財務規章制度及流程

　 編

　 制 制 ：財務部 部

　 審

　 核 核：

?。?1

　 批

　 準：02

　 受 控 狀 態：受 受

　控

　 生 效 日 期 期：

?。?017.01.01

　更改級別

　文件編號：

　目錄：

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　一、 峰值物料及商務系統物資采購 、 貨款支付流程

　二、 峰值物料及商務系統物資存貨管控

　三、費用報銷

　四、固定資產及低值易耗品等管理

　五 、應收賬款確認及收款

　六 、開票資料的抬頭

　七 、賬務報銷相關要求

　八 、附則 則

　 一、峰值 物料及 商務系統 物資采購 貨款 支付 流程

　 采

　購

　員

　：①經常性使用且性質相同物料，詢價三家公司，確認性價比相對較高供應商，與其簽訂合同 ；

　 ②控制在領導預算之內的貨款支付：填寫報銷單即可，附件為：發放清單、發票、收據、采購入庫單，有發票與無發票的分開填寫報銷單，無法提供發票的付款必須用其他的發票作為補償；

　 二、 峰值 物料及 商務系統 物資 存貨管控 － 峰值 物料

　 一、

　 采

　購

　員 員 分公司負責人 出 出 納 財務 總監 重要提示：

　1 1 、未簽訂合同的零散臨時采購單筆 1000 元以下采用實報實銷方式；單筆 1000元以上可借支，借支記個人往來，單據齊全后以報銷的形式沖賬； 2 2 、所有的供應商合同以賬期結算方式進行：本月采，次月結算或者后兩月結算； 3 3 、超預算采購財務不予審批； 4 4 、報銷單的金額與后面附件金額保持一致； 5 5 、峰值物料特殊情況可暫不以合同方式簽訂。峰值物料的資金由分公司負責人先借支，申請時必須提供活動方案，包括但不僅限于費用預算、預期目標、參與店面名單等，活動結束后做復盤，將實際情況（費用、目標等）與預算對比表、費用報銷單及相關的附件一并走釘釘審批，多退少補。

　主管會計 總經理 采

　購

　員 員 倉管 管 （中臺兼）

　財務 （或人事兼）

　采

　購

　員

?。孩俨少徫锪蠒r必須提供明細或訂單，注明貨品名稱、單位、數量、金額、發票或收據、付款證明。

　倉管）

　（中臺）：

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　①審核采購訂單與實物數量一致，同時確認實物完整性； ②對物料積壓及短缺造成的損失負責；

　二、 峰值 物料及 商務系統 物資 存貨管控 － 商務系統 物資

　二、

　 重要提示：

　 1 、峰值活動前分公司負責人將峰值物料采購明細告知中臺備檔； 2 、中臺根據采購的峰值物料登記入庫； 3 、領用時，由每個業務員根據發放明細到中臺處登記后領?。?4 、業務員實際發放物料時，要求店面人員填寫簽收單并留下電話號碼； 5、 、物料發放完畢后，業務員提交發放店面明細及簽收單給中臺歸檔，中臺根據領用記錄整理完整的物料領用明細表，并計算出剩余物料明細進行盤點，財務（或人事兼）復盤，盤點表上經手人員需簽字； 6、 、月末上交總部費用單據時，將當月峰值活動物料領用明細表及簽收單一并上交總部復核，本次峰值物料未使用完畢的部分留待下次峰值再次使用，要求所有物料領用必須有登記，物料發放必須要有簽收。

　 采

　購

　員 員 倉管 管 分管會計 采

　購

　員

?。孩黉N售清單應一式兩聯，一聯報賬；一聯倉管入庫；僅有一聯時，原件報賬，復印聯倉管入庫。清單上必須有供應商業務章或者公章

　②倉管憑銷售清單辦入庫后，簽字復核貨品名稱、單位、數量、金額； 倉 倉

　管：

?、賹徍虽N售清單與實物數量一致，同時確認實物完整性； ②對商品積壓及供應短缺造成的損失負責； ③進行出入庫單據流操作，月末把所有出入庫單交財務審核 ④當庫存不足時，釘郵方式告知采購，由采購購置

