會議制度

　第一條 目的

　1、 實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作，提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度;

　2、 協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配;

　3、 集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

　第二條 會議種類

　1、 員工晨會;

　2、 部門經理周會/月會/年度(或半年度)會;

　3、 部門會議;

　4、 專題會議;

　5、 全體員工年會;

　第三條 會議程序

　(一)、員工晨會

　為確保員工按時到崗的一種有效方式，調動員工積極性，使其以飽滿、熱情的精神投入到工作中去，具體實施以各經營部為單位。

　1)、會議主持:各經營部經理;

　2)、會議時間:每天的早 8:00;

　3)、會議地點:經營部門口(具體由各經營部經理自行安排);

　4)、會議參加人:各經營部全體人員;

　5)、會議內容:總結前一天工作進度以及當天的工作安排;宣布公司下達的有關通知、通告及決策等，促使上下信息的溝通。

　(二)、部門經理周會/月會,年度(或半年度)會;

　為提高公司整體工作效率，使各部門信息充分共享，所實行的一種工作會議,具體由行政人事部負責召集。

　1)、會議主持與記錄:總經理主持，行政人事部人員進行會議記錄;

　2)、召開時間:每周一下午 17:00(無特殊情況不再每次通知);

　每月月初 3 日下午 15:30

　年中或年末，具體根據情況，由行政人事部安排召集。

　3)、召開地點:博世站二樓會議室;

　4)、參加人員:各部門經理。(由于出差等特殊原因不能參加會議的，應提前向總經理請假);

　5)、會議安排和內容 :

　周會

　(1)、各部門經理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務總結報告，并在會前 1 小時交由總公司行政人事部;

　(2)、由各部門經理匯報,上一周總經理所部署給各部門的工作任務及其完成情況，如在任務執行過程中出現問題和困難的，則進行集體商議,尋找解決辦法;

　(3)、對自己部門工作中出現的問題、困難以及需要協助的事項，進行及時的匯報，并進行集體商議,協調工作;

　(4)、由總經理部署下一周各部門的工作任務。

　月會

　(1)、各部門經理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務總結報告，并在會前一天交由總公司行政人事部;

　(2)、各經營部對自己的業績進行總結匯報，并進行相關的業績分析;

　(3)、對自己部門工作中出現的問題、困難以及需要協助的事項，進行及時的匯報，并進行集體商議,協調工作;

　(4)、探討公司目前的經營情況，以及提出經營活動的最佳方案，以達到整體經營目標的實現。

　年度(或半年度)

　(1)、各部門經理需以電子文檔的形式做出上一周的工作任務總結報告，并在會前一天交由總公司行政人事部;

　(2)、各部門經理匯報(半年度)年度的工作情況，如工作具體內容、工作任務執行情況及所取得的業績或成效等。

　(3)、研究公司發展規劃，工作計劃、總結，重大決策以及人事安排等事宜。

　近期主要工作，會議一般不作深入討論，重大問題專題研究。

　(三)、部門會議

　原則上各部門內部應每周/每月/每年召開一次部門工作例會(可以以碰頭的方式進行),解決本部 門中所碰到的疑難問題，及安排下一周工作計劃。

　1)、會議主持人:各部門經理

　2)、會議參加人:各部門主管或部門所有人員。(視事實需要，可邀請其他部門人員)。

　3)、會議地點:時間由各部門經理自行安排。

　4)、會議安排和內容:

　(1)、傳達上級會議精神;

　(2)、協調部門內部的工作開展，對工作中出現的問題及困難,進行集體的討論和解決; (3)、總結上一階段的工作并制定下一階段工作計劃。

　(四)、專題會議

　公司根據工作需要，就某些針對性的情況或事項，臨時進行召開的會議，由總經理主持召開的專題會議、會議參加人員、時間、地點由會議主持人指定.

