企業會議管理制度

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　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk **** 有限公司

　會議管理制度

　第一章

　總則

　第 1 條

　目的 公司會議的規范化、制度化是公司建立正常工作秩序，強化管理要求的主要途徑。

　為實現公司戰略目標，提高公司的辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營水平，進一步規范會議內容和程序，特制訂本制度。

　第 2 條

　適用范圍 本制度適用于公司及各部門、門店的工作會議和專業會議，如公司領導工作例會、總經理辦公會、周例會、公司營銷例會、公司專項會議、部門例會等。

　第 3 條

　管理職責

　行政部是公司會議的管理部門，負責公司組織召開的總經辦和各類行政會議組織和會議管理。各職能部門及門店負責各分管會議的會議組織和會議管理。

　第二 章

　公司各類會議及其安排

　第 4 條

　公司會議類型 公司會議類別分為：公司會議、部門會議、門店會議 會議類別 會議類型 組織部門 會議時間 參會對象 公司會議 年會 行政部 元月 所有員工 年度總結計劃會 行政部 元月 公司及門店主管級以上人員 半年度述職會 人力資源部 七月 部門經理、店長、總監、副總 季度經營分析會 行政部 四、十一月 店長、總監 、副總 月度經營分析、工作報告會 行政部 每月第二周六 總監、副總

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 月度營銷工作會 運營部 26 日 運營部、店長、市場部 總經理辦公會 總經理 不定期

　 周工作報告會 行政部 周六下午 2 點 總監、副總 其它工作專題會

　 不定期

　 部門會議 月度總結計劃會 各部門 25 日 部門內員工 周例會 各部門 周六 部門內員工 其它工作專題會 各部門 不定期 部門內員工 門店會議 月度總結計劃會 各門店 2 日 門店主管級以上員工 周例會 各門店 周一 門店主管級以上員工 日例會 各門店 每天 門店主管級以上員工 其它工作專題會 各門店 不定期

　 4.1、年會 4.1.1、公司年會每年舉行一次，于每年元月（春節前）舉行； 4.1.2、公司年會由行政部發起并組織，各部門、各門店全員參與。

　4.1.3、行政部按公司總經理室要求確定年會主題、舉辦形式、流程，各部門、各門店按行政部下發年會要求文件組織參加。

　4.1.4、公司年會的主要內容是：a、各部門、各門店表演春晚節目；b、年度各項表彰；C、團拜聚餐； 4.1.5、行政部組織后期年會視頻合成，并存檔； 4.2、公司年度總結計劃會 4.2.1、公司年度總結計劃會每年召開一次，于每年的元月召開。

　4.2.2、.公司年度總結計劃會出席人員為公司總經理、副總經理、分管總監、部門經理、部門主管、門店店長、門店經理；會議由行政部組織并主持。

　4.2.3、公司年度總結計劃會的的主要內容是：a、公司總經理進行年度公司總結及下年度工作規劃報告；b、各部門、各門店負責人進行本年度工作總結報告，對照年度工作目標，匯報完成情況并進行經營總結分析；提出需要公司協調解決的問題和工作建議，報告下年度工作目標及計劃； c、與會人員針對公司下年度工作目標及計劃，討論有關議題并給出解決問題的建議；d、其它擬定的討

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 論議題。

　4.2.4.由行政部負責組織和記錄，議定事項形成《公司年會工作會議紀要》，由行政部起草，經行政部經理審核后，由總經理簽發。

　4.3、公司半年度述職會 4.3.1、公司半年度述職會每半年召開一次，于每年的七、元月進行。

　4.3.2、.公司半年度述職會由人力資源部組織進行，公司決策層、經營層以會議形式對相關中高層管理人員在述職期間職責履行情況、成功原因、不足之處、改進建議等進行審議和直接溝通而推行的一項正式制度，是述職雙方在持續溝通中的一種正式形式，它與其他溝通形式互相補充。

　4.3.3、述職人員范圍：總經理、副總經理、各職能部門分管總監、各經營門店負責人。

　4.3.4、述職順序：在向同一對象述職時遵循先下級后上級、先其他部門負責人后財務負責人的順序，述職人員同時是下級的述職對象時，應先接受下級述職，后自己述職。

　述職人員兼職時應就所有職責內容一并述職，如不同職責述職對象不同， 應盡可能安排述職對象一起出席述職會議，否則應向不同述職對象分別述職。

　4.3.5、公司半年度述職會的主要內容是：a、述職人陳述職守，報告職責范圍內的工作報告履行職責情況、重點在于展示履行職責的思路、過程和能力；

　b、評估小組根據述職內容及半年度部門工作成績進行客觀評價與建議；

　 、 4.3.6、述職人員的述職報告及述職對象的評價與建議由人力資源部保管，作為對述職人員考核與獎懲的依據之一。

　4.4、公司季度經營分析會 會議主持人通報重要事項；各部門負責人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協調解決的問題和工作

