如何加強電子公文管理

　在信息技術快速發展的今天，政府機關、企事業單位等均開始實行無紙化辦公，利用網絡、計算機技術對公文進行傳輸、管理，改變了傳統的紙質公文管理模式。電子公文在優化公文處理流程、提高辦公效率等方面的作用日益顯著，在日常辦公和管理中發揮著越來越重要的作用。電子公文成本低、利用率高，比紙質文件更具優勢，對于實現信息化管理具有積極的推動作用。然而，在實際的電子公文管理中還存在不少問題，制約著管理效果的實現。因此，筆者認為應積極采取措施，加強電子公文管理。

　 電子公文管理中存在的問題

　 缺少完善的管理機制。電子公文雖然已成為電子政務的重要管理手段，但在實際傳輸和管理過程中依然存在很多問題。由于電子公文在信息采集上缺少紙質公文的完整性和可信度，有的電子公文存檔沒有進行物理存檔，只是形式化，依賴于電子辦公系統，一旦網絡系統出現問題，公文的完整性就會受到影響。另外，電子公文的起草、傳輸、管理等環節都不同于紙質文件，如果出現問題，部分公文流程難以恢復。另外，電子公文的使用和管理是由不同人員進行操作，這就使得電子公文的使用和管理不能統一起來，缺少相關的管理標準，導致電子公文管理工作不到位。

　 保存環境的安全性低。電子公文作為沒有實際載體的電子文件，很多人往往會疏忽對電子公文的保存和管理。個別工作人員的保密意識比較薄弱，部分單位缺乏管理電子公文的技術，不能對電子公文進行安全管理，存有電子公文的電腦設備中沒有相應的防范措施和軟件，導致在文件傳輸過程中受到病毒或黑客的攻擊，影響電子公文的安全。另外，由于網絡環境具有開放性，這就很容易造成電子公文被竊取或非法篡改，導致信息泄露。

　 管理人員的素質不高。個別電子公文的起草者和檔案管理人員缺乏管理電子文件的知識，對電子公文的傳輸、接收、儲存等技術不夠了解。因此，在電子公文收集、整理以及歸檔等工作中不能有效發揮作用，無法對歸檔的電子公文進行有效管理，更無法做到長期管理。

　 加強電子公文管理的措施

　 強化對電子公文管理的認識。在現代信息管理工作中，電子公文所占的比重越來越大，電子公文管理在部門的各項管理工作中處于十分重要的地位，不能將電子公文作為簡單的資料進行保管。電子公文管理人員要認識到電子檔案的重要性，改變以紙質文件為主的管理模式，提高電子公文管理的思想認識，采取有效措施加強對電子公文的管理，確保電子公文的安全。

　 提高網絡管理的安全性。電子公文以電子形式存在于網絡之中，要想加強管理就要做好對網絡環境的管理。電子公文的內容不能通過網絡泄露給無關人員，要做好防范工作，在系統中設定用戶的使用權限，使訪問者在權限內進行操作。要在電腦內設置防火墻，限制黑客和病毒的攻擊，保護內部公文資料，防止信息泄露。

　 加強對電子公文的統一管理。要建立完善的管理制度，電子公文的歸檔、使用等都要有明確的制度，對每一份電子公文都要有詳細的記錄，保證電子公文的真實性和準確性。同時，要明確相關人員的責任劃分，各單位、部門要明確電子公文管理的相關負責人，對電子公文管理工作進行統一管理和協調。電子公文的制作、登記、整理、歸檔要由專門部門負責，儲存電子公文后的計算機安全管理也應由專門信息技術人員負責，形成電子公文責任制。在管理中，對各負責部門和人員要做好監管工作，及時發現問題并解決，確保電子公文不丟失、不損壞。

　 規范電子公文的管理標準。很多單位、部門在管理電子公文時標準不一致，為今后的電子公文歸檔管理留下了很大的難題。為了更長期、更真實地保存電子公文，應在電子公文制作的初期就對相關工作進行嚴格管理，保障其真實性和準確性。要有統一的電子公文格式、

　條目、索引以及數據庫等，完善電子公文管理辦法以及相關標準和實施細則，選用標準軟件和整理方法，使電子公文管理逐步走向規范化，實現電子公文的科學管理。

　 提升電子公文管理人員的素質。電子公文的管理能否順利進行，很大程度上取決于電子公文管理人員的素質和能力。因此，要不斷提高電子公文管理人員的素質，使其不僅掌握處理電子公文的知識和技術，也具備高度的責任感和使命感，更好地滿足電子公文管理的需要。

　 [山東青島市局(公司)]

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