　三、費用報銷

　1 、差旅費的報銷流程

　 報 報

　 銷

　人 人 ：

　①按照標準附注第 8 條填寫差旅費報銷單及附貼

　相關票據；

?、诒ＷC各項費用真實合理； 中

　臺 ：

?、賹徍藞箐N人的單據填寫及相關附件是否符合制度要求； 人

　事

　行

　政：

?、賹徍顺霾钊藛T是否提前備案；

　 ②審核出差人員的往返時間； 部門 負責人 ：

　①對費用真實性、合理性負責； ②對業務員出差的真實性負責； 分

　管

　會

　計：

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?、賵箐N時所附票據金額與報銷金額相符出差時出發及返回時間與票據上顯示時間一致；

　 ②所列票據真實有效，票據是否符合要求； 中臺 經 辦 人

　經 辦 人

　經 辦 人 分公司或 部門 負責人

　重要提示：

　 1 、采購入庫單一式三聯，一聯采購、一聯財務、一聯倉管； 2、 、每月最后一天倉管初盤，財務復盤，且出具相應盤點報告。異地盤點由中臺完成。盤點表上所有經手人員需簽字； 3 、庫存限量僅局限于商務系統物資，峰值物料暫沒有； 4 、退貨：倉管打相應的退貨單，由采購及部門主管簽字，注明原因即可； 5、 、破損：查明原因，若供應商問題，由采購聯系退換貨；若倉庫保管不善，由倉管承擔進價的 50%；若業務員經手配送原因，以快遞形式由快遞公司全額承擔，事前需告知快遞員此條款；由我司自行配送的，由當事人及部門經理共同承擔進價的一半 。

　報銷人 經 辦 人

　經 辦 人

　經 辦 人

　財務總監 分管會計

　2、 、 差旅費報銷標準

　項目 一線城市（北上廣）

　各省會城市及沿海重點旅游城市 其他地區 備注 住宿 餐費及交通費 住宿 餐費及交通費 住宿 餐費及交通費 （住宿）

　全體同事 300 100 180 100 120 100 商務或快捷酒店及以下 出 出 納 總經理 重要提示：

　1 1 、所有人員的出差都必須經過人事行政備案審核； 2 2 、差旅費允許借支，借支金額不得超出基本工資的 50%，無底薪人員暫不允許借支。

　3、歸屬于各分公司的差旅費由報銷人將單據及發票提交中臺審核后，所有費用統一由中臺發起釘釘審批，

　 注：1、如當晚在出差途中未產生住宿費和餐費，報銷時應扣除住宿和餐費補貼。

　2、報銷時須注明實際用餐情況，凡對方公司或本公司招待就餐時，不享受餐費報銷。

　3、對于多人一同出差，提倡同性合住，原則上要求經理及以下人員同性合住，同住者只能按照一個人標準計算住宿費用。

　4、因工作需要超出差旅費補助標準的，需總經理批準（通用審批）后方可實報實銷。

　5、住宿費憑實際發生票據作為報賬的原始依據在限額內進行報銷； 餐費 和 交通費在限額內 按實際發生額 進行報銷，餐費可不提供票據，但交通費必須憑實際發生票據作為報賬的原始依據（優選公共交通，出行不方便或時間緊急可乘坐出租車）。

　6、出差人員費用在費用標準內據實報銷， 總監以下人員不得乘坐飛機；乘座火車及汽車時，車程在 6 小時以內只能報銷火車二等座及普通汽車車費，車程在 6 小時以上至多只能報銷硬臥車火車車費。若乘坐飛機的費用比二等座及其他方式便宜，可報銷。

