1 ．目的

　規范會議管理，保證會議召開的有序性和有效性，特制定本管理辦法。

　2 ．范圍

　公司所有內部各類會議。

　3 ．內容

　3．1 會議類別及組織

　3．1．1 廠級會議：

　主要包括公司管理人員大會、全公司員工大會、全公司技術人員大會以及各種代表大會等。

　3．1．2 專題會議：

　系技術性、業務性會議（如運營分析會、品質分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全 工作會等）.

　3．1．3 部門會議：

　各部門內部召開的工作會。

　3．1．4 小組會議：

　（組、線、拉）內部召開的工作會。

　3．2 例會：為避免會議過多或重復，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。

　3．2．1 廠務會

　3．2．1．1 總結評價階段性銷售、生產、行政工作情況，報告各項工作進度，安排布置下一階段工 作任務。

　3．2．1．2 公司級廠務會每月召開一次，每月第一個星期六下午 14:00 召開（如有變更總經辦另行通知），召開時長限 4 小時以內。公司總經理主持，各事業部經理、職能部門最高主管人員參加。

　3．2．1．3 各事業部廠務會每周召開一次，每周一召開，召開時長限 2 小時以內。各事業部經理主持，各事業部內部部門主管人員參加。

　3．2．2 品質分析會

　3．2．2．1 匯報、總結產品品質情況，討論分析品質問題，研究決定品質改進措施。

　3．2．2．2 各事業部每周召開一次，每周二召開，召開時長限 2 小時以內。各事業部品管部門主管人員主持，各事業部內部相關部門主管、技術人員參加（具體參會人員由各事業部品管部門主管人員確定）。

　3．2．3 安全生產工作會

　3．2．3．1 匯報、總結安全生產、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安 全防范措施。

　3．2．3．2 每半年召開一次，每年的 4 月、10 月召開（具體召開時間以通知為準）

　，召開時長限 4 小時以內。總務部主管人員主持，各事業部總經理、各生產部門主管以上人員、車輛及固定資產管理部門主管人員、安全生產小組組員參加。

　3．2．4 技術工作會

　3．2．4．1 匯報、總結階段性技術改造、新產品開發、日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置 下階段技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案。

　3．2．4．2 各事業部半年召開一次，每年的 4、10 月召開（具體召開時間以通知為準），召開時長限 4 小時以內。各事業部技術開發部門主管人員主持，各事業部總經理、技術開發人員及負責生產工藝相關人員參加。

　3．2．5 年中工作總結大會

　3．2．5．1 匯報、總結半年內生產、行政工作情況，肯定業績、評價不足、提出戰略性改善要求和

　方向，明確下半年工作重點。

　3．2．5．2 每年召開一次，每年的 10 月召開（具體召開時間以通知為準），召開時長 1 天。公 司總經理主持，公司全員參加。

　3．2．6 年終工作總結大會

　3．2．6．1 匯報、總結當年生產、行政工作情況，肯定業績、評價不足、提出戰略性改善要求和方 向，明確下年度工作重點。

　3．2．6．2 每年召開一次，每年年假前 10 天內召開（具體召開時間以通知為準），召開時長 1 天。公司總經理主持，公司全員參加。

　3．2．7 銷售年會

　3．2．7．1 匯報、總結上一年度銷售工作情況，肯定業績、評價不足，研討確定下一年度銷售政策、計劃及目標。

　3．2．7．2 每年召開一次，每年年假后 1 個月內召開（具體召開時間以通知為準），召開時長以通知為準。公司總經理主持，銷售系統人員及其他相關人員參加（具體參加人員以通知為準）。

　3．2．8 事業部、職能部門早會

　3．2．8．1 對部門內前一天的工作進行總結講評，布置當日工作任務和提示注意事項。

　3．2．8．2 每日上午工作前召開，召開時長 5-10 分鐘，各部門主管人員主持，各部門內全體員工參加。

　3．2．9 銷售系統年中會

　3．2．9．1 各大區內部匯報、總結上半年銷售工作情況，肯定業績、評價不足。分析銷售工作中的不足，提出改善要求和下半年銷售工作調整。

　3．2．9．2 每年召開一次，每年的 8 月召開（具體召開時間以大區會議通知為準），召開時長以通知為準。各大區經理主持，各大區辦事處主任以上人員參加（有特別要求以通知為準）。

　3．2．10 銷售系統周例會

　3．2．10．1 銷售各駐地單位內部匯報、總結上周銷售\行政工作情況，安排下周行政\銷售工作及工作調整。

　3．2．10．2 每周召開一次，每周六召開，召開時長各駐地大區限 3 小時以內、駐地區域限 2 小時以內、駐地辦事處限 1.5 小時以內。各駐地單位最高主管人員主持，駐地單位所在全員參與(各駐地單位可根據實際情況分部門或分層級進行)。

　3．2．11 銷售系統企業文化宣導早會

　3．2．11．1 銷售各駐地單位全體人員集體宣讀企業文化，合唱公司歌曲。

　3．2．11．2 每周召開一次，每周一班前 10 分鐘召，召開時長 20 至 30 分鐘。主持及召開方式由各駐地單位結合實際情況及效用自行確定（主管主持或全員輪流主持），駐地單位所在全員參與。

