公文處理實施細則（試行）

　第一章

　總則

　 第一條

　為了使公司公文處理工作規范化、制度化，根據《國務院關于發布國家行政單位公文處理辦法的通知》（國發[2000]23號），結合公司實際，制定本細則。

　第二條

　公司各部門應有領導主管公文處理工作，加強檢查督促和指導。

　第三條

　公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安全，推廣運用電子公文，實現辦公無紙化。公文統一由辦公室負責收發、登記、分辦、傳遞、用印、歸檔和銷毀。

　第四條

　公文處理工作應貫徹黨政分開的原則。

　第五條

　公文處理工作必須嚴格執行有關保密規定，確保黨和國家秘密、企業商業秘密的安全。

　第六條

　公司辦公室對公司各部門公文處理工作在業務上負有檢查、指導的責任。

　第二章

　公文種類

　 第七條

　公司的公文種類主要有：

?。ㄒ唬Q定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

?。ǘ┕?適用于向內外宣布重要事項或者法定事項。

?。ㄈ┩ǜ?適用于公布公司內各有關方面應當遵守或者周知的事項。

?。ㄋ模┩ㄖ?適用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求本單位或下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

?。ㄎ澹┩▓?適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　（六）報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。

?。ㄆ撸┱埵?適用于向上級單位請求指示、批準。

?。ò耍┡鷱?適用于答復下級單位的請示事項。

　（九）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

?。ㄊ┖?適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

?。ㄊ唬h紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　第三章

　公文格式

　 第八條

　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

　 第九條

　緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

　第十條

　發文單位標識應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

　第十一條

　發文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

　第十二條

　上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。

　第十三條

　公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　第十四條

　主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　第十五條

　公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　第十六條

　公文除“會議紀要”以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文發文單位都應當加蓋印章。

　第十七條

　成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。

　第十八條

　公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括

　號標注。

　第十九條

　公文應當標注主題詞。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

　第二十條

　抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　第二十一條

　文字從左至右橫寫、橫排。

　第四章

　行文規則

　 第二十二條

　行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

　第二十三條

　公司各部門可依據部門職權向下一級單位的相關業務部門行文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，不得直接向下一級單位正式行文。

　第二十四條

　同級單位、同級單位各部門、上級單位部門與下一級單位可以聯合行文，行政單位和相應的黨組織可以聯合行文。

　第二十五條

　“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

　“報告”不得夾帶請示事項。

　第二十六條

　除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　第二十七條

　受雙重領導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，

　必要時應當抄送其另一上級單位。

　第五章

　發文辦理

　 第二十八條

　發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括擬稿、核稿、復核、簽發、主任復核、成文、分發等程序，全過程在公司辦公自動化系統（下簡稱 OA 系統）上進行。

　第二十九條

　草擬公文應當做到：

?。ㄒ唬┓蠂业姆?、法規及其他有關規定。如提出新的制度、規定等，要切實可行并加以說明。

　（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

?。ㄋ模M制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

?。ㄎ澹┤嗣⒌孛?、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

?。ㄆ撸斒褂脟曳ǘㄓ嬃繂挝?。

　（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

?。ň牛┕闹械臄底?，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　第三十條

　擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級單位協調或裁定。

　第三十一條

　擬稿人完成公文草擬后，在 OA 系統上發送到本部門負責人核稿，核稿的重點是：

　（一）文稿內容與法律、法規以及上級單位的有關規定是否一致，與本單位發過的公文是否銜接； （二）依據的事實是否充分、確實，政策、措施和要求是否明確、切實可行。

　第三 十二條

　公文送負責人簽發前，應發送到辦公室進行復核。辦公室復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

　第三十三條

　辦公室復核完畢，按核稿人意見發送給相關領導簽發。以本單位名義制發的上行文，由主要領導或者主持工作的領導簽發；以本單位名義制發的下行文或平行文，由主要領導或者分管該項工作的領導簽發。

　第三十四條

　公文由領導簽發后，由辦公室主任再次復核，復核重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

　經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

　第三十五條

　主任復核完畢，發送到保密人員，由保密人員進行發文編號、用?。娮庸拢┖?，發送至通訊員分發。

　第三十六條

　通訊員檢查“主送單位”與“收文單位”是否一致，然后在 OA 系統上進行文件分發，個別單位還未連接 OA 系統的，以電子郵件進行發送。對公司外單位發文，則打印紙質文件交由擬辦部門辦理公文交換。

　第三十七條

　公司的每份公文，由文印室按規定數量打印紙質文件，連同擬文稿紙交綜合檔案室歸檔。

　第六章

　收文辦理

　 第三十八條

　收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　 第三十九條

　收到下級單位上報的需要辦理的公文，保密室應當進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

　第四十條

　經審核，對符合本辦法規定的公文，保密室應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

　第四十一條

　承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不

　得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的保密室并說明理由。

　第四十二條

　收到上級單位下發或交辦的公文，由辦公室負責人提出擬辦意見，送主管領導批示后辦理。

　第四十三條

　公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級單位協調或裁定。

　第四十四條

　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　第四十五條

　送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，保密室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　第四十六條

　公文按規定閱讀范圍或領導批示安排傳閱，領導人之間、部門之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。

　第四十七條

　文件傳閱，閱辦完即退回辦公室保密室，如部門要保留某些必須存的文件，可留非密級復印件。

　第四十八條

　借閱文件要辦理借閱登記手續，定期退回辦公室保密室。

　第七章

　公文歸檔

　 第四十九條

　公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國

　檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

　個人不得保存應當歸檔的公文。

　第五十條

　歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

　第五十一條

　聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

　第五十二條

　本單位負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。

　第五十三條

　歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　第五十四條

　擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　第八章

　公文管理

　 第五十五條

　公文由辦公室或各部門專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　第五十六條

　上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級單位經負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。

　第五十七條

　公開發布行政單位公文，必須經發文單位批準。經批準公開發布的公文，同發文單位正式印發的公文具有同等效力。

　第五十八條

　公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復

　印單位證明章。

　第五十九條

　公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　第六十條

　不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

　條 第六十一條

　銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

　第六十二條

　單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　第九章

　附則

　第六十三條

　本細則自公布之日起施行。

　第六十四條

　本細則的解釋權歸 AA 公司辦公室。

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