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 建議，提出本月工作安排方案； 與會人員討論有關事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。

　4.公司領導工作例會由行政部負責組織和記錄，議定事項形成《公司領導工作例會會議紀要》，由行政部起草，經行政部經理審核后，由總經理或主持會議的其他公司領導簽發。

　第八條

　總經理辦公會 1.總經理辦公會不定期召開，由總經理根據需要決定召開，總經理辦公會議題由公司領導成員提出，或由公司各部門提出建議后，由總經理確定；公司領導成員對議題如有意見或建議，可在會前提出。

　2.總經理辦公會研究決定公司重大事項，主要內容：

　a. 審議公司的發展戰略、中長期規劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產重組和對外合作項目； b. 審議決定公司年度財務預決算和內部利潤分配方案及彌補虧損方案； c. 審議公司業績考核、薪酬分配方案和基本工資制度； d. 研究公司內部管理體制、組織機構設置與調整方案； e. 研究公司重大改革方案和部署； f. 審議通過公司重要規章制度；

　g. 研究決定公司生產經營和管理中的重大問題； h. 討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報； j. 總經理認為應研究審議的其他問題。

　3.總經理辦公會參加范圍為：公司領導成員；根據會議議題，公司相關部門負責人參加。總經理主持會議；總經理辦公會議出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人。

　4.總經理辦公會議定事項形成《總經理辦公會紀要》，由行政部根據會議記

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 錄起草，報總經理簽發。

　5.總經理辦公會討論的有關文件原則上會前要送達與會人員閱研。

　6.總經理辦公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文檔，由行政部妥善保存，并于下一年度的二月底前歸檔。查閱會議材料、記錄、紀要須經公司行政部經理批準。

　第九條

　周例會 1、會議時間：時間為每周五（下午 14：00）。

　2、會議主持人：公司總經理，總經理若因公出差無法主持時，則由副總經理或指定人員代行主持。

　3、會議參加人：副總經理、行政經理、各部門經理。

　4、列席人員：視需要可讓其他有關人員出席。

　5、會議內容：

　a.各部門經理分別向總經理提交上周工作總結及下周工作計劃。

　b.各部門負責人對上周工作計劃落實情況進行匯報，行政經理針對計劃完成情況進行考核。未完成計劃任務的詳細說明原因，并根據考核標準進行考核；對完成有困難的工作集體協商，并尋找具體解決辦法。總經理根據部門提報計劃，安排、布置本周工作任務，明確各項工作的具體承辦人、完成時間及指導部門間相互配合。

　c. 對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結。

　d.會議記錄人：行政經理。

　第十條

　公司專項會議 公司專項會議是公司領導依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委托，就專項工作召開的辦公會議。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 專項會議由總經理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。

　會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，行政部配合。會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，經行政部審核，報主持會議的公司領導簽發。

　第十一條

　公司銷售例會 1.公司銷售例會每月召開一次，于每月的 25 日至次月 5 日之間召開，具體日期由銷售總監決定。

　2.公司銷售例會由銷售總監主持，銷售部經理、銷售主管和區域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經理根據需要出席。銷售總監因故不能出席時，授權銷售經理或銷售主管主持。行政部負責人列席會議。

　3.公司銷售例會的主要內容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經理或銷售主管總結公司當月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進行預測，研判行業發展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經理通報重要事項并提出工作要求。

　公司銷售例會期間，銷售總監與管區域銷售專員個別談話，進行指導，銷售部經理、銷售主管參加；同期，由銷售部經理或銷售主管主持，對銷售人員進行培訓、考試和考核。

　4.公司銷售例會由銷售部負責組織和記錄，議定事項形成《公司銷售例會紀要》，由銷售部起草，經銷售部經理或銷售主管審核后，報銷售總監或其他會議主持人簽發，副本送行政部備案。

　第十二條

　部門例會 1.部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，但

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 必須服從公司統一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。

　2.部門例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加。

　3.部門例會的主要內容是：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下周工作要點、具體安排和有關要求。

　4.部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。

　第十三條

　公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。

　第四章

　會議計劃與統籌

　第十四條

　每月 28 日前，行政部應與各部門協調確定下月計劃召開的各類公司級會議，統一報總經理審批后，會同公司領導工作例會、部門例會，編制《公司月度會議計劃》，于月底前發放給公司領導和各部門負責人。

　 第十五條

　凡行政部已列入《月度會議計劃》的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應提前 2 天完成會議提議和報批手續，并報請行政部調整會議計劃。未經行政部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

