公司會議制度

　 第一條

　目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。

　第二條

　適用范圍：本制度適用于集團(tuán)公司，各分子公司應(yīng)制定細(xì)則并報集團(tuán)公司備案。集團(tuán)公司部門內(nèi)部會議參照執(zhí)行。

　第三條 權(quán)責(zé)說明：

　1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

　2 會議提擬人負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

　第四條 會議提擬與審批

　1 公司例會無須提擬和審批。

　2 公司臨時會議由總裁、分管領(lǐng)導(dǎo)直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人員等，不得與公司會議沖突。

　第五條 會議安排原則：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。臨時召集的緊急會議不受此限。

　第六條 會議準(zhǔn)備

　 1. 會議通知：會議通知按“誰組織，誰通知”的原則進(jìn)行。會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門。

　會議通知形式一般為釘釘公告或電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)進(jìn)行書面通知，并向總經(jīng)辦提交會議準(zhǔn)備申請；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。

　2.其它準(zhǔn)備：會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）的準(zhǔn)備工作。會務(wù)服務(wù)部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。集團(tuán)公司召開的公司會議統(tǒng)一由總經(jīng)辦行政部承擔(dān)會務(wù)服務(wù)工作。

　第七條 會議組織

　 會議組織遵照“誰主管，誰組織”的原則。主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。

　第八條 會議記錄及紀(jì)要

　1.公司會議應(yīng)進(jìn)行會議記錄。

　2.會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可臨時指定會議記錄員。

　3.會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

　 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，整理會議紀(jì)要。會議記錄應(yīng)采用實錄形式，確保記錄的原始性。對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要不遲于次日呈報會議主持人及參會人員審核簽名。

　做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將考勤記錄報考勤人員。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得外泄。會議記錄本交檔案室存檔，永久保存。

　4.會議紀(jì)要的形成與簽發(fā)：會議紀(jì)要的形成、發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定,并填寫《會議紀(jì)要發(fā)放審批單》，包括紀(jì)要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)意見等事項。會議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。

　第九條 會議跟進(jìn)

　1. 會議決議、決策事項等須會后跟進(jìn)落實的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議另有決定的，服從會議決定。

　2.會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。

　第十條 會議紀(jì)律

　1.參會人員不得遲到、早退、缺席，因故不能參加時，應(yīng)事先向主持人請假，并征得同意。

　2.會議期間除了緊急情況外不處理其他事務(wù)，包括不接聽電話。

　3.違反上述規(guī)定的，按違反工作紀(jì)律的規(guī)定進(jìn)行處理，接聽電話的由主持人酌情處理。

　第十一條 會議保密

　1.與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論情況向外泄露。

　2.會議議決事項，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

　 3.故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。

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