北大方正--公文檔案一體化解決方案

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　 背景 隨著信息化建設迅猛發展，我國電子政務的進程勢不可擋，依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是當今電子政務建設的重要組成部分。實際應用中，各級機關單位”辦公”的一個重要內容就是日常的收文、辦文和發文，公文的處理是政府機關處理公務和行政管理的重要工具。因此人們越來越意識實現公文的自動化處理，提高政府辦公效率和領導決策能力的必要性，并如火如荼的實踐著。但是作為公文處理的另一環節——檔案管理，卻面臨著如何與時俱進的問題。其實，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關系，并貫穿于政務機關工作始終的業務，方正電子公文文檔一體化解決方案則快速有效便捷統一的實現了上述的現實問題，并有著深遠的社會意義。

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　 特色與優勢 當今公文應用系統和檔案管理系統都比較成熟。單就公文檔案系統而言，國內外流行很多平臺級的技術產品，這些平臺廠商在平臺基礎上擁有非常成熟的 OA 產品，此類產品功能齊全，提供許多現成的函數、模板等，便于開發商完成用戶的公文需求；北大方正技術研究院卻在自己技術底層的支持下，開發出獨具特色的自有產品，產品具有以下特點：系統不是很龐大，通用性較強，大部分都是國際通用的標準，并且符合目前公文處理系統的技術潮流，如：工作流技術、內容管理技術、安全文檔技術等。而目前市場上的軟件廠商提供的檔案管理系統則都是采用關系型數據庫實現的一些目錄級管理的產品，與公文系統沒有什么關系，有著自己的著錄規則和數據錄入方式，雖然許多廠商提到自己的 OA 產品或者檔案產品可以實現文檔一體化，但真正實現的卻很少，而北大方正技術研究院卻憑借其先進的技術實力實現了公文檔案一體化，文檔一體化管理將其 OA 產品與檔案產品的進行了結合，填補了當今市場需求的不足。

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　 產品特點 北大方正技術研究院的公文檔一體化解決方案是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。其中包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。涉及的北大方正技術研究院的產品主要有方正政通辦公自動化軟件、方正博通檔案處室歸檔管理軟件、數字化檔案館軟件、現行文件中心管理軟件、文檔查詢檢索中心以及數字化采集工具等具有獨立自主知識產權的產品。

　總體架構圖

　 方正政通 OA 的公文流轉系統主要進行公文流轉處理，記錄了文書處理過程中文件信息的流動和處理狀況。

　 方正博通檔案處室版進行公文信息向檔案信息的轉化過程，它是公文系統和檔案管理系統的銜接部分，控制著公文數據向檔案數據的轉化過程。轉化的條件可由該子系統自動控制，但公文數據格式標準與檔案數據格式標準是統一的。在方正博通檔案處室版中進行的案卷定義和歸卷工作為檔案管理系統提供了操作對象和數據內容，并可以進行自動組卷和手工組卷。

　 方正博通檔案館版主要是績效檔案信息的管理活動，如：檔案補錄、檔案檢索、檔案借閱、檔案銷毀、檔案統計、檔案編研、檔案發布等功能。

　 該系統還提供各種數字化工具，并提供補錄功能，實現對紙制公文等其他形式文檔的上載、

　管理和利用。其中涉及的北大方正技術研究院的產品主要包括：方正博思文字采集轉換工具、圖片采集轉換工具、思影—視音頻上載工具、網絡雷達及網站抓取轉換工具以及數據庫導入工具等。另外，該系統還可以與方正 CE 安全文檔產品結合，實現文檔的電子簽章管理；瀏覽、打印、拷貝限制等安全文檔功能。

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　 意義 現實工作中，在 OA 系統中流轉的電子公文屬性，比如：標題、文號、批示內容、日期等本身就是檔案著錄信息的重要組成部分，而如果沒有一體化管理，這些信息就要在檔案系統中重新錄入或者重新導入，不僅加大相關人員的工作量，而且也難免會造成數據的錯誤。許多政府的公文收發部門本身是公文交換的樞紐而又是立檔單位，而如果進行文檔一體化的管理可以大大提高政府文檔部門的工作效率。由此，北大方正技術研究院采用統一、規范的技術標準而推出的公文檔一體化解決方案順應了信息建設的發展趨勢，并且滿足了電子政務具體工作的實際需求。

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