　其他原因 需要乘坐飛機，需提前請示總經理 （通用審批）

　批準。

　7、員工出差，如因個人原因未在規定時間返回或者延誤，所產生的費用由員工自行承擔。同時造成工作延誤，按照考勤制度進行處理。

　8、差旅費報銷包含票據有① 自填的報銷單②交通發票③餐宿發票及汽車耗油票④特殊情況說明書面申請審批表（包括出差申請表）。具體要求如下：

?、賵箐N單必須用差旅報銷專用報銷單（不能用費用報銷單填），并且嚴格根據報銷單中各項費用列次填寫，不得將交通費寫在補貼費用欄，餐費需注明餐次，金額不得涂寫或模糊； ②除餐補以外的差旅相關費用都必須獲得正規發票，貼票規則是:一交通票報銷時須按出差的時間順序粘貼（出差時間長可分天分期各貼一張）， ③住宿及油票與交通票分開貼，報銷汽油費按實際使用公里數的油耗進行報銷，要求附上出差前和出差結束時汽車油表公里數的照片； ④特殊情況書面申請：以 A4 紙書寫打印均可，亦需疊成與報銷單一樣大小附后。

　9、如在報銷差旅費中票據遺失，不予報銷；

　10、員工在 參加公司安排的短期學習、培訓等，如已安排食宿的，只報銷來回路費，不發放餐費和交通費補貼。

　11、各城市之間人員臨時性支援或外派（一般情況下 10 天內），只報銷來回路費，未提供住宿的，可報銷住宿費；

　 12、出差期間除以上報銷標準之外不再發放任何補貼，取消原在工資表中發放出差補貼；

　13、出差以跨地級市為標準、出差前需要填寫出差申請單、交人事部備檔；

　14、財務人員有權對不按上述規定程序辦理的拒絕報銷。

　 3 、招待費報銷流程

　 4 、招待費報銷標準 出 出 納 財務總監 中臺 分管會計 分公司或 部門 負責人 報 報

　銷

　人 人 ：

　：

?、侔凑找幎ㄌ顚戀M用報銷單，應注明事由、參加人員名單、金

　額、金額與所附票據相符（發票額不能少于報銷額）；

　②保證費用真實合理；

　 中

　臺 ：

　①審核報銷人的單據填寫及相關附件是否符合制度要求； 分公司及 部門 負責人

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?。?/p>

?、賹M用的真實性、合理性和有效性負責； ②招待費的報銷是否超出預算；

　 分

　管

　會

　計：

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　①報銷時所附票據金額與報銷金額相符；

　 ②所列票據真實有效，票據是否符合要求；

　 ③招待費的報銷是否超出報銷標準和預算范圍，超出須作說明；財 財 務 總 監 監 ：①審核費用報銷發票的真實性、合法性； ②以上人員簽字齊全； 總

　經

　理：

?、賹ε鷾寿M用報銷的合理性負責； ②以上人員簽字是否齊全； 出

　納：

?、僭谑跈喾秶鷥雀骷壢藛T的簽字是否齊全；

　②報銷金額大小寫一致；

　③報銷單與附件相符；

?、茴I款人與報銷人是否相符，不符的，領款人需簽字；

?、菘鄢捌诮杩?； 重要提示：

　1、人均 100 元以上的費用支出時（不包括峰值日）需提前向總經理申請（通用審批），總經理審批同意后方可支出該費用，否則不予報銷。

　2、客情維護費的報銷流程與招待費流程及要求一致 3、歸屬于各分公司的招待費由報銷人將單據提交中臺審核后，所有費用統 一由中臺發起釘釘審批。

　 總經理 報銷人

　 單位：元/人/次

　 注：1、招待費用的內容：包括用于招待客戶、供應商、外聯單位等非公司內部員工的的餐飲費、娛樂費、贈送禮品費以及其他相關的費用。

　2、費用限額標準（以對方來人總數計算限額）

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　3、若我方多人陪同的，報銷標準按其中級別最高人員的標準執行。

　4、我方陪同人員的人數應不超過被招待人員人數的 50%。照此計算不足一人的，按一人計算；一人以上的，小數點后面四舍五入。

　5、原則上不得超過規定的標準報銷，因特殊原因確實要超過標準的，必須書面說明理由，經逐級至公司總經理批準后才能報銷（可以釘釘流程完成）。

　6、報銷招待費時，應嚴格在公司費用管理制度標準內開支，并注明招待時間及招待客戶公司名，職務、姓名，以及我方人員陪同人員的姓名，且須其中一名我方陪同人員簽字證明并附上收銀機打印的菜單明細及發票； 7、送禮品須注明送禮的時間、客戶公司名，職位，姓名，事由，必須提供正規的發票。（客情維護費以此要求報銷）。

