會(huì)議團(tuán)體接待程序

　 審 核：

　制 作：

　 編

　號(hào)

　版

　次

　生效日期

　第

　 頁(yè)

　共

　 頁(yè) 一、目的：

　為更好地拓展客源，鞏固酒店的穩(wěn)定客戶(hù)群體，特制定本會(huì)議團(tuán)體接待程序， 以作為酒店日常會(huì)議團(tuán)體接待的依據(jù)。

　二、范圍：

　凡任何客戶(hù)委托在酒店內(nèi)召開(kāi)之會(huì)議，均依此程序執(zhí)行。

　 三、權(quán)責(zé)：

　 3．1 接受會(huì)議預(yù)訂及報(bào)價(jià)：銷(xiāo)售代表

　 3．2 商定價(jià)格及訂立會(huì)議合同：銷(xiāo)售代表

　 3．3 會(huì)議價(jià)格及合同審核：銷(xiāo)售部經(jīng)理

　 3．4 會(huì)議合同條款實(shí)施通知：會(huì)議接待員

　 3．5 會(huì)議具體實(shí)施部門(mén)：酒店各有關(guān)部門(mén)

　 3．6 會(huì)議后信息反饋評(píng)估部門(mén)：銷(xiāo)售部

　 四、定義：無(wú)

　 五、作業(yè)流程圖（如附件一）

　六、作業(yè)內(nèi)容 6．1 酒店內(nèi)所有會(huì)議團(tuán)體接待均由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂、接待，各部門(mén)若接受各

　 類(lèi)會(huì)議信息，應(yīng)及時(shí)告知銷(xiāo)售部。

　6．2 銷(xiāo)售部制定各類(lèi)房?jī)r(jià)、場(chǎng)租費(fèi)等相應(yīng)權(quán)限，并派銷(xiāo)售代表進(jìn)行各類(lèi)會(huì)議信息

　 收集，同時(shí)與各目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系，了解其需求。

　6．3 銷(xiāo)售代表根據(jù)其會(huì)議類(lèi)型、規(guī)模、價(jià)格等要求迅速進(jìn)行可行性評(píng)估，與各相

　 關(guān)部門(mén)進(jìn)行簡(jiǎn)單探討，確認(rèn)該會(huì)議是否予以接待，可行后即在所給予相應(yīng)權(quán)

　 限范圍內(nèi)報(bào)價(jià)，超過(guò)權(quán)限則請(qǐng)求部門(mén)經(jīng)理審核后再予報(bào)價(jià)。大型及重要會(huì)議

　 可報(bào)總經(jīng)理審核，若審核不通過(guò)，則應(yīng)重新擬價(jià)。

　6．4 銷(xiāo)售代表在確定各種價(jià)格、要求后，交與客戶(hù)確認(rèn)。

　6．5 銷(xiāo)售代表根據(jù)客戶(hù)已接受的報(bào)價(jià)內(nèi)容及進(jìn)一步協(xié)商結(jié)果，與會(huì)務(wù)方訂立會(huì)議

　 合同書(shū)（附件二）。

　6．7 會(huì)議合同書(shū)中應(yīng)注明會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間付款方式及用房、用餐、會(huì)場(chǎng)、宣傳品、

　 娛樂(lè)等各項(xiàng)要求，要求較為復(fù)雜的，在備注上加以注明。

　6．8 銷(xiāo)售代表擬好會(huì)議合同后，須經(jīng)銷(xiāo)售部經(jīng)理審核，當(dāng)銷(xiāo)售部經(jīng)理不核準(zhǔn)時(shí)，

　 應(yīng)修改其內(nèi)容，重新擬定合同 6．9 當(dāng)銷(xiāo)售部經(jīng)理核準(zhǔn)后，銷(xiāo)售人員方可將合同送交客戶(hù)。

　6．10 當(dāng)客戶(hù)不接受合約中的所有條款時(shí)，銷(xiāo)售人員應(yīng)與客戶(hù)進(jìn)一步協(xié)商，重新擬

　定新的合約，依上述辦法辦理。

　6．11 當(dāng)客戶(hù)接受合約中的條款時(shí)，雙方簽署合約，一式兩份，雙方各保存一份，

　合約簽署后，銷(xiāo)售代表應(yīng)對(duì)合約的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤，以確保合約的順利執(zhí)行。

　6．12 銷(xiāo)售代表將會(huì)議要求、價(jià)格等事宜制作會(huì)議接待通知單（附件三）， 由銷(xiāo)售

　部經(jīng)理核準(zhǔn)簽字。

　6．13 銷(xiāo)售部確立一會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待員，負(fù)責(zé)會(huì)議期間一切事宜，并由其將會(huì)議接待

　通知單發(fā)至?xí)h各相關(guān)部門(mén)，并由各部門(mén)經(jīng)理簽字收取，在必要時(shí)回復(fù)意見(jiàn)。

　6．14 銷(xiāo)售部會(huì)議接待通知單須向各相關(guān)部門(mén)通知事宜（附件四）。

　6．15 會(huì)議實(shí)施前若有變動(dòng)事項(xiàng)，會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單上加蓋“變更章”，由銷(xiāo)售部經(jīng)

　理審核后通知各相關(guān)部門(mén)，并在會(huì)議召開(kāi)前 10 小時(shí)準(zhǔn)備就緒。

　6．16 會(huì)議實(shí)施過(guò)程中若有變動(dòng)，應(yīng)與會(huì)務(wù)方確定雙方責(zé)任，若屬會(huì)務(wù)方責(zé)任，應(yīng)

　秉著為客人著想的原則，盡力為其提供方便，若酒店方責(zé)任，則承擔(dān)一切后果。

　6．17 若遇預(yù)訂會(huì)議取消，會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單上加蓋“取消章”，由銷(xiāo)售部經(jīng)理審核

　后通知各相關(guān)部門(mén)。

　6．18 若因會(huì)務(wù)方之故，會(huì)議變動(dòng)或會(huì)議取消而產(chǎn)生相應(yīng)之費(fèi)用，由會(huì)議接洽之銷(xiāo)

　售代表與會(huì)務(wù)方聯(lián)系酌情給予賠償。

　6．19 銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)接待會(huì)議期間會(huì)議客人之投訴，并匯同各被投訴相關(guān)部門(mén)及時(shí)將

　各處理意見(jiàn)回復(fù)客人。

　6．20 銷(xiāo)售部會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待員負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束同時(shí)，評(píng)估會(huì)議運(yùn)作情況，必要時(shí)請(qǐng)

　會(huì)務(wù)方填寫(xiě)建議、意見(jiàn)，同時(shí)將會(huì)議資料收集歸類(lèi)，交銷(xiāo)售部文員存檔，以作

　為相應(yīng)作業(yè)對(duì)象選擇參考之依據(jù)。

　七、相關(guān)文件、資料 7．1 銷(xiāo)售部銷(xiāo)售手冊(cè) 7．2 銷(xiāo)售部關(guān)于協(xié)調(diào)會(huì)議團(tuán)體、旅游團(tuán)隊(duì)的接待事宜之會(huì)議文件 7．3 銷(xiāo)售部銷(xiāo)售主管級(jí)、銷(xiāo)售代表級(jí)房?jī)r(jià)操作權(quán)限

　八、表單

　 8．1 會(huì)議合同書(shū)

　（附件二）

　8．2 會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待單（附件三）

　8．3 團(tuán)隊(duì)確認(rèn)單

　（附件四）

　8．4 客戶(hù)信息反饋表（附件五）

　8．6 客戶(hù)資料一覽表（附件六）

推薦訪問(wèn)： 接待 團(tuán)體 會(huì)議