　(五)、全體員工年會

　1)、會議主持與記錄:總經理主持，行政人事部人員進行會議記錄;

　2)、會議時間:每年的年末(具體時間待定);

　3)、召開地點:博世站二樓會議室;

　4)、參加人員:公司全體成員;

　5)、會議安排內容:

　(1)、公司總經理總結過去一年的工作(即所取得的成績和所發生的重大事項);

　(2)、說明來年公司的工作計劃、發展規劃及經營指標的落實。

　會議為報告形式，會上不做具體深入討論。

　第四條 會議管理辦法

　1)、公司行政人事部統一管理會議制度，所有會議均須在行政部登記備案;

　2)、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政人事部整理、存檔，會議資料須包含:會議時間(起止時間格式為年/月/日/時/分)、議題、主持人、記錄員、與會人員、缺席人員、詳細會議內容(發言記錄)、商議結果等;

　3)、所有應與會人員均不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況; 4)、會議前相關人員應做好各自等，不能毫無準備地召開例會;

　5)、所有參加會議的人員，應將手機設置在無聲或振動狀態下。

　第五條、附則

　1)、本制度由公司行政人事部負責解釋。

　2)、本制度自公布之日起執行。

　行政人事部

　2008-X-X

　篇二

　會議管理制度

　第一章

　總則

　第一條

　目的

　為使公司的會議管理規范化和有序化，提高會議的質量和效率，降低會議成本，切實跟蹤落實會議提出的各項工作任務與工作要求的完成情況，從而保證會議的有效性，特制定本制度。

　第二條

　適用范圍

　制度適用于公司（各分公司、業務部門、辦事處）各項會議管理。

　第三條

　會議形式

　 一、公司的會議形式包括：定期的常規性會議和臨時性會議。其中，定期的常規性會議主要包括以下 5 種形式：

?。ㄒ唬┕局苣陸c典表彰大會； （二）公司高管工作例會； （三）公司年終工作述職工作總結會議； （四）公司年中工作述職工作總結會議； （五）各分公司、業務部門、辦事處周例會/月度會議。

　二、臨時性會議的主持部門以事件主導部門為主召開，具體會議參加人、會議時間及會議內容應提前一個工作日以通知形式告知相關參會人員。

　第二章

　會議流程

　第四條

　會議安排的原則

　一、堅持局部服從整體的原則，會議優先于部門會議，緊急會議優先于一般會議。

　二、各類會議優先順序為：例會、臨時性行政/業務會議、部門內部會議。

　三、因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。

　第五條

　會議通知

　 一、常規性會議除時間臨時調整外，不再另行通知，由主持部門直接通知參會人。

　二、臨時性會議按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知。

　三、會議通知期：須于開會前一個工作日內通知參會人及會務服務提供部門。

　四、會議通知的渠道：

?。ㄒ唬┕緝炔?QQ 群、微信群、企業郵箱：適用于常規性會議通知（含常規性會議臨時調整時間的）、臨時性會議通知； （二）公告欄：適用于臨時性會議通知； （三）電話通知：適用于臨時性會議公告后，由主持部門電話通知參會人； （四）OA 系統中行政辦公之“公告通知”模塊發布：適用所有會議類型，用于會議通知存檔，備查。

　 五、會議通知的內容：

?。ㄒ唬h時間；

　（二）會議地點； （三）會議主持部門；

?。ㄋ模﹨藛T；

　 （五）會議主題；

　 （六）會議須準備的資料明細； （七）參會注意事項；

　（八）其他。

　 第六條

　會議準備

　一、會議主持部門的助理或部門指定執行人應提前做好會議準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材等會議所需的各種設施、用品等。

　二、對于需要給參會人員發放會議資料的，會議主持部門應根據參會人數提前印制會議資料。

　三、會議主持部門應提前打印《會議簽到表》，并由會議記錄員監督參會人員簽到情況，會議簽到表須在會議結束后由會議主持人簽字確認。

　四、為了合理分配會議室資源，有效貫徹會議室安排原則的規定，會議主持部門須提前至少一個工作日在 OA 系統中“綜合辦公”欄目中填寫《會議申請》流程表單；

　因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限，但會議組織部門或個人必須提前電話與公司行政前臺備案。