　 5 、運輸費、快遞費用報銷流程

　 客戶類別 員工級別 一般相關人員 （副經理級別以下）

　主要業務負責人 （經理/副經理級別）

　單位領導 （董事長/副總級別）

　主管及經理 100 100 200 總監及其他高管 150 150 300 總經理 實報實銷 報 報

　銷

　人 人 ：

　：

?、賳喂P運費在取得合格快遞單、發票后填寫報銷單，同時將上述單據附在報銷單上；

　 ②保證費用真實合理； ③確認貨物已完好無誤收到； 中

　臺 ：

?、賹徍藞箐N人的單據填寫及相關附件是否符合制度要求； 分公司負責人

?。?/p>

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?、賹M用報銷的真實性和有效性負責； 中臺 分管會計 分公司負責人

　6、 、 房租費、水電費、 辦 公用品、 飲用水 報銷

　 出 出 納 財務總監 總經理 重要提示：

　1 1、 、 所有運單，必須有郵寄人、接收人（合同快遞）、快遞人簽字，且金額、快遞物件內容清晰 2 2、 、 長期性質的物流快遞合作需簽訂相應的合同，以月結打款方式結算，嚴禁私自打款后報銷。

　3 3、 、 運輸費、快遞費報銷必須提供發票 4 4、 、 歸屬于各分公司的招待費由報銷人將單據提交中臺審核后，所有費用統一由中臺發起釘釘審批， 出 出 納 財務總監 中臺 分管會計 分公司負責人 人事行政部 ：

?、倜吭略卵a作相應申請，寫明相應明細；

?、趫箐N金額不得超出預算范圍； ③報銷時需銷售清單、發票 中

　臺 ：

?、賹徍藞箐N人的單據填寫及相關附件是否符合制度要求；

　 ②日常辦公費用、報銷金額在 1000 元以內的，可直接在備用金

　中支付，報銷單累計到 1000 元時再走釘釘審批。

　分公司負責人

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?。孩賹M用的真實性、合理性和有效性負責； 總經理 總部人事行政部

　 7 7 、其他費用的報銷流程

　A A 、借

　款: :

　① 備用金——保管人（借款單）

　分公司負責人審核

　 分管會計（賬面掛保管人個人往來）

　 財務總監 總經理 出納。

　注：

　備用金保管人需保證每月報銷附件的完整性、有效性及真實性（各地分公司固定 1000 元）

　② 工資預支——申請人（借款單）

　分公司或部門負責人 人事行政 分管會計 財務總監 總經理 出納。

　注 ：

　無特別情況不允許預支工資，每人當年只允許申請一次預支，預支工資不得超過基本工資的 50%，并在當月應發工資中直接扣除。未轉正、

　無基本工資的員工不得預支； 重要提示：

　1 1 、日常辦公文具，易耗材料物品由分公司負責人指定專人在計劃額度內按需求購買，建立辦公用品領用登記薄，管理實行“統一購置，領用登記”； 2 、所有附件中發票是必需要求。如僅有銷售清單及收據，不予報銷。

