級單位公文的標(biāo)題，應(yīng)直接寫明事由，不能只引用原文發(fā)文字號。

　5.主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。公司普發(fā)的下行文，主送單位名稱為“公司各部門”。

　6.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。請示文件，在正文最后一行標(biāo)明聯(lián)系人及聯(lián)系電話。

　7.附件說明。公文中如有附件，要在正文之后、成文日期之前注明附件順序號和名稱，名稱后不加標(biāo)點符號。

　8.公文落款。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，并加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

　9.成文日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01）。成文日期以最后會簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。簽發(fā)日期與實際印發(fā)時間一般不得超過 3 個工作日；如有特殊情況需注明實際送印時間。

　10.附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

　11.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

　12.抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送單位名稱按上級機關(guān)、平行單位、其他單位、公司領(lǐng)導(dǎo)及部室編序分行排列。向上級機關(guān)請示事項的公文，不得向下級單位抄送。因特殊情況需越級請示的公文，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機關(guān)；上級機關(guān)對越級請求的批復(fù)，也應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機關(guān)。

　13.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

　14.頁碼。公文頁數(shù)順序號。

　第九條

　 其他公文格式（版面、印制、公文格式各要素編排規(guī)則等）具體參照《黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)(2012版)》執(zhí)行。

　第四章

　行文規(guī)則 第十條

　行文要堅持黨政分開的原則。凡向黨的機關(guān)行文，原則上應(yīng)以黨組織名義；凡向行政部門行文，一律以行政名義，必要時可抄送黨的機關(guān)。黨的文件及工會文件使用“中共 XX 黨總支部委員會”文頭；行政文件使用“XX 有限公司文件”文頭；函件使用“XX 有限公司”文頭。

　第十一條

　行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

　第十二條

　向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

　1.原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

　2.報送上級單位的請示事項，如需以公司的名義向上級

　單位請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。

　3.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

　4.除上級單位領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位領(lǐng)導(dǎo)同志報送公文，不得以公司負責(zé)人名義向上級單位報送公文。

　5.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向其中一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

　第五章 公文擬制 第十四條

　公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

　第十五條

　公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

　1.合法合規(guī)，情況屬實，內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，表述準(zhǔn)確，標(biāo)點正確，稿面整潔。

　2.文種正確，格式規(guī)范。

　3.公文中的人名、地名、單位名稱、數(shù)據(jù)、引文要務(wù)求準(zhǔn)確。正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，標(biāo)題為方正小宋二號，正文第一層為黑體“一”、第二層為加粗楷體“（一）”、第三層為仿宋體“1.”、第四層為仿宋體“（1）”，正文內(nèi)容為仿宋三號。

　 4.公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求其他部門意見，力求達成一致。

　第十六條 審核。各部門起草的文稿必須由部門負責(zé)人

　核稿。重點核查文稿的內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，同時對文稿的主旨、依據(jù)、數(shù)字、格式、文字、專業(yè)術(shù)語、抄送單位等用法是否規(guī)范進行認真把關(guān)。核稿人在“核稿”欄中簽署姓名、日期。

　文稿經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后送黨政綜合管理部復(fù)審。重點核查是否遵守行文規(guī)則，行文理由是否充分，文種是否正確，格式是否規(guī)范，附件及背景材料是否齊全等。文稿審核完畢后，應(yīng)當(dāng)連同草擬原稿、修改稿和有關(guān)背景材料一并送公司領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。未經(jīng)黨政綜合管理部審核的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不予簽發(fā)。

　在核稿過程中需作進一步研究和修改的文稿，由起草部門修改后重新報送。

　 第十七條 簽發(fā)。以公司名義制發(fā)的上行文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的下行文或者平行文，視重要程度和涉及范圍，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

　第六章 公文辦理 第十八條

　公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

　 第十九條

　收文辦理主要程序是：

　 1.簽收。收件人為公司黨總支、公司的文件，由黨政綜合管理部負責(zé)簽收、拆封；其他部門自行收到主送公司的文

　件，應(yīng)交由黨政綜合管理部按辦文程序辦理；收件人為公司紀(jì)委的文件由黨政綜合管理部簽收、辦理。

　 2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細記載。

　 3.初審。收到各部門上報的文件，黨政綜合管理部應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本部門辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文部門并說明理由。

　4.擬辦。黨政綜合管理部應(yīng)對來文提出擬辦意見。收到上級單位來文，應(yīng)提出先呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并按領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交責(zé)任單位辦理。收到平級單位來文，應(yīng)由公司對口部門提出擬辦意見，再呈公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)需要報公司主要負責(zé)人審批，按照審批意見進行公文流轉(zhuǎn)。

　5.批辦。公司領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和日期，其他審批人圈閱并簽署日期視為同意；沒有請示事項的圈閱并簽署日期表示已閱知。

　6.承辦。承辦部室收到交辦的公文后應(yīng)進行登記，并及時辦理，不得延誤、推諉。明確提出辦理時限要求的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)辦畢回復(fù)。如不屬于本部室辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回黨政綜合管理部并說明理由。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報公司負責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

　 7.傳閱。黨政綜合管理部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公

　文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　 8.督辦。黨政綜合管理部要及時了解、掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。要做到所有公文件件有著落、事事有交代。

　9.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)由承辦部門及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

