秘書會議管理內容

　一、 會議管理

　 1、會議籌備方案的擬訂

　 內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。

　 作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

　 （1）組建會議籌備委員會

　 （2）分成籌備小組

　 （3）形成籌備方案

　 （4）領導審核方案

　 2、會務檢查工作程序

　 內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

　 （1）開會檢查的程序

　 1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

　 2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

　 3）召開協調會并在會上現場解決問題

　 4）匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

　 （2）現場檢查的程序

　 1）指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點

　 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

　 3）按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

　 4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

　 3、會議文件審核工作程序

　 內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容，審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

　 （1）起草該文件的秘書就內容進行自審

　 （2）主觀秘書進行初審

　 （3）如內容涉及部門較多，要進行會審

　 （4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

　 4、擬訂會議的應急方案

　 內容包括：會議舉行過程中可能出現的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現問題時負責解決的會議工作人員。

　（1）預測不可預知的情況

　 （2）提前準備應對的備選方案

　 （3）討論會議緊急情況

　 （4）確定會議應急方案

　 5、提示會議按計劃進行

　 是根據會議目標的需要，在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。

　 （1）了解議題和議程

　 （2）準時宣布開會

　 （3）有效引導議題

　 6、處理會議突發事件的程序

　 （1）向領導報告

　 （2）啟動會議應急方案

　 （3）實施應急方案

　 （4）必要時向公共應急機構請求支援

　 （5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

　 7、會議總結工作程序

　 內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

　 （1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿

　 （2）向領導報告會議結論

　 （3）總結定稿

　 （4）印發

　 （5）歸檔

　 （6）組織全體工作人員進行總結

　 二、事務管理

　 1、禮賓次序確定步驟

　 亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　 （1）確定禮賓次序方案

　 （2）提前通知有關各方

　 （3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

　 2、安排涉外迎送工作程序

　（1）確定迎候人員

　 （2）準備迎賓的物品

　 （3）見面講究禮節

　 （4）送行前的拜訪

　 （5）安排送行儀式

　 3、會見會談工作程序

　 會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

　 （1）約定

　 （2）通知對方有關事項

　 （3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

　 （4）迎接客人

　 （5）會見、會談

　 （6）送別客人

　 4、西餐禮儀

　 （1）赴宴前的準備

　 1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容

　 2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

　 3）到別人家赴宴需要帶禮物

　 4）要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

　 5）要準時赴宴

　 （2）西餐的座次安排

　 主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

　 （3）入席、退席禮節

　 1）客人要在主人的帶領下順序入席

　 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

　 3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

　 4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

　 （4）餐具的使用方法與席間禮節

　 1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

　 2）吃雞、蝦、魚的方法

　 3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

　 4）吃意大利面條的方法

　 5）吃水果的方法

　 6）喝咖啡或茶的方法

　7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

　 8）進餐速度應該與大家一致

　 9）談話聲音一定要輕

　 （5）西餐的飲酒禮儀

　 1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

　 2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

　 5、招待會的禮儀

　 （1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

　 （2）冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

　 （3）酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

　 6、不同辦公模式的特點

　 （1）在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

　 （2）彈性時間。優點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監督員工

　 （3）遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

　 （4）虛擬辦公。優點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網絡以及信息的安全保密。

　 （5）兼職工作。優點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發揮自己的專長。缺點：控制和監督員工較難，難以控制工作量及報酬。

　 （6）定期合同制。優點：能靈活聘到優秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業的忠誠，缺乏工作保障。

　 （7）交替工作。優點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現工作混亂。

　 （8）臨時辦公桌。優點：節省資金也節省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　 7、選擇辦公模式的工作程序