　3、租用新辦公室或變更辦公室時需要提前報備，報銷房租費時需要提供房租合同、房產證復印件及房東身份證復印件。合同原件和房租押金收條上交總部統一備檔。

　4、此類費用統一由各分公司人事行政部提交相應單據給中臺后，由中臺統一發起釘釘審批?？偛康拇祟愘M用由總部人事行政部發起。

?、?峰值、物料采購借款——分公司負責人（借款單）

　分管會計 財務總監 總經理 出納。

　注 ：

　附件附本次借款預計采購明細（名稱、數量、單價、金額）及本次峰值活動方案； ④其他事件借支——申請人（通用審批）（附上借款單）

　分管會計 財務總監 總經理 出納。

　注 ：

　財務收到總經理同意借支的郵件后方可按正常流程走審批； B B 、 獎

　勵：

　分公司或部門負責人（報銷單）

　人事行政 分管會計 財務總監 總經理 出納 注：

　每月由人事行政提供相應的獎勵方案及通告，財務審批憑方案、預算及領款人提供相應的除餐飲發票以外的發票報銷為附件 C C 、 兼

　職：報銷人（報銷單）

　分公司負責人 分管會計 財務總監 總經理 出納

　 注 ：上海兼職費用不超 180 元，其他一線城市兼職每天每人不得超過 150 元；除此以外的城市兼職每天每人不得超過 100 元，以打款截圖及發票為

　 附件報銷，要求提供所有兼職人員的身份證復印件及聯系電話。

　 D D、交通費：中臺 分公司或部門負責人 分管會計 財務總監 總經理 出納

　 注：業務人員交通費每人每月已在工資補貼中發放，不再另行報銷；公司原則上不報銷市內交通費用；各分公司可報銷用于運送大件物料的出租車

　 費；后勤人員在市內外出辦事的，只能乘坐公交，出租車費一律不予報銷（緊急情況除外）。

　E E、團建費：中臺 分公司或部門負責人 分管會計 財務總監 總經理 出納

　注：各分公司團建費每人標準為 50 元/月，要求用于豐富員工的業余生活、加強團隊凝聚力，活動形式不限、但不得以現金形式發放。報銷團建費

　時，應嚴格在公司費用管理制度標準內開支，并注明參加人員的姓名，且須其中一名參與人員簽字證明，如為餐費要求附上收銀機打印的菜單

　明細及發票；

　F、 其他以上未提及的費用一律視為特殊費用，需要走郵件提前申請流程 ：分公司或部門負責人 分管總經理（業務條線）

　財務總監 總經理 重點 提示：

　1、以上日常費用支出都建立在本月月頭有預算審批的基礎上，且報銷金額≤預算金額；超出預算應填寫相應的申請，注明原因，由財務總監及總經理審批；無預算應填寫預算申請并以郵件的形式向財務總監及總經理申請、各部門和分公司負責各自的預算，一般情況下不允許跨部門報銷。

　2、未授權無標準費用按照財務正常要求審核是否有發票、清單、合同、收據

　3、不符合以上報銷要求的報銷財務有權退回，不予以處理 4、武漢本地辦公同事，必須先把紙質檔流程走至分管會計，分管會計審核附件無誤后再走釘釘流程。釘釘流程與本制度規定流程一致；異地辦公同事，可先上傳紙質檔文件，審核無誤后，月底最后兩天郵寄文件，與釘釘上傳附件保持一致 5、所有未取得合格報銷單據的支出申請，統一寫借款單，走釘釘“備用金”流程，記借款人個人往來。取得合格單據后沖賬即可。有相應報銷單據的報銷與之前所走流程保持一致。

　6、每周三、四，財務定期審核。每周六前出納安排打款。特殊性、急性款等情況例外。

　四、 固定資產及 低值易耗 品 等 管理 1 、定

　義：

?、?固定資產——≧2000 元/臺辦公用品或者設備（如：電腦、空調等）；

　 ② 低值易耗品——≦2000 元/臺可以重復利用的物品（如：電水壺、插板、飲水機等）；

　 ③ ③

　其他——≦200 元/臺用品直接入當月費用（如：紙杯、筆等）； 2 、流

　程 程：

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?、俟潭ㄙY產——申請人 分公司或部門負責人 人事行政 財務總監 總經理 采購 人事行政 財務 財務總監 總經理

　 ②低值易耗品及其他采用《辦公用品》報銷流程

　3、 入

　庫：

　由采購人員復印相應的清單，并注明領用人、用途，固定資產需由行政編號后貼上相應的標簽，固定資產在報廢后填寫相應的報廢單，行政總監及分管會計、總監審核簽字后處置（報廢的流程暫以釘郵替代）。

　4 、盤

　 點：

　每個季度最后一天盤點一次，每年最后一天大盤一次。盤點前由財務組織行政進行初盤，行政盤點后在清單上簽字，由財務進行復盤，并出具相應的盤點報告，對閑置需處理的資產提供相應的意見及解決方案，最后總經理決策； 5 、 入賬核算：

