篇一：駐外辦事處管理辦法

浙江XX科技有限公司

駐外辦事處管理辦法

一、總則

為規范公司商務工作，進一步完善內部管理，有效提升工作效率，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適于公司駐處辦事處各職員。

三、分公司/辦事處管理：

3.1設置原則：分公司或辦事處的設置前提，一般確定為公司目前業務重心或今后一段時間內業務發展重要目標地。

3.2選址租房：根據公司目前實際，原則上不設專用門店并做全國統一的規范性設計，應選取交通便利，且方便業務開拓及售后服務的區域，如車站、市公安局或司法部門等附近的住宅小區單元房，以簡裝修為主，方便于日常辦公和食宿共用，以年租形式合同簽定。

3.3人員配置：一般由區域經理1人，業務員1-2人即可，售后人員在業務大區管理上原則上應配置1人，但根據實際情況也可簡省，由公司本部臨時派遣，以不影響客戶產品能夠在響應時間內及時得到維修為前提。

3.4駐外部門職責：

3.4.1負責當地市場招投標業務工作，并開拓新的業務渠道、開發客戶資源。 3.4.2負責老客戶的業務管理及維護，產品售前、售中和售后服務相關的各項事宜。 3.4.3負責企業和產品形象維護，在當地進一步擴大行業內的市場影響力或區域優勢。 3.4.4根據合同規定，配合財務做好投標保證金、合同預付款和應付款等資金回籠、開立票據等事宜。

3.4.5負責日常考勤、工作紀律、差旅安排、辦公資產管理等事務。

3.4.6負責分公司或辦事處各項辦公費用的成本管控，每月配合財務做好審查、核對等事宜。

3.4.7建立本區域內“客戶檔案表”，明確“客戶名稱、地址、聯系人、聯絡電話、乘車路線、槍柜數量、彈柜數量、槍彈一體柜數量、驗收日期、質保年限”；同時建立對應的“售后維修記錄”，明確“客戶名稱、報修人、聯絡電話、報修日期、報修內容、接單維修人、維修日期、維修工時、更換配件、客戶驗收人”等內容，詳見附表二“客戶檔案表”和附表三“售后維修記錄表”。

3.4.8每月要分析問題，總結經驗，擬訂計劃，布置任務，由分公司或辦事處經理負責編寫部門月度工作總結及下月計劃，上報公司總經理審核、批示。 3.4.9每周內部召開工作例會，隸屬公司的全職人員需上報個人周工作總結及下周計劃，詳見:附表一“周工作總結和計劃”。

3.4.10遵守公司規定的各項管理制度要求，以及本部門內部各項管理規定。 3.4.11總經理交辦或商務部下達的各項臨時性任務。

3.5駐外主管崗位職責：

1) 負責駐外人員考勤、工作紀律等行政管理事宜，考勤記錄次月初要上報人力部匯總。 2) 駐外辦必要的各項費用成本管控，按公司規定時間及時報送財務審核。 3) 責任區域內的招/投標業務。

4) 駐外責任區域內項目需現場購標、投標、述標、談判及合同代簽等業務。

5) 接收并查驗公司產品貨運物流到達后的防護狀況，核對數量并簽收；需退換回公司的

產品及時安排貨運，并通知公司查收或重新發貨。

6) 在項目施工或安裝完成后，要及時協調客戶按合同驗收產品或項目，并簽字確認。 7) 負責協調和跟催客戶按合同要求及時支付貨款、開具票據等。 8) 負責區域內的新客戶開發、老客戶關系維護等公關事務。

9) 對項目施工、產品安裝過程及結果的質量情況予以監督，對公司臨時性外派人員的工

作紀律予以監查并匯報。

10) 主動征詢客戶使用情況，對客戶提出的各種意見或建議要及時回復。

11) 協助技術人員對客戶做好培訓工作；協助售后服務人員及時解決客戶投訴問題。 12) 打探業務訊息，收集分析各競爭對手資料和行業內產品、價格、技術等重要信息，

定期整理匯報，以便于領導決策、修訂業務計劃或擬訂針對性策略。 13) 每周上報駐外辦工作總結及下周計劃，詳見:附表一“周工作總結和計劃”。 14) 公司商務部交辦的其它需配合落實的臨時性工作任務。 15) 總經理臨時交辦的特殊事宜。