　第七條

　會議組織

　 一、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

　二、會議主持人必須遵守以下規定：

?。ㄒ唬┲鞒秩藨贿t于會前 15 分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。

?。ǘ┲鞒秩艘话銘跁h開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等進行必要的說明，并說明各項議程大概的會議時間限制，以提高會議的效率。

　 （三）會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

?。ㄋ模τ谟懻?、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交參會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

?。ㄎ澹┲鞒秩藨獙h決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向參會人明確，并落實具體的會議跟蹤負責人。

　三、參會人必須遵守以下規定：

?。ㄒ唬跁?10 分鐘到達會場，并在《會議簽到表》上簽到。

　（二）會議發言應言簡意賅，緊扣議題。

?。ㄈ┳裱瓡h主持人對議程控制的要求。

　（四）對于工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。

?。ㄎ澹┳袷貢h紀律，與會期間應將手機調至靜音或將手機呼叫轉移至本部門另一名未參會人員處，原則上會議期間不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。

　（六）原則上參會人員不得請假；如確需請假的，須向會議主持部門負責人及分管副總、必要情況下還要向總經理說明情況并征得同意后，方可請假。

　（七）無故未按時參加會議的，將給予當事人 100 元/次的處罰，并備案。

　（八）參會人員應做好本人的會議記錄。

　四、會議主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。

　第八條

　會議記錄

　一、各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。

　二、會議進行期間，重要會議須用錄音筆進行錄音，并于會議結束后兩個工作日內由會議記錄員將會議錄音提交至公司存檔。

　三、各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：

?。ㄒ唬└鞑块T應常設一名會議記錄員（一般為本部門的助理或行政文員），會議記錄員名單須報行政部備案；如需調整會議記錄員的，調整部門須及時通知行政部。

　（二）公司根據名單配發會議記錄本。會議記錄本用完后由記錄員憑舊本至行政部換領新本，舊本同時本部門存檔。會議記錄本的領取登記按低值易耗品的領取程序辦理。

?。ㄈh記錄員負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。

　（四）會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。

?。ㄎ澹┕竟芾韺又鞒值睦龝?、臨時行政會議原則上由總經理助理/秘書負責會議記錄工作，公司管理層另有指定的，從公司管理層指定。

　 （六）會議記錄員應遵守以下規定：

　1、以會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，并于會議結束后半個工作日內整理好會議紀要，由會議主持人審批通過后下發至參會人員。

　2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。會議主持人須在每次會議記錄上簽字確認。

　3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

　4、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。

　三、會議記錄的備檔按以下規定：

?。ㄒ唬┍静块T負責組織的各類會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉公司統一歸檔備查。

　（二）本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查，部門內其他人員需查閱會議記錄的，須經部門負責人同意后，放可進行查閱，并在查閱內容所在頁的頁眉處簽字。

　（三）部門其他人員查閱會議記錄時，會議記錄員須在場；除經部門負責人及分管副總同意外，會議記錄本不得外借給其他部門或部門內其他人員。對于會議記錄的外借情況，記錄員應如實在會議記錄中寫明外借時間、外借原因及外借人，并由外借人簽字確認。

?。ㄋ模h記錄為的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。

　第九條

　會議紀要

　 一、下列情況，會議記錄員須將會議記錄整理為會議紀要：

?。ㄒ唬┏糠植块T“站會”外，的常規性會議； （二）各類臨時行政/業務類會議； （三）各類緊急性會議； （四）與經營管理相關的會議； （五）須會后對會議內容貫徹落實進行跟進的會議； （六）其他會議主持人要求整理會議紀要的會議。