　3．3 其它會議：不屬例會性質內的臨時會議，具體會議事項以會議通知為準。

　3．4 會議召開的審批

　3．4．1（非例會）部門內部召開的會議，應經部門主管人員審批方可召開。

　3．4．2（非例會）凡涉及多個部門人員參加的會議，職能部門發出的應經總經理或總經理助理審批后方可召開，事業部發出的應經事業部經理審批后方可召開，銷售系統發出的跨銷售大區或事業部/職能部門的會議需經總經理審批后方可召開。

　3．4．3 緊急事務處理需臨時緊急召開的會議可先召開再申報。

　3．5 會議通知

　3．5．1 安全生產工作會、技術工作會、年中工作總結大會、年終總結大會、銷售年會、銷售系統年中會，應在召開時間最少提前 1 周時間發出會議通知，通知（不含銷售系統年中會）由總經辦發出。

　 3．5．2 任何部門發起的臨時會議，由本部門會議主導人員發出會議通知，通知前置時間根據情況確 定。

　3．5．3 凡由部門提出的且涉及多個部門人員參與的會議，至少提前 1 日發出會議通知（特殊情況 除外），由提出會議部門發出會議通知。

　3．5．4 凡已列入計劃或已發出會議通知的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其它會議時，召集部門應在會議召開前電話通知參會人員。

　3．6 會議的準備：

　3．6．1 會議主持人、召集部門應做好會議的相關準備工作，包括擬好會議議程、會議議題相關資料、落實會場、備好坐位、通知參會人員等。

　3．6．2 參會人員應做好會議相關的準備工作，包括提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案等。

　3．7 會議紀律

　3．7．1 參會人員必須提前五分鐘出席會議，不得遲到、早退、無故缺席，如因重要事情不能按時到會或不能出席時需提前向主持人請假，公司級廠務會必須與總經理請假。

　3．7．2 參會人員必須保持會場安靜、嚴肅，不得喧嘩、吵鬧、抽煙、吃檳榔及其它零食，不得無故進出會場。

　3．7．3 參會人員必須將手機關閉或轉為震動，非重要工作業務電話不得接聽，接聽重要業務電話必須離開會議室，接聽電話時間不得超過 5 分鐘（特殊情況除外）。

　3．7．4 參會人員應按要求簽到，作好筆記，對需傳達的內容做好上傳下達，對會議保密內容不得外傳。

　3．7．5 參會人員在會議期間不得處理其它事務（緊急情況除外）。

　3．7．6 所有參會人員必須愛護會議室財產，保持衛生，會議結束時將會議室桌椅等歸位。

　3．8 會議要領

　3．8．1 會議主持人應就議題的要旨及議程做簡潔的說明。

　3．8．2 會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知參會人。

　3．8．3 會議所需參照資料應配發所有參會人，并做簡要資料說明。

　3．8．4 所有會議應遵循“議必決、決必行、行必果”的原則。

　3．8．5 會議召開應把握重點控制時間。

　3．9 會議應注意事項 3．9．1 發言內容不得偏離議題。

　3．9．2 發言內容不能出于個人的利害或進行人身攻擊。

　3．9．4 不可取用不正確的資料。

　3．9．5 盡量不要談到抽象論或觀念論。

　3．9．6 發言的內容應該朝著結論推進。

　3．9．7 主持人應當盡可能的引導在預定時間內做出結論。

　3．9．8 不可私下“開小會”。

　3．9．9 在必須延長會議時間時，應知會參會人員。

　3．9．10 應把整理出來的結論給全體人員表決確認。

　3．9．11 應把決議付諸實行的程序理出，加以確認。

　 3．10 會議記錄管理

　3．10．1 所有會議必須指定專人做會議決議及重點問題記錄，參會人員做好個人會議記錄。

　3．10．2 所有會議記錄必須由會議記錄人員協同會議主持人員整理。進行整理后的會議記錄經會議主持人審核后分發至各參會人員，以便參會人員遵照會議決議開展工作。

　 3．11 會議決議事項管理

　 3．11．1 公司所有會議的召開、決議及執行遵循 PDCA 管理原則進行。

　3．11．2 所有會議決議事項，參會人員必須根據內容及時間及時落實開展工作。

　3．11．3 各部門主管人員或決議事項跟蹤復核人必須對會議決議事項進行工作跟進，對不執行或有意拖延者可視情節給予相應處罰并納入考核。

　3．11．4 凡周期性循環的會議所作出的決議以及工作安排，在下次召開會議時應進行工作開展狀況及進度匯報、原因分析及責任追溯。

　3．11．5 各部門應定期、不定期對會議決議事項進行工作開展審查，并做會議決議事項工作審查記錄，對未執行或執行不到位工作進行責任追溯，視情節給予通報批評或經濟處罰并納入考核。

　3．11．6 公司級及各事業部廠務會、品質分析會、安全生產工作會、技術工作會、銷售系統年中會以及各部門召開的跨部門會議記錄，應于會務后兩天內提交復件于企劃部，企劃每周一匯總報總經理審閱。企劃部同時根據各部門會議記錄進行決議執行核查，以保障會議決議的有效執行。

　4．解釋與實施

　4．1 本制度解釋修改權在行政企劃部。

　4．2 本制度自 2020 年 5 月 1 日起生效實施。

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