河北省電子公文歸檔管理暫行辦法

　第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《河北省檔案工作條例》，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

　第二條 本辦法適用于我省各級黨和國家機關(guān)，其他組織可參照執(zhí)行。

　第三條 本辦法所稱電子公文，是指我省各類電子政務系統(tǒng)中形成或處理的，具有公文規(guī)范格式的電子文件。同一電子政務系統(tǒng)產(chǎn)生的非公文格式的電子文件歸檔管理，參照本辦法。

　電子公文歸檔，是指文書部門或業(yè)務部門將按規(guī)范程序形成的電子公文，按國家和省檔案行政管理部門的要求向本機關(guān)檔案部門移交的過程。

　歸檔電子公文，是指具有查考和利用價值，并按上述要求歸檔后作為檔案保存的電子公文。

　第四條 電子公文歸檔管理應當遵循電子公文形成特點和規(guī)律，維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，便于電子公文的科學保管和長期有效利用。

　第五條 全省各級檔案行政管理部門負責對同級和下級機關(guān)電子公文歸檔管理工作監(jiān)督、指導。

　第六條 我省各級機關(guān)應當將電子公文歸檔管理納入本機關(guān)電子政務建設、公文管理和機關(guān)有關(guān)部門的職責范圍，明確分管領導，加強監(jiān)督檢查，切實落實機構(gòu)、人員、資金等保障措施。

　第七條 電子公文形成單位應當指定專人負責電子公文的歸檔工作，將電子公文的形成、積累、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位職責；各機關(guān)檔案部門應當參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

　第八條 電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前，由本機關(guān)形成部門負責；向本機關(guān)檔案部門歸檔后，由本機關(guān)檔案部門負責；向同級國家檔案館移交后，由國家檔案館負責。

　第九條 電子公文參照國家和省有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

　第十條 電子公文一般應當在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔。各機關(guān)應當建立與本機關(guān)電子政務系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)，即時接收歸檔電子公文。機關(guān)檔案部門應當將歸檔后的電子公文建立脫機保存的備份。

　第十一條 電子政務系統(tǒng)和機關(guān)檔案管理系統(tǒng)應當采取穩(wěn)妥的身份識別、權(quán)限控制、防計算機病毒及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。電子公文形成時，應當由公文處理系統(tǒng)自動產(chǎn)生相關(guān)的元數(shù)據(jù)和背景信息，在擬制、流轉(zhuǎn)等過程中及時進行跟蹤、檢查和補充，并隨同電子公文一并歸檔。

　第十二條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

　第十三條 電子公文形成部門應當在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進行檢查，檢查項目包括：與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確保電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

　第十四條 歸檔電子公文格式應當符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）。歸檔電子公文應當存儲到符合保管要求的載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密、不壓縮，必須加密、壓縮歸檔的電子公文應當與其解密軟件、解壓縮軟件和說明文件一同歸檔。

　第十五條 各機關(guān)檔案部門在接收電子公文時，應當對歸檔電子公文逐件逐頁核查其技術(shù)狀況，確保歸檔電子公文無病毒、未壓縮、未加密并采用符合檔案管理要求的存儲格式，發(fā)現(xiàn)問題及時將其退回形成部門整改；通過脫機載體進行歸檔的電子公文，檔案部門還應當對其

　載體進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

　檔案部門驗收合格后，應當按規(guī)定辦理電子公文移交手續(xù)。

　第十六條 歸檔的電子公文，應當按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并備份拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　第十七條 歸檔電子公文參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求和相關(guān)標準與規(guī)范，補充電子公文特有的著錄項目和其他標識，并將結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。

　第十八條 各機關(guān)檔案部門的檔案計算機管理系統(tǒng)，應當納入本機關(guān)電子政務系統(tǒng)，并與電子公文管理系統(tǒng)相銜接，設置足夠容量的存儲空間，存放歸檔保存的電子公文，使歸檔的電子公文能被有效識別，便于管理和利用。有條件的機關(guān)應當把公文管理和檔案管理整合成統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)。

　第十九條 歸檔電子公文載體應當使用專門設備或?qū)ｉT庫房集中保存，不同套別的載體要分開保管。保管應當符合下列條件：

　（一）保管環(huán)境應當遠離強磁場、強熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。

　（二）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。

　（三）

　保管環(huán)境溫度控制在 17℃—20℃，相對濕度控制在 35%—45%。

　第二十條 按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，本辦法推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等。不允許用軟磁盤、U 盤、移動硬盤作為歸檔電子公文長期保存的載體。

　存儲電子公文的載體或裝具上應當貼有標簽，標簽上應當注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子公文的載體應當設置成禁止寫操作的狀態(tài)。

　第二十一條 各機關(guān)檔案部門應當會同信息技術(shù)部門每年對電子公文的讀取設備的更新情況進行一次檢查。設備環(huán)境更新時應當確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應當進行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時間不少于 3 年，保留期滿后按保密要求進行處置。

　第二十二條 各機關(guān)檔案部門應當在確保載體安全可利用的前提下，定期對歸檔電子公文進行可識別性檢測和轉(zhuǎn)存。對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應當及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子公文，每 4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于 4 年。

　第二十三條 檔案部門應當加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文時，應當嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定。采用聯(lián)網(wǎng)方式提供利用的，應當嚴格實行“三網(wǎng)”隔離，采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制，安裝防火墻等技術(shù)措施，確保歸檔電子公文安全。

　第二十四條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應當由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

　第二十五條

　本辦法由河北省檔案局負責修訂和解釋。

　第二十六條

　本辦法自公布之日起實施。

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