四、附件：

4.1附表一“客戶檔案表”

4.2附表二“售后維修記錄表”

附表一“客戶檔案表”

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客戶檔案表

經理： 編制：

附表二“售后維修記錄表”

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售后維修記錄表

主管/審核：維修員/記錄：

篇二：駐外辦事處管理辦法

邁瑞科駐外辦事處管理制度

第一章 工作職能與崗位職責

一、組織架構：

二、編制設置原則：

辦事處:辦事處主任、文員、銷售代表

三、辦事處工作職能

辦事處是邁瑞可的駐外機構，是企業向市場延伸的重要窗口。辦事處代表公司的利益履行如下職能：

1、 基本職能

、辦事處根據公司的年度營銷計劃，承擔公司下達的年度銷售任務，并組織代理

商、經銷商及直營團隊的二次任務分配。

、辦事處負責規范代理商、經銷商與直營團隊的營銷行為，同時做好協調工作。

、辦事處根據公司的有關規定，執行和負責各款項催收工作。

、辦事處負責管理當地代理商、經銷商和直營團隊的信息報備，定期與公司反饋

報備的信息和跟蹤進度。

、辦事處根據公司的任務指標，可按要求報人員招聘計劃，經審批后，由辦事處

負責組織、招聘、培訓所需要的業務人員及其他工作人員。

、辦事處行使對公司在當地財產的保護管理權，確保公司的財產安全。

2、市場運營及維護

、辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發和管理；

、辦事處負責組織、策劃、執行公司在當地市場的產品宣傳、宣傳、企業形

象宣傳，提升品牌和企業在當地的知名度，同時協助代理商和經銷商做好公司

產品宣傳活動。

、辦事處代表公司負責與當地客戶的聯系協調、租賃業務、廣告業務的往來。

、辦事處負責對當地職能部門的聯系、協調，處理好公司在當地的公共關系，確

保銷售業務工作的順利進行。

、負責收集、整理、反饋當地市場信息及同行競爭品牌的營銷動態，及代理商和

經銷商的市場信息。

、辦事處負責對代理商、經銷商車輛服務人員組織服務培訓。

、辦事處負責開展針對特定訂單的政策申請及資格審核。

、辦事處負責對所轄區域愛居服務車的維護服務，處理客戶和用戶的投訴。

、辦事處負責對代理商、經銷商和直營團隊反饋的維修信息審核、確認，并安排

服務人員及時維修。

、辦事處負責對租賃方車輛使用情況不定期監督檢查，保證每輛車每半年至少

一次，并做好相關記錄。

、辦事處負責對租賃車輛建立檔案，做好相關維修記錄，并具可追溯性。

、辦事處負責對租賃合同、維修記錄及各種規章流程等做好整理存檔工作。

3、廣告運營及維護

、辦事處負責愛居服務車廣告業務的開展及客戶關系維護。

、辦事處負責進行銷售預測，制定銷售計劃，參與媒體發展的研究，完成并超越

公司設定的銷售任務。

、辦事處負責廣告業務的市場分類、定位、選擇。

、辦事處廣告代理公司的招標、定標、協議簽訂。

、辦事處負責對廣告代理公司刊登廣告審核、制作及維護。

、辦事處負責監督廣告公司的廣告運營，保證廣告業務的有序拓展。

、辦事處及時妥善處理客戶需要解決的各種問題，樹立良好的公司形象及信譽。

、辦事處負責收集租賃方的廣告反饋及相關信息收集。

四、辦事處人事管理

1．辦事處應依照人事管理制度加強人事及其檔案管理，使人事管理工作制化和規范化。

2、辦事處負責人、財務負責人由公司任命；一般員工的的調入、調出，應由辦事處提出意見，經公司批準后辦理正式手續。

3、辦事處要堅持公司的各種管理規章制度和公司的銷售策略、方案、計劃。辦事處負責人任免應廣泛聽取辦事處業務人員意見，經公司通過后決定。

4、辦事處負責人、財務負責人實行任期制，一般為二至三年，工作需要可以連任。

5、辦事處負責人、財務負責人，原則上實行輪換制，三年輪換一次，特殊情況可不受年限限制。

6、辦事處人員一般應具備大專以上學歷，身體健康，年富力強，素質好且具有獨立工作能力。

7、公司按規定定期向辦事處派駐管理人員進行巡回管理；將新聘員工分期分批地派到辦事處鍛煉。派駐期一般為6個月，期滿后由公司統一安排。派駐的人員不進辦事處編制，薪酬及其他福利由公司負責。