　 二、所有會議均需做會議紀要，以方便相關信息的查詢和后續工作的追蹤、落實；會議紀要需如實記錄，對內容進行概括、總結，分類別或分項目記錄。

　 三、會議紀要中包含（但不僅限于）如下內容：

　四、會議紀要整理和發送應在 1 個工作日內完成，下發或傳閱范圍由會議主持人確定，通過 OA 協同發送給所有會議相關人員，及對接人事專員。

　五、會議須有落地執行計劃輸出，具體如下：

?。ㄒ唬┬烆悤h：宣貫后的改進落實計劃 （二）專題類會議：針對問題如何解決列出相關人員的工作安排和計劃 （三）工作匯報類會議：針對部門問題或個人工作問題的進展安排、改善提升列出相應的計劃安排

　 六、會議紀要輸出的工作計劃須進行跟進落實情況，跟蹤記錄匯總實行一會一表制。

　第三章

　 會議紀要的跟蹤落實

　第十條

　落實計劃跟蹤

　各部門對接人事專員對會議紀要輸出的落地計劃，按照計劃時間節點進行跟進，并于每月底輸出該部門的會議落地執行情況的進展匯報，并將結果上交到分管副總處。

　第十一條

　落地結果考核

　會議的落地計劃的執行進展情況會進行相應考核，以每月為一個考核節點。

　 （一）按時間節點完成工作安排和進展，相關人員績效成績加 5 分；

　 （二）工作事項均能按期完成，部門年度考核中予以特殊情況加分；

　 （三）一項工作延期完成，相關人員績效成績扣 5 分；

　 （四）工作在延期一個月后仍未完成，部門負責人績效成績扣 10分；

?。ㄎ澹┎块T會議紀要工作超過 3 項在延期一個月后仍未完成，部門年度考核中取消評優資格。

　第十二條

　獎懲辦法

?。ㄒ唬土P方面

　 1、會議未整理會議紀要一次，會議發起組織人予以警告；

　未整理會議紀要兩次及以上，處以發起人所屬部門負責人予以警告；

　 2、會議發起人超過一個工作日內將會議紀要發放給相關人員，予以警告處分；

　 3、會議紀要工作計劃安排人員一次未按照會議結果執行落地，處以相關人員警告處分；

　 兩次及以上未執行，則相關人員及部門負責人處以通報批評及罰款的處分。

　 （二）獎勵方面

　 1、會議紀要每月按時整理、發放，對會議發起人及其負責人進行通報表揚；

　 2、會議落地執行連續三次均能按照時間節點完成，對于參與工作計劃落實的相關人員予以通報表揚以及所屬部門獎勵獎金 500 元。

?。ㄈ┤肆Y源部每月對會議紀要以上的獎懲情況予以 OA 公告的形式予以公示。

　 第十一條

　會議紀要的匯總統計

　一、工作任務完成情況的統計：如工作完成時長、工作完成結果程度、是否有后續待完成的工作內容等，爭取以柱狀圖、餅圖等形式體現。

　二、工作時間的統計：根據各崗位不同的工作內容，計算各工作內容的完成工作日。

　 三、工作任務計劃合理性的統計：將計劃內工作與計劃外工作進行橫向比對分析。確認各崗位計劃內與計劃外工作的比例，從而確定各崗位的靈活機動性。

　四、每周工作量的統計：根據工作量完成天數確定每周工作量的完成情況，以工作完成天數的多少為標準來確定每周工作量大小排名，并根據各周工作量大小的綜合排名，確定每月實際的工作重點與計劃的重點是否一致等情況。