　 第二十條 發(fā)文辦理主要程序是：

　1.校對。送印的公文由承辦部室負責(zé)校對。校對文稿必須準(zhǔn)確無誤，校樣與原稿必須一致，不得擅自修改原稿。校對差錯由部門校對人承擔(dān)直接責(zé)任，部門負責(zé)人承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。限時印出的特急件，承辦部門應(yīng)指定專人跟蹤校對，不得因無人校對造成公文延誤。

　2.復(fù)核。已經(jīng)由公司負責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

　3.登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)?shù)怯洶l(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)。

　 4.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

　 5.核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后由承辦部門負責(zé)分發(fā)。

　 第二十一條

　涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行

　傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

　第七章

　公文整理、歸檔 第二十二條

　公文整理、歸檔應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理。

　1.黨政綜合管理部將本部門印發(fā)公文的定稿和正本，上級機關(guān)發(fā)來的公文，公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、會議文件和材料，以及其他有保存價值的文件和材料及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存或者銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　2.公司領(lǐng)導(dǎo)外出參加會議和重要活動帶回的文件材料，應(yīng)當(dāng)交黨政綜合管理部歸檔。

　3.各部門承辦的公文，辦理完結(jié)后，盡快交由黨政綜合管理部歸檔，重要公文（涉密公文除外）承辦部門可留存復(fù)印件備查。

　4.公司工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定移交或清退本人暫存、借用的公文。

　5.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），以保證歸檔公文的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

　第八章

　公文保密及銷毀 第二十三條

　公文保密 按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，加強對“三密”文件的管理。密級文件處理程序要符合有關(guān)法規(guī)，要通過規(guī)定渠道傳

　遞，嚴(yán)格按照閱文范圍傳閱，并履行登記手續(xù)，以確保文件安全。密級文件應(yīng)當(dāng)及時閱辦，及時收回。當(dāng)天未閱辦完畢的密級文件應(yīng)及時退還機要室保管。

　上級單位“三密”文件不準(zhǔn)復(fù)制（?。?fù)制公司密級文件、資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或黨政綜合管理部負責(zé)人同意。密級文件應(yīng)存放在機要室，各部門不得擅自留存。公司制發(fā)的尚未公開或正在討論過程中的涉密文件的草稿、討論稿、征求意見稿及最后正式定稿都應(yīng)妥善保管，不需要存檔的及時銷毀，嚴(yán)格按規(guī)定控制閱知范圍。

　不隱瞞失、泄密事件，發(fā)現(xiàn)“三密”公文有失泄密情況，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施并及時向上級單位和有關(guān)部門報告。

　第二十四條

　 公文銷毀 黨政綜合管理部應(yīng)當(dāng)定期將公司形成和收到的文件及材料進行清理，經(jīng)鑒別已不具備歸檔和存查價值的，經(jīng)黨政綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)后送省保密局指定地點銷毀。嚴(yán)禁將應(yīng)當(dāng)銷毀的公文當(dāng)成廢品出售。

　密級公文在銷毀前應(yīng)當(dāng)進行清理，一一登記造冊，銷毀的文件要裝袋、封緊，專人專車 2 人以上押送，保證做到不丟失、不漏銷。

　第九章

　附

　則 第二十五條 本條例適用于公司和所屬部門公文處理工作。

　第二十六條 本實施細則自公司總經(jīng)理辦公會審議通過之日起執(zhí)行。

　第二十七條

　本實施細則由公司總經(jīng)理辦公會修訂，并授權(quán)黨政綜合管理部解釋。

　XX 有限公司 文件辦理工作流程圖（試行）

　 一、來文辦理流程圖

　（一）傳閱件

　流程起始 收文、登記 呈董事長、黨總支書記、總經(jīng)理閱示，送班子成員閱. 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見處理，存檔 流程結(jié)束 黨政綜合管理部擬辦

?。ǘ┡k件

　流程起始 收文、登記 董事長、黨總支書記、總經(jīng)理審批 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 綜合部擬辦 流程結(jié)束 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)部門辦理，跟蹤督辦，落實反饋，存檔

?。ㄈ┕靖鞑块T文件

　 流程起始 收文、登記 董事長、黨總支書記、總經(jīng)理審示分管領(lǐng)導(dǎo) 批辦 黨政綜合管理部擬辦 流程結(jié)束 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 間融、借款、資產(chǎn)購置、擔(dān)保、資金管理、稅務(wù)等 黨政綜合管理部提出意見財務(wù)管理部提出意見

　黨工團婦、黨風(fēng)廉政紀(jì)檢及宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等 審計風(fēng)控部 提出意見

　法務(wù)、審計、合同、訴訟等 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 機構(gòu)設(shè)置、職數(shù)編制、干部選拔、出國（境）、招聘、工資福利、培訓(xùn)、績效考核等 黨政綜合管理部提出意見安全、信訪維穩(wěn) 工程管理部提出意見

　立項、咨詢、評審、項目呈報、規(guī)劃編制、章程修訂等 投資策劃部提出意見

　根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)部門辦理，跟蹤督辦，落實反饋，存檔

　二、發(fā)文辦理主要流程

　 部門擬稿 部門負責(zé)人審核 部門會簽 綜合部編號印發(fā) 分 管領(lǐng) 導(dǎo)審簽 主 要領(lǐng) 導(dǎo)簽發(fā) 流程結(jié)束 黨政綜合管理部核稿流程起始

推薦訪問： 實施細則 公文處理 公司