8、辦事處負責人、財務負責人的親屬不得調入本辦事處工作。

9、公司參照《目標管理制度》和《客戶管理制度》對辦事處人員進行考核。

10、辦事處應堅持民主原則，加強團結，努力提高全體人員的整體素質，充分調動員工的積極性。

11、辦事處要加強業務培訓工作，不斷提高員工的業務工作能力。

五、辦事處崗位職責

(一)辦事處經理的職責：

1．對本區域銷售工作的管理

? 代表辦事處，接受公司分配給該區域的全年銷售任務，并確保如期完成。

? 辦事處經理在接受公司分配的任務后，要認真分析研究市場，并對所負責區域進行合

理細分。

? 負責作出全年銷售工作計劃，并對本區域的銷售任務進行二次分配。將本區域的營銷

代表分區域、定任務，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據。落實二次承包方案，作為工資核算依據。

? 各辦事處經理負責公司有關政策精神的傳達和安排執行，督促本區域營銷代表的工作，

定期完成公司下達的各項工作指標，同時指導、幫助營銷代表提高業務水平。

? 各辦事處經理行使對該辦事處的管理權，按有關規定統籌好辦事處的營銷代表的工作，

負責辦事處人員的工作安排調動。對該區域的促銷費用進行區域和階段合理計劃分配。 ? 管理、監控、指導辦事處所有人員對公司規定的各項管理辦法流程的執行，杜絕違反

公司規定及損害公司利益的違法行為發生，如有違反公司管理規定造成公司利益蒙受損失的，經理要承擔直接管理責任和經濟處罰。

? 負責對辦事處的各項費用的計劃、分配、監控，合理、公開、公平地開支各項費用。 ? 負責對辦事處各項固定資產辦公用品管理和保護，保證公司財產不受損失。

? 每月根據辦事處人員的工作表現，進行工作成績和業務能力的考核，填寫“月度評分

表”，配合公司對辦事處人員的工資核算及定級考核工作。

? 負責建立辦事處所管轄區域的應收帳款，對各經銷商的信用額度及回款情況做詳細的

評估。

? 每月必須組織駐外人員召開一次業務會議，并負責組織營銷代表按時完成“本月工作

總結、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。

2．與各部門的協調管理

? 辦事處經理要與公司市場部、服務管理部等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。 ? 協同營銷辦處理好與當地各職能部門的關系。

? 協助市場部，組織經銷商，做好區域市場的推廣活動和甲方的品牌宣傳活動。

3．辦事處經理的權限：

? 行使辦事處的銷售任務的計劃分配權。

? 行使辦事處人員的定崗分區，調動權。

? 行使辦事處聘用人員的招聘權。

? 行使辦事處人員的考核和解聘、建議調離權。

? 行使辦事處的各項費用計劃、開支、監督使用權。

? 行使辦事處人員的工資考核、分配建議權。

? 行使促銷方案的計劃、審核權，品牌推廣建設執行權。

? 行使售后、售前服務的處理和建議處理權。

? 行使辦事處財產的管理、控制保護權。

? 行使辦事處所需貨源的準時交貨權。

(二)、區域經理的工作職責：

1．區域經理必須全力配合辦事處經理、服務管理部開展銷售及售后服務工作，如期完成本區域分配的銷售任務。

2．在接受公司分配的任務和區域內二次分配任務后，必須擬定一份全年工作計劃，交辦事處經理審核，并呈交營銷中心作為工作考核依據。

3．必須按公司要求努力開拓目標市場，協調好各甲方單位的關系，管理好所負責區域的市場價格，并負責處理所轄地區的用戶服務工作。

4．每月5號做出“當月工作總結及下月工作計劃”，交辦事處經理審核，并作為工作考核。

5．區域經理要嚴格執行公司的營銷方案，對經銷商的信用額度有一定的評估。對每個項目都有詳細的跟進情況及處理辦法的建議。

6．對客戶的來款匯票，必須當天傳真回公司財務科，在傳真件上簽名確認收訖日期。并做好分類登記，詳細記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等。