　五、每月工作重點的統計：根據每周工作量完成的多少來確定每月的工作完成重點，并根據此統計確認比較每月工作重點與工作量之間是否存在必然聯系。

　第十二條

　會議紀要跟蹤落實的審核程序

　一、由會議主持人填寫《部門會議紀要工作任務跟蹤落實情況》并報部門主管、分管副總或總經理審核。

　 二、于下次會議前一個工作日內就會議紀要工作任務跟蹤落實情況進行匯總統計。

　三、對于未落實的會議工作內容在與執行人溝通后，要明確未完成的原因分析，該原因分析和為跟蹤落實情況表提交部門主管、分管副總或總經理審批。

　四、如會議主持人未如期完成落實跟蹤的，第一次將口頭批評，并了解未完成的原因，根據會議主持人提出的問題進行針對性培訓；對于第二次未如期完成落實跟蹤的，將其不允許擔當會議主此人工作；對于超過三次（含）未如期完成落實跟蹤的，將保留與會議主此人解除勞動合同的權利。

　第四章

　會議室管理規定

　第十三條

　會議室由行政部部統一管理，目前的會議室主要為：

　公司行政樓：201 會議室、202 會議室、會議室 301、會議室 302、會議室 303、行政二樓貴賓接待室、行政四樓綜合會議室。

　研

　發 樓：101 會議室、201 會議室、202 會議室、301 會議室、研發中心綜合培訓室。

　第十四條

　會議室使用時間

　原則上只要使用部門在 OA 系統填寫《會議室申請》流程。行政前臺審批后，均可在約定時間內進行使用，如有變動，可在第一時間向行政部備案調整。

　第十五條

　會議室申請與登記：

?。ㄒ唬┏R時短暫性會議/面談不用申請與登記外，其他會議都須填寫 OA 系統會議室申請流程流程，并注明是否需要使用會議設備、是否需要連接電話會議、視頻會議。

　? 會議設備：投影儀、八爪魚擴音器，視頻設備； ? 電話會議：一般在沒有網絡或則網絡連接狀態不好的時候，建議開電話會議，并要嚴格控制電話會議時間； ? 視頻會議：會議雙方都有網絡的情況下，建議開視頻會議； （二）會議主持部門須提前一個工作日在 OA 系統中填寫《會議室管理》申請流程。

　 （三）行政前臺須根據會議室安排原則，在申請人填寫《會議室管理申請表》時幫助申請人合理安排會議室；如申請人對會議室安排有異議且行政前臺無法解決的，提交行政部主管協調解決。

?。ㄋ模τ谖刺崆皩h室進行申請的，行政部將無法為其安排臨時會議地點。由此造成的后果，由會議主持部門自行承擔。

?。ㄎ澹τ谂R時召開的緊急會議需要使用會議室的，會議主持部門必須提前與行政前臺進行溝通確認，待確認會議室沒有被預約后方可按“特情特辦”的原則由行政部統一安排，但申請部門不得對會議室的地點提出異議。

　第十六條

　布置會場及會議期間參會人員須愛護會議室內財物，如有損毀將由當事人照價賠償；對于無法確定當事人的，將由參會全體人員照價均攤賠償。

　第十七條

　參會人員須提前 15 分鐘進入會場進行簽到并等候，工作時間禁止參會人員在辦公及休閑區域內等候，以免影響正常辦公秩序。

　第十八條

　 會議室使用部門，須維持會議室的整潔，使用完畢后須將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。

　第十九條

　 會議室使用部門及參會人員須確認座位周邊及會議室內的電源及電器設備是否關閉，如發現設備故障的應及時報行政部備案，以便及時修理，保證其他會議的順利進行。

　第二十條

　會議室內物品未經行政部批準，不得私自轉借他人或挪借他用，嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。

　 第五章

　附則

　第二十一條

　本制度自發布之日起實施。本制度內容的最終解釋權歸行政部所有，本制度中涉及的 OA 系統操作流程的解釋權歸 IT 管理員所有。

　第二十二條

　本制度發布之日起，原相關會議室管理規定同時作廢。

　附：

　會議紀要模板 X XXXXXXX 會議紀要

　會議時間：

　會議地點：

　會議主題：

　與會人員：

　主持人：

　缺席人員：

　記錄人：

　 會議主要內容

　會議計劃安排

　工作內容

　責任人

　時間節點

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