會議接待策劃方案

　一、會議主題：“我為家鄉做代言”——暨第六屆國際食品安全年會GFSF 十大品牌“新地標產品”崛起評選 二、會議時間：2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日

?。ㄔ?9：00-晚 6：00）

　三、下榻酒店：XXX 溫泉度假酒店 四、會議地點：云南省昆明市經開區出口加工區順通大道浦發路 16號云南創新生物產業孵化器 五、環境布置

?。ㄒ唬鐾鈪^域布置 酒店外圍環境：含本次會議主題的歡迎橫幅 會議室外圍環境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設置產品展示區域

?。ǘ鰞戎饕獏^域布置 會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放

　會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等 會場氛圍：主題布標、背景音樂

　 六、會議接待流程細節 1 1 ）

　會前準備要求

　1、確認出席會議的人數，參會人員的詳細信息、會議名稱，參與單位（包含：主辦、協辦、承辦、指導），會議日程安排，會議的主賓身份，會議坐次順序安排。

　2、安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務。

　3、準備會議資料，設計制作會刊，設計制作四份評分表，由承辦單位按會議要求根據參會人數印刷。準備領導發言稿以及新聞通稿。準備會后贈送用禮品（由承辦方負責）。

　4、根據承辦單位所提供的資料，在會議室外設置產品展示區。

　5、在會議室內為參會賓客提供茶歇服務（熱茶、咖啡和糕點）。

　6、確認會議室內各種用具和設施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。

　7、確認會議設備就位，如：講臺、投影屏幕、LED 屏幕。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調、燈光。

　8、核對會議橫幅和指示牌內容并制作和放置指定位置。

　9、會議擺臺標準 簽到桌及文具用品

　a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。

　b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。各項用品均應在會議前 30 分鐘準備妥當。

　10、通知孵化器物管派人清掃公用衛生間，并派專人職守。

　 11、會議開始前三十分鐘需把會議室設備再次檢查一遍，包括空調，燈，話筒，投影等。

　12、準備安全應急預案 2 2 ）

　會議迎候服務（會議開始前 0 30 分鐘門口迎候）

　1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發放資料（會議資料、評分表及會刊）、引領賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）

　2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

　3 3 ）

　會議服務程序

　1、工作人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數。

　2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

　3、工作人員再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。

　4、先到達的客人入座后，提供飲用水服務。

　5、服務人員時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現場管理。

　6、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。

　7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補和更換各

　 種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。

　4 4 ）

　會議結束服務

　1、打開會議廳大門，引領客人到出口。

　2、工作人員應站立門口，微笑向客人道別。

　3、工作人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。

　4、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

　5、通知孵化器物管派人清掃會議現場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

　 七、會議流程細節 12 月 4 日：

　全天在酒店或云南創新生物產業孵化器報到 賓客到達酒店入住以后，撥打云南省南亞國家科技商貿促進會對接人員電話，由對接人員進行登記完成報道。或直接來到南亞促進會像工作人員進行報道。

　12 月 5 日：

　8：30-9：00 迎接與會賓客簽到并進場就座 9：00-9：15 與會相關領導發言致辭 9：15-9：30 國際食品安全協會及協會項目介紹 9：30-10：30 與會約 20 家企業演講并進行打分（企業及企業產品介紹）

　 10：30-10：45 進行茶歇休息 10：45-11：30 與會約 15 家企業演講并進行打分 11：30 相關領導或主持人宣布上午會議結束 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約 20 家企業演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息 15：45-18：00 與會約 35 家企業演講并進行打分 18：00 相關領導或主持人宣布當日會議結束 18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并舉行 供應商與銷售平臺、產業鏈平臺對接活動

　注：按照每家企業約 3 分鐘時長來進行演講安排

　12 月 6 日 9：00-10：00 主持人宣布今天會議開始；與會約 20 家企業演講并進行打分 10：00-10：15 進行茶歇休息 10：15-11：30 與會約 25 家企業演講并進行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約 20 家企業演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息 15：45-17：00 與會約 30 家企業演講并進行打分 17：00-17：30 根據打分表統計進行 優秀產品/企業評選

　17：30-18：00 公布 第六屆國際食品安全年會——農業（食品）十大品牌評

　 選入選名單公布 18：00 主辦方宣布本次會議圓滿結束并致答謝辭 18：30 返回酒店舉行晚宴并由主辦方向與會賓客贈送禮品 注：按照每家企業約 3 分鐘時長來進行演講安排

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