7．根據當地市場特點，配合辦事處經理把年度任務逐一做好分配。

8．對本區域的銷售代表起到管理、幫帶的作用。

9．做到招標導航網百分之八十的項目信息中標情況的了解和跟進。

10．密切與當地新聞媒介的關系，負責當地的動態新聞宣傳工作。

(三)銷售代表的職責

第二章 辦事處日常事務管理

一、辦事處地點設立條件

1．各辦事處應在各省的省會城市或直轄市設立。

2．為樹立樂華空調良好的公眾形象，要求所有辦事處的選址和裝修必須符合下列條件： * 辦事處應選在市區交通便利，有停車地點的地方；

* 辦事處的門面裝修必須符合公司的CI要求；

* 辦事處人員生活區必須與辦公地點分離，住宿地點設在分公司附近。

二、辦事處文明辦公規定

1．上下班紀律：

* 辦事處全體人員必須嚴格按規定時間上下班(8：30—17：30)，不遲到、不早退，不得無故曠工(包括開會、學習培訓等)。

* 各辦事處人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；

* 在辦公區域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。

* 不準在辦公場所進行娛樂活動，做與工作無關的事。

* 辦公場所要保持環境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設整齊(包括門口一帶的環境清潔及門口通道不堵塞)。

* 必須遵守崗位操作規程，履行崗位職能，未經分公司經理同意不能代崗，確保工作質量。

2．禮儀：

* 接待客人時，服務要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個人形象及保證環境干凈舒適。

* 辦事處經理、業務員會見客戶時要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。

* 要按約定時間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準時到約定地點，則要向對方事先聲明并道歉。

3．電話用語規范

* 電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要牢記。接電話：“喟!您好，愛奇XXX辦事

處，??”；打電話：“喟!您好，我是愛奇實業XXX辦事處的XXX，請問??”掛電話：“??好的，謝謝您!再見”等

* 語言要清晰，當遇到對方電話聽不清楚時，要禮貌地向對方聲明，確保通話質量。

4．信息傳遞制度：

* 辦事處經理負責有關政策的傳達和貫徹執行每月必須召開例會，傳達公司精神，分析上月工作情況，下達本月工作并布置工作任務，各

員工不得缺席，違者按分公司／辦事處有關規定扣罰。

篇三：2013年駐外辦事處管理制度

駐外辦事處管理制度

隨著集團的高速發展，已陸續在北京、山東、陜西、新疆、湖北等地設立辦事處，今后還將逐步擴大到東北、廣東等地。作為公司營銷系統中重要的一線市場業務平臺，目前辦事處的管理工作未能達到集團可持續快速發展的要求。為規范辦事處管理，充分發揮其市場職能和內部管理職能，實現集團對辦事處的有效管理和監督，特訂立本制度。

一、辦事處概述

1、設立的條件

★ 所處區域經濟總量大，環保市場需求旺盛

應選擇在特定的經濟圈附近城市設立辦事處，該辦事處的業務輻射到整個經濟圈，該經濟圈具有長期的環保市場需求，起碼保證在辦事處設立之后的3~5年內該區域的環保市場需求保持較高的增長。

★ 具有可供整合的資源

主要考慮兩方面，即相關的政府關系特別是環保高層方面關系的資源和合適的人力資源，合適的辦事處負責人人選是非常重要的。

當以上兩方面的條件都成熟時，可考慮設立集團駐外辦事處。

2、辦事處的業務

根據公司業務的特點，辦事處主要從事煙氣環境治理和水處理業務。至于有機廢氣治理、生物質能發電和節能服務等方面的業務，辦事處獲得相關業務信息后轉到

集團，由集團相關業務部門繼續跟進；集團每年將根據辦事處所提供信息的數量和價值給予一定的獎勵。

3、辦事處的職能

★ 根據集團制訂的年度營銷方案，完成集團下達的銷售任務，并將銷售任務分解到辦事處的相關業務人員。

★ 辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發、管理和聯系協調，在項目營銷和實施過程中負責協調當地的關系和資源，并與集團財務、商務、技術和工程等部門很好對接，確保項目順利實施和工程款的回收。