　①固定資產采用年限平均法，凈值為原價的 3%，折舊年限按稅法規定的最低年限，開始使用的下月開始算折舊費；

　 ② ②低值易耗品采用一次攤銷法，領用的當月一次性攤銷入費用。

　 五 、 應收 賬款確認及收款

　 中臺/ 業務員 分管會計 分公司負責人 人 中 中 臺/ 業 務 員 員 ：

?、倜吭?1 號發送上月業務數據，保證數據的準確性、及時性；

?、诿吭?20 號左右，進口碑平臺，對客戶發送上月結款數進行核對，出現超過 5%的差異時及時上報分公司負責人； ③申請開票，及時寄出發票； ④到款后，由業務員（商鋪系統）填寫相應收據。

　分公司負責人

?。孩賹χ信_上報業務數據進行核實、負責；

?、趯τ谥信_上報的差異情況找出原因并做相應的處理；

　 分

　管

　會

　計：

?。孩俸藢嵵信_業務數據，找出問題，以口碑系統中數據暫估入賬；

?、诿吭?20 號，與中臺核對客戶發送對賬單 ③對開票申請進行相應的復核，確認開票金額及應繳稅額無誤 ④及時查看到賬情況，并沖賬 財 財

　務

　總 監 監 ：①審核業務數據提報及賬面暫估收入的正確性、合理性； ②審核開票金額及稅費的正確性、真實性； 總經理

　六 、 費用報銷 開票資料的抬頭； ； 名

　稱：武漢昊天馳科技有限公司（適用于武漢區域、襄陽區域、荊州區域、宜昌區域）

　名

　稱：武漢昊天馳科技有限公司上海分公司 名

　稱：武漢昊天馳科技有限公司南京分公司 名

　稱：武漢昊天馳科技有限公司重慶分公司 名

　稱：武漢昊天馳科技有限公司長沙分公司 名

　稱：成都錦麟科技有限公司 名

　稱：杭州錦麟科技有限公司 名

　稱：上海錦麟科技有限公司

　注 注：

　：

　1、能接收的發票類型：增值稅普通發票及專用發票、機打發票、手撕發票； 財務總監 重要提示：

　1、業務數據報表要以口碑系統中數據為準 2、所有的發票開具以口碑系統中數據為準，中臺按口碑要求提交發票信息 3、每月中臺開過發票后，及時寄出并拍照發給總部分管會計，并登記發票明細表。每月 28 號以釘郵方式發送財務備檔。另，月末郵寄記賬聯給財務記賬。

　4、商鋪系統貨款不允許收到現金。特殊情況，由業務員自行打款到規定的支付寶賬號上，備注。

　2、不能接收的發票類型：手寫發票、虛假不真實類發票；

　 3、當部分項目在開發票需要另行開具其他抬頭名稱時，財務會以釘郵的方式告知各同事。

　七 、賬務報銷相關要求 1、因業務需要,經公司總經理審批予以借支備用金的人員,在相關業務支付完畢后,應及時辦理報賬手續,交財務部核銷，借支人員如未及時沖賬, 財務部發出催辦通知仍不辦理者,財務部從最近期工資發放中直接扣除,不再另行通知; 備用金一個月必須內清理一次,以確定備用金的正確使用。

　2、出差一般情況下不允許借款的,如前期借支未結清的,財務部不予借支。

　3、各項費用的報賬時間應在費用發生的當月，如遇月末或跨月費用則在次月費用結束后 3 個工作日內報賬。至每年末當年開據的發票不允許跨年報賬,由此造成的損失由個人負擔。

　4、報銷的所有事項均須屬實，并且要取得合法票據支持，原始票據要有經辦人的簽字；嚴禁白條報賬。

　5、報銷的單據(交通費、業務餐費、差旅費等)不能用訂書機裝訂，票據要按不同的費用分類及時間先后順序擺放，大票放在下面，小票放在上面，用回形

　針固定好。

　6、各類人員簽名必須清晰可辨（原則上應使用正楷字體）,不可使用藝術簽名或草書簽名。

　7、報賬人員對報銷事項的真實性負責,若發現不符者財務部應及時上報公司嚴肅處理。

　八 、附則

　1、 本規定解釋權歸財務部所有。

　2、 有任何制度細節修改，會以通告告知。

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