　第十六條

　會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：總經理辦公會、公司領導工作例會、公司銷售例會、部門會議。

　第十七條

　因處置突發事件而召集的緊急會議不受本規定限制。

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　 第五章

　會議準備

　第十八條

　會議通知遵照以下規定：

　 1、已列入《月度會議計劃表》的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員； 2、屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：

　a.未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議； b.雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明； c.其它主辦人認為應另行通知的情況。

　 3、會議通知期一般應提前一天以上通知對象為與會人和會務服務提供部門；

　 4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。

　第十九條

　會議的其它準備工作遵照以下規定：

　1、會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等；

　 2、公司召開的公司級會議會務服務統一歸口行政部負責。

　 3、各部門召開會議需用公司會議室的，應向行政部書面提出，由行政部統籌安排。

　 第六章

　會議組織

　第二十條

　會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則

　 第二十一條

　會議主持人須遵守以下規定：

　 1、主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 備。

　 2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。

　 3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

　 4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

　 5、主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。

　 第二十二條

　參會人員須遵守以下規定：

　 1、應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到；

　 2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題；

　 3、遵循會議主持人對議程控制的要求；

　 4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；

　 5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場； 6、做好本人的會議紀錄。

　第二章

　會議要求

　第二條

　會議應根據實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作。

　第三條

　會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 心中有數；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

　第四條

　講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。

　第五條

　嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。

　第七章

　會議記錄

　公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：

　第二十三條

　以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；

　 第二十四條

　會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；

　 第二十五條

　對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；

　 第二十六條

　會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名； 第二十七條

　負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準； 第二十八條

　做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

　第八章

　會議紀要 和 會議記錄 的發放、傳閱、歸檔

　第二十九條

　公司級會議紀要的發放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由行

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 政部存檔備查；

　 第三十條

　各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送行政部統一歸檔備查；

　 第三十一條

　會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。

　第九章

　會議跟進

　第三十二條

　會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；

　第三十三條

　會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準； 第三十四條

　行政部負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據； 第三十五條

　部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

　第十章

　公司級會議的保密

　第三十六條

　與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。

　第三十七條

　會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

　第三十八條

　故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 第十一章

　管理權責和處罰

　第三十九條

　行政部負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。

　第四十條

　會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。

　第四十一條

　遲到、早退、缺席

　 1、遲到：參會人員在會議規定召開時間后 5 分鐘內未到的，計為遲到；

　 2、早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前 5 分鐘提前離開會場的，計為早退; 3、缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

　第四十二條

　處罰

　 1、無正當理由遲到、早退每次處 10 元的罰款；

　 2、無正當理由缺席每次處以 20 元的罰款； 3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。

　第十二章

　附則

　第四十三條

　本制度由行政部負責解釋。

　第四十四條

　凡本制度未明確規定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關規定執行。

　第四十五條

　本制度經總經理簽字批準后生效，自頒布之日起執行。

　 會議通知

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 謹定于

　年

　月

　日午

　時

　 分 于

　 召開

　會議，請準時參加！

　隨本通知送提案書

　份，若有提案請填寫后于開會前提交。

　 此致

　 先生（女士）

　具體事宜請與

　 先生（女士）聯系 地址：

　電話：

　召集人

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk 會議考勤表 會議名稱：

　年

　 月

　 日

　序號 姓

　名 簽

　名 簽到時間 備

　注 1

　 2

　 3

　 4

　 5

　 6

　 7

　 8

　 9

　 10

　 11

　 12

　 13

　 14

　 1、會議實行簽到制度，不準代簽、補簽，否則一律按缺勤處理。

　2、本考勤表會議結束后交行政部留存，并作為績效考核和處罰的依據。

　3、缺席、病假、遲到、早退、事假請注明在備注欄。

　 C o u n ty co n tin u a tio n re co rd s h a s e x a m in e d a n d a p p ro v e d th e d ra ft, sp irit, b e lie v e , co m p re h e n siv e Y e a rb o o k o f zh u a n g la n g a lre a d y p re p a re d d ra ft, e n te re d th e p h a se o f e v a lu a tio n . C iv il a ir d e fe n se w o rk

　會 議 紀 要 富士重工司字（2011）1 期

　簽發人：

　時

　間：2011.09.19

　上午 09：30—10：30 …………………………………………………………………………………………………………………………………………

　地

　點：

　………………………………………………………………………………………………………………………………………… 參會人員：…………………………………………………………………………… …………………………………………………………… 缺

　席：

　………………………………………………………………………………………………………………………………………… 主

　持：

　 記

　錄：

　………………………………………………………………………………………………………………………………………… 會議內容：

　主題詞：會議紀要

　發

　送：各部門負責人 存

　檔：行政部

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