★ 辦事處負責對當地職能部門的聯系、協調，處理好當地的公共關系，確保營銷活動的順利進行。

★ 負責收集、整理、反饋當地的市場信息及主要競爭對手的動態。

★ 對辦事處的財產具有使用、保護和管理權，并負責辦事處的財產安全。

4、辦事處的硬件配置

集團將根據辦事處的規模在當地購置或租賃合適的辦公場所。 辦事處的硬件配置由辦事處主任根據當地情況和業務需要，提出配置方案，上報費用預算，經集團審批后方可購置。

當完成年度銷售任務達到2000萬元以上，并預期下一年度的銷售任務完成指標增長將超過50%時，可配置業務用車。

二、日常管理

辦事處日常管理遵循集團的和工作流程。針對辦事處的特點，在人力資源和財務管理等方面作如下規定。

1、人力資源管理

★ 招聘

辦事處可根據集團下達的任務指標，配合相關事業部和集團分管領導擬定辦事處的組織結構、崗位編制和職責要求，制定招聘計劃；

辦事處主任由集團聘任；辦事處的其他工作人員由辦事處主任在編制范圍內提名相關人選，報集團審批后聘用。

★ 薪酬和福利

參照集團的薪酬體系，根據當地的情況作適當調整。

★ 培訓

集團主要組織知識類和技能類的培訓。

知識類：公司介紹、企業文化、規章制度、環保專業知識、售后服務等。其中公司介紹、企業文化、規章制度方面的知識由集團人力資源部負責培訓，環保專業知識、售后服務等方面的培訓由相關事業部負責。

技能類：銷售技巧、客戶分析、溝通技巧、信息管理和個人成長等。技能類培訓由集團人力資源部組織，可采用集中培訓或其他合適的培訓方法。

此外，集團還將組織素質類和心態類的培訓。

2、財務管理

★ 日常費用

辦事處主任根據該辦事處的目標和具體情況，擬定每月的費用上限并報集團審批，集團將以單月的費用封頂數額確保辦事處的日常經營費用。日常費用包括辦公室租金、管理費、水電費、辦公費用、電話費、工資、交通費及無法記入具體項目的差旅費和招待費。與具體項目相關的費用均記入項目費用。辦事處于每月25日之前將所發生費用的票據寄到總裁辦秘書處，由秘書負責辦理報銷手續，報銷多少，撥付多少。每月費用可隨著辦事處銷售任務的調整和具體情況的變化進行調整，原則上每年調整一次。

日常費用的審批和報銷流程： 5000元以上

經辦人辦事處主任 財務總監 分管副總裁 總裁 ★ 項目費用或其他費用

辦事處主任根據具體項目的實際情況提出費用預算和申請，經審批后單獨借支，待項目進展到某一程度時進行決算。

其他費用：過節時可能要發生較多的禮品費或招待費，對于這種情況，辦事處應單獨提出申請，報批后執行；特殊事件也可能產生其他費用。

項目費用或其他費用的申請和審批流程：

經辦人辦事處主任

5000元以上 事業部總經理財務總監 分管副總裁

如項目中標，因該項目所產生的費用計入項目成本；如項目未能中標，則該項目費用的40%計入該辦事處下一個中標項目的費用，累積計算。

項目運作過程中大于或等于5000元的費用均作為居間服務費用，居間服務費用的控制原則如下：

當項目凈利潤率≤15%，居間服務費用≤合同金額×3%； 當項目凈利潤率＞15%時，居間服務費用≤合同金額×5%。 原則上按合同金額百分比支付的居間服務費用均應簽訂合同，通過公司轉帳，并要求對方提供發票；如果未能提供發票，則在計算業務提成時未能提供發票部分的居間服務費按1.1倍計算。

對于出現居間服務費的項目，應事先報集團審批后再繼續項目的跟進。

★ 辦事處年度費用的考核

集團將對辦事處的費用情況進行考核，包括日常費用和年度總費用的考核。擬定考核如下：

日常費用的考核

令A=/年度簽定總額

×100

當A≤1.8，考核結果為優秀；

當1.8＜A≤2.0，考核結果為良好。

對考核結果為優秀或良好、費用控制合理、厲行節約的辦事處，集團將給予獎勵。

辦事處年度總費用的考核

辦事處年度總費用的上限為：合同總金額×4.5%，對于一些經審批后參與投標的特殊項目不列入費用的考核范圍。

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