　 （1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題

　 （2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式

　 （3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度

　 （4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式

　 （5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

　 8、設計辦公室的工作程序

　 （1）分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求

　（2）設計平面圖

　 （3）選擇辦公家具、設施和裝飾

　 （4）采光、溫度和通風

　 9、改進辦公事務工作程序

　 （1）定義一個需要加以分析和改進的流程

　 （2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

　 （3）尋找所存在問題和差距的原因

　 （4）根據以上分析提出可行的改進方案

　 （5）實施改進方案

　 10、改進辦公事務的流程

　 （1）確定問題

　 （2）分析有關資料

　 （3）確定造成問題的可能的原因

　 （4）提出可能的解決方案

　 11、突發事件的預防措施

　 發生的事情是不可預見的或突然發生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

　 （1）以書面形式確定緊急情況處理程序

　 （2）根據書面程序，對所有工作人員進行培訓

　 （3）讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名

　 （4）實行緊急情況模擬演練

　 （5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

　 （6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

　 （7）保證定期檢查和更新設備

　 12、突發事件的應對措施

　 （1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

　 （2）用這些程序培訓所有人員

　 （3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序

　 （4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

　 （5）明確員工在緊急情況下的職責

　 （6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

　 （7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

　 （8）保證定期檢查和更新設備

　 13、處理突發事件的流程

　 （1）及早發現，馬上報告，并保護好現場

　（2）查找問題的原因

　 （3）成立臨時指揮中心

　 （4）控制源頭，釜底抽薪

　 （5）召開新聞發布會

　 14、上司交辦事項督查的程序

　 直接為上司服務、為實施上司的決策和實現上司決策的目標而進行的一項工作

　 （1）上司向有關督查人員授權轉承催辦

　 （2）很大一部分轉交各有關人員具體承辦

　 （3）有些又上司指導督查人員親自承辦

　 （4）轉交辦的事項要及時催辦

　 （5）督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查

　 （6）上司交辦事項辦理完畢

　 （7）辦結回告

　 （8）對辦結回告進行審查評估

　 （9）立卷和歸檔

　 15、制定工作計劃的方法

　 （1）根據要求列出本團隊要完成的所有任務

　 （2）區別重要的任務和緊急的任務

　 （3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序

　 （4）列出完成每項任務所需的資源和相關信息

　 （5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求

　 （6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人

　 （7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

　 （8）確保計劃順利實施

　 （9）明確工作進展的情況和質量如何監督和管理

　 16、制定工作計劃的程序

　 （1）估量機會

　 （2）確定計劃工作的目標

　 （3）確定計劃工作的前提條件

　 （4）擬訂可供選擇的行動方案

　 （5）評價各種備選方案

　 （6）選擇方案

　 （7）擬訂分計劃

　 （8）編制預算

　 17、制定承辦期限規定的程序

　企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定

　 （1）調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定

　 （2）時間期限適宜標準

　 （3）確定同一任務的不同承辦周期

　 （4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期

　 18、辦公室工作評估的程序

　 實質上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監督工作。

　 （1）建立一套完整的目標體系

　 （2）制定目標

　 （3）組織實施

　 （4）檢查和評估

　 19、辦公用品與設備的采購程序

　 （1）提出購買申請

　 （2）審批，落實經費

　 （3）招標，選擇供應商

　 （4）簽訂供貨合同

　 （5）貨物入庫

　 （6）支付貨款

　 20、制定采購預算方案程序

　 （1）確定預算的核算基數

　 （2）進行市場調研

　 （3）確定采購產品的種類及型號價格

　 （4）編寫預算方案

　 （5）征求意見，完善方案

　 21、辦公資源管理程序

　 包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

　 （1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

　 （2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

　 （3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

　 （4）定期進行數據分析

　 22、信息開發的主要形式

　 對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

　 （1）剪報

　（2）索引

　 （3）目錄編制

　 （4）文摘

　 （5）信息資料冊

　 （6）簡訊

　 （7）調查報告

　 23、信息開發的程序

　 （1）確定主題

　 （2）分析信息材料

　 （3）選擇信息開發方法

　 （4）選擇開發信息的形式

　 （5）形成信息產品

　 24、信息利用的工作程序

　 通過有效的方式將信息提供給利用者，實現信息的價值，具有周期性、經常性、廣泛性和實效性特點。

　 （1）熟悉信息的內容

　 （2）確定利用需求

　 （3）確定信息利用服務的途徑

　 （4）獲取信息

　 （5）提供信息

　 25、信息反饋的工作程序

　 將信息使用過程中產生的效應及活動中不斷產生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調整；為決策提供依據。

　 （1）明確目標

　 （2）選擇信息反饋的方法

　 （3）獲取反饋信息

　 （4）加工分析反饋信息

　 （5）傳遞反饋信息

　 （6）利用反饋信息

　 三、文書處理與擬寫

　1、文書審核的工作程序

　 對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。

　 （1）明確審核范圍

　 （2）確定是否需要行文

　 （3）審核文書內容

　（4）檢查文字表達

　 （5）檢查文件體式

　 （6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

　 2、檔案利用的工作程序

　 是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

　 （1）熟悉庫藏

　 （2）分析利用需求

　 （3）選擇檔案利用方式

　 （4）獲取檔案

　 （5）提供檔案

　 3、電子檔案管理的工作程序

　 在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

　 （1）電子檔案的收集積累

　 （2）電子檔案的歸檔

　 （3）電子檔案的保管

　 （4）電子檔案的利用

　 4、文書擬